Kĩ năng quản lý - Phần: Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năngQUẢN LÝ THỜI GIANTâm Việt Group**Quản lý thời gianGiá trị của thời gianCác thế hệ quản lý thời gianCông cụ quản lý thời gian*Giá trị của thời gianThời gian là tương đốiThời gian là tự doThời gian là nguồn lực không thể tái tạo*Thời gian là Vàng.Thời gian là cuộc sống.**70 TuổiX 365 Ngày 24 Giờ60 Phút36,792,000 Phút*70 TuổiX 365 Ngày 24 Giờ60 Phút60 Giây2,207,520,000 GiâyTa đi chợ, bạ gì mua nấy?*Cả đời làm việc tốtCuối đời thànhngười xấu*Hai cách tiếp cậnĐịnh hướng hoạt độngLàm bất cứ cái gì có thể hoặc đến với mìnhĐịnh hướng hiệu quảLàm những gì cần làm theo thứ tự quan trọng**Ai cũng có cùng một tài sản:1440 ph/ngàyViệc của bạn là in mệnh giá caocho lượng ph của bạnNguyên nhân lãng phí thời gianLàm việc không có kế hoạchCác mục đích không rõ ràngĐặt quá nhiều mục tiêuGiám sát quá chặt chẽLo lắng thái quá*Không lập kế hoạch làlập kế hoạch cho thất bại.Không lập kế hoạch sẽtrở thành nô lệ cho kế hoạch của người khác*Dở dang là dở hơiNửa vời là tàn đời*Muốn được nhiềuPhải bớt đi*Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả.*Nguyên nhân lãng phí thời gianCó quá nhiều công việc giấy tờTheo chủ nghĩa hoàn hảoVòng voSửa saiTrì hoãn công việc*CUU2*Cầu toànNgứa mắt*Muốn nhanhPhải chậm lại*Treo việc làTreo cổ*Không làm cũng đượcKhông làm.Không làm không đượcLàm ngay tức thì*Một chạm*Nguyên nhân lãng phí thời gian*Mất thời gian chờ đợiDự các cuộc họp vô bổNghỉ sớmTức giậnCó quá nhiều giao tiếp xã hộiKhông ai muốn chịu mất mát một mình, họ luôn kéo người khác cùng lãng phí thời gian.*Ta có đồng tình với những người móc ví của ta?*Hội chứng... vộiÝ tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gianDạo này anh bận, phải về muộnNgày mai nhé, mai.... lại maiTôi không có thời gian để làm hết mọi việcGiá 1 ngày có 25 tiếngGiá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy*Người cán bộ quan trọng!Bị nhấn chìm trong công việcDường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì đóVội chạy đến và rời cuộc họp không đúng giờNgỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ*Busy doing nothing*Bạn đến hay không thì máy bayvẫn cất cánh*Đổi mới tư duy:Khoảng  Điểm*Quản lý thời gianGiá trị của thời gianCác thế hệ quản lý thời gianCông cụ quản lý thời gian*Cả ngày thì mải đi chơiTối lặn mặt trời đổ thóc vào xayThói quen dùng thời gianLàm cái thích trước, cái không thích sauLàm cái biết cách làm trướcLàm cái dễ làm trướcLàm cái tốn nhiều thời gian trướcLàm cái mà nguồn lực sẵn có trước*Thói quen dùng thời gianPhản ứng lại yêu cầu của người khácLàm việc gấp trước việc quan trọngChờ đến hạn cuối cùng mới làmLàm việc nhỏ trước khi làm việc lớnCái gì đến trước làm trước*Quản lý thời gian – Thế hệ 1Cơ sở: Nhắc việcKhuynh hướng: Theo dòng chảySử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngàyKết quả:Không quên đầu việcDồn việc sang ngày hôm sauViệc quan trọng là những việc trước mắt*Quản lý thời gian – Thế hệ 2Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bịKhuynh hướng: Trù hoạch tương laiDùng công cụ hiện đại hơn để QL đầu việcKết quả:Không quên đầu việcCó thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việcViệc quan trọng là việc nằm trong lịch trình*Quản lý thời gian – Thế hệ 3Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hoá, kiểm soátKhuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiênDùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngàyKết quả:Việc ưu tiên về thời gian được thực hiệnLạm dụng chữ “Khẩn”Việc quan trọng xác định bởi giá trị và khẩn*Nhận xét 3 thế hệLàm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơnViệc quan trọng chưa được dành thời gianThế hệ thứ 4?