Hướng dẫn lập giá dự thầu bằng phần mềm Dự thầu giá xây dựng

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM LẬP GIÁ DỰ THẦU GIÁ XÂY DỰNG Tác giả: ThS. Nguyễn Thế Anh, admin www.giaxaydung.vn Viện Kinh tế xây dựng, Bộ Xây dựng Ks. Bùi Văn Thành, Ks. Phan Đăng Dũng và các đồng nghiệp tại Công ty CP Giá Xây Dựng Hướng dẫn này có thể chưa đầy đủ mong bạn đọc thông cảm. Chúng tôi cũng rất mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp xây dựng để hoàn thiện hơn. Mọi góp ý sửa đổi, bổ sung xin ghi trực tiếp vào hướng dẫn và gửi về địa chỉ theanh@giaxaydung.com Xin chân thành cảm ơn. MỤC LỤC GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM Phần mềm Dự thầu GXD do ThS. Nguyễn Thế Anh, P.Giám đốc Trung tâm thông tin Viện Kinh tế xây dựng – Bộ Xây dựng, admin www.giaxaydung.vn và các đồng nghiệp, nhân viên công ty CP Giá Xây Dựng nghiên cứu, xây dựng và phát triển. Bên cạnh sự say mê nghiên cứu và tâm huyết với nghề nghiệp, phần mềm Dự thầu GXD là sản phẩm kết tinh của: + Các kiến thức chuyên môn sâu có được của tác giả khi tham gia công tác nghiên cứu soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư xây dựng công trình. + Kiến thức và kinh nghiệm về cơ sở dữ liệu định mức, đơn giá, giá ca máy, bảng lương nhân công, tính giá vật liệu đến hiện trường…; + Kiến thức và kinh nghiệm tư vấn đầu tư xây dựng công trình của hàng trăm công trình, dự án lớn nhỏ; + Kiến thức và kinh nghiệm đúc kết từ việc tham gia giảng dạy hàng nghìn học viên lớp dự toán – dự thầu, thanh quyết toán; + Kiến thức, kinh nghiệm đúc kết từ các bài viết hỗ trợ, giải đáp chuyên môn trên diễn đàn www.giaxaydung.vn...; + Kết hợp với sự trợ giúp, góp ý hoàn thiện về chuyên môn của rất nhiều đồng nghiệp, chuyên gia từ nhiều các đơn vị Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu xây dựng và cơ quan quản lý trên đất nước Việt Nam; + Phần mềm Dự thầu GXD được các nhân viên công ty CP Giá Xây Dựng lập trình, hoàn thiện cùng với các chuyên gia lập trình rất giỏi và các công ty gia công phần mềm có uy tín tại Việt Nam thông qua các hợp đồng gia công phần mềm. CÁC ƯU ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM DỰ THẦU GXD Bộ cài gọn nhẹ: Gửi, nhận và lưu trữ dễ dàng qua mạng Internet, qua email, tiết kiệm không gian lưu trữ (USB, ổ cứng…). File sản phẩm cũng gọn nhẹ: Do được nghiên cứu tối ưu dữ liệu, nên file rất nhẹ. Hồ sơ làm ra cũng gửi đi (cho bên chấm thầu, cho đối tác), sao chép hay lưu trữ đều dễ dàng. Tương thích với: WinXP, Win Vista, Win7 - Office 2003, 2007 và 2010. Cài đặt nhanh và dễ dàng: Thời gian cài đặt thường không quá 10 giây. Chạy trực tiếp trên Excel (2003, 2007, 2010). Sử dụng kết hợp được tất cả các tính năng mạnh mẽ của Excel: hàm Vlookup, Index, Sum, If, Sumif… và các chức năng như Autofilter, Sort, Copy, Paste… nên năng suất lao động cao, đem lại ưu thế về thời gian hoàn thiện và nộp hồ sơ thầu. Người sử dụng biết Excel không mất nhiều công để học sử dụng phần mềm. Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, phần mềm chạy nhẹ nhàng, ổn định: Do phần mềm được lập trình bằng ngôn ngữ bậc thấp C++ (gần sát ngôn ngữ máy) nên tốc độ xử lý nhanh, kết hợp với VBA + Macro4 trong Excel. File sản phẩm hồ sơ thầu chính là file Excel. Không phải kết xuất sang Excel như phần mềm khác. Gửi file sang máy tính của Chủ đầu tư, Tư vấn chấm thầu… không cài Dự thầu GXD vẫn dùng Excel để mở xem, in ấn, sửa chữa, copy, cut và paste dữ liệu dễ dàng. Kết xuất bảng tính giá vật liệu dự thầu tự động. Tích hợp bảng lương nhân công và bảng giá ca máy: Đủ các loại nhân công, máy và thiết bị thi công theo các định mức hiện hành. Tính năng bù giá ca máy (bù nhiên liệu, bù tiền lương…) mạnh mẽ, độc đáo. Cơ sở dữ liệu giá ca máy các địa phương: Bộ dữ liệu này do Công ty CP Giá Xây Dựng nghiên cứu, xây dựng kết hợp với hướng dẫn phương pháp bù giá ca máy. Các dữ liệu tính toán được kết nối chủ yếu bằng địa chỉ trực tiếp (hạn chế dùng hàm Vlookup) nên tiện cho việc kiểm tra. In ấn hồ sơ thầu đẹp, chuẩn và nhanh. Người sử dụng làm xong hồ sơ thầu hầu như chỉ cần bấm lệnh in là xong. Nếu muốn chỉnh sửa thì thao tác bằng công cụ của Excel rất dễ dàng. Bộ dữ liệu chuẩn xác và được cập nhật thường xuyên, download dễ dàng, dữ liệu - thông tin mọi lúc mọi nơi: Giaxaydung.vn có nhiều kinh nghiệm về lưu trữ và truyền tải dữ liệu (qua diễn đàn và thư viện). Dù ngồi ở văn phòng, bên chủ đầu tư, văn phòng nhà thầu, công trường hay quán cà phê bạn đều có thể download dễ dàng file CSDL về chạy phần mềm. Người lập giá dự thầu dễ dàng quản lý dữ liệu đấu thầu nội bộ của mình: File cơ sở dữ liệu mở (không khóa hay mã hóa), dữ liệu định mức, đơn giá, giá vật tư, giá ca máy, phụ lục vữa, từ điển vật tư lưu trữ dạng .csv có thể mở bằng Excel để chỉnh sửa, thêm bớt… dễ dàng. Tra cứu định mức, đơn giá theo từ khóa rất dễ dàng, trực quan, đơn giản: Gõ trực tiếp mã hiệu, gõ từ có trong tên công tác, gõ giá… để tra mã hiệu. Khả năng tùy biến, chỉnh sửa giao diện dễ dàng: Bạn chỉ việc mở file template DuthauGXD.xlt ra và định dạng màu sắc, font chữ, bìa, logo, thuyết minh theo form IZO của công ty mình sau đó lưu lại. Điều này cho cả cộng đồng tham gia tạo theme mẫu Dự thầu và chia sẻ. Cơ sở dữ liệu và file hồ sơ có Font chữ dùng bảng mã Unicode: Không còn khó khăn do trao đổi giữa công ty, chi nhánh, văn phòng ở Miền Bắc dùng bảng mã TCVN3 với bộ phận ở Miền Nam dùng bảng mã VNI. Dữ liệu - thông tin mọi lúc mọi nơi: Giaxaydung.vn có nhiều kinh nghiệm về lưu trữ và truyền tải dữ liệu (qua diễn đàn và thư viện). Dù ngồi ở văn phòng, bên chủ đầu tư, văn phòng nhà thầu, công trường hay quán cà phê bạn đều có thể download dễ dàng file CSDL về chạy. Chuẩn xác về chuyên môn, thuật toán: Tác giả tham gia vào công tác nghiên cứu, soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước về lập và quản lý chi phí, tham gia giảng dạy các lớp KSĐG, dự