Bài giảng Quản trị văn phòng - Lưu trữ học

c tập * Sách, giáo trình chính - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI, Đề cương bài giảng Sử liệu học, H. 2007 - I. Topolski, Sử liệu học, Varsava, 1974 * Tài liệu tham khảo - Vương Đình Quyền, Về nguyên tắc xuất xứ trong lưu trữ học tư sản, VTLT số 2, H.1991 - Nguyễn Văn Thâm, Phương pháp hệ thống và việc nghiên cứu các nguồn sử liệu của lịch sử Việt Nam, Tạp chí NCLS số 5 -1986 - Nguyễn Văn Thâm và Phan Đại Doãn, Mấy vấn đề về sư liệu học lịch sử Việt Nam, Tạp chí NCLS số 5 1984 - Nguyễn Văn Thâm, Sử liệu học và lý luận đánh giá văn kiện trong giai đoạn hiện nay, VTLT số 4, H. 1991 - Hà Văn Tấn, Sử liệu học - Bài nói chuyện tại Ban Nghiên cứu lịch sử Đảng tỉnh Thanh Hoá - Hà Văn Tấn, Mấy vấn đề suy nghĩ về phương pháp lịch sử và phương pháp logic, NCLS số 96 H. 1967 - Hà Văn Tấn, Vấn đề phân chia các thời kỳ và các giai đoạn lịch sử - Mấy vấn đề về phương pháp lịch sử và phương pháp luận sử học, KHXH, H. 1967 - Vũ Thị Phụng, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử Việt Nam 10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên Theo Quyết định của Hiệu trưởng trường CĐSP Sơn La số 285/QĐ-CĐSP ngày 16/6/2006 về việc “Ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế Đào tạo số 25/QĐ-BGD và ĐT dùng cho hệ Đại học và Cao đẳng chính quy trường CĐSP Sơn La”. 11. Thang điểm : 10 12. Nội dung chi tiết TT TÊN CHƯƠNG - BÀI Tổng số tiết Lý thuyết TH/ KT 1 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ LIỆU HỌC 1.1. Khái niệm, vị trí vai trò của sử liệu học 1.1.1. Khái niệm 1.1.2. Vị trí, vai trò của sử liệu học 1.2. Đối tượng nghiên cứu của sử liệu học 1.2.1. Khái niệm về sử liệu 1.2.2. Vị trí, vai trò của sử liệu 1.2.3. Các nguồn sử liệu 1.3. Mối quan hệ của sử liệu học với một số ngành khoa học khác 1.3.1. Với sử học 1.3.2. Với lưu trữ học 1.3.3.Với văn kiện học 5 5 2 CHƯƠNG 2: PHÂN LOẠI SỬ LIỆU 2.1. Phân loại sử liệu theo phương pháp luận 2.1.1. Sử liệu di tích 2.1.2. Sử liệu truyền ký 2.1.3. Sử liệu trực tiếp 2.1.4. Sử liệu gián tiếp 2.1.5. Sử liệu thành văn 2.1.6. Sử liệu không thành văn 2.2. Phân loại sử liệu theo quy tắc 2.2.1. Sử liệu vật thực 2.2.2. Sử liệu dân tộc học 2.2.3. Sử liệu truyền miệng 2.2.4. Sử liệu ngôn ngữ học 2.2.5. Sử liệu chữ viết 2.2.6. Sử liệu hình ảnh và ghi âm 2.2.7. Sử liệu điện tử 12 10 2 3 CHƯƠNG 3: PHÁT HIỆN SỬ LIỆU 3.1. Phát hiện sử liệu 3.1.1. Giai đoạn nghiên cứu 3.1.2. Đề tài nghiên cứu 3.2. Đọc sử liệu 3.2.1. Khái niệm về đọc sử liệu 3.2.2. Các yêu cầu để đọc sử liệu 3 3 4 CHƯƠNG 4: PHÊ PHÁN SỬ LIỆU 4.1. Khái niệm về phê phán sử liệu 4.1.1. Các quan điểm về phê phán sử liệu 4.1.2. Khái niệm 4.1.3. Các giai đoạn phê phán sử liệu 4.2. Phê phán bên ngoài 4.2.1. Xác định niên đại của sử liệu 4.2.2. Xác định địa điểm của sử liệu 4.2.3. Xác định sử liệu thật hay giả 4.2.4. Xác định bản gốc của sử liệu 4.3. Phê phán bên trong 4.3.1. Xác định tác giả 4.3.2. Nghiên cứu độ tin cậy của người thông tin 6 5 1 5 CHƯƠNG 5: TỔNG HỢP SỬ LIỆU ĐỂ XÁC ĐỊNH SỰ KIỆN LỊCH SỬ 5.1. Khái niệm, vị trí, vai trò của việc tổng hợp sử liệu 5.1.1. Khái niệm 5.1.2. Vị trí, vai trò 5.2. Các phương pháp xác định sự kiện lịch sử 5.2.1. Phương pháp trực tiếp 5.2.2. Phương pháp gián tiếp 4 3 1 13. Ngày phê duyệt 14. Cấp phê duyệt ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN 1. Tên học phần: Công tác văn phòng trong hoạt động quản lý 2. Số đơn vị học trình : 2 3. Trình độ: Sinh viên năm 3 4. Phân bổ thời gian - Lý thuyết: 24 tiết - Thảo luận, thực hành, kiểm tra: 6 tiết 5. Điều kiện tiên quyết: Nghiệp vụ Văn thư, Nghiệp vụ thư ký và Nhập môn lưu trữ học 6. Mục tiêu của học phần Cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về tổ chức của văn phòng và các nghiệp vụ tổ chức - điều hành hoạt động văn phòng. Bao gồm những kiến thức về khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng, về kỹ thuật hành chính trong điều hành hoạt động văn phòng và kỹ thuật tổ chức điều hành hoạt động văn phòng. 7. Mô tả tóm tắt nội dung học phần: Chương 1: Tổng quan về công tác văn phòng Chương 2: Kỹ thuật hành chính trong điều hành hoạt động văn phòng Chương 3: Kỹ thuật tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng 8. Nhiêm vụ của sinh viên - Dự lớp đầy đủ. - Tham gia thảo luận, thực hành, kiểm tra tích cực, nghiêm túc. - Có đầy đủ giáo trình và tài liệu học tập. - Thực hiện đúng các yêu cầu khác của giảng viên. 9. Tài liệu học tập * Sách, giáo trình chính - Trường Cao đẳng văn thư Lưu trữ TWI, Giáo trình công tác văn phòng trong hoạt động quản lý - Tập bài giảng của GV. * Tài liệu tham khảo - Nguyễn Minh Phương - Nguyễn Nghĩa Văn, Sổ tay công tác văn phòng, NXB Chính trị Quốc gia, HN.2001 - Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức điều hành hoạt động của công sở, Học viện Hành chính Quốc gia, HN.1999. - Nguyễn Văn Thâm - Lưu Kiếm Thanh - Lê Xuân Lam - Bùi Xuân Lự, Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, NXB Thống kê, Hà Nội, 1997 - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TW I , Nghiệp vụ thư ký văn phòng 10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên Theo Quyết định của Hiệu trưởng trường CĐSP Sơn La số 285/QĐ-CĐSP ngày 16/6/2006 về việc “Ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế Đào tạo số 25/QĐ-BGD và ĐT dùng cho hệ Đại học và Cao đẳng chính quy trường CĐSP Sơn La” 11. Thang điểm: 10 12. Nội dung chi tiết học phần TT TÊN CHƯƠNG - BÀI Tổng số tiết Lý thuyết TH/ KT 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái niêm văn phòng 1.2. Các loại văn phòng 1.2.1. Văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước 1.2.2. Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội 1.2.3. Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp, tổ chức dịch vụ công 1.2.4. Văn phòng của các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang độc lập 1.2.5. Văn phòng đại diện 1.2.6. Văn phòng doanh nghiệp 1.3. Chức năng của văn phòng 1.3.1. Tham mưu, tổng hợp thông tin 1.3.2. Hậu cần 1.4. Nhiệm vụ của văn phòng 1.4.1. Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình - kế hoạch công tác của cơ quan 1.4.2. Quản lý công tác Văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, lễ tân 1.4.3. Quản lý công tác tài chính kế toán 1.4.4. Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, quản lý cơ sở vật chất 1.4.5. Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ 1.4.6. Tổ chức các hoạt động lễ nghi - khánh tiết 1.4.7. Giao tiếp hành chính 1.5. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 1.5.1. Cơ cấu chung 1.5.2. Một số văn phòng đặc thù 1.6. Vai trò, vị trí của văn phòng 1.6.1. Văn phòng là trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp và lưu trữ thông tin 1.6.2. Văn phòng là cầu nối tổ chức điều hành hoạt động chung của cơ quan 1.6.3. Văn phòng là bộ máy tham mưu cho lãnh đạo 1.6.4. Văn phòng là bộ mặt cơ quan trong giao tiếp hành chính 1.6.5. Văn phòng đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thống nhất nhịp nhàng 7 5 2 2 CHƯƠNG 2: KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH TRONG ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 2.1. Khái niệm chung về kỹ thuật hành chính 2.2. Những đặc điểm của kỹ thuật hành chính trong điều hành hoạt động của Văn phòng 2.2.1. Kỹ thuật hành chính đang ngày càng được đổi mới, hiện đại 2.2.2. Kỹ thuật hành chính hiện đại nhằm cung cấp các dịch vụ hành chính tối ưu cho nhà quản lý và nhân viên văn phòng 2.2.3. Kỹ thuật hành chính hiện đại tăng cường áp dụng các trang thiết bị hiện đại và phương pháp điều hành mới 2.2.4. Kỹ thuật hành chính hiện đại không tách rời văn hoá truyền thống 2.3. Vai trò của kỹ thuật hành chính trong điều hành hoạt động của văn phòng 2.3.1. Nâng cao năng suất lao động 2.3.2. Tạo ra nề nếp lao động khoa học trong văn phòng 2.3.3. Giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà 2.3.4. Cung cấp kịp thời các dịch vụ thông tin phục vụ hoạt động quản lý 2.4. Những nội dung cơ bản của kỹ thuật hành chính trong điều hành văn phòng 2.4.1.Thiết kế và phân tích công việc trong văn phòng 2.4.2. Phân công công việc trong văn phòng 2.4.3. Tổ chức điều hành công việc trong văn phòng 2.4.4. Xây dựng quy chế làm việc trong văn phòng 2.4.5. Kiểm tra kiểm soát công việc trong văn phòng 14 12 2 3 CHƯƠNG 3: KỸ THUẬT TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 3.1. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng 3.1.1. Khái niệm 3.1.2. Nội dung và tổ chức thực hiện chương trình - kế hoạch công tác 3.2. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình - Kế hoạch công tác 3.2.1. Căn cứ để xây dựng chương trình - kế hoạch 3.2.2. Các loại chương trình - kế hoạch trong văn phòng 3.2.3. Tổ chức thực hiện chương trình - kế hoạch trong văn phòng 3.3. Công tác tiếp khách 3.3.1. Nguyên tắc chung 3.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên văn phòng trong công tác tiếp khách 3.4. Tổ chức hội họp trong văn phòng 3.4.1. Quy định chung về hội họp 3.4.2. Quy trình tổ chức hội họp 9 7 2 13. Ngày phê duyệt 14. Cấp phê duyệt ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN 1. Tên học phần: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ 2. Số đơn vị học trình: 3 3. Trình độ: Sinh viên năm 2, 3 4. Phân bổ thời gian - Lý thuyết: 20 tiết - Thảo luận, thực hành, kiểm tra: 25 tiết 5. Điều kiện tiên quyết: Nghiệp vụ văn thư, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Tin học cơ bản, Tin học văn phòng, Nhập môn lưu trữ 6. Mục tiêu của học phần Học phần cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về khả năng ứng dụng CNTT vào công tác Văn thư – Lưu trữ, trong đó trọng tâm đi sâu vào phần quản lý văn bản đi, đến trong công tác văn thư và quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ. Kết thúc học phần, sinh viên biết khả năng của CNTT có thể ứng dụng vào những lĩnh vực nào của công tác văn thư – lưu trữ, biết sử dụng các phần mềm để quản lý và tra tìm lài liệu. 7. Mô tả vắn tắt nội dung học phần Học phần này gồm hai nội dung chính: Phần một: Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Chương 1: Vai trò của công nghệ thông tin đối với công tác văn thư. Chương 2: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Chương 3: Tổ chức, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Chương 4: Hướng dẫn sử dụng hệ thống chương trình Quản lý văn bản đi, đến. Phần hai: Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Chương 1: Vai trò của công nghệ thông tin đối với công tác lưu trữ. Chương 2: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Chương 3: Tổ chức, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Chương 4: Hướng dẫn sử dụng quản lý và khai thác hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ. 8. Nhiệm vụ của sinh viên: - Dự lớp đầy đủ. - Tham gia thảo luận, thực hành, kiểm tra tích cực, nghiêm túc. - Có đầy đủ giáo trình và tài liệu học tập. - Thực hiện đúng các yêu cầu khác của giảng viên. 9. Tài liệu học tập: * Sách, giáo trình chính - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI, Tập bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, 2006 - Tập bài giảng của GV. * Tài liệu tham khảo - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI, Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ”, “Nghiệp vụ Văn thư”, 2006. - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ Quốc gia Việt Nam (thời kỳ sau năm 1945), 2002. - Trường TH Văn thư lưu trữ TWI (nay là CĐVTLTTWI), Tập bài giảng Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ (trình độ trung cấp),. 2004. - Cục lưu trữ Nhà nước, Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học vào công tác văn thư”, Hà Nội, 1995. - Cục lưu trữ Nhà nước, Đề tài “Nghiên cứu ứng dụg tin học trong thống kê phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”, Hà Nội, 1996. - Đề tài “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu và xây dựng các CHƯƠNG trình máy tính phục vụ việc quản lý và khai thác tài liêu thuộc Phông lưu trữ Đảng công sản Việt Nam”, Mã số KC.04/VPTW-1994. - Cục lưu trữ Nhà nước Hà Nội, Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học vào quản lý Phông lưu trữ”, 1997. - Quyết định số 53/QĐLTNN.NVTW của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2000 về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ. - Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo văn bản số 608 ngày 19/11/1999 của Cục trưởng Cục lưu trữ Nhà nước. - Đề tài “Nghiên cứu, xây dựng khung phân loại thông tin Tài liệu tại kho Lưu trữ TWĐCS Việt Nam”. KX.03/VPTW-1999) - Đề tài luận án tiến sỹ: “Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu tại kho Lưu trữ TWĐCS Việt Nam”, Hà Nội, 2000. 10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên Theo Quyết định của Hiệu trưởng trường CĐSP Sơn La số 285/QĐ-CĐSP ngày 16/6/2006 về việc “Ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế Đào tạo số 25/QĐ-BGD và ĐT dùng cho hệ Đại học và Cao đẳng chính quy trường CĐSP Sơn La”. 