Bài giảng Kết thúc dự án project terminaton

CHÖÔNG 7: KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN PROJECT TERMINATON 1 TOÅNG QUAN • Keát thuùc döï aùn laø thôøi ñieåm quan troïng trong quaù trình quaûn lyù döï aùn: khôûi ñaàu - toå chöùc- hoaïch ñònh- thöïc hieän &ø giaùm saùt döï aùn • Khoù khaên: döï aùn ñaõ trieån khai & xaây döïng ñöôïc thò tröôøng - khaùch haøng; caùc nhaø thaàu & caùn boä döï aùn ñaõ thaønh ngöôøi coù kinh nghieäm & gaén boù döï aùn Î taâm lyù lo laéng • Vieäc keát thuùc döï aùn coù aûnh höôûng tình caûm saâu saéc ñeán caùc nhoùm lieân quan (stakeholders): Ngöôøi söû duïng cuoái cuøng, khaùch haøng, thaønh vieân nhoùm döï aùn, nhaø saûn xuaát, nhaø tö vaán & baûo trì 2 TOÅNG QUAN (tt) • Caùc thaønh vieân DA coù xu höôùng keùo daøi döï aùn Î chaäm treå & taïo caêng thaúng khoâng caàn thieát vaø toán tieàn. Ñeå tieát kieäm thôøi gian & chi phí Î phaûi coù keá hoaïch &ø thöïc hieän vieäc keát thuùc DA moät caùch thuaän lôïi • Keát thuùc döï aùn sôùm chæ khi khaû naêng thaønh coâng laø quaù thaáp Î khoâng neân ñaàu tö theâm cho döï aùn • VÌ SAO CAÀN KEÁT THUÙC DA? PM caàn phaùt trieån kyõ naêng quaûn lyù DA Î kyõ thuaät, kinh nghieäm trong DA caàn ñöôïc phaân tích ñeå caûi tieán trong caùc DA khaùc trong töông lai 3 TOÅNG QUAN (tt) • Quaûn lyù quaù trình keát thuùc döï aùn: phaûi giaûi quyeát 2 vaán ñeà chính sau : ƒ WHEN? Khi naøo thöïc hieän vieäc keát thuùc DA? khi muïc tieâu cuûa döï aùn ñöôïc hoaøn thaønh ƒ HOW? Caùch tieán haønh: Boá trí laïi vaät tö, thieát bò, nhaân söï döï aùn vaø caùc nguoàn löïc khaùc... • 4 TOÅNG QUAN (tt) ° Coù döï aùn keát thuùc tröôùc do ñieàu kieän moâi tröôøng thay ñoåi, chi phí thöïc teá quaù cao, khoù khaên coâng ngheä ° PM phaûi coù kyõ naêng laõnh ñaïo toát giaûm möùc ñoä lo laéng cuûa caùc thaønh vieân trong cuõng nhö ngoaøi DA baèng caùch hoaïch ñònh vaø thöïc hieän keát thuùc döï aùn moät caùch kyõ löôõng ° Giaûi quyeát vaán ñeà nheï nhaøng, khoâng gaây phieàn phöùc & ñoái ñaàu trong döï aùn vaø caùc ñoái taùc khaùc 5 THÔØI ÑIEÅM KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (When to terminnate a project) ° Moät döï aùn thaønh coâng: khi ñaït caùc muïc tieâu DA Î khoù khaên laø raát khoù ñaùnh giaù möùc ñoä thaønh coâng hay thaát baïi cuûa döï aùn DA taïi moät thôøi ñieåm ° Thoùi quen cuûa nhaø quaûn lyù: laøm chaäm quaù trình keát thuùc ñeán khi coù keát quaû roõ raøng hôn Î "wait & see" laøm chi phí DA gia taêng. ° Nhaø quaûn lyù caàn moät phöông phaùp luaän ñeå coù ñöôïc quyeát ñònh thôøi ñieåm keát thuùc döï aùn (caùc caâu hoûi gôïi yù) 6 THÔØI ÑIEÅM KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (tt) 1. Muïc tieâu doanh nghieäp coù thay ñoåi coù laøm cho muïc tieâu DA ban ñaàu thay ñoåi ? 