Bài giảng Quản lý dự án - Chương X: Quản lý tích hợp

Quản lý tích hợp Chương X Nội dung 1. Quản lý tích hợp 2. Phát triển một tuyên bố dự án 3. Phát triển kế hoạch dự án 4. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án 5. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án 6. Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp 7. Kết thúc một dự án 8. Các sai lầm cổ điển QLDA 2 1. Quản lý tích hợp  Liên quan đến việc phối hợp tất cả các vùng kiến thức khác nhau về quản lý dự án trong suốt chu kỳ dự án.  Việc tích hợp này nhằm bảo đảm tất cả các thành phần của dự án đều xuất hiện đúng lúc để hoàn tất dự án một cách thành công. QLDA 3 Nền tảng của Quản lý tích hợp Dự án  Quản lý Tích hợp Dự án là yếu tố chính để dẫn đến thành công của cả dự án.  Phải có người chịu trách nhiệm điều phối tất cả mọi người, kế hoạch, công việc để hoàn tất dự án.  Phải có người tập trung vào toàn cảnh dự án và hướng dẫn cả đội dự án để hoàn tất cả dự án đó.  Phải có người có những quyết định cuối cùng khi có mâu thuẫn giữa mục tiêu dự án và những người có liên quan.  Phải có người trao đổi thông tin với ban lãnh đạo  Người đó chính là PM và phương tiện để hoàn tất tất cả nhiệm vụ trên chính là Quản lý Tích hợp Dự án QLDA 4 Nguyên lý W5HH Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996. 1. Why is the system being developed ? 2. What will be done ? 3. When ? 4. Who is responsible for a function ? 5. Where are they organizationally located ? 6. How will the job be done technically and manegerially ? 7. How much of each resource is needed? QLDA 5 Quản lý tích hợp QLDA 6 Cấu trúc tổng thể QLDA 7 Công cụ chọn dự án  Phân tích NPV (Net present value): Giá trị hiện tại tinh, tính lời lỗ qui đổi theo thời điểm hiện tại  ROI (Return on investment) = (total discounted benefits - total discounted costs) / discounted costs: Kết quả thu được nhờ đầu tư.  Thời gian hoàn vốn (Payback period).  Mô hình tính điểm có trọng số (Weighted Scoring Model) QLDA 8 Figure 4-4. Net Present Value Example 9 JWD Consulting NPV Example Note: See the template called business_case_financials.xls 10 Payback Period 11 Weighted Scoring Model 12 Quy trình quản lý tích hợp 1. Phát triển một tuyên bố dự án 2. Phát triển kế hoạch dự án 3. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án 4. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án 5. Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp 6. Kết thúc một dự án QLDA 13 Câu hỏi QLDA 14 QLDA 15 2. Phát triển một tuyên bố dự án QLDA 16 3. Phát triển kế hoạch dự án  Kế hoạch dự án là tài liệu dùng để điều phối tất cả các tài liệu về hoạt động của dự án.  Mục đích chính là hướng dẫn thực thi dự án.  Kế hoạch dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự án và đánh giá tình trạng dự án.  Cần phải đo lường việc thực hiện dự án so với kế hoạch. QLDA 17 Các thuộc tính của kế hoạch dự án  Kế hoạch dự án mang tính độc đáo.  Kế hoạch phải có tính động.  Kế hoạch phải mềm dẽo.  Kế hoạch phải được cập nhật khi có thay đổi.  Kế hoạch phải đóng vai trò hướng dẫn thực thi dự án. QLDA 18 Các mục chung của kế hoạch dự án  Tổng quan về dự án.  Mô tả về cách tổ chức dự án.  Các qui trình quản lý và kỹ thuật dùng trong dự án.  Thông tin về các việc phải làm, lịch biểu, và ngân sách. QLDA 19 Software Project Management Plan(SPMP) QLDA 20 4.Chỉ đạo và quản lý công việc dự án  Chỉ đạo và quản lý các công việc mô tả trong kế hoạch dự án.  