*Hai thuộc tính của sự kiện:*Quan trọng & Khẩn cấpMa trận quản lý thời gian*IIIIIIIVKhẩn cấpKhông khẩn cấpKhôngquantrọngQuantrọngMa trận quản lý thời gian*IIIIIIIVKhẩn cấpKhông khẩn cấpKhôngquantrọngQuantrọngKhủng hoảngCác vấn đề cấp báchCác dự án đến hạnCông việc tồn đọngCác việc đột xuấtThư từ, e-mailHọp hànhCác vấn đề cấp báchCác công việc vô bổĐiện thoạiTán gẫuHoạt động “giải trí”Làm việc trong C/ lượcXây dựng quan hệTìm kiếm cơ hộiLập kế hoạch*IIIIIIIV Kết quả:- Căng thẳng (stress)- Kiệt sức- Luôn trong tình trạng khủng hoảng- Làm việc ngoài phạm vi chức năng*Việc gì cũng gấp thì hiệu quả thấpViệc gì cũng vội thì mất hết cơ hội**IIIIIIIVKết quả:- Tập trung vào ngắn hạn- Công việc vụn vặt- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch- Cảm giác là nạn nhân, thụ động- Quan hệ hời hợt*IIIIIIIVKết quả:- Vô trách nhiệm- Tách rời công việc- Phụ thuộc vào người khác*IIIKết quả:- Tầm nhìn, triển vọng- Cân bằng- Sống có kỷ luật- Chủ động- Ít khủng hoảngIIIIVMa trận quản lý thời gian*IIIIIIIVKhẩn cấpKhông khẩn cấpKhôngquantrọngQuantrọngLàm ngayGiao cho người khácChỉ làm nếu có thời gianLàm sau, nhưng kiên quyếtCó thể quản lý thời gian?*Quản lý thời gian là việc khóNhưng có thể nếu có quyết tâmNguyên tắc quản lý thời gianĐọc có chọn lọcLiệt kê công việc cần thực hiện trong ngàyƯu tiên hoá các công việcNgăn nắpLàm nhiều việc không quan trọng một lúc*Nguyên tắc quản lý thời gianCó các công việc nhẹ nhàng xen kẽChia nhỏ các công việc lớnXác định 20% công việc quan trọngDành thời gian tốt cho công việc quan trọngDành một thời gian không bị quấy rầy*Nguyên tắc quản lý thời gianKhông trì hoãn công việcĐặt ra hạn cuối cùngLuôn để ý thời gianLàm gì đó lúc chờ đợiLàm việc bận rộn vào một thời điểm*Bắt đầu từĐiểm cuối*Tàu hoả hay Xe cứu hoả?*Tàu viễn dươnghay Xe cứu thương?*Làm việc hay Bận việc?*Quản lý thời gian – Thế hệ 4*Việc quan trọng nhất ở vị trí số một(tổ chức vùng II)Việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất*Lập ưu tiên cho các việc trong lịchLập lịch cho các việc ưu tiên*Viễn cảnh tương lai*Lãnh đạohayquản lý?***?Định hướngThang dựa vào đâu?*Nếu không có tầm nhìnChọn những gì trước mắtLàm những việc cấp báchChịu sự hối thúc của thời gianChọn theo cảm tínhBị cuốn theo sự cấp bách của người khác**Mục tiêuHành độngKết quả+=Mục tiêuMộng mơ+=Hành độngQua ngày+=Mục tiêuHành độngSống đẹp+=Muốn phóng nhanh thì phải nhìn xa*Tầm nhìn giúp taHành động nhiệt tình để đạt mục tiêuNói “không” một cách tự tin và thanh thảnVượt qua sợ hãi, hèn nhát, các trở ngại khác*Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa một người chán đời và vận động viên Paragames?*Sự lựa chọn của chúng ta xuất phát từ đâu?Tiền bạc, công danh, hay trái tim!**NguyêntắcChúng ta nhận ra chứ không phải tạo ra sứ mệnh của mình*Cơ sở để hoạch định mục tiêuBốn phẩm chất thiên phúNhận thức về bản thânLương tâmBản lĩnh tự quyếtSự hình dung sáng tạo*Cơ sở để hoạch định mục tiêuBốn nhu cầu con người Lý tưởngTinh thầnXã hộiVật chất*Hạnh phúchay Khoái cảm?*Để lương tâm trả lờiCái gì?Tại sao?Bằng cách nào?