toán, dự thầu; tham gia nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các tập định mức dự toán XDCT, tham gia làm nhiều bộ đơn giá địa phương; tham gia chấm thầu nhiều gói thầu; tham gia đấu thầu nhiều công trình khi làm còn ở doanh nghiệp thi công – được sự góp ý hoàn thiện của các đồng nghiệp làm hồ sơ thầu. Các lớp học lập dự toán, lập hồ sơ dự thầu, định giá xây dựng và các phần mềm chuyên ngành rất bài bản, chuyên nghiệp. Sự hỗ trợ chia sẻ kinh nghiệm, dữ liệu, thông tin của cả cộng đồng người làm nghề trên diễn đàn www.giaxaydung.vn. Và rất nhiều ưu điểm, tính năng hay nữa đợi bạn khám phá. MỘT SỐ QUY ƯỚC Quy ước 1: Để cho ngắn gọn, nếu nói kích tức là nhấn chuột trái một lần, khi nào nhấn chuột phải thì sẽ nói rõ là kích chuột phải, kích đúp có nghĩa là nhấn chuột trái hai lần liên tiếp. Quy ước 2: Phần mềm lập giá dự thầu Giá Xây Dựng (gọi tắt là Dự thầu GXD) mặc định cài đặt tại thư mục Du thau GXD của ổ C. Quy ước 3: Để chỉ rằng bạn cần thực hiện lần lượt các thao tác kích chuột hoặc chọn thì sử dụng dấu “/”. Ví dụ: Mở ổ C, rồi vào thư mục Du thau GXD và kích đúp vào tập tin (file) DuthauGXD.exe thì sẽ được viết như sau: C: / Du thau GXD / DuthauGXD.exe. CÀI ĐẶT PHẦN MỀM Bộ cài phần mềm Để cài phần mềm Dự thầu GXD bạn cần có file cài đặt. File cài đặt được cung cấp bởi Công ty Giá Xây Dựng, bạn có thể nhận file cài đặt bằng một trong các cách sau: - Truy cập website www.giaxaydung.vn tìm đến mục phần mềm Dự thầu GXD để tải bộ cài về máy tính của bạn. - File cài đặt có trong đĩa CD được cung cấp cho các học viên lớp học nghiệp vụ do Công ty Giá Xây Dựng tổ chức. - Liên hệ Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng để được hướng dẫn và gửi file cài đặt (ĐT/Fax: 04.35682482 / 04.35682483 hoặc email phanmem@giaxaydung.vn). Cài đặt phần mềm Khi tải được bộ cài về máy tính bạn thực hiện cài đặt theo các bước sau: Bước 1: Kích đúp vào SetupDuthauGXD.exe, bạn sẽ gặp hộp thoại như hình 1. Bước 2: Bấm vào nút Đi tiếp sẽ đến màn hình chọn thư mục cài đặt như hình 2. Hình 1 Hình 2 Bạn chọn Tôi chấp nhận thỏa thuận này và bấm vào nút Đi tiếp, khi đó sẽ gặp màn hình như hình 3: Hình 3 Mặc định phần mềm sẽ cài vào thư mục Du thau GXD ở ổ C. Nếu không muốn cài ở đó, bạn có thể chỉ định vị trí cài đặt bất kỳ, khi đó kích vào nút Duyệt để chỉ đến vị trí bạn muốn cài. Tuy nhiên, theo ý tác giả bạn nên cài theo đường dẫn mặc định sẽ tốt hơn. Bước 3: Để tiện sử dụng bạn chọn Tạo biểu tượng desktop rồi kích nút Đi tiếp sẽ chuyển sang hình 5. Hình 4 Hình 5 Bước 4: Các thông tin đã hoàn tất, giờ kích vào Cài đặt. Nếu đổi ý bạn hãy bấm vào nút Lui lại để sửa lại thông tin. Sau vài giây bạn sẽ thấy thông báo cài đặt thành công như ở hình 6. Nếu ở bước này bạn để nguyên dấu tích ở Thực thi Dự thầu GXD và kích Hoàn tất thì phần mềm sẽ chạy. Hình 6 Bước 5: Kích vào nút Hoàn tất để kết thúc việc cài đặt, phần mềm Dự thầu GXD sẽ khởi động lần đầu tiên. KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM QUEN VỚI PM DỰ THẦU GXD Khởi động phần mềm Hình 7 Có thể khởi động lập giá dự thầu Giá Xây Dựng theo một trong các cách sau: - Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình Desktop như hình 7. Hình 7 - Cách 2: Kích chuột vào file DuthauGXD.exe trong thư mục cài đặt như hình 8. Hình 8 Cách 3: Kích vào nút Start của Windows và tìm đến mục Dự thầu GXD và kích vào đó đển khởi động phần mềm. Như hình 9 (Windows 7). Hình 9 Nhập khoá mềm cho phần mềm Khoá mềm là một dãy số được sinh ra từ mã hiệu ổ cứng của máy tính được cài đặt. Khoá mềm này sẽ được Công ty Giá Xây Dựng cung cấp cho người sử dụng. Lần đầu tiên chạy phần mềm, sẽ xuất hiện thông báo như hình 10. Hình 10 Bạn dùng chuột đánh dấu dãy số trên thông báo (Ví dụ trong Hình 10 là dãy số CB874-30FCB-87430-FCB51-B62FB) và gửi dãy số trên tới địa chỉ daotao@giaxaydung.com để tạo mã khoá kích hoạt phần mềm, hoặc bạn liên hệ Công ty Giá Xây Dựng số điện thoại 04.35682482 để có mã sử dụng. Sau đó bấm OK và tạm thời đóng chương trình lại. Công ty Giá Xây Dựng sẽ căn cứ vào dãy số bạn gửi để tạo mã khóa kích hoạt phần mềm và gửi lại cho bạn (qua email, qua thư hoặc các phương tiện khác). Khi được nhận được mã khoá do Công ty Giá Xây Dựng cung cấp thì bạn khởi động lại phần mềm và nhập mã khoá kích hoạt vào. Ví dụ: Trong hình 11, người sử dụng được cung cấp mã kích hoạt là EA63F-C861D-851FB-830B8-41EA6: Hình 11 Sau khi nhập mã khoá kích hoạt và bấm OK, nếu thành công phần mềm sẽ khởi động Excel và tích hợp thanh công cụ ở biên trái màn hình và menu như sau: Gợi ý giúp bạn tra cứu đơn giá Chú ý: - Phần mềm sẽ kiểm tra thời gian hệ thống. Bạn cần kiểm tra thời gian hệ thống khi cài đặt (đưa về đúng thời gian thực – bạn cài phần mềm vào ngày 09/02/2011 thì thời gian trong máy tính phải đúng như vậy), sau đó mới nhập mã – nếu không phần mềm sẽ không chạy. - Có thể khi nhập key phần mềm sẽ không nhận. Bạn cần cài đặt thêm một số thư viện cho Windows. Bạn tìm file vcredist_x86.exe có trong thư mục chứa bộ cài đi cùng đĩa CD và mở file đó ra để cài đặt vào máy rồi mới nhập key. Bạn cũng có thể download file đó từ đường dẫn sau: - Nếu vẫn không nhận key nhập vào, bạn cần gỡ bỏ bản Excel đang dùng và cài một bản khác. Một số học viên ở tp Hồ Chí Minh khi dùng Excel 2007 cài không được, họ cài lại Excel 2010 và nhập được key kích hoạt phần mềm. - Trường hợp khởi động có thông báo là Dự thầu GXD đang chạy, nhưng không chạy được. Đây là do máy tính bị trục trặc hoặc phần mềm bị tắt bất thường. Bạn vào thư mục cài phần mềm (thường là C:/Du thau GXD) và xóa file Open.ini đi, sau đó chạy lại phần mềm bình thường. - Có trường hợp nhập key phần mềm không nhận, yêu cầu nhập lại key. Bạn cần gỡ bỏ phần mềm, khởi động lại máy tính và cài đặt lại phần mềm, sau đó nhập lại key kích hoạt. - Cũng có thể bạn đã gửi mã kích hoạt sai nên Công ty Giá Xây Dựng tạo khóa cho bạn sai, hãy