2. BGÑ coøn tieáp tuïc hoå trôï DA khoâng? 3. Ngaân saùch cuûa DA coù phuø hôïp vôùi ngaân saùch coâng ty khoâng? 4. Caùc ruûi ro veà tieán ñoä, chi phí &ø coâng ngheä coù chaáp nhaän ñöôïc khoâng? 5. DA coøn tieáp tuïc ñoåi môùi khoâng? Coù theå ñaït cuøng caùc keát quaû vôùi coâng ngheä hieän taïi nhanh hôn &ø chi phí thaáp hôn maø khoâng keát thuùc DA? 7 THÔØI ÑIEÅM KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (tt) 6. Nhueä khí cuûa nhoùm DA nhö theá naøo? Nhoùm coù theå keát thuùc DA moät caùch thaønh coâng khoâng? 7. DA vaãn coøn khaû naêng sinh laõi &ø chi phí coøn hieäu quaû? 8. Döï aùn coù theå hôïp nhaát vaøo caùc ñôn vò chöùc naêng cuûa coâng ty khoâng? 9. Vieäc thay ñoåi coâng ngheä & moâi tröôøng coù laøm döï aùn trôû neân laïc haäu khoâng? 10. Coù nhöõng cô hoäi söû duïng caùc nguoàn löïc beân ngoaøi khaùc? 8 Ñaùnh giaù döï aùn caàn phaûi ñeà caäp nhöõng vaán ñeà sau ° Tính kinh teá (Economic evaluation): Vôùi chi phí cho caùc hoaït ñoäng hieän taïi Î DA coù neân tieáp tuïc nöõa khoâng? ° Chi phí döï aùn & ñaùnh giaù tieán ñoä (project costs & schedule evaluation): vôùi chi phí thöïc teá, keá hoaïch & caùc döï baùo xu höôùng Î DA coù caàn phaûi döøng laïi khoâng? ° Muïc tieâu quaûn lyù (mamagement objectives): döï aùn coù theo ñuùng höôùng & phuïc vuï caùc muïc tieâu ñeà ra khoâng? 9 Ñaùnh giaù döï aùn caàn phaûi ñeà caäp nhöõng vaán ñeà sau (tt) ° Quan heä khaùch haøng & uy tín (customer relations & reputation): Neáu keát thuùc döï aùn sôùm Î coù aûnh höôûng ñeán quan heä vôùi khaùch haøng hay uy tín cuûa DN khoâng? ° Caùc quan taâm veà hôïp ñoàng vaø ñaïo ñöùc (Contractual & ethical considerations): Döï aùn keát thuùc coù ñuùng theo vaên baûn hôïp ñoàng & coù phaïm noäi qui ñeà ra khoâng? 10 Yeáu toá ñònh tính vaø ñònh löôïng aûnh höôûng leân coâng ty Caùc yeáu toá ñònh löôïng (quantitative factors) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Xaùc suaát thaønh coâng trong kinh doanh Tæ leä taêng tröôûng haøng naêm Nhu caàu veà voán Vieäc söû duïng döï aùn Möùc quay voøng voán Caùc chi phí haøng naêm Xaùc suaát thaønh coâng veà maëêt kyõ thuaät 11 Yeáu toá ñònh tính vaø ñònh löôïng aûnh höôûng leân coâng ty (tt) Caùc yeáu toá ñònh tính (qualitative factors) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Möùc ñoä chaáp nhaän cuûa khaùch haøng vôùi keát quaû DA Khaû naêng raøng buoäc cuûa chính phuû Khaû naêng ñaùp öùng ñeå keát thuùc toát DA Möùc ñoä saùng taïo Möùc ñoä lieân heä vôùi caùc DA ñang tieán haønh khaùc Möùc ñoä hoå trôï cuûa caùc nhaø quaûn lyù caáp cao