11. Thang điểm:10 12. Nội dung chi tiết học phần TT TÊN CHƯƠNG - BÀI Tổng số tiết Lý thuyết TH/ KT PHẦN 1: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ 20 10 10 1 CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Thực trạng công tác văn thư 1.2. Sự cần thiết phải ứng dung CNTT vào công tác văn thư 1.3. Giới hạn phạm vị, đối tượng triển khai ứng dụng 1 1 2 CHƯƠNG 2: KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ 2.1. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư 2.2. Khả năng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 2.3. Ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản đi, đến 2 2 3 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC, XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN 3.1. Quy trình xử lý văn bản đi, đến 3.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) Quản lý văn bản đi, đến 3.2.1. Sự cần thiết phải chuẩn hoá thông tin tiền máy 3.2.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào đối với văn bản đến 3.2.3. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào đối với văn bản đi 3.2.4. Xây dựng chuẩn thông tin đầu ra đối với văn bản đến 3.2.5. Xây dựng chuẩn thông tin đầu ra đối với văn bản đi 3.3. Thiết kế hệ thống chương trình quản lý tra tìm văn bản đi, đến 3.3.1. Phân tích hệ thống 3.3.1.1. Hệ thống cũ hoạt động như thế nào 3.3.1.2. Yêu cầu của người sử dụng 3.3.1.3. Hệ thống mới phải đáp ứng những điều kiện gì 3.3.2. Tính mở của hệ thống 3.3.3. Thiết kế hệ thống chương trình 3.3.3.1. Thiết kế mô hình bài toán 3.3.3.2. Thiết kế luồng thông tin đầu vào 3.3.3.3. Thiết kế luồng thông tin đầu ra 3.3.3.4. Thiết kế các lược đồ quan hệ 3.3.3.5. Chuẩn các lược đồ quan hệ 3.3.3.6. Thiết kế tổng thể mô hình Cơ sở dữ liệu 3.3.3.7. Thiết kế các Module chương trình 3.4. Lựa chọn công nghệ 3.4.1. Lựa chọn phần mềm 3.4.2. Lựa chọn phần cứng 3.4.3. Cài đặt chương trình 2 2 4 CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - VĂN BẢN ĐẾN 4.1. Tổng quan về hệ thống CHƯƠNG trình 4.2. Quản trị mạng 4.2.1. Phân quyền truy cập hệ thống 4.2.2. Giám sát hệ thống 4.3. Các chức năng về hệ thống 4.3.1. Tạo hồ sơ đầu năm 4.3.2. Khai báo năm 4.3.3. Tạo lập dự phòng 4.3.4. Cập nhật danh mục 4.3.5. Khung phân loại thông tin 4.3.6. Thiết lập hệ thống 4.4. Cập nhật thông tin 4.4.1. Cập nhật thông tin văn bản đến 4.4.2 Cập nhật thông tin văn bản đi 4.5. Cập nhật vòng luân chuyển 4.6. In mục lục văn bản 4.7. Tìm kiếm thông tin 4.8. Thống kê - Tổng hợp văn bản đến – đi 15 5 10 PHẦN 2: KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC LƯU TRỮ 25 10 15 5 CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. Thực trạng công tác lưu trữ 1.2. Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ 1.3. Giới hạn phạm vi, đối tượng triển khai ứng dụng. 1 1 6 CHƯƠNG 2: KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2.1. Ứng dụng CNTT vào công tác thu thập tài liệu 2.1.1. Hệ thống lưu trữ, phân loại kho lưu trữ 2.1.2. Quản lý các nguồn thu thập tài liệu 2.1.3. Các loại hình tài liệu cần thu thập của từng lưu trữ 2.1.4. Quản lý Bảng danh mục thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ 2.1.5. Quản lý, theo dõi thủ tục, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ 2.1.6. Quản lý công việc loại huỷ tài liệu 2.2. Ứng dụng CNTT vào phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ 2.3. Ứng dụng CNTT vào công tác thống kê 2.3.1. Thống kê tài liệu lưu trữ 2.3.2. Thống kê trang thiết bị lưu trữ 2.3.3. Thống kê nguồn nhân lực lưu trữ 2.4. Ứng dụng CNTT vào xây dựng công cụ tra cứu khoa học 2.4.1. Xây dựng các công cụ tra cứu khoa học 2.4.2. Xây dựng các CSDL về quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ 2.5. Ứng dụng CNTT vào khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 2.6. Ứng dụng CNTT vào công tác bảo quản tài liệu 2.7. Ứng dụng CNTT vào công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 2.8. Ứng dụng CNTT vào công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ 2.9. Ứng dụng CNTT vào công tác công bố tài liệu lưu trữ 2.10. Ứng dụng CNTT vào quản lý hệ thống kho lưu trữ 2 2 7 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC, XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ 3.1. Xây dựng chuẩn thông tin 3.1.1. Sự cần thiết phải chuẩn hoá thông tin tiền máy 3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào đối với các loại hình tài liệu 3.1.2.1. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào tài liệu hành chính 3.1.2.1.1. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào đối với hồ sơ 3.1.2.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào đối với văn bản 3.1.2.1.3. Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu lưu trữ Hành chính - Hướng dẫn biên mục phiếu tin đối tượng mô tả là hồ sơ - Hướng dẫn biên mục phiếu in đối tượng mô tả là văn bản 3.1.2.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào tài liệu KHKT 3.1.2.2.1. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào tài liệu KHKT 3.1.2.2.2. Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu KHKT 3.1.2.3. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào tài liệu ảnh 3.1.2.4. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào tài liệu Ghi âm (nghe nhìn) 3.1.2.4.1. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào tài liệu Ghi âm 3.1.2.4.2. Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu Ghi âm 3.1.3. Xây dựng chuẩn thông tin đầu ra của các loại hình tài liệu 3.1.3.1. Xây dựng chuẩn thông tin đầu ra đối với tài liệu hành chính 3.1.3.1.1. Xây dựng chuẩn thông tin đối tượng là Hồ sơ 3.1.3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đối tượng là văn bản trong hồ sơ 3.1.3.