copy lại mã và gửi lại cho Công ty để cấp lại key. Thiết lập khoá cứng cho phần mềm Khi chọn giải pháp khoá cứng, bạn sẽ được cung cấp bộ phần mềm đi cùng khoá cứng (tương tự như thiết bị lưu trữ USB) có dạng như trong hình sau: Trong trường hợp bạn lựa chọn giải pháp khoá cứng, thì bạn không cần sử dụng khoá mềm như trên, bạn chỉ việc cắm khoá cứng vào cổng USB của máy tính, nhập mã khoá được cung cấp cùng khoá cứng vào để có thể sử dụng phần mềm. Phần mềm có cơ chế tự động kiểm tra, khi phát hiện có khoá cứng cắm vào máy tính là chạy. Ưu điểm: Chỉ cần mua một khoá cứng, cài đặt phần mềm ở nhiều máy tính, khi máy nào cần dùng Dự thầu GXD có thể rút khoá cứng cắm vào máy đó để chạy. Ví dụ: Một người có 3 máy tính (máy tính ở cơ quan, máy tính ở nhà và laptop) chỉ cần mua một khoá cứng và cài phần mềm ở cả 3 máy tính khi cần dùng ở máy nào thì cắm khoá cứng vào máy đó. Ở công trường, sang bên A, sang tư vấn, đi công tác, đi du lịch… bạn có thể mang theo laptop, kết nối Internet truy cập giaxaydung.vn hoặc lên email (bạn có thể lưu trữ bộ cài nhỏ gọn của phần mềm trên email) để lấy bộ cài xuống, cài đặt và cắm khóa cứng sử dụng phần mềm làm việc. Nhược điểm: - Khoá cứng dễ bị thất lạc, ăn trộm. - Khoá cứng có thể để quên trong túi quần/áo và cho vào máy giặt và bị hỏng vì ướt. - Phải mang theo khóa cứng bên mình. Làm quen với phần mềm Dự thầu GXD Dự thầu GXD tích hợp vào Excel, để phần mềm Dự thầu GXD hoạt động được trong máy phải được cài Excel (tốt nhất là Excel 2003, cũng có thể là Excel 2007, 2010). Khi khởi động Dự thầu GXD sẽ kích hoạt phần mềm Excel sau đó thêm một thanh công cụ và 4 menu (Dự thầu GXD, Tiện ích, Trợ giúp và Dữ liệu) vào màn hình làm việc của Excel. Nếu sử dụng Excel 2003, sau khi khởi động màn hình có dạng như sau: - Thanh công cụ và menu của phần mềm tích hợp trong Excel. - Tất cả mọi thành phần còn lại là của Excel. Phần mềm Dự thầu GXD bổ sung một số công cụ chuyên dùng lập giá dự thầu vào Excel. - Bạn vẫn có thể tận dụng tất cả mọi công cụ sẵn có với tính năng mạnh mẽ của Excel kết hợp với công cụ bổ sung để nâng cao hiệu suất công việc lập giá dự thầu. Chú ý 1: Nếu sử dụng Excel 2007 hoặc 2010, thì màn hình có thể không như trên. Bạn cần phải kích vào menu Add-in của Excel thì mới thấy các nút lệnh và menu của phần mềm. Chú ý 2: File giá dự thầu tạo ra từ phần mềm là file Excel (có đuôi .xls nên bạn không phải xuất sang Excel). Chính nó là Excel rồi, sau khi đóng phần mềm, bạn có thể mở file bằng Excel để chỉnh sửa, in ấn. Tìm hiểu thanh công cụ và menu của phần mềm Dự thầu GXD Thanh công cụ Thanh công cụ chứa các nút lệnh thường dùng trong phần mềm. Các lệnh này cũng đặt trong các menu của chương trình cùng với rất nhiều lệnh, công cụ khác. 7 5 6 4 3 2 1 1. Mở file dự thầu: Nút này dùng để mở file dự thầu đã làm hoặc đang làm dở dang để làm tiếp. Không dùng nút Open của Excel. 2. Ghi file dự thầu: Lưu file dự thầu vào ổ đĩa. Kích vào nút Save của Excel cũng cho kết quả tương tự. 3. Tạo file dự thầu mới: Tạo một file hồ sơ lập giá dự thầu mới. 4. Lựa chọn CSDL: Chỉ đường dẫn tới file cơ sở dữ liệu Đơn giá, giá vật tư, định mức, giá ca máy, từ điền vật tư, phụ lục vữa. 5. Sắp xếp vật tư dự thầu: Sắp xếp vật tư (VL, NC, MTC) theo vần Anphabel để dễ nhập giá, dễ tra cứu. 6. Đánh lại STT bảng GCT: Đánh lại mã đơn giá. VD: DG1, DG2 hoặc CT1, CT2 hoặc Dg1, Dg2… 7. Chi phí vận chuyển vật tư dự thầu: Hiện bảng tính giá vật liệu tới hiện trường Các menu của phần mềm Menu Dự thầu GXD Tên lệnh Phím tắt Ý nghĩa khi kích vào lệnh Tạo file dự thầu mới... Ctrl+M Tạo một file hồ sơ lập giá dự thầu mới Mở file dự thầu... Ctrl+O Nút này dùng để mở file dự thầu đã làm hoặc đang làm dở dang để làm tiếp Đổi tên công trình/hạng mục... Nhập các thông tin tên công trình, hạng mục, chủ đầu tư… Lựa chọn CSDL... Ctrl+Shift+D Chỉ đường dẫn tới file cơ sở dữ liệu Đơn giá, giá vật tư, định mức, giá ca máy, từ điền vật tư, phụ lục vữa Đánh số thứ tự bảng GCT Ctrl+Shift+A Đánh lại mã đơn giá Chi phí vận chuyển vật liệu dự thầu Hiện bảng tính giá vật liệu tới hiện trường Sắp xếp theo thứ tự sheet VL Sắp xếp VL, NC, MTC theo vần Anphabel để dễ nhập giá, dễ tra cứu. Chèn đơn giá vào bảng phần tích đơn giá chi tiết Tra cùng lúc nhiều mã hiệu đơn giá trong sheet DMCV đưa vào sheet PT DGCT Kết xuất bảng giá ca máy Tính toán giá ca máy các máy có trong PT DGCT Các tùy chọn Phân tích đơn giá khảo sát, vật liệu vữa Menu Tiện ích Tên lệnh Phím tắt Ý nghĩa khi kích vào lệnh Bảng tính Bu GCM TT06/ Bu GCM Chuyển đổi giữa tính bù giá ca máy theo Thông tư 06/2010/TT-BXD và bù giá ca máy thông thường Tính lại toàn bộ diễn giải Ctrl+E Tính toán lại các dòng khối lượng trong sheet TH GDT nếu copy dữ liệu từ bên ngoài vào phần mềm Đổi đơn vị cho công việc Ctrl+F1 Đổi đơn vị tính cho công việc, đồng thời đổi giá trị định mức Chuyển đổi phụ lục vữa Chuyển đổi phụ lục vữa Hiện danh mục thép Alt+Down Hiển thị danh mục thép Hiện / ẩn diễn giải khối lượng Hiện các dòng tính khối lượng hoặc ẩn đi Hiện / ẩn các dòng chi phí trong bảng ĐGCT Hiện / ẩn phần tính các chi phí theo tỷ lệ (chi phí “đuôi”) trong đơn giá Menu Trợ giúp (Help) Tên lệnh Ý nghĩa khi kích vào lệnh Hướng dẫn sử dụng Dự thầu GXD Mở file hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn lập giá dự thầu Mở file lý thuyết hướng dẫn lập giá dự thầu Hướng dẫn đo bóc khối lượng Mở file lý thuyết hướng dẫn đo bóc khối lượng Dự thầu GXD Online Mở trang phần trao đổi kinh nghiệm, giải quyết tình huống về phần mềm trên website giaxaydung.vn Các tình huống sử dụng phần mềm Mở file các tình huống sử dụng phần mềm Thư viện giá xây dựng Mở thư viện Giá Xây Dựng www.giaxaydung.vn/thuvien Giới thiệu về chương trình… Giới thiệu về phần mềm, tác giả, phiên bản, logo Menu Dữ liệu Menu này chứa các lệnh cho phép mở các file Cơ sở dữ liệu và hiển thị các dữ liệu để xem, tra cứu, chỉnh sửa… Tên lệnh Ý nghĩa khi kích vào lệnh Đơn giá xây dựng Mở file Đơn giá (VD: DG Ha Noi.csv) Giá vật tư xây dựng Mở file Giá vật tư (VD: GVT Ha Noi.csv) Phụ lục vữa Mở file Phụ lục vữa (VD: PLV.csv) Từ điển vật tư Mở file Đơn giá (VD: DG Ha Noi.csv) Định mức Mở file Định mức (VD: DM1776.csv) Giá ca máy Mở file Giá ca máy (VD: GCM Ha Noi.csv) BẮT ĐẦU LÀM HỒ SƠ DỰ THẦU MỚI Tạo file Dự thầu GXD mới Kích vào nút Tạo file Dự thầu mới (hoặc từ menu Dự thầu GXD chọn Tạo file dự thầu mới. Khi đó sẽ xuất hiện mẫu hồ sơ giá dự thầu trống như hình dưới. Với người đã làm quen và nhiều kinh nghiệm, có thể bắt tay vào tra cứu đơn giá dự thầu luôn. