Kỹ năng soạn thảo văn bản

CHÀO MỪNG CÁC BẠN THAM DỰ KHÓA KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢNMỤC TIÊU KHÓA HỌCPHÂN BIỆT CÁC LOẠI VĂN BẢNNGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢNKỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY.Nguyên tắc lớp họcCùng chia sẻ.Làm việc tích cực.Không chỉ trích, phê phán.VĂN BẢN LÀ GÌCÁC LOẠI VĂN BẢNVĂN BẢN PHÁP QUYVĂN BẢN HÀNH CHÍNHCÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNHCông văn, thông báoBáo cáoBiên bản QUY ĐỊNH TRÌNH BÀY VĂN BẢN THỂ THỨC VĂN BẢNKỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN NỘI DUNG VĂN BẢN.THỂ THỨC VĂN BẢN Tập hợp các cấu thành phần văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản được nhà nước quy định ( thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢNKhổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác do TCT hoặc NIAGS quy địnhNỘI DUNG VĂN BẢNTrả lời câu hỏi:Văn bản viết nội dung gì? (WHAT)Văn bản viết cho ai (WHO)Văn bản viết như thế nào ( HOW)KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢNSOẠN THẢO CÔNG VĂNDÙNG CÔNG VĂN KHI NÀO?Giao dịch/trao đổi thông tinHướng dẫn thực hiện, trả lờiĐôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhiệm vụĐề nghị, trình một kế hoạch lên cấp trênPHÂN LOẠI CÔNG VĂNPhúc đápĐôn đốc, nhắc nhởĐề nghịBỐ CỤC CÔNG VĂNQuốc hiệuĐịa danh, ngày, tháng, nămTên cơ quanSố và ký hiệuTrích yếu công vănNội dung (*)Nơi nhận, chữ ký và con dấuNỘI DUNG CÔNG VĂNPhần mở đầu Phần nội dungPhần kết luậnPHẦN MỞ ĐẦU CỦA CÔNG VĂN Nêu lý do tại sao viết công văn.Tuỳ theo nội dung công văn mà có cách đặt vấn đề khác nhau. NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN Trình bày vấn đề chính.Nên sắp xếp hợp lý, vấn đề nào cần nêu trước, vấn đề gì cần nêu sauCần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác yêu cầu để đạt mục tiêu chung của công văn.Sử dụng văn phong hành chính.Yêu cầu đối với từng loại công vănTrả lời: Dứt khoát, dễ hiểu, nói rõ quan điểm trong việc giải quyết vấn đề đó.Giải thích: Phải khách quan, cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện.Từ chối: Phải lịch sự.Đề xuất: Phải logic, lập luận chặt chẽ, xác đáng.Nhắc nhở: Phải nghiêm khắc, tế nhịTiếp thu phê bình: Phải mềm mỏng, khiêm tốn.Phần kết luận của công vănViết ngắn gọn và phải xác định được trách nhiệm thực hiện, đưa ra yêu cầu hoặc kết luận vấn đề.Viết lời trân trọng kính chào hoặc cảm ơn trước khi kết thúc.SOẠN THẢO THÔNG BÁOĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG BÁO Thông báo là văn bản hành chính thông thường không mang tính chất quy phạm. Được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một thông tin , một sự việc cho cơ quan, đơn vị, cá nhân biết.MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG – VĂN PHONGMục đích: Thông báo một quyết định, một tin tức, một sự việc cho cơ quan, đơn vị, cá nhân.Nội dung: Giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo.Văn phong: Ngắn gọn, dễ hiệu, đủ lượng thông tin cần thiếtVí dụ về một mẫu thông báoSOẠN THẢO BÁO CÁOBáo cáo là gì?Là loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đã đạt được trong hoạt động cuả một cơ quan, một tổ chức nhằm cung cấp thông tin, tình hình và kết quả thực hiện.Mục đích của báo cáoĐánh giá thực tế tình hình quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để ra quyết định quản lýMô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra.Đặc điểm của báo cáoCó thể viết định kỳ nhưng cũng có thể viết theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Thông qua báo cáo cơ quan cấp trên kiểm tra hoạt động của cơ quan cấp dưới;Sử dụng những sự việc, sự kiện với tất cả nhưng con số thống kê chính xác.Sự kiện sắp xếp theo một trật tự logic nhất định, làm cho người nhận báo cáo đánh giá đúng thực trạng của vấn đề, sự việc, sự kiện.CÁC LOẠI BÁO CÁO Thường kỳ Bất thường Sơ kết/tổng kết Chuyên đềCách viết báo cáoTuỳ theo mỗi loại báo cáo để xây dựng bố cục thích hợp.Trước khi viết báo cáo phải xác định yêu cầu của báo cáo hoặc có thể căn cứ vào mục đích, yêu cầu qui định của cấp trên.Nội dung báo cáoNêu tình hình công việc hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế.Phân tích/đánh giá kết quả, tình hình: Xác định tồn tại, nguyên nhân cần tiếp tục giải quyếtNêu những phương pháp, cách giải quyết vấn đề hoặc kiến nghị (nếu có)Bài tập về nhà Anh/chị hãy viết một bản báo cáo về tình hình hoạt động trong tuần/tháng làm việc của đơn vị nơi anh/chị đang làm việc.Soạn thảo/viết biên bảnĐặc điểm biên bảnGhi chép lại những sự việc đã, đang xảy ra trong hoạt động của tổ chứcđược lưu lại để chứng minh hoặc sử dụng khi cần thiết hoặc làm cơ sở cho một quyết định quản lýYêu cầu ghi chép biên bảnGhi chép toàn bộ các chi tiết cần thiết một cách trung thực, khách quan.Bố cục của biên bảnPhần mở đầuPhần tiến hành hội nghị/cuộc họpPhần ghi chép những sự việc kết thúc hội nghị/cuộc họpPhần mở đầuQuốc hiệuTên văn bảnGiờ, ngày, tháng, năm khai mạcĐịa điểmThành phần tham gia: + Số người có mặt + Số người vắng mắt (có thể ghi rõ lý do) + Đại biểu được mời (nếu có)Lý do hội nghị/cuộc họpChương trìnhChủ tọaThư kýPhần tiến hành hội nghị/cuộc họpBáo cáo (ghi tên người báo cáo)Thảo luận: Những vấn đề do chủ tọa nêuCác ý kiến thảo luậnÝ kiến kết luận của chủ tọaPhần ghi chép sự việc kết thúcTóm tắt báo cáo hoặc phát biểu của đại biểu.Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ toạ.Ngày, giờ bế mạc.Chữ ký của thư ký và chủ toạ.Mẫu biên bản hiện hành(tham khảo)Những lỗi thường gặp khi soan thảo văn bảnSai thể thức.Nội dung không rõ ý.Câu văn dài dòng, rườm rà.Người viết muốn diễn đạt theo suy luận của mình . Không theo logic của người đọc.Những lưu ý khi soạn thảo văn bản Chuẩn bị và lưu một số mẫu văn bản chuẩn hiện hành trong máy tính ( báo cáo, thông báo, biên bản). Nghiên cứu kỹ đối tượng, mục đích và nội dung của văn bản định trình bày. Làm dàn ý. Trả lời các câu hỏi: Viết cho ai? Để làm gi? Viết như thế nào? Người đọc có hiểu hay không?Dùng các câu văn ngắn gọn, đơn giản. Tránh dùng những câu dài dòng, nhiều vế, nhiều từ nối.Đọc kỹ lại văn bản sau khi đã làm xong. Kiểm tra lỗi chính tả, văn phong, nội dung, hình thức văn bản.Nhờ một người đọc lại xem văn bản đã rõ ý chưa?