Möùc ñoä hoå trôï quaûn lyù R&D Möùc ñoä tham gia ngöôøi laõnh ñaïo DA Söï hieän dieän caùc nhaân söï coù ñuû aûnh höôûng ñeå duy trì döï aùn tieáp tuïc 12 10 lyù do chính cuûa 39 döï aùn bò keát thuùc sôùm Veà kyõ thuaät thuaät hay thöông maïi 2. Caùc kyõ naêng R&D khoâng theå giaûi quyeát caùc vaán ñeà kyõ thuaät saûn xuaát 3.Nhaân löïc hay voán cuûa R&D caàn thieát cho caùc döï aùn ñöôïc öu tieân cao Veà kinh teá 4. Laõi ñaàu tö thaáp 5. Chi phí phaùt trieån saûn phaåm cao Veà thò tröôøng 6. Thò tröôøng tieåm aån thaáp 7. Vieäc thay ñoåi caùc yeáu toá caïnh tranh hay caùc nhu caàu cuûa thò tröôøng Caùc maët khaùc 8. Toán quaù nhieàu thôøi gian ñeå ñaït caùc keát quaû kinh doanh 9. Caùc aûnh höôûng tieâu cöïc leân caùc DA hay saûn phaåm khaùc 10. Caùc vaán ñeà veà baèng saùng cheá Caùc yeáu toá 1. Xaùc suaát thaáp veà vieäc ñaït caùc muïc tieâu kyõ Taàn soá baùo caùo 34 11 10 23 18 16 10 6 3 1 YÙ nghóa quaù trình ñaùnh giaù ° ° ° ° Xaùc ñònh quaù trình toå chöùc & quaûn lyù phuø hôïp hôn Xaùc ñònh maët maïnh & maët yeáu treân caùc laõnh vöïc nhaân söï, quaûn lyù &ø heä thoáng ra quyeát ñònh cuûa DA. Xaùc ñònh caùc yeáu toá ruûi ro coù theå xaûy ra Taêng cöôøng hieåu bieát veà giaù trò & taàm quan troïng cuûa döï aùn ñoái vôùi DN 14 Quaù trình trieån khai vieäc keát thuùc döï aùn Keát thuùc döï aùn Toå chöùc Taøi chính Mua saém Coâng tröôøng Hoïp keát thuùc Keá hoaïch boá trí laïi Baùo caùo nhaân söï Taøi lieäu theo qui ñònh Khai baùo nhaø cung caáp chi traû cuoái cuøng Tieán haønh Kieåm toaùn Thu caùc khoaûn phaûi thu Baùo caùo cuoái cuøng Thu doïn phöông tieän Nhöôïng laïi vaät tö thieát bò LAÄP KEÁ HOAÏCH KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (Planning for project termination) Khi quyeát ñònh keát thuùc döï aùn, caùc coâng vieäc sau ñaây caàn ñöôïc tieán haønh: ° Xaùc ñònh caùc coät moác thôøi gian cho quaù trình keát thuùc ° Xaây döïng keá hoaïch chi phí & phaân boå ngaân saùch ° Xaùc ñònh caùc moác ñeå chuyeån giao coâng vieäc ° Xaùc ñònh caáu truùc toå chöùc mong muoán & ñoäi nguõ coâng nhaân sau khi keát thuùc döï aùn 16 Danh saùch caùc coâng vieäc khi keát thuùc DA Checklist of project termination (11) 1) Vaên phoøng döï aùn & nhoùm döï aùn (project office & project team organization) ° Toå chöùc buoåi hoïp toång keát DA ° Giaûi taùn vaø phaân boå laïi nguoàn nhaân löïc ° Tieán haønh caùc coâng vieäc nhaân söï caàn thieát ° Tieán haønh ñaùnh giaù hoaït ñoäng cuûa töøng thaønh vieân DA 2) Caùc höôùng daãn & caùc thuû tuïc (instructions and procedures) ° Keát thuùc hoaït ñoäng vaên phoøng vaø nhoùm DA ° Khoaù soå caùc ñôn ñaët haøng & caùc hôïp ñoàng. ° Keát thuùc caùc