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới, hãy bắt đầu từ bước chuẩn bị các thông tin ban đầu. Lưu file dự thầu vào ổ cứng Phần mềm cho phép ghi dữ liệu của bảng giá dự thầu thành từng tệp (file) có dạng Excel (.xls). Cách 1: Bấm vào nút 2. Ghi file dự thầu Cách 2: Kích vào nút “File” trên thanh lệnh đơn, di chuột và kích vào vào dòng “Save”. Xuất hiện hộp thoại “Save” chỉ vị trí thư mục lưu tệp Dự thầu rồi chọn Save. Lưu ý: Với Excel 2003 bạn lưu bình thường. Với Excel 2007 hoặc 2010 khi lưu vào ổ đĩa bạn chọn chế độ Enable Macro khi được hỏi. Phải làm như thế, khi mở file lại mới không bị báo lỗi. Mở file dự thầu đang làm dở Giả sử bạn đang làm dở một file dự thầu, sau đó bạn lưu vào ổ đĩa và hôm sau muốn mở file đó ra làm tiếp. Bạn làm như sau: Chon nút 1. Mở file dự thầu tìm đến file phần mềm Dự thầu GXD đã lưu trữ rồi bấm Open. Lưu ý: Đừng dùng nút Open () của Excel nếu không bạn sẽ không tra cứu hoặc sử dụng các lệnh của phần mềm với file mở ra được. Bạn dùng nút Open thì vẫn mở file trong Excel để chỉnh sửa, in ấn được nhưng sẽ không tra mã hiệu đơn giá, tính khối lượng… bằng phần mềm được. Các thông tin ban đầu Chọn sheet Ts để nhập các thông số ban đầu về công trình bạn đang lập hồ sơ dự thầu. Bạn hãy nhập các thông tin: - Điền tên công trình vào hộp Công trình, tên hạng mục vào mục Hạng mục, tên chủ đầu tư vào mục Chủ đầu tư, địa điểm xây dựng công trình vào mục Địa điểm. - Người lập giá Dự thầu nhập các hệ số chi phí vào các ô tương ứng (phải tự tra cứu các hệ số, định mức tỷ lệ phù hợp với điều kiện của công trình, năng lực nhà thầu, thời điểm lập giá dự thầu và các hướng dẫn điều chỉnh giá, quy định chế độ chính sách của Nhà nước hiện hành…). - Chế độ tiền lương: Các dữ liệu ở phần này sẽ phục vụ tính bảng lương nhân công, tiền lương thợ điều khiển máy. Các công thức đã được thiết lập tự động, kích vào cột giá trị bên phải sẽ hiển thị các số hiệu văn bản có liên quan. - Giá nhiên liệu, năng lượng: Dùng để tính bảng giá ca máy. Đổi tên công trình, hệ số nhân công, máy, định mức chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước Bạn thực hiện lệnh Dự thầu GXD / Đổi tên công trình / hạng mục Khi đó sẽ hiện ra hộp thoại như dưới đây, bạn nhập các Thông tin chung và các hệ số, định mức tỷ lệ phù hợp với công trình bạn đang đáu thầu vào phần Hệ số. Sau đó bấm vào nút Chấp thuận. Nhập các thông tin vào đây Lệnh thay đổi thông tin này có thể thực hiện vào bất kỳ lúc nào (bắt đầu, đang làm hoặc kết thúc làm hồ sơ dự thầu). Nạp cơ sở dữ liệu cho phần mềm Tìm hiểu về các tệp cơ sở dữ liệu Phần mềm sẽ tự động tra cứu các dữ liệu định mức, đơn giá, vật tư… vào bảng tính. Nhưng để gọi được dữ liệu vào bảng tính ta phải báo cho phần mềm biết sẽ tra cứu ở tệp dữ liệu nào. Phần mềm tra cứu dữ liệu trong các tệp dữ liệu này rồi đưa vào bảng phần mềm Dự thầu GXD tương tự như tra từ mới trong từ điển và ghi ra vở (quan trọng là phải biết là sẽ tra trong quyển từ điển nào). Phần mềm Dự thầu GXD có các dữ liệu Đơn giá, Định mức, Phụ lục vữa, Từ điển vật tư, Giá ca máy… được lưu trong các tệp (file) có phần mở rộng là .csv. Các tệp tin dạng này có thể mở bằng phần mềm Excel để xem, chỉnh sửa và lưu lại. - Đơn giá được lưu trong tệp có tên bắt đầu bằng chữ DG. Ví dụ: đơn giá Hà Nội được lưu trữ trong tệp DGHN 2008.csv, đơn giá An Giang lưu trữ trong tệp DG An Giang.csv. Hiện nay khi lập giá dự thầu không sử dụng đơn giá địa phương, mà tự tính giá lấy, nên ta chỉ sử dụng tệp đơn giá này để lấy mã hiệu và tên công việc mà thôi. - Giá vật tư gốc (tương ứng với đơn giá nói trên) được lưu trong các tệp file có dạng GVT*.csv. Ví dụ: Giá vật tư Hà Nội lưu trong tệp GVT Ha Noi 2008.csv. - Các định mức được lưu trong các tệp có tên bắt đầu với chữ DM. Ví dụ: định mức phần mềm Dự thầu GXD phần xây dựng được lưu trữ trong tệp DM1776.csv, định mức phần lắp đặt được lưu trữ trong tệp DM1777.csv. Hiện đã gộp cả 3 định mức phần xây dựng, phần lắp đặt, phần khảo sát vào tệp DM1776+1777+1779.csv. - Phụ lục vữa được lưu trong tệp PLV.csv. - Từ điển vật tư được lưu trong tệp TDVT.csv. - Giá ca máy được lưu trong tệp GCM*.csv. Ví dụ: Giá ca máy Hà Nội năm 2006 lưu trong tệp GCM Ha Noi 2006.csv. Một điều rất tiện lợi là: Dữ liệu phần mềm Dự thầu GXD sử dụng chung được cùng với Dự toán GXD, Thanh quyết toán GXD và các phần mềm Kinh tế xây dựng khác do công ty GXD sản xuất. Nạp cơ sở dữ liệu vào phần mềm Bấm vào Lựa chọn CSDL hoặc bấm Phím tắt: Ctrl + Shilf +D sẽ có hộp như hình dưới đây: Để chọn dữ liệu Đơn giá, kích chọn vào Đơn giá trong mục DANH SÁCH CƠ SỞ DỮ LIỆU, sau đó bấm và Lựa chọn, chỉ đường dẫn tới file Đơn giá trong ổ cứng để nạp vào phần mềm. Ví dụ: Ta lập giá dự thầu thi công xây dựng công trình ở Hà Nội thì chọn DGHN 2008.csv. Tương tự lần lượt chọn dữ liệu Giá vật tư, Định mức, Từ điển vật tư, Phụ lục vữa, Giá ca máy. Sau khi chọn xong các tệp dữ liệu thì bấm Kết thúc. Lưu ý: + Đơn giá, Giá vật tư, Giá ca máy chọn theo từng tỉnh, thành phố. + Mục Định mức, Từ điển vật tư, Phụ lục vữa là dữ liệu chung. Sau khi làm quen với phần mềm, tạo bảng tính hồ sơ Dự thầu mới và nạp cơ sở dữ liệu xong, ta đã sẵn sàng để bắt đầu với công việc chính: sử dụng phần mềm Dự thầu GXD để lập giá dự thầu, hồ sơ dự thầu để đấu thầu công trình. SỬ DỤNG PHẦN MỀM DỰ THẦU ĐỂ LẬP GIÁ DỰ THẦU Sau đây chúng ta cùng thực hiện việc lập giá dự thầu thông qua các ví dụ cụ thể để tìm hiểu cách điều khiển phần mềm Dự thầu GXD. Sau khi đã biết cách làm ví dụ này, bạn sẽ chủ động vận dụng vào công việc cụ thể của mình. Tính đơn giá chi tiết khi bảng khối lượng mời thầu đã có mã hiệu công việc Thông thường khi mua hồ sơ mời thầu, bạn sẽ chỉ nhận được bảng khối lượng với tên công việc, đơn vị tính và khối lượng. Nhưng vì lý do nào đó bạn xin được hồ sơ dự toán, khi đó sẽ biết được các mã hiệu mà đơn vị Tư vấn lập dự toán cho Chủ đầu tư đã áp, điều này sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong công tác lập giá thầu. Giả sử bạn có bảng khối lượng mời thầu như sau: MH TÊN CÔNG VIỆC ĐVT KL KẾT CẤU TRỤ P4 AK.41120 Vữa không co ngót (vận dụng mã hiệu) m3 0,2 AF.33110 Bê tông bệ trụ 30MPa m3 144 AF.33210 Bêtông mũ mố, mũ trụ cầu 30MPa m3 21,16 AF.65110 Cốt thép trụ D<=10 tấn 0,09819 AF.65120 Cốt thép trụ D<=18 tấn 2,59088 AF.65130 Cốt thép trụ D>18 tấn 14,36666 AF.87211 SX, LD+TD ván khuôn thép trụ m2 105 AF.11120 Bêtông đệm móng 10MPa m3 6,5 Khi đó bạn copy dữ liệu của 3 cột MH, Tên công việc và dán vào sheet DMCV trong phần mềm như hình sau: Bôi đen vùng B8:B15 và chọn lệnh Dự thầu GXD / Chèn đơn giá vào bảng phân tích đơn giá chi tiết Khi đó toàn bộ các công tác sẽ được tính toán đơn giá chi tiết trong sheet PT DGCT. Bạn chỉ việc chuyển sang sheet TH GDT để tính tiếp giá dự thầu. Lập giá dự thầu khi chưa biết mã hiệu công việc Chúng ta sử dụng phần mềm Dự thầu GXD để tra cứu các mã hiệu phù hợp và lập giá dự thầu cho HSMT giả định có khối lượng mời thầu như sau: HẠNG MỤC : CỐNG KỸ THUẬT I. THÂN CỐNG Ống ly tâm F60cm Ống BTLT F60cm 1 lưới thép m 35,000 Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng m³ 8,060 Đá dăm 4x6 đệm m³ 5,260 Đào đất C3 móng CT bằng nhân công 10% m³ 6,080 Đào đất C3 móng CT bằng máy 90% m³ 52,730 Đắp đất móng K95 bằng đầm cóc (tận dụng đất) m³ 50,850 Hố ga Bê tông M150 đá 2x4 thân hố ga m³ 7,330 Bê tông M150 đá 4x6 móng hố ga m³ 2,800 Đá dăm 4x6 đệm m³ 0,900 Đào đất C3 móng CT bằng NC 10% m³ 5,290 Đào đất C3 móng CT bằng máy 90% m³ 38,280 Đắp đất móng K95 bằng đầm cóc (tận dụng đất) m³ 29,640 Tấm đan Bê tông tấm đan đá 1x2 lắp ghép m³ 0,680 Cốt thép f6-10 tấm đan tấn 0,072 Lặp đặt thép góc tấn 0,260 Lắp đặt tấm đan P < 250kg tấm 9,000 Bước 1: Chọn sheet PT DGCT, tại cột “Mã hiệu” gõ mã số công việc, ấn Enter. Ví dụ: trong ô D7 gõ mã hiệu BB.11503, sau khi bấm Enter sẽ như hình sau: Bước 2: Sửa nội dung tên công việc ở ô F7 thành Ống BTLT F60cm 1 lưới thép. Từ nguồn mua của Công ty (nhà thầu) được nhà cung cấp cho biết giá Ống bê tông ly tâm tải trọng B, d=600mm giá 319.000đ/m -> nhập vào ô I9. Bạn chú ý: Trong HSMT thì Ống BTLT F60cm 1 lưới thép được mời theo đơn vị là m, trong khi đơn giá chúng ta vừa tính theo định mức có đơn vị là 100m. Chúng ta phải đổi đơn vị cho giống với HSMT (phải làm giống y như HSMT, sai khác dù chỉ là hình thức, bản chất vẫn đúng nhưng HS dự thầu có thể bị loại). Bước 3: Chọn lệnh Tiện ích / Đổi đơn vị cho công việc sẽ hiển thị hộp thoại, nhập vào như sau: Sau khi nhập hệ số đổi đơn vị là 0,01 (từ 100m về m) và đơn vị mới là m, bấm Chấp thuận, sẽ được kết quả như sau: Đến đây là xong công việc tra mã, tính đơn giá chi tiết. Giá trị 474.519 đ/m trong hình trên được gọi là đơn giá đầy đủ để lắp 1m Ống BTLT F60cm 1 lưới thép. Nếu không có thay đổi gì nữa, nhà thầu sẽ dùng giá đó để chào thầu lắp 35m Ống BTLT. Trường hợp không biết mã hiệu BB.11503 bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm. Phần mềm có chức năng tìm kiếm rất mạnh mẽ, chính xác: Chẳng hạn như bạn muốn tìm kiếm tên đầu việc nhưng chưa biết định mức, vậy làm thế nào? Khi đó bạn để ô sáng vào một ô trong cột Mã hiệu đơn giá và gõ thử vào đó từ Ống bê tông ly tâm: Ấn Enter, sẽ thấy hiển thị lên tất cả các đầu việc có từ Ống bê tông ly tâm như cửa sổ dưới đây: Kích chọn dòng có mã hiệu BB.11503 rồi bấm Đồng ý hoặc kích đúp luôn vào dòng đó để tra dòng dữ liệu vào bảng dự thầu. Mẹo: Nếu bạn gõ BB.11503 hay BB,11503 thì đều tra được đơn giá (dấu chấm (.) hay phẩy (,) đều làm việc). Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm bạn có thể nhập vào từ khoá tìm kiếm gắn với công tác. Hộp tìm kiếm rất linh hoạt, để mở rộng hay thu nhỏ hãy để chuột vào cạnh hoặc góc hộp thoại rồi kéo ra tới kích thước như ý muốn. Các cột bên trong cũng được mở rộng giãn nở tuỳ ý. Xem hình trên và vị trí các mũi tên màu đỏ. Ví dụ 1: bạn lần lượt thử gõ “bê tông” hay “ván khuôn” hay AB. hoặc AB.11 vào các ô ở cột D, rồi ấn Enter để hiện bảng tra cứu đơn giá rồi tìm kiếm đơn giá cho phù hợp. Ví dụ 2: ở ô D7 bạn có thể gõ: AF. hoặc AF.8 hoặc Ván khuôn hoặc Ván khuôn cho công tác bê tông đổ tại chỗ hoặc ván khuôn gỗ… từ khóa càng chi tiết và phù hợp bạn càng đỡ công tìm kiếm. Sau khi gõ từ khóa bạn nhấn Enter để hiện bảng tra csv, các công việc có chứa từ khóa tìm kiếm đã được giới hạn lại. Bước 4: Chỉnh sửa nội dung công việc Sau khi chọn được mã hiệu hoặc công việc phù hợp thì Mã hiệu, tên công tác, đơn vị tính và giá trị Đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công sẽ hiện ra tại các ô tương ứng. Sửa chữa tên công việc hoặc gõ lại toàn bộ nội dung mới vào đây. Ấn F2 để về chế độ sửa. Sau khi tra đơn giá của một công việc, ta sẽ chuyển sang ô nội dung công việc (ô F7, trong hình minh hoạ) để thực hiện sửa chữa nội dung công việc cho phù hợp. Để sửa chữa, thêm bớt… tại vị trí cần thiết nào đó ta nhấn phím F2 rồi di chuyển đến vị trí đó (hoặc kích đúp vào vị trí đó).... Hoặc bạn có thể gõ lại toàn bộ nội dung mới. Lặp lại các bước như trên cho tất cả các công việc khác. Bước 5: Tính đơn giá tổng hợp Chúng ta đều thấy rằng mặc dù HSMT mời công tác Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng với khối