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu ra tài liệu khoa học kỹ thuật 3.1.3.3. Xây dựng chuẩn Thông tin đầu ra của tài liệu ảnh 3.1.3.4. Xây dựng chuẩn Thông tin đầu ra của tài liệu ghi âm 3.2. Khung phân loại thông tin 3.2.1. Mục đích ý nghĩa của khung phân loại thông tin 3.2.2. Phương pháp xây dựng khung phân loại thông tin 3.3. Ứng dụng CNTT vào quản lý tài liệu lưu trữ 3.3.1. Phân tích hệ thống 3.3.1.1. Hệ thống cũ hoạt động như thế nào? 3.3.1.2. Yêu cầu của người sử dụng 3.3.1.3. Hệ thống mới phải đáp ứng những điều kiện gì? 3.3.1.4. Tính mở của hệ thống 3.3.2. Thiết kế hệ thống chương trình 3.3.2.1. Thiết kế Mô hình bài toán 3.3.2.2. Thiết kế các lược đồ quan hệ 3.3.2.3. Chuẩn các lược đồ quan hệ 3.3.3. Thiết kế tổng thể mô hình cơ sở dữ liệu 3.3.4. Thiết kế các Module chương trình 3.3.5. Lựa chọn công nghệ 3.3.5.1. Lựa chọn phần mềm 3.3.5.2. Lựa chọn phần cứng 3.3.5.3. Cài đặt chương trình 8 3 5 8 CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý tài liệu lưu trữ) 4.1. Tổng quan về hệ thống chương trình 4.1.1. Giới thiệu Modul các loại hình tài liệu lưu trữ 4.1.2. Giới thiệu Modul khung phân loại thông tin 4.1.3. Giới thiệu Modul in mục lục 4.1.4. Giới thiệu Modul thiết lập hệ thống 4.2. Phương pháp thiết lập hệ thống 4.2.1. Quản trị mạng 4.2.1.1. Phương pháp khai báo quyền truy cập hệ thống 4.2.1.2. Phương pháp phân quyền truy cập nhật danh mục 4.2.1.3. Giám sát hệ thống 4.2. 2. Phương pháp cập nhật danh mục 4.2.2.1. Mục đích, ý nghĩa của cập nhật danh mục 4.2.2.2. Phương pháp thực hiện cập nhật danh mục 4.2.3. Phương pháp thiết lập hệ thống ngầm định 4.2.3.1. Mục đích ý nghĩa của thiết lập hệ thống ngầm định 4.2.3.2. Phương pháp thực hiện thiết lập hệ thống ngầm định 4.2.4. Phương pháp sao lưu trữ dự phòng 4.2.4.1. Mục đích ý nghĩa của Sao lưu dữ liệu dự phòng 4.2.4.2. Phương pháp thực hiện Sao lưu dữ liệu dự phòng 4.3. Phương pháp cập nhật khung phân loại thông tin 4.3.1. Mục đích ý nghĩa của khung phân loại thông tin 4.3.2. Phương pháp cập nhật khung phân loại thông tin 4.3.2.1. Phương pháp cập nhật mới 4.3.2.2. Phương pháp hiệu chỉnh dữ liệu 4.3.2.3. Phương pháp xoá dữ liệu 4.4. Phương pháp cập nhật thông tin 4.4.1. Phương pháp cập nhật thông tin các loại hình tài liệu 4.1.1.1. Phương pháp cập nhật thông tin đối với Hồ sơ 4.1.1.2. Phương pháp cập nhật thông tin đối với Văn bản trong hồ sơ 4.4.2. Phương pháp tìm kiếm thông tin 4.4.2.1. Phương pháp tìm kiếm tuần tự 4.4.2.2. Phương pháp tìm kiếm tổ hợp 4.4.2.3. Phương pháp tìm kiếm theo khung phân loại thông tin 4.4.2.4. In kết quả tìm kiếm 4.5. Phương pháp in mục lục 4.5.1. Cấu trúc và tổ chức của Modul in mục lục 4.5.2. Phương pháp thực hiện In mục lục 4.5.2.1. Phương pháp In mục lục đối với hồ sơ 4.5.2.2. Phương pháp In mục lục đối với văn bản trong hồ sơ 14 4 10 13. Ngày phê duyệt 14. Cấp phê duyệt ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN 1. Tên học phần: English for Office Management (Tiếng Anh văn phòng) 2. Số đơn vị học trình: 3 3. Trình độ: Sinh viên năm 2, 3 4. Phân bổ thời gian Lý thuyết kết hợp thực hành: 45 tiết 5. Điều kiện tiên quyết: Tiếng Anh cơ bản 6. Mục tiêu của môn học; - Giúp sinh viên nhận biết được sự khác nhau liên quan đến việc sử dụng Tiếng Anh văn phòng và Tiếng Anh phổ thông. - Giúp sinh viên phát triển và nâng cao các kiến thức, kĩ năng, phương pháp học tập và ý thức sử dụng Tiếng Anh văn phòng để phục vụ quá trình học tập chuyên môn, mở mang kiến thức về văn phòng và ứng dụng vào thực tiễn. 7. Mô tả tóm tắt nội dung học phần: Unit1. Word Processing (Xử lý văn bản trên máy tính) Unit 2. Spreadsheet (Excel) (Phần mềm bảng tính) Unit 3. Telephoning (Giao tiếp qua điện thoại) Unit 4. Let’s get organized (Tự tổ chức công việc) Unit 5. A Planning Session (Họp bàn kế hoạch) Unit 6. Kindly let us know (Xin vui lòng cho biết) Unit 7. Learning Office Procedure (Tìm hiểu quy trình của văn phòng) Unit 8. A Matter of Diplomacy (Đối ngoại) Unit 9. Sample letters (Các dạng thư mẫu) Unit 10. Revision and Test (Ôn tập và kiểm tra) Unit 11. Vocabulary in Context (Từ vựng) 8. Nhiệm vụ của sinh viên - Dự lớp đầy đủ. - Tham gia thảo luận, thực hành, kiểm tra tích cực, nghiêm túc. - Có đầy đủ giáo trình và tài liệu học tập. - Thực hiện đúng các yêu cầu khác của giảng viên. 9. Tài liệu học tập * Sách, giáo trình chính Trường CĐ Văn thư lưu trữ TWI, Tập bài giảng Tiếng Anh Văn phòng * Tài liệu tham khảo - Tiếng Anh cho thư ký văn phòng, NXB Hà Nội 10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên Theo Quyết định của Hiệu trưởng trường CĐSP Sơn La số 285/QĐ-CĐSP ngày 16/6/2006 về việc “Ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế Đào tạo số 25/QĐ-BGD và ĐT dùng cho hệ Đại học và Cao đẳng chính quy trường CĐSP Sơn La”. 11. Thang điểm: 10 12. Nội dung chi tiết học phần TT TÊN CHƯƠNG - BÀI Tổng số tiết Lý thuyết TH/ KT 1 Unit 1: Word Processing (Xử lý văn bản trên máy tính) 1. Word Processing Programs and their Uses ( Chương trình xử lý văn bản và công dụng) 2. The Word Processor’s Interface (Giao diện của trình xử lý văn bản) 3. Entering and Editing Texts (Nhập và biên tập văn bản) 4. Formatting Text (Định dạng văn bản) 5. Special Features of Word Processing Software (Các đặc tính của phần mềm xử lý văn bản) 6. Grammar Exercises (Bài tập ngữ pháp) 7. Language Focus (Ngôn ngữ trong Word) 5 5 2 Unit 2: Spreadsheet Software (Phần mềm bảng tính) 1. Spreadsheet Programs and their Uses (Chương trình bảng tính và công dụng) 2. The Spreadsheet’s Interface (Giao diện của bảng tính) 3. Entering Data in a Worksheet (Nhập dữ liệu vào phiếu công tác) 4. Editing and Formatting (Biên tập và định dạng) 5. Automating your work with Macros (Tự động hoá công việc với Marcros) 6. Grammar exercises (Bài tập ngữ pháp) 7. Language Focus (Ngôn ngữ trong Excel) 5 5 4 Unit 3: Telephoning (Giao tiếp qua điện thoại) 1. Conversation (Hội thoại) 2. Discussion (Thảo luận) 3. Progress4e Substitution Drill (Bài tập ngữ pháp) 4. Structures (Cấu trúc) 5. Punctuation (Dấu câu) 6. Correspondence (Thư tín) 7. Assignment (Bài tập về nhà) 5 5 5 Unit 4: Let’s get organized (Tự tổ chức công việc) 1. Conversation (Hội thoại) 2. Discussion (Thảo luận) 3. Progress4e Substitution Drill (Bài tập ngữ pháp) 4. Structures (Cấu trúc) 5. Punctuation (Dấu câu) 6. Correspondence (Thư tín) 7. Assignment (Bài tập về nhà) 5 5 6 Unit 5: A Planning Session (Họp bàn kế hoạch) 1. Conversation (Hội thoại) 2. Discussion (Thảo luận) 3. Progressee Substitution Drill (Bài tập ngữ pháp) 4. Structures (Cấu trúc) 5. Punctuation (Dấu câu) 6. Correspondence (Thư tín) 7. Assignment (Bài tập về nhà) 5 5 7 Unit 6: Kindly let us know (xin vui lòng cho biết.) 1. Conversation (Hội thoại) 2. Discussion (Thảo luận) 3. Progress4e Substitution Drill (Bài tập ngữ pháp) 4. Structures (Cấu trúc) 5. Punctuation (Dấu câu) 6. Correspondence (Thư tín) 7. Assignment (Bài tập về nhà) 5 5 8 Unit 7: Learning Office Procedure (Tìm hiểu quy trình của Văn phòng) 1. Conversation (Hội thoại) 