quaù trình baùo caùo ° Chuaån bò baùo caùo cuoái cuøng ° Saép xeáp vaø hoaøn taát hoà sô DA 17 Danh saùch caùc coâng vieäc (tt) • 3)Taøi chính (financial) °Khoaù soå caùc baùo caùo & soå saùch taøi chính °Kieåm toaùn caùc chi phí cuoái cuøng °Chuaån bò baùo caùo taøi chính cuoái cuøng °Kieåm tra toaøn boä caùc khoaûn phaûi thu • 4) Xaùc ñònh döï aùn (project definition) °Laäp hoà sô veà phaïm vi hoaït ñoäng cuûa DA °Chuaån bò sô ñoà taùch nhoû coâng vieäc sau cuøng cuûa DA & ñöa vaøo hoà sô DA 18 Danh saùch caùc coâng vieäc (tt) • 5) Keá hoaïch, ngaân saùch, tieán ñoä • (Plans, budgets, and schedules) ° Laäp hoà sô cuûa taát caû ngaøy giao haøng ° Laäp hoà sô taát caû coâng vieäc & nhieäm vuï hoaøn thaønh ° Chuaån bò baùo caùo hieän traïng & nhieäm vuï toàn ñoïng cuûa DA • 6) Ñaùnh giaù vaø kieåm tra döï aùn • (Project evaluation & control) ° Ñaûm baûo hoaøn thaønh taát caû caùc coâng vieäc ° Chuaån bò baûn baùo caùo ñaùnh giaù sau cuøng ° Tieán haønh buoåi hoïp toång duyeät cuoái cuøng ° Keát thuùc caùc quaù trình baùo caùo tieán ñoä, nhaân löïc vaø taøi chính 19 Danh saùch caùc coâng vieäc (tt) • 7) Quaûn lyù vaø baùo caùo khaùch haøng • (management & customer reporting) ° Noäp baùo caùo cuoái cuøng cho khaùch haøng ° Noäp baùo caùo cuoái cuøng cho Ban Quaûn lyù • 8) Quaûn lyù hôïp ñoàng vaø tieáp thò • (marketing and contract administration) ° Söu taäp taát caû caùc hôïp ñoàng ° Kieåm tra vaø laäp hoà sô lieân quan ñeán caùc ñieàu kieän hôïp ñoàng ° Thoâng baùo chính thöùc cho khaùch haøng vieäc keát thuùc hôïp ñoàng ° Saün saøng giuùp khaùch haøng khi coù vöôùng maéc ° Chuaån bò thoâng baùo cho caùc cô quan haønh chaùnh veà vieäc keát thuùc döï aùn 20 Danh saùch caùc coâng vieäc (tt) • • • • • • 9) Môû roäng döï aùn - Phaùt trieån coâng vieäc môùi (extension - new business) ° Laäp hoà sô veà nhöõng khaû naêng & cô hoäi môùi cho vieäc tieáp tuïc DA & coâng vieäc môùi. ° Tìm söï uûng hoä ñeå môû roäng DA 10) Laäp hoà sô kyõ thuaät (engineering documentation) ° Bieân soaïn vaø löu tröû taát caû caùc hoà sô kyõ thuaät ° Chuaån bò baûn baùo caùo kyõ thuaät cuoái cuøng 11) Caùc hoaït ñoäng taïi hieän tröôøng (Site Operations) ° Ñoùng taát caû caùc cô sôû hoaït ñoäng ° Caát giöû caùc thieát bò vaø vaät tö 21 Caùc vaán ñeà khaùc °Khi keát thuùc döï aùn, coù nhöõng vaán ñeà aûnh höôûng tình caûm thaønh vieân: ƒ Coù keá hoaïch cho caù nhaân sau khi keát thuùc döï aùn ƒ Vò trí trong töông lai ôû DN ƒ Döï kieán coâng vieäc môùi °PM chuù yù & giaûi quyeát kheùo Î giuùp caùc thaønh vieân giaûm noåi lo aâu & buoàn phieàn 22 THÖÏC HIEÄN KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (Implementing