lượng 8,060 m³ và nhà thầu bắt buộc phải chào đúng như thế, không được sai tên công việc và khối lượng công việc (nếu sai có thể sẽ bị đánh trượt thầu, mời bán thế nào thì chào bán đúng như thế). Từ thực tế kinh nghiệm của mình, nhà thầu biết rằng để thi công được công tác Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng thì không chỉ có đổ bê tông và còn phải làm ván khuôn. Nhưng công tác làm ván khuôn không được mời. Do đó, nhà thầu phải tính phân bổ cả chi phí ván khuôn vào đơn giá đổ 1 m³ bê tông. Đơn giá gồm cả chi phí ván khuôn và bê tông tính cho 1 m³ bê tông là một ví dụ của đơn giá tổng hợp. Thao tính toán đơn giá tổng hợp này trong phần mềm Dự thầu GXD như sau: Gõ vào ô D28 mã hiệu AF.11210, sửa tên công việc thành Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng trong ô F28. Giá vật liệu, nhân công, máy thi công (ở cột I trong hình dưới) ta tạm giả thiết để phục vụ tính toán. Việc tính toán các giá trị đó sẽ giới thiệu sau. Tra tiếp mã hiệu AF.82111 trong ô D45 và sửa tên công việc thành Ván khuôn cho bê tông đổ tại chỗ, ván khuôn kim loại. Giá vật liệu, nhân công, máy thi công ta tạm giả thiết các giá trị như trong hình, nhập vào để tính toán. Tính đơn giá tổng hợp cho công tác Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng như sau: Nhập TH1 vào ô A67 để làm mã hiệu đơn giá cho công tác. Lần lượt nhập tên công việc và đơn vị tính của công tác vào ô F67 và G67. Tại ô D68 gõ DG2 khi đó tên công việc, đơn vị tính, đơn giá, công thức tính toán ở cột J sẽ tự hiện ra ở dòng 68. Gõ tiếp DG3 vào ô D69 (nếu có nhiều hơn các công việc chi tiết thì lặp lại cho đến hết). Căn cứ vào bản vẽ trong hồ sơ mời thầu, sẽ xác định được để đổ 1m3 bê tông cần 0,804m2 ván khuôn. Tuy nhiên, để ý thấy DG3 hiện đang tính với đơn vị tính là 100m2. Như vậy phải thực hiện đổi đơn vị tính. Chọn lại ô F45 là tên công việc của DG3, thực hiện lệnh Tiện ích / Đổi đơn vị cho công việc. Khi đó sẽ hiện ra một hộp thoại, bạn nhập các giá trị vào các ô tương ứng (vì đổi từ 100m2 về m2 nên phải là hệ số 0,01). Sau khi nhập số liệu cho hộp Đổi đơn vị tính cho công việc, bấm Chấp thuận sẽ có kết quả như hình sau: Khi đó đơn giá TH1 cũng được thay đổi tương ứng như hình sau: Giờ đánh dấu ô J68:J69 và bấm Ctrl+J sẽ có đơn giá TH1 là 813.486 đ/m3: Thực hiện lần lượt như trên cho tất cả các công tác khác. Lưu ý là 2 công tác cũng phải dùng đơn giá tổng hợp và có các mã hiệu đơn giá chi tiết như trong bảng sau: Mã hiệu Tên công tác cần tính đơn giá TH MHĐT chi tiết Tên công tác tính đơn giá chi tiết ĐVT Khối lượng TH2 Bê tông M150 đá 2x4 thân hố ga AF.17210 Bê tông M150 đá 2x4 thân hố ga m3 1 AF.82111 Ván khuôn thép đổ BT hố ga m2 8,333 TH3 Bê tông M150 đá 4x6 móng hố ga DG1 Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng 2 DG2 Ván khuôn đổ bê tông tường 2,353 Bạn lần lượt lặp lại các công việc tính đơn giá như trên với bảng số liệu đã có đủ các mã hiệu đơn giá (MHĐG) như sau: STT  MHĐG HẠNG MỤC : CỐNG KỸ THUẬT  ĐVT I. THÂN CỐNG Ống ly tâm F60cm 1 BB.11503 Ống BTLT F60cm 1 lưới thép m 2 TH1 Bê tông M150 đá 4x6 đệm móng m³ 3 AK.98210 Đá dăm 4x6 đệm m³ 4 AB.11323 Đào đất C3 móng CT bằng nhân công 10% m³ 5 AB.25123 Đào đất C3 móng CT bằng máy 90% m³ 6 AB.65130 Đắp đất móng K95 bằng đầm cóc (tận dụng đất) m³ Hố ga 7 TH2 Bê tông M150 đá 2x4 thân hố ga m³ 8 TH3 Bê tông M150 đá 4x6 móng hố ga m³ 9 AK.98210 Đá dăm 4x6 đệm m³ 10 AB.11323 Đào đất C3 móng CT bằng NC 10% m³ 11 AB.25123 Đào đất C3 móng CT bằng máy 90% m³ 12 AB.65130 Đắp đất móng K95 bằng đầm cóc (tận dụng đất) m³ Tấm đan 13 AG.11413 Bê tông tấm đan đá 1x2 lắp ghép m³ 14 AG.13221 Cốt thép f6-10 tấm đan tấn 15 AI.11421 Lặp đặt thép góc tấn 16 AG.42131 Lắp đặt tấm đan P < 250kg tấm Bước 4: Chuyển sang sheet TH GDT để thực hiện tính bảng tổng hợp giá dự thầu Bạn lần lượt nhập các mã hiệu đơn giá như DG1, TH1, DG4, DG5, DG6 vào cột B trong sheet TH GDT. Sau đó nhập các khối lượng mời thầu tương ứng sẽ được kết quả như trong bảng sau: Nhập mã hiệu đơn giá và khối lượng Giá trị dự thầu của bạn chính là số làm tròn và được đọc Bằng chữ. Giờ bạn chỉ việc bổ sung số liệu thực tế và hiệu chỉnh một chút trong các sheet Gia VLHT, VL, PLV, NC là có hồ sơ dự thầu như ý. Tính toán đo bóc khối lượng Trong sheet TH GDT bạn cũng có thể tính khối lượng (tính năng tương tự như nhập tính khối lượng của Dự toán GXD). Ví dụ: Trong sheet TH GDT bạn có 3 công tác như sau: Nếu người lập hồ sơ thầu phải tính toán khối lượng từ bản vẽ, thực hiện như sau: Bạn chèn thêm dòng xuống dưới các công tác, có thể chèn thêm số dòng tùy ý. Ở hình dưới đây chèn thêm một dòng vào dòng 9, một dòng vào dòng 11. Chèn thêm dòng vào đây Trong ô E9 nhập 12*4,5*0,3*2/100 (ở đây 12 là số lượng dầm; 4,5m là chiều dài mỗi dầm; 0,3m là chiều cao của dầm; 2m là tính diện tích ván khuôn cho 2 mặt bên của dầm; do đơn vị tính là 100m2 nên ta phải chia (/) cho 100) rồi nhấn ENTER. Tại ô E11 nhập 12*20/1000 và ô E13 nhập 12*4,5*0,3*0,2 sẽ được kết quả: Kết quả Nhập công thức tính toán tại đây Lưu ý: Bạn gõ phép tính theo tư duy toán học. Nhập các kích thước, số đo với các dấu cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) để thực hiện các phép tính, sau đó nhấn ENTER, chương trình sẽ tự hiển thị kết quả. Thứ tự phép toán sẽ thực hiện nhân chia trước, cộng trừ sau, phép tính trong ngoặc trước, phép tính ngoài ngoặc sau, các phép tính tương đồng thì tính toán từ trái sang phải. Muốn làm phép tính lũy thừa bạn sử dụng dấu số mũ ^ . VD: 2^2 = 4, 3^2 = 9, phép tính lũy thừa sẽ được thực hiện trước. Không sử dụng phím “cách” khi nhập số liệu tính. Với những ô có chứa con số sau cùng bạn không muốn thực hiện phép tính thì hãy gõ dấu hai chấm (:) và dấu cách (khoảng trắng tạo ra bằng phím space) hoặc là để 2 dấu cách sau nó. Ví dụ: Để tính thể tích bê tông dầm D1 dài 3,5m, tiết diện 0,2x0,3 ta nhập phép tính như sau: D1: (dấu cách) 3,5*0,2*0,3 khi đó phần mềm sẽ cho kết quả là 0,21m3. Nếu không có dấu cách thì số 1 ở dầm D1 sẽ tham gia vào phép tính 1:3,5*0,2*0,3 làm kết quả sai lệch đi. Khi nhập đúng và tính toán đúng thì các dòng chữ trong dòng công việc này sẽ có màu đen, cho ra kết quả màu xanh. Nếu nó có màu đỏ ở cột mã hiệu đơn giá thì đó là ta nhập sai mã hiệu hoặc đơn giá của địa phương đó không có mã hiệu như bạn đã bạn nhập vào (hoặc thiếu dấu chấm (.) tại vị trí giữa phần chữ và phần số của mã đơn giá). Riêng con số kết quả đưa ra sẽ có màu xanh (các số 0,324; 0,24; 3,24 trong hình minh hoạ). Có thể có trường hợp bạn nhập khối lượng vào nhưng phần mềm không tự tính tổng khối lượng lên dòng công việc. Khi đó bạn cần vào thiết lập lại cách hiển thị phần thập phân, ngăn cách hàng nghìn trong Control Panel của Windows – Phần mềm sẽ lại chạy tốt. Trường hợp nội dung công việc không có trong đơn giá ta phải điền “TT” hoặc bất kỳ ký hiệu nào đó vào cột mã hiệu, trường hợp này ta phải điền đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công cho các công việc này. Lúc này tại cột mã hiệu đơn giá sẽ có dòng chữ màu đỏ. Khi thực hiện phép tính mà không ra kết quả ta phải xem lại các phép tính toán xem các phép tính và các dấu toán tử đã đúng chưa (chú ý các khoảng sử dụng phím cách phải được xoá bỏ). ĐỊNH DẠNG, DÀN TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG, IN HỒ SƠ DỰ THẦU Đánh số trang File dự thầu tạo tự phần mềm Dự thầu GXD đã được trình bày đẹp, sẵn sàng để in ấn ngay. Nhưng đôi khi bạn muốn trình bày lại cho đẹp và theo ý riêng của bạn. Từ menu File chọn lệnh Page Setup sẽ hiển thị hộp thoại như sau: Bạn chọn Paper size là A4 để in hồ sơ với giấy khổ A4. First page number: đánh số cho trang đầu. Ví dụ: Bạn có thuyết minh trong file Word, phần thuyết minh đến trang 99, giờ in phần hồ sơ thầu vừa lập, bạn gõ 100 vào thay chữ Auto sẽ in trang bạn đang định dạng với số trang 100. Để đánh lại số trang bạn chọn tab Header/Footer sau đó kích vào nút Custom Footer và thực hiện đánh số trang. Để căn chỉnh lại lề bạn kích vào tab Margins và chỉnh các thông số cho phù hợp. Khi kích chọn tab Sheet sẽ hiển thị như sau: Bạn có thể chọn Black and white để in hồ sơ ở chế độ đen trắng. In hồ sơ dự thầu Sau khi căn chỉnh xong, để in tài liệu ra hoàn thiện hồ sơ thầu ta làm như sau: - Định dạng, dàn trang, ấn định vùng in là những tính năng mạnh mẽ của Excel. Bạn thực hiện in ấn bằng chương trình Excel. - Tiến hành in: Kích vào nút “File” trên thanh lệnh đơn, di chuột và kích vào vào dòng “Print…” hoặc bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+P. Tại bảng “Print” có các lựa chọn: + Trong Print range, chọn ALL (in toàn bộ tài liệu được lựa chọn hiện tại) hoặc Page(s) (in theo trang). Khi in theo trang ta đánh số của trang bắt đầu in vào ô “From:” và số của trang kết thúc vào ô “To:”. + Trong Copies, chọn số bản cần in vào “Number of copies”. Sau khi lựa chọn xong, nhấn chuột vào nút “Preview” để có thể xem toàn bộ bảng biểu trước khi in. Nếu xem xong không có chỉnh sửa gì, nhấn vào nút “Ok” để in bảng biểu. Mẹo: Để đánh số trang liên hoàn trong hồ sơ Dự toán GXD, bạn sắp xếp các sheet theo trình tự được in ra. Kích chọn sheet đầu tiên, giữ phím Shift và kích chọn sheet cuối cùng, rồi bấm lệnh in. Hồ sơ của bạn sẽ được đánh số trang liên tục như trong Word vậy. MỘT SỐ TIỆN ÍCH Chuyển xi măng từ PC30 về PC40 hoặc ngược lại Muốn chuyển XM từ PC30 đến PC40 hoặc ngược lại bạn có 2 cách: Cách 1. Đổi từng mã vữa tùy ý bạn. Để ý trong sheet PT DGCT cột B và C bị ẩn. Bước 1. Chọn cột A và C, sau đó kích phải vào tiêu đề cột A và C và chọn unhide để hiển thị cột B và C, bạn sẽ thấy cột B là cột mã vữa. Bước 2. Bạn kích đúp vào ô có mã vữa hoặc chọn ô đó và ấn F2 để có thể sửa nội dung hoặc gõ mã vữa (chỉ cần gõ C) để hiện hộp thoại cho phép chọn mã vữa. Bước 3. Chọn mã vữa phù hợp. Cách 2. Bạn dùng lệnh Tiện ích -> Chuyển đổi phụ lục vữa Cách này cho phép đổi toàn bộ các mã vữa từ PC30 -> PC40 hoặc ngược lại. Kích vào đây Sau khi chọn lệnh trên sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Sau khi bạn chọn chấp thuận thì lệnh chuyển đổi tương ứng sẽ đc thực hiện Kết quả Nếu bạn muốn phân tích lại toàn bộ đơn giá chi tiết thì bấm OK, khi đó sẽ được kết quả như sau: Kết quả Sắp xếp bảng vật liệu Bạn chọn bảng VL sau đó bấm lệnh sắp xếp vật liệu dự thầu () sẽ sắp xếp các vật liệu theo nhóm Vật liệu, Nhân công, Máy và sắp xếp theo thứ tự ABC,… Trước khi sắp xếp: Kích vào đây Sau khi bấm lệnh sắp xếp: Vật liệu được sắp xếp theo Alphabe. Công thức kết nối trực tiếp. Máy thi công Nhân công Bảng giá ca máy Thực hiện lệnh Dự thầu GXD / Kết xuất bảng giá ca máy. Lệnh này sẽ tính bảng giá ca máy tất cả các máy được sử dụng hồ sơ thầu trong sheet MTC. Như trong bảng trên có 5 loại máy, sau khi bấm lệnh kết xuất bảng giá ca máy thì sẽ có bảng tính giá ca máy cho 5 loại như sau: Người lập giá dự thầu có thể căn cứ mã hiệu máy để kết nối giá ca máy vào bảng phân tích đơn giá chi tiết dễ dàng (sử dụng hàm Vlookup hoặc kết nối trực tiếp). Lưu ý: Trường hợp tính toán bổ sung công việc trong bảng Phân tích đơn giá chi tiết thì bạn phải chạy lại lệnh Kết xuất bảng giá ca máy để cập nhật các máy mới. Bù giá ca máy Trong thực tế, có thể nhà thầu hay dùng giá ca máy của địa phương để lập giá dự thầu. Với giá ca máy địa phương công bố, Nhà thầu thường phải điều chỉnh giá ca máy về thời điểm hiện tại. Sau khi chọn lệnh Kết xuất bảng giá ca máy thì phần mềm đồng thời kết xuất bảng Bù giá ca máy theo cách đơn giản như sau: Nếu bạn muốn chuyển đổi Bù giá ca máy theo hướng dẫn của Thông tư 06/2010/TT-BXD của Bộ Xây dựng thì chọn lệnh Tiện ích / Bù GCM theo TT06/ Bù GCM đơn giản Kết quả sẽ có bảng bù giá ca máy chính xác theo hướng dẫn của Thông tư 06/2010/TT-BXD của Bộ Xây dựng: Sở dĩ phải có hai cách bù giá ca máy (cách bù đơn giản và cách bù