Hầu hết thời gian và tiền bạc được dùng trong quá trình thực thi dự án.  Lãnh vực ứng dụng của dự án tác động đến việc thực thi dự án vì sản phẩm của dự án được tạo ra trong quá trình này. QLDA 21 Các công cụ và kỹ thuật  Ý kiến chuyên gia  Họp: các buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin về dự án  Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý các dự án QLDA 22 5. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án  Thay đổi là không thể tránh khỏi trên hầu hết các dự án, vì vậy điều quan trọng là cần phát triển và thực hiện theo một quy trình theo dõi và kiểm soát các thay đổi  Việc giám sát dự án bao gồm việc thu thập, đo lường, và phổ biến thông tin thực hiện  Một cơ sở (base line) là kế hoạch quản lý dự án đã được phê duyệt cộng với những thay đổi đã được chấp thuận QLDA 23 6. Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp  Thi hành kiểm soát thay đổi tích hợp gồm nhận diện, đánh giá, và quản lý những thay đổi trong suốt chu trình sống của dự án (Ghi chú: Sách PMBOK 1996 gọi qui trình này là “kiểm soát thay đổi tổng thể”).  Ba mục tiêu của kiểm soát thay đổi: . Tác động đến các yếu tố tạo ra sự thay đổi để bảođảm có lợi. . Xác định những thay đổi đã xảy ra. . Quản lý những thay đổi thực tế khi xảy ra. QLDA 24 Kiểm soát thay đổi đối với các dự án CNTT  Cách nhìn trước đây: Nhóm dự án cần nỗ lực làm đúng theo kế hoạch, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.  Vấn đề: các bên tham gia hiếm khi đồng ý ngay từ đầu về phạm vi của dự án, thời gian và chi phí dự án thường ước lượng không chính xác.  Cách nhìn hiện đại: Quản lý Dự án là một quá trình giao tiếp và thỏa thuận liên tục.  Giải pháp: Các thay đổi thường có lợi, và nhóm dự án cần lập kế hoạch cho điều này. QLDA 25 Hệ thống kiểm soát thay đổi  Một qui trình mang tính chính thức mô tả các tài liệu dự án có thể được thay đổi khi nào và như thế nào.  Mô tả ai được phép thay đổi và thay đổi như thế nào.  Thường bao gồm Hội đồng kiểm soát thay đổi (CCB = Change Controlling Board), Quản lý cấu hình, và một qui trình truyền thông cho các thay đổi QLDA 26 Hội đồng kiểm soát thay đổi  Một nhóm người chịu trách nhiệm về phê duyệt hoặc từ chối thay đổi của dự án.  CCB cung cấp những hướng dẫn để chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá yêu cầu thay đổi, và quản lý việc thực hiện những thay đổi được duyệt.  Gồm các bên liên quan của toàn công ty. QLDA 27 Thay đổi kịp thời  Một số thành viên CCB chỉ thỉnh thoảng mới gặp nhau, vì thế những thay đổi có thể diễn ra quá lâu.  Một số công ty có chính sách cho các thay đổi nhạy cảm về thời gian. . “Chính sách 48-giờ” cho phép các thành viên nhóm dự án quyết định, sau đó họ có 48 giờ để chờ phê duyệt của lãnh đạo cấp cao. . Thay đổi nhanh nhất có thể được, nhưng phải thông báo cho mọi người. QLDA 28 Quản lý cấu hình  Bảo đảm sản phẩm và mô tả về sản phẩm là đúng và đầy đủ.  Tập trung vào quản lý công nghệ bằng cách xác định và kiểm soát các đặc trưng chức năng và vật lý của sản phẩm.  Các chuyên gia Quản lý cấu hình xác định và viết tài liệu về các yêu cầu cấu hình, kiểm soát thay đổi, lưu và báo cáo các thay đổi, và kiểm tra sản phẩm xem có phù hợp với yêu cầu hay không. QLDA 29 Đề nghị cho Kiểm soát thay đổi tích hợp  Xem quản lý dự án như một quá trình truyền thông và thương lượng liên tục.  Kế hoạch cho thay đổi.  Thiết lập hệ thống kiểm soát biến đổi chính qui có một ban kiểm soát sự thay đổi.  Sử dụng cách thức quản lý cấu hình tốt.  