project termination) °Khi Ban giaùm ñoác quyeát ñònh keát thuùc döï aùn Î ñeà cöû ngöôøi ñaûm traùch vieäc keát thuùc döï aùn °Deå tìm thaáy : PM. Tuy nhieân taâm lyù & caùc aûnh höôûng xaõ hoäi khaùc coù theå laøm coâng vieäc khoâng hoaøn toaøn thuaän lôïi °Ngöôøi khoâng naém roõ veà DA nhöng laïi ñöôïc ñaøo taïo kyõ vaø coù nhieàu kinh nghieäm veà thöïc hieän keát thuùc DA 23 THÖÏC HIEÄN KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (Implementing project termination) ° Yeáu toá xem xeùt: ƒ Döï aùn ñaõ ñaït söù maïng ñeà ra chöa ? ƒ PM coù ñöôïc ñeà cöû tieáp tuïc phuï traùch caùc döï aùn khaùc khoâng? Neáu coù, khi naøo coâng vieäâc baét ñaàu? ƒ Khaùch haøng coù haøi loøng vôùi keát quaû döï aùn khoâng ? ƒ Coù 1 thaønh vieân naøo nhieàu kinh nghieäm trong vieäc keát thuùc döï aùn khoâng? ƒ Neáu döï aùn hoaøn thaønh toát + khaùch haøng haøi loøng + PM bieát roõ coâng vieäc tieáp theo Î PM neân hoaøn thaønh noát giai ñoaïn ñaùnh giaù vaø keát thuùc 24 THÖÏC HIEÄN KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (Implementing project termination) ° Quaù trình thöïc hieän: ƒ Thoâng baùo quyeát ñònh keát thuùc cho caùc thaønh vieân & caùc nhoùm tham gia ƒ Tieáp xuùc caùc thaønh vieân, ñònh höôùng caùc coâng vieäc töông lai Î giaûm lo aâu, baát oån ñònh ƒ Giaûm vaø khoaù soå söû duïng caùc nguoàn löïc, chuaån bò keá hoaïch chuyeån giao taát caû caùc nguoàn löïc, nhaân söï cho caùc coâng vieäc keá tieáp ° Trong suoát quaù trình keát thuùc döï aùn Î Chuù yù ñeán caùc vaán ñeà nhaïy caûm cuûa quan heä giöõa con ngöôøi &ø con ngöôøi 25 BAÙO CAÙO CUOÁI CUØNG (Final report) °Baùo caùo cuoái cuøng laø keát quaû caàn thieát cuûa döï aùn & ñeå tieáp tuïc caùc coâng vieäc khaùc °Baùo caùo cuoái cuøng ñeà caäp: ° Söù maïng döï aùn ° Chi tieát keá hoaïch thöïc hieän caùc nhieäm vuï ñeà ra ° Phaân tích thaønh coâng & thaát baïi trong töøng chu kyø cuûa döï aùn ° So saùnh keát quaû thöïc teá vôùi muïc tieâu vaø söù maïng ñeà ra Î chæ ra caùc sai leäch & giaûi thích nguyeân nhaân °Noäp baùo caùo cho Ban Giaùm Ñoác 26 Caùc daïng baùo caùo 1. Theo maãu taùch nhoû coâng vieäc (WBS): PM thu thaäp thoâng tin ñoái vôùi nhoùm coâng vieäc ñaõ thöïc hieän 2. Theo maãu taùch nhoû chi phí (CBS): Löu tröû thoâng tin veà chi phí vaøo töøng nhoùm Î giuùp PM deã coù nhöõng döï tính veà chi phí caùc coâng vieäc keá tieáp 3. Theo maãu caùc coâng vieäc, giaáy tôø vaø thuû tuïc (SOW): giuùp deå daøng thaønh laäp hoà sô hay ñeà nghò duyeät döï aùn cho caùc laàn sau 27 KEÁT LUAÄN • Moät baùo caùo keát thuùc döï aùn toát seõ giuùp doanh nghieäp coù theå hoïc taäp & ruùt kinh nghieäm qua moãi laàn thöïc hieän döï aùn 28