2. Discussion (Thảo luận) 3. Progress4e Substitution Drill (Bài tập ngữ pháp) 4. Structures (Cấu trúc) 5. Punctuation (Dấu câu) 6. Correspondence (Thư tín) 7. Assignment (Bài tập về nhà) 5 5 9 Unit 8: A Matter of Diplomacy (Đối ngoại) 1. Conversation (Hội thoại) 2. Discussion (Thảo luận) 3. Progress4e Substitution Drill (Bài tập ngữ pháp) 4. Structures (Cấu trúc) 5. Punctuation (Dấu câu) 6. Correspondence (Thư tín) 7. Assignment (Bài tập về nhà) 5 5 10 9. Sample letters (Các dạng thư mẫu) 2 2 11 10. Revision anh Test (Ôn tập và kiểm tra) 3 3 12 11. Vocabulary in Context (Từ vựng) 13. Ngày phê duyệt 14. Cấp phê duyệt ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN 1. Tên học phần: Sử dụng trang thiết bị văn phòng 2. Số đơn vị học trình: 2 3. Trình độ: Sinh viên năm 3 4. Phân bổ thời gian - Lý thuyết: 19 tiết - Thảo luận, thực hành, kiểm tra: 11 tiết 5. Điều kiện tiên quyết Nghiệp vụ văn thư, Nghiệp vụ lưu trữ và Nghiệp vụ thư ký văn phòng 6. Mục tiêu của học phần: Cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về nguyên lý, cách sử dụng, cách bảo quản và ý thức giữ gìn tiết kiệm của cán bộ làm công tác văn phòng. Sau khi được hướng dẫn và trực tiếp thực hành các thao tác trên các phương tiện và các thiết bị văn phòng, sinh viên nắm được chức năng, công dụng của các trang thiết bị và sử dụng trang thiết bị văn phòng một cách an toàn, hiệu quả, lâu dài. 7. Mô tả tóm tắt nội dung học phần Chương 1: Tổng quan về trang thiết bị văn phòng Chương 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông Chương 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng Chương 4: Sử dụng các trang thiết bị bảo quản tài liệu Chương 5: Sử dụng các đồ dùng trong văn phòng 8. Nhiệm vụ của sinh viên - Dự lớp đầy đủ. - Tham gia thảo luận, thực hành, kiểm tra tích cực, nghiêm túc. - Có đầy đủ giáo trình và tài liệu học tập. - Thực hiện đúng các yêu cầu khác của giảng viên. 9. Tài liệu học tập * Sách, giáo trình chính - Trường CĐ Văn thư lưu trữ TWI, Tập bài giảng Sử dụng trang thiết bị văn phòng - Tập bài giảng của GV * Tài liệu tham khảo - NXB Giao thông vận tải, Thao tác bàn phím và sử dụng nhanh máy tính bằng hình, Hà Nội, 2002 - Nguyễn Xuân Phong, Cẩm nang sử dụng máy vi tính văn phòng, Hà Nội, 2005 - NXB Thống kê, Cách sử dụng một số máy móc và trang thiết bị trong văn phòng, Hà Nội, Năm 2004 - NXB Thống kê, Hướng dẫn sử dụng máy Photocopy, Hà Nội, Năm 2005 10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên Theo Quyết định của Hiệu trưởng trường CĐSP Sơn La số 285/QĐ-CĐSP ngày 16/6/2006 về việc “Ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế Đào tạo số 25/QĐ-BGD và ĐT dùng cho hệ Đại học và Cao đẳng chính quy trường CĐSP Sơn La” 11. Thang điểm: 10 12. Nội dung chi tiết học phần TT TÊN CHƯƠNG - BÀI Tổng số tiết Lý thuyết TH/ KT 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1. Vai trò của trang thiết bị văn phòng 1.2. Yêu cầu và nguyên tắc sử dụng trang thiết bị văn phòng 1.2.1. Yêu cầu của trang thiết bị văn phòng 1.2.1.1. Phải phù hợp với yêu cầu công việc 1.2.1.2. Kinh tế 1.2.1.3. Thuận tiện, dễ sử dụng 1.2.1.4. Bảo mật 1.2.1.5. Hiện đại 1.2.2. Nguyên tắc sử dụng trang thiết bị văn phòng 1.2.2.1. An toàn 1.2.2.2. Tiết kiệm 1.2.2.3. Chế độ bảo trì 1.3. Các trang thiết bị văn phòng 1.3.1. Các trang thiết bị truyền thông 1.3.2. Các trang thiết bị chuyên dụng 1.3.3. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu 1.3.4. Các đồ dùng trong văn phòng 1.4. Vai trò của nhân viên trong sử dụng và bảo quản thiết bị văn phòng 1.4.1. Nguyên tắc 1.4.2. Trách nhiệm 3 3 2 CHƯƠNG 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG 2.1. Điện thoại 2.1.1. Nguyên lý, cấu tạo 2.1.2. Tính năng 2.1.3. Cách sử dụng 2.1.4. Cách bảo quản 2.1.5. Cách xử lý các sự cố 2.2. Fax 2.2.1. Nguyên lý, cấu tạo 2.2.2. Tính năng 2.2.3. Cách sử dụng 2.2.4. Cách bảo quản 2.2.5. Cách xử lý các sự cố 2.3. Khai thác và sử dụng Internet 2.3.1. Cách sử dụng 2.3.2. Một số địa chỉ hữu dụng dùng tra cứu thông tin 5 3 2 3 CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG 3.1. Máy vi tính 3.1.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.1.2. Tính năng 3.1.3. Cách sử dụng 3.1.4. Cách bảo quản 3.1.5. Cách xử lý các sự cố 3.2. Máy in văn phòng 3.2.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.2.2. Tính năng 3.2.3. Cách sử dụng 3.2.4. Cách bảo quản 3.2.5. Cách xử lý các sự cố 3.3. Máy Photocopy 3.3.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.3.2. Tính năng 3.3.3. Cách sử dụng 3.3.4. Cách bảo quản 3.3.5. Cách xử lý các sự cố 3.4. Máy Scan 3.4.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.4.2. Tính năng 3.4.3. Cách sử dụng 3.4.4. Cách bảo quản 3.4.5. Cách xử lý các sự cố 3.5. Máy Projecter 3.5.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.5.2. Tính năng 3.5.3. Cách sử dụng 3.5.4. Cách bảo quản 3.5.5. Cách xử lý các sự cố 3.6. Máy Overheard 3.6.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.6.2. Tính năng 3.6.3. Cách sử dụng 3.6.4. Cách bảo quản 3.6.5. Cách xử lý các sự cố 3.7. Máy ghi âm 3.7.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.7.2. Tính năng 3.7.3. Cách sử dụng 3.7.4. Cách bảo quản 3.7.5. Cách xử lý các sự cố 3.8. Máy cắt hủy tài liệu 3.8.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.8.2. Tính năng 3.8.3. Cách sử dụng 3.8.4. Cách bảo quản 3.8.5. Cách xử lý các sự cố 3.9. Máy ảnh 3.9.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.9.2. Tính năng 3.9.3. Cách sử dụng 3.9.4. Cách bảo quản 3.9.5. Cách xử lý các sự cố 3.10. Máy Camera 3.10.1. Nguyên lý, cấu tạo 3.10.2. Tính năng 3.10.3. Cách sử dụng 3.10.4. Cách bảo quản 3.10.5. Cách xử lý các sự cố 12 7 5 4 CHƯƠNG 4: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU 4.1. Chức năng, tác dụng và cách sắp xếp của thiết bị dùng trong công tác bảo quản tài liệu 4.1.1. Chức năng 4.1.2. Tác dụng 4.1.3. Cách sắp xếp 4.2. Trang thiết bị chống ẩm 4.2.1. Khái niệm độ ẩm 4.2.2. Cách sử dụng các dụng cụ đo độ ẩm 4.2.3. Cách sử dụng máy hút ẩm 4.2.4. Cách bảo quản và bố trí trang thiết bị chống ẩm 4.3. Trang thiết bị chống cháy 4.3.1. Nguyên nhân 4.3.2. Cách sử dụng các bình chữa cháy 4.3.3. Cách bảo quản và bố trí trang thiết bị chống cháy 4.4. Trang thiết bị chống bụi 4.4.1. Khái niệm về bụi 4.4.2. Cách sử dụng máy hút bụi 4.4.3. Cách bảo quản và bố trí máy hút bụi trang thiết bị chống bụi 5 3 2 5 CHƯƠNG 5: SỬ DỤNG CÁC ĐỒ DÙNG TRONG VĂN PHÒNG 