Xác định những thủ tục cho việc thực hiện những quyết định hợp thời cho những thay đổi nhỏ hơn.  Dùng những báo cáo thực thi bằng lời hay văn bản để xác định và quản lý thay đổi.  Dùng chương trình quản lý dự án và các phần mềm khác để giúp cho việc quản lý và thông tin những thay đổi. QLDA 30 7. Kết thúc một dự án  Kết thúc một dự án bạn phải hoàn tất tất cả các hoạt động và chuyển giao các công việc hoàn thành cho những người thích hợp  Kết quả đầu ra chính bao gồm . Sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng . Cập nhật tài sản quá trình tổ chức QLDA 31 Kết thúc dự án QLDA 32 Phần mềm QLDA 33 8. Các sai lầm cổ điển  Liên quan đến con người  Liên quan đến quy trình  Liên quan đến sản phẩm  Liên quan đến kỹ thuật QLDA 34 Liên quan đến con người  Thiếu động lực  Nhân viên chưa trưởng thành  Không kiểm soát được vấn đề nhân viên  Anh hùng (Heroics) . Các công ty sẽ trở thành con tin của họ  Thêm người vào một dự án trễ  Ồn ào, đông đúc . 60% các nhà phát triển cảm thấy môi trường không đạt yêu cầu  Mối bất hòa giữa khách hàng và phát triển QLDA 35 ... Liên quan đến con người  Kỳ vọng không đúng  Chính sách không có tính vật chất  Mơ tưởng . McConnell: gây ra hầu hết các rắc rối trong phát triển phần mềm  Thiếu tài trợ dự án hiệu quả  Thiếu ràng buộc tài chánh (cổ phần) của các người liên quan (stakeholder)  Thiếu thông tin từ người dùng QLDA 36 Liên quan đến quy trình  Lịch biểu lạc quan . Đặt sức ép không cần thiết  Quản lý tài chánh không hiệu quả  Thát bại nhà thầu: Nếu mối quan hệ nhà thầu không được quản lý một cách cẩn thận, việc sử dụng các nhà thầu có thể làm chậm dự án xuống chứ không phải là tốc độ nó lên.  Kế hoạch không đầy đủ  Không thực hiện đúng kế hoạch . code-and-fix QLDA 37 Liên quan đến quy trình  Lãng phí thời gian trong "fuzzy front end“. "fuzzy front end” là thời điểm trước khi dự án bắt đầu, thời gian thường dùng cho quá trình phê duyệt và dự toán ngân sách  Cắt ngắn các hoạt động ban đầu . Chi phi nhiều hơn 10 to 100 . 5 giờ so với 50 giờ  Thiết kế không đầy đủ  Cắt ngắn hoạt động bảo đảm chất lượng . 1 ngày QA == 3 tới 10 ngày sau đó QLDA 38 Liên quan đến quy trình.  Kiểm soát quản lý không đủ . PM cần biết lân vết nhiều việc  Kết hợp quá sớm hoặc quá thường xuyên: một số dự án phát triển nhanh cố gắng để kêt hợp nhiều lần trước khi thành công . Mất thời gian  Bỏ qua công việc cần thiết cho việc ước tính . 20-30% của lịch biểu  Lập kế hoạch để theo kịp lịch biểu trễ  Lập trình mã giống như địa ngục (Code-like-hell programming) QLDA 39 Liên quan đến sản phẩm  Yêu cầu mạ vàng (Requirements gold-plating) . Thêm chức năng nhiều hơn nhu cầu  Phình tính năng (Feature creep) . 25% yêu cầu  Mạ vàng nhà phát triển (Developer gold-plating): Các nhà phát triển đang bị cuốn hút bởi công nghệ mới và thử tính năng mới của ngôn ngữ mà không nó yêu cầu trong sản phẩm của họ.  Thương lượng lôi kéo, thúc đẩy . Cộng tính năng, trượt lịch biểu  Phát triển hướng nghiên cứu: . Lịch trình phát triển phần mềm là hợp lý có thể dự đoán; lịch trình nghiên cứu phần mềm thậm chí không thể đoán trước được về mặt lý thuyết. QLDA 40 Liên quan đến kỹ thuật  Hội chứng viên đạn bạc (Silver-bullet): xảy ra bất cứ khi nào người quản lý hoặc các nhà phát triển mong đợi công cụ hoặc phương pháp mới giải quyết tất cả vấn đề năng suất.  Việc tiết kiệm được ước lượng quá cao từ các công cụ và phương pháp mới  Thay đổi công cụ giữa dự án  Thiếu kiểm soát mã nguồn tự động QLDA 41 Câu hỏi QLDA 42