**SMART*pecificeasurablechievableesult-orientedime boundViết tạo nên suy nghĩSuy nghĩ tạo ra hình ảnhHình ảnh tạo nên cảm nhậnCảm nhận dẫn đến hành độngHành động tạo ra kết quả**Tầm nhìnSứ mệnhVai tròMục tiêuLâu dàiVài tròMục tiêuKế hoạchLịch tuầnGiao việcHàng tuần*Phát triển Cá nhânGia đình/ Vợ chồngPhụ trách SP mớiPhụ trách Nghiên cứuSoạn mục tiêu cá nhân (1)Đăng ký dự hội thảo (2)Thăm bạn ốm (3)Đặt vé đi xem phim (4)Tập xe cho con (5)Bàn về vấn đề chi tiêu (6)Khảo sát thị trường (7)Phỏng vấn tuyển trợ lý (8)Nghiên cứu thị hiếu (9)Nghiên cứu kết quả cuối cùng (10)Tác động ký kết (11)Mở rộng mạng lưới (12)*Phụ trách Hành chínhPhụ trách Công đoànPhụ trách Nhân sựXem xét lại trách nhiệm (13)Thăm hỏi nhân viên (14) Báo cáo cuối tháng (15)Báo cáo lương (16) Chuẩn bị đại hội (17)Thăm hỏi nhân viên (18)Soạn kế hoạch năm tới (19)*Lịch tuầnTuần:Vai trò Mục tiêuThứ 2 Thứ 3 Thứ 4Thứ 5Chủ nhậtThứ 6Thứ 7Các ưu tiên tuầnCác ưu tiên hàng ngàyLịch công việc8910111212345678Tới:Hoạt động chân tayHoạt động XH, tình cảmHoạt động trí ócHoạt độngtinh thầnCân bằngcuộc sốngMục tiêu thángQuan hệSức khoẻPhát triển cá nhânThử nghiệmTài chínhCá tính (suy nghĩ, cảm nhận, cách sống)Thói quen: thêm tốt, bỏ xấu*Quản lý thời gianGiá trị của thời gianCác thế hệ quản lý thời gianCông cụ quản lý thời gian*Các công cụGiấy và bútPhụ thuộc ítDễ sử dụngLinh độngKhông oaiCông cụ hiện đạiPhụ thuộc nhiềuKhó sử dụngKhông linh độngRất oai*Công cụ hiện đạiCông cụ quản lý thời gian, ghi chép: PamlĐiện thoại di độngMáy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...Phần mềm: Microsoft OutlookCác phần mềm quản lý thời gian khác****Công cụ đơn giảnMột chiếc bútMột quyển sổ nhỏ*Cách ghi sổViết ra mọi mục tiêu cần đạtLiệt kê tất cả các công việc cần làmSắp xếp theo thứ tự ưu tiênGạch đi những việc đã làmHãy nghĩ đến việc hiện tại*Present – Hiện tạiPresent – Món quàPresent – Thể hiện*Cách ghi sổCó khoảng trống để ghi việc quan trọngChia sổ làm hai phầnGhi những việc cần làm phía bên phảiGhi thời gian cho mỗi việc phía bên tráiĐánh dấu hoặc gạch đi những việc hoàn tất*Mẩu bút chì hơn Trí nhớ tốt*Trí nhớ đậmkhông bằng nét mực mờ*Bảng kê đầu việcBảng kê đầu việc:Không cấu trúcKhông giới hạn thời gianKhông có thứ tự ưu tiênKhông chi tiết*Thời gian biểuThời gian biểu:Cấu trúc theo thời gianThời gian hoàn thànhThứ tự ưu tiênChi tiết, cụ thể*Ba loại thời gian biểuLạc quan tếuQuá ít thời gian để thực hiện công việcBi quanQuá nhiều thời gian dành cho một việcThực tếDành vừa đủ thời gian cho việc cụ thể*Thời gian biểu thực tếĐịnh thời gian cho hoạt động thông thườngHình dung ra các chi tiếtKết hợp các hoạt độngĐặt hạn chế thời gianLập lịch mọi việcLập lịch cho việc đột xuất*Kỹ năng lập thời gian biểuGiờ quan trọng nhấtCắt bớt đi một việcThêm một giờ buổi sángĐừng vật lộn với chó conChỉ chấp nhận những tin ngắnKhông kiểm tra kép*Lúc thiếu tiền ta tiêu pha rất chi ly. Nếu ta sử dụng thời gian như tiêu tiền chắc không bao giờ ta nghèo.*Kỹ năng lập thời gian biểuSắp xếp thứ tự ưu tiênLàm cho quyển lịch quan trọng như đồng hồHoạch định ngày thứ tư trước ngày thứ baTuân thủ lịch*Quản lý thời gianGiá trị của thời gianCác thế hệ quản lý thời gianCông cụ quản lý thời gian*Thành công lớn với bước nhỏhơn làthành công nhỏ với bước lớn.*Hãy tôn trọng thời gian của người khác*Kỷ luật là tự do.*Ai cũng có cùng một tài sản:*1440 phút/ngàyCách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác biệt giữa người giàu và kẻ nghèo, người thành công và kẻ thất bại.*ChuẩnmựcHành viThóiquenTính cáchSỐ PHẬNSuynghĩThói quen tích cực là:sức bật cuộc đời.**Hệ chuẩnHành viThóiquenVănhoáSỰ NGHIỆPSuynghĩ3 điều ước!(Sau một năm nữa tôi chuyển sang thế giới mới)*Chân lý biết thời điểm của mình.***Ấp 21 ngàyTăng nhiệt độ cao lên để đẩy nhanh tiến độUngMọi thứ đều được tạo ra hai lần*Mọi thứ đều xuất phát từ suy nghĩ.*Trung thựcCó thể tiến bộCái gì làm đượcThực hiện ngay*