5.1. Bàn, ghế 5.1.1. Bàn, ghế làm việc 5.1.2. Bàn, ghế tiếp khách 5.2. Các loại tủ 5.2.1. Tủ hồ sơ 5.2.2. Tủ sách 5.2.3. Tủ cá nhân 5.2.4. Tủ lạnh 5.3. Điều hòa, quạt, thiết bị thông gió 5.3.1. Điều hòa 5.3.1.1. Điều hòa trung tâm 5.3.1.2. Điều hòa cá nhân 5.3.2. Quạt 5.3.3. Thiết bị thông gió 5.4. Các loại văn phòng phẩm 5.4.1. Giấy, mực 5.4.2. Bút 5.4.3. Các dụng cụ ghim tài liệu 5.4.4. Cặp, hộp tài liệu 5.4.5. Máy đục lỗ 5.4.6. Dao trổ 5.4.7. Các loại văn phòng phẩm khác 5 3 2 13. Ngày phê duyệt 14. Cấp phê duyệt ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN 1. Tên học phần: Kế toán văn phòng 2. Số đơn vị học trình: 3 3. Trình độ: Sinh viên năm 2, 3 4. Phân bổ thời gian - Lý thuyết: 30 tiết - Thảo luận, thực hành, kiểm tra: 15 tiết 5. Điều kiện tiên quyết: Pháp luật đại cương 6. Mục tiêu của học phần - Trang bị cho sinh viên hệ thống những nguyên lý cơ bản về công tác kế toán trong một cơ quan, đơn vị. - Giúp sinh viên bước đầu nắm được phương pháp ghi chép các thông tin tài khoản kế toán; phương pháp lập, đọc và kiểm tra một số báo cáo tài chính của một đơn vị cụ thể. 7. Mô tả tóm tắt nội dung học phần Chương 1: Khái niệm, nhiệm vụ, đối tượng và nguyên tắc của hạch toán kế toán Chương 2: Phương pháp kế toán Chương 3: Kế toán các quá trình kinh doanh chủ yếu 8. Nhiệm vụ của sinh viên - Dự lớp đầy đủ. - Tham gia thảo luận, thực hành, kiểm tra tích cực, nghiêm túc. - Có đầy đủ giáo trình và tài liệu học tập. - Thực hiện đúng các yêu cầu khác của giảng viên. 9. Tài liệu học tập * Sách, giáo trình chính - Trường Cao đẳng sư phạm TW, Tập bài giảng Kế toán, 2008 - Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán, NXB Tài chính, Hà Nội, 2003 * Tài liệu tham khảo - Bùi Văn Dương, Bài tập lý thuyết kế toán và kế toán tài chính, TP.Hồ Chí Minh, 2004 - Bùi Văn Dương, Lý thuyết kế toán, NXB thống kê, Hà Nội, 2004 - Võ Văn Nhị, Kế toán đại cương, NXB Thống kê, Hà Nội, 2004 - Bộ Tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hà Nội, 2005 - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Giáo trình lý thuyết kế toán, Hà Nội, 2001 - Trường Đại học Tài chính kế toán, Giáo trình lý thuyết kế toán, Hà Nội, 2002 10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên Theo Quyết định của Hiệu trưởng trường CĐSP Sơn La số 285/QĐ-CĐSP ngày 16/6/2006 về việc “Ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế Đào tạo số 25/QĐ-BGD và ĐT dùng cho hệ Đại học và Cao đẳng chính quy trường CĐSP Sơn La” 11. Thang điểm: 10 12. Nội dung chi tiết học phần TT TÊN CHƯƠNG - BÀI Tổng số tiết Lý thuyết TH/ KT 1 CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ, ĐỐI TƯỢNG VÀ NGUYÊN TẮC CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1. Hạch toán kế toán là một yêu cầu thực tế khách quan trong nền sản xuất của Xã hội 1.1.1. Khái niệm về hạch toán kế toán 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của thông tin kế toán trong hệ thống quản trị 1.2. Nhiệm vụ, yêu cầu và bản chất của công tác kế toán 1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán 1.2.2. Yêu cầu đối với công tác kế toán 1.2.3. Bản chất của kế toán 1.3. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận 1.3.1. Những khái niệm căn bản được thừa nhận 1.3.2. Các nguyên tắc kế toán cơ bản được thừa nhận 1.4. Đối tượng của hạch toán kế toán 1.4.1. Tài sản 1.4.2. Nguồn vốn 1.4.3. Sự vận động của tài sản và nguồn vốn 1.4.4. Mối quan hệ kinh tế pháp lý 8 8 2 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN 2.1. Phương pháp chứng từ và kiểm kê 2.1.1. Chứng từ 2.1.1.1. Khái niệm 2.1.1.2. Các yếu tố của chứng từ 2.1.1.3. Phân loại chứng từ 2.1.1.4. Trình tự xử lý chứng từ 2.1.2. Kiểm kê 2.1.2.1. Khái niệm 2.1.2.2. Các loại kiểm kê 2.1.2.3. Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê 2.2. Phương pháp tính giá và xác định giá thành sản phẩm 2.2.1. Tính giá 2.2.1.1. Khái niệm 2.2.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc tính giá 2.2.1.3. Trình tự tính giá một số đối tượng chủ yếu 2.2.2. Xác định giá thành sản phẩm 2.2.2.1. Khái niệm 2.2.2.2. Trình tự tính giá thành sản phẩm 2.3. Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép 2.3.1.Phương pháp tài khoản 2.3.1.1. Khái niệm 2.3.1.2. Đặc điểm của tài khoản kế toán 2.3.1.3. Kết cấu của tài khoản 2.3.1.4. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất 2.3.1.5. Phân loại và kết cấu của tài khoản 2.3.2. Ghi sổ kép 2.3.2.1. Khái niệm 2.3.2.2. Định khoản kế toán 2.3.2.3. Tác dụng của ghi sổ kép 2.3.2.4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết 2.3.2.5. Kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán 2.4. Tổng hợp và cân đối kế toán 2.4.1. Khái quát về phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán 2.4.2. Bảng cân đối kế toán 2.4.2.1. Khái niệm 2.4.2.2. Nội dung và kết cấu của bảng cân đối kế toán 2.4.2.3. Sự thay đổi của bảng cân đối kế toán 2.4.2.4. Phương pháp lập bảng 2.4.3. Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh 2.4.3.1. Khái niệm 2.4.3.2. Nội dung và kết cấu 18 11 7 3 CHƯƠNG 3 : KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU 3.1. Kế toán quá trình cung cấp 3.1.1. Khái niệm 3.1.2. Nhiệm vụ kế toán quá trình cung cấp 3.1.3. Tài khoản sử dụng 3.1.4. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 3.1.5. Sơ đồ kế toán 3.1.6. Ví dụ minh hoạ kế toán quá trình cung cấp 3.2. Kế toán quá trình sản xuât 3.2.1. Khái niệm 3.2.2. Nhiệm vụ của kế toán 3.2.3. Tài khoản sử dụng 3.2.4. Phương pháp hạch toán 3.2.4.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3.2.4.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 3.2.4.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung 3.2.4.4. Tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm hoàn thành 3.2.5. Sơ đồ kế toán 3.2.6. Ví dụ minh hoạ kế toán quá trình sản xuất 3.3. Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh 3.3.1. Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm 3.3.1.1. Khái niệm 3.3.1.2. Các phương thức bán hàng 3.3.1.3. Nhiệm vụ kế toán quá trình tiêu thụ 3.3.1.4. Tài khoản sử dụng 3.3.1.5. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế 3.3.1.6. Sơ đồ kế toán 3.3.2. Hạch toán kết quả kinh doanh 3.3.2.1. Khái niệm 3.3.2.2. Nhiệm vụ của kế toán xác định kết quả 3.3.2.3. Tài khoản sử dụng 3.3.2.4. Phương pháp hạch toán 3.3.3. Ví dụ minh hoạ về kế toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả 19 11 8 13. Ngày phê duyệt 14. Cấp phê duyệt ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN 1. Tên học phần: Thực tập cuối khóa 2. Số đơn vị học trình: 8 3. Trình độ: Sinh viên năm 3 4. Điều kiện tiên quyết: Sau khi sinh viên hoàn thành các học phần chuyên ngành Quản trị văn phòng – Lưu trữ học như: Văn bản quản lý Nhà nước, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nghiệp vụ văn thư, Quản trị văn phòng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Quản trị nhân sự, Nhập môn lưu trữ học, Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, Chỉnh lý tài liệu lưu trữ, Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật và nghe nhìn, Công tác lưu trữ tài liệu Đảng - Đoàn và doanh nghiệp, Công tác văn phòng trong hoạt động quản lý, Sử dụng trang thiết bị văn phòng 5. Mục tiêu của học phần Mục đích của đợt thực tập là gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực hành về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của cán bộ khoa học về lưu trữ và quản trị văn phòng. Ngoài ra, đây còn là cơ hội để các sinh viên nắm hiểu được hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp, tích luỹ kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho thi tốt nghiệp. 6. Phân bổ thời gian Đợt thực tập cuối khóa kéo dài trong thời gian 2.5 tháng. 7. Mô tả vắn tắt nội dung học phần Học phần thực tập cuối khóa thuộc khối kiến thức giáo dục chuyên nghiệp của chuyên ngành Quản trị văn phòng – Lưu trữ học. Trên cơ sở thực tập các nghiệp vụ, sinh viên vận dụng các kiến thức lý luận đã được trang bị để nghiên cứu khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng của các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra những nhận xét, đánh giá và giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng của cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp đó. 8. Nhiệm vụ của sinh viên - Chủ động liên hệ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp để đăng ký thực tập và thông báo nơi thực tập với Khoa. - Chấp hành nghiêm túc quy chế thực tập, thực tế của Khoa. - Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế, điều lệ làm việc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp mà sinh viên đăng ký thực tập. - Hai tuần sau khi kết thúc đợt thực tập, mỗi sinh viên phải nộp một báo cáo kết quả thực tập cho khoa. 9. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên - Sinh viên thực tập đúng thời gian quy định. - Hai tuần sau khi kết thúc đợt thực tập, mỗi sinh viên phải nộp 1 bản báo cáo kết quả thực tập cho khoa. - Điểm thực tập cuối khóa được tính như sau: + Điểm của cơ quan thực tập (có biểu mẫu đánh giá thống nhất): chiếm 30% tổng số điểm + Điểm báo cáo: chiếm 70% tổng số điểm - Điểm học phần thực tập được tính như một môn học bình thường có 8 đơn vị học trình. Sinh viên không đạt 5 điểm thực tập cuối khóa phải tiến hành thực tập lại. 10. Thang điểm: 10 11. Nội dung chi tiết học phần 11.1. Khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nơi sinh viên thực tập. Nội dung khảo sát: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và văn phòng cơ quan: Nghiên cứu chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan. Trường hợp cơ quan không thiết lập văn phòng thì nghiên cứu phòng Hành chính hoặc đơn vị phụ trách công tác văn thư của cơ quan. Ngoài việc nghiên cứu về tổ chức, cần tìm hiểu thêm tình hình đội ngũ cán bộ của cơ quan (Số lượng, chất lượng). - Công tác văn thư: tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý công văn đi và công văn đến; công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. + Tổ chức và biên chế của văn thư: hình thức tổ chức; số lượng, chất lượng và trình độ chuyên môn của văn thư chuyên trách; tình hình ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư của lãnh đạo cơ quan; tình hình tổ chức, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ văn thư; bố trí nơi làm việc và mua sắm trang thiết bị cho bộ phận văn thư. + Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: các bước soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản; các loại văn bản do cơ quan ban hành, số lượng, chất lượng và nội dung. + Quản lý công văn đi, đến: các thủ tục chuyển giao, tiếp nhận, phân phối văn bản; mẫu sổ sách đăng ký văn bản cơ quan sử dụng; số lượng và nội dung văn bản đi, đến của cơ quan. + Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: cách thức và chất lượng hồ sơ hiện hành được lập của cơ quan; thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ. - Công tác quản trị văn phòng: mô hình tổ chức văn phòng; tổ chức lao động và các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng. - Công tác lưu trữ: tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan; cách thức tiến hành công tác phân loại, xác định giá trị, bổ sung và thống kê tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ + Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ: số lượng, chất lượng cán bộ lưu trữ; các biện pháp chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan (ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tô chức bồi dưỡng cán bộ, xây dựng kho tàng, các trang thiết bị chuyên dụng) + Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ hiện cơ quan đang bảo quản. + Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: mức độ và chất lượng thực hiện công tác phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu của cơ quan. + Các thủ tục và khối lượng tài liệu đã giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử (nếu có). + Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu mà cơ quan đã áp dụng. Số lượt người đến nghiên cứu, sử dụng và số lượng hồ sơ tài liệu đã đưa ra phục vụ trong một năm. Hiệu quả do sử dụng tài liệu mang lại. + Các loại công cụ thống kê và tra tìm tài liệu mà cơ quan đã áp dụng. + Tình hình bảo quản an toàn và chất lượng của các tài liệu lưu trữ. 11.2. Thực hành các nghiệp vụ * Nghiệp vụ văn thư: soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan * Quản trị văn phòng: sử dụng các trang thiết bị văn phòng (đánh máy văn bản, soạn thảo văn bản trên máy vi tính, máy photocopy, máy điện thoại) và một số nhiệm vụ thực tế của từng văn phòng cơ quan (tổ chức hội họp, khánh tiết) * Nghiệp vụ lưu trữ: nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; xây dựng được các văn bản hướng dẫn về phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu và tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu của cơ quan; lựa chọn tiến hành chỉnh lý trọn vẹn một khối tài liệu của cơ quan. - Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông: Trên cơ sở nghiên cứu các tư liệu, tài liệu có liên quan, tiến hành biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cơ quan. Nếu cơ quan có nhiều phông lưu trữ, có thể chọn một trong các phông đó để biên soạn. Bản lịch sử được biên soạn phải đáp ứng được yêu cầu sử dụng phục vụ cho công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung, thống kê và nghiên cứu sử dụng tài liệu của phông đó. - Xây dựng phương án phân loại: xác định kiểu phương án phân loại tối ưu cho phông lưu trữ và trình bày rõ lý do chọn kiểu phương án đó. Phương án phân loại phải được xây dựng chi tiết sau khi tài liệu trong phông đã được lập hồ sơ. - Lập các bảng kê xác định giá trị tài liệu: Trên cơ sở nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử hình thành phông; thành phần và nội dung tài liệu trong phông, vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lập 2 bảng kê sau: + Bảng kê những tài liệu chủ yếu của cơ quan (đơn vị hình thành phông) cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. + Bảng kê những tài liệu không còn giá trị sử dụng và tài liệu không thuộc phông. - Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu: + Lập bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu: Nếu điều kiện thực tế chi phép, có thể tổ chức chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ cơ quan hoặc một phông lưu trữ nào đó. Công tác chỉnh lý bắt đầu từ việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, bản hướng dẫn chỉnh lý (gồm phương án phân loại tài liệu, bảng kê các tài liệu chủ yếu cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, Bảng kê các tài liệu không còn giá trị và tài liệu không thuộc phông, hướng dẫn cách lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và hệ thống hóa tài liệu). + Triển khai công tác chỉnh lý theo bản hướng dẫn: căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu, dựa vào bản hướng dẫn chỉnh lý và vận dụng kiến thức đã học để làm tương đối thành thạo các khâu phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu. 11.3. Sinh viên nhận thức được những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong cách thức tổ chức công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan. Trên cơ sở đó, đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng hoạt động các công tác này của cơ quan. 11.4. Yêu cầu của báo cáo thực tập * Về nội dung Báo cáo thực tập thể hiện đầy đủ 3 nội dung cơ bản: Khảo sát được tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan; kết quả thực hành các nghiệp vụ cụ thể; những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong cách thức tổ chức công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nơi sinh viên thực tập. * Về cấu trúc, hình thức - Báo cáo thực tập được trình bày trên khổ giấy A4 (297mm x 210 mm) dài từ 30 đến 50 trang in vi tính hoặc đánh máy lên một mặt của tờ giấy. - Sử dụng phông chữ Time News Roman (Unicode), cỡ chữ 14, giãn dòng 1.5. - Canh lề văn bản: lề trên 2.5 cm, lề dưới 2.5 cm, lề trái 3 cm, lề phải 1.75 cm. - Tờ bìa; phiếu nhận xét quá trình thực tập; phiếu đánh giá kết quả thực tập; mục lục sách, tài liệu tham khảo được trình bày thống nhất theo mẫu của Khoa. - Nội dung báo cáo, tài liệu, hình vẽ, sơ đồ, bảng biểu minh họa được đánh số rõ ràng. Trong trường hợp chỉnh sửa, sinh viên phải in lại trang chỉnh sửa, không được bôi xóa hay sửa chữa bằng viết mực. - Phần nội dung của báo cáo thực tập được quy định trình bày như sau: 1. Tờ bìa chính - Làm bằng giấy màu dày như bìa sách, bìa tập. - Trình bày theo mẫu quy định của Khoa. 2. Tờ bìa phụ - In bằng giấy trắng A4 thông dụng. - Trình bày theo mẫu quy định của Khoa. 3. Mục lục của báo cáo - In bằng giấy A4 thông dụng. - Chi tiết mục đến 1.1.1.1. 4. Phiếu nhận xét quá trình thực tập của cơ quan, đơn vị nơi sinh viên thực tập - Các đánh giá, nhận xét của người đại diện đơn vị viết tay vào biểu mẫu của Khoa. - Có ghi chức vụ, họ tên, ký tên và đóng dấu phát hành của đơn vị. 5. Phiếu đánh giá kết quả thực tập - Ghi nhận xét của giáo viên được phân công hướng dẫn và chấm báo cáo thực tập. - Ghi số điểm thực tập mà sinh viên đạt được. 6. Bảng thống kê chữ viết tắt sử dụng trong báo cáo thực tập (nếu có) - In bằng giấy A4 thông dụng. - Chia làm 3 cột: số thứ tự, ký hiệu viết tắt, Nội dung viết tắt. 7. Lời nói đầu - Giới thiệu lý do, mục đích viết báo cáo. - Giới thiệu cơ quan sinh viên thực tập. - Giới thiệu tổng quát các công việc đã làm trong thời gian thực tập. - Bố cục của báo cáo. - Dài từ 1 đến 2 trang. 8. Phần nội dung Trình bày đầy đủ 3 nội dung cơ bản của báo cáo thực tập. Chương 1. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan Chương 2. Kết quả thực hành các nghiệp vụ Chương 3. Nhận xét và kiến nghị 9. Phần kết luận - Đánh giá tổng quan về thực trạng tổ chức công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan; kết quả thực hành các nghiệp vụ của sinh viên, một số kiến nghị tiêu biểu. - Dài từ 1 đến 2 trang. 10. Phụ lục - Các bảng biểu, sơ đồ minh họa, biểu mẫu, hình vẽ, bảng liệt kê không tiện trình bày ở phần nội dung của báo cáo. - Sinh viên phải trình bày được tối thiểu 8 loại phụ lục sau: Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan. Phụ lục 2: Sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan – hiện trạng và mô hình tối ưu do sinh viên giới thiệu. Phụ lục 3: Một số dự thảo văn bản do sinh viên soạn thảo trong thời gian thực tập tại cơ quan. Phụ lục 4: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông do sinh viên biên soạn. Phụ lục 5: Phương án phân loại chi tiết phông lưu trữ của cơ quan do sinh viên biên soạn. Phụ lục 6: Bảng kê những tài liệu chủ yếu của cơ quan hoặc một phông của cơ quan cần được bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Phụ lục 7: Bảng kê những tài liệu không còn giá trị sử dụng và tài liệu không thuộc phông. Phụ lục 8: Mục lục hồ sơ do sinh viên trực tiếp lập trong thời gian thực tập. 11. Tài liệu tham khảo - Trình bày thống nhất theo quy định: Đối với sách: Tác giả tài liệu, tên tài liệu, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang. Đối với báo, tạp chí: Tên bài báo, tên báo/ tạp chí, số và năm phát hành, trang. - Xếp theo thứ tự A, B, C của tên tác giả. Trong trường hợp không có tác giả thì xếp theo chữ cái đầu của tên tài liệu.