theo Thông tư 06/2010/TT-BXD) là vì khi bù giá ca máy đòi hỏi phải có các số liệu đầu vào, nhưng các bảng công bố giá ca máy của các địa phương thời gian qua công bố không đủ số liệu. Vì vậy, phần mềm đưa cả hai phương pháp, để người sử dụng có thể linh hoạt hơn trong việc lựa chọn phương pháp bù phù hợp với công trình cụ thể. Người sử dụng cũng có thể nhập số liệu của mình vào luôn bảng tính để tính toán. Ví dụ: Nguyên giá tại thời điểm điều chỉnh, tính lại các cột chi phí nhiên liệu, chi phí tiền lương… LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỊNH MỨC, ĐƠN GIÁ, GVT, GCM Nhà thầu có thể có các dữ liệu của riêng mình. Các dữ liệu này thường được sử dụng đi, sử dụng lại trong các hồ sơ thầu đấu thầu các công trình khác nhau. Để khỏi phải làm đi làm lại nhiều lần, người lập hồ sơ thầu có thể bổ sung các dữ liệu này vào CSDL của phần mềm và tra mã hiệu – sử dụng lại nhiều lần. Dữ liệu của phần mềm được lưu trong các file có đuôi .csv. Một ưu điểm rất mạnh của phần mềm Dự thầu GXD là các file dữ liệu này có thể sử dụng Excel để mở, chỉnh sửa, tính toán, copy, paste… Bổ sung file cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu của phần mềm Dự thầu GXD sử dụng chung cùng phần mềm Dự toán GXD, Quyết toán GXD… Thuận lợi thông suốt từ khâu lập dự toán, lập giá dự thầu, chấm thầu, xét thầu và thanh quyết toán, kiểm tra, thanh tra sau này. Mặc định cơ sở dữ liệu cài đặt cùng phần mềm chỉ gồm dữ liệu để làm thầu cho các công trình trên địa bàn thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Để làm thầu cho công trình tại địa phương khác bạn cần có file .csv Đơn giá, Giá vật tư, Giá ca máy của địa phương đó. Bạn có thể download dữ liệu cần thiết tại địa chỉ sau: hoặc tìm trong đĩa CD cung cấp phần mềm hoặc liên hệ Công ty Giá Xây Dựng để được cung cấp (ĐT/Fax: 04.35682482/04.35682483) hoặc gửi thư tới địa chỉ email phanmem@giaxaydung.vn để xin file dữ liệu. Mở file cơ sở dữ liệu để sửa đổi, bổ sung Vào thư mục cài đặt như hình sau, kích đúp vào tên file sẽ mở ra trong Excel. Ví dụ: Muốn sửa đổi hay bổ sung dữ liệu vào file đơn giá Hà Nội, bạn kích đúp vào file DG HaNoi.csv, khi đó phần mềm Excel sẽ khởi động và mở file DG HaNoi.csv. File cơ sở dữ liệu được mở ra và bạn có thể sửa đổi, hiệu chỉnh một cách dễ dàng. Thậm chí thực hiện các thao tác tính toán dữ liệu rồi lưu lại. Khi bấm nút lưu file sẽ hiển thị thông báo, file mở bằng Excel nhưng lưu dữ lại dưới dạng .csv sẽ mất các định dạng, công thức. Bạn hãy chọn Yes. Sau đó đóng file lại, mở phần mềm, nạp cơ sở dữ liệu để sử dụng. Bổ sung thêm dữ liệu Các định dạng cơ sở dữ liệu của phần mềm Khi muốn bổ sung dữ liệu của riêng bạn vào chỉ cần trình bày dữ liệu theo các cột như các dạng sau trong Excel và lưu lại dạng .csv hoặc copy và các file cơ sở dữ liệu hiện có là sử dụng được. Định dạng dữ liệu định mức (Ví dụ: DM1776.csv): mscv msvt Klvt lvt AA.11111 N1307 0,95 AA.11112 N1307 1,42 …. Định dạng dữ liệu từ điển vật tư (TDVT.csv): MSVT TENVT DVT LVT TLVT BH Vật liệu V10001 Acêtylen chai V10002 Axít hàn Lít V10003 Backer rod 25mm M …. Định dạng dữ liệu giá vật tư (Ví dụ: DG HaNoi.csv): MVT TVT DVT Giá gốc Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Vật liệu V10001 Acêtylen chai 360000 V10002 Axít hàn lít V10003 Backer rod 25mm m 6000 V10004 Bản chịu tải cái V10005 Bản đệm cái … Định dạng dữ liệu đơn giá (Ví dụ: DG HaNoi.csv): MHDG TCV DVT VLC VLP NC MTC MHDM PLV AA.11111 Phát rừng bằng thủ công, phát rừng loại 1, mật độ cây TC/100 m2: 0 cây 100m2 44486 AA.11111 AA.11112 Phát rừng bằng thủ công, phát rừng loại 1, mật độ cây TC/100 m2: <=2 cây 100m2 66495 AA.11112 AA.11113 Phát rừng bằng thủ công, phát rừng loại 1, mật độ cây TC/100 m2: <=3 cây 100m2 76797 AA.11113 AA.11121 Phát rừng bằng thủ công, phát rừng loại 2, mật độ cây TC/100 m2: 0 cây 100m2 56662 AA.11121 Ngoài ra bạn có thể mở các file giá ca máy (Ví dụ: GCM HaNoi 2008.csv) và phụ lục vữa (PLV.csv) để xem các tiêu đề cột dữ liệu. Thực hành thêm cơ sở dữ liệu riêng Giả sử bạn lập hồ sơ thầu cho một công trình, có định mức người ta không cho áp dụng hoàn toàn theo các bộ ĐM công bố mà có chỉnh sửa đôi chút. Vậy bạn cần lập một DM mới với các thành phần VL, NC, M theo yêu cầu riêng và đưa vào các file cơ sở dữ liệu sau sử dụng lại nhiều lần. Ví dụ: Các số liệu cho công tác làm cổng như sau: Tên công việc, thành phần định mức Đơn vị Khối ượng Sản xuất cổng hàng rào sắt (Cổng phụ) Cổng Vật liệu Thép hộp 60x40x3 kg 27,80 Thép rỗng 16x16x2 kg 11,92 Tôn bịt dày 1mm m2 0,60 Bản lề cái 3,0 Khóa cổng cái 1,0 Que hàn kg 0,6092 Đá mài viên 0,1216 Đá cắt viên 0,0912 Vật liệu khác % 5,0 Nhân công Nhân công 4,5/7 công 1,1424 Máy thi công Máy hàn 23 KW ca 0,2032 Máy mài 2,7KW ca 0,1728 Máy cắt uốn cắt sắt 5KW ca 0,1768 Máy khác % 1,5 Bước 1: Đặt mã hiệu cho công việc, đánh mã cho vật tư Mã hiệu công việc mới bạn tự đặt, không cứ phải là AI.11xxx mà có thể là CP.12345 miễn là không trùng với các mã hiệu đã có trong dữ liệu. Với các vật tư đã có trong CSDL ở phần mềm, bạn có thể đánh mã theo theo các vật tư đó. Bạn có thể mở file TDVT.csv và GCM.csv để tìm kiếm các mã vật liệu, giá ca máy có sẵn. Với các vật tư chưa có trong CSDL đánh mã theo các quy luật sau: Vật liệu: Ký hiệu đầu tiên bắt buộc là V. Nhân công: Ký hiệu đầu tiên bắt buộc là N. Máy thi công: Ký hiệu đầu tiên bắt buộc là M. Các số ký hiệu tiếp sau không trùng với các mã hiệu đang có trong CSDL. Copy dữ liệu vào Excel như trong bảng số liệu trên sau khi đánh mã sẽ được như sau: MSCV MSVT TCV DVT KLVT CP.12345 Sản xuất cổng hàng rào sắt (Cổng phụ) Cổng Vật liệu CP.12345 V108131 Thép hộp 60x40x3 kg 27,80 CP.12345 V108132 Thép rỗng 16x16x2 kg 11,92 CP.12345 V107751 Tôn bịt dày 1mm m2 0,60 CP.12345 V10007 Bản lề cái 3,0 CP.12345 V10902 Khóa cổng cái 1,0 CP.12345 V10613 Que hàn kg 0,6092 CP.12345 V10305 Đá mài viên 0,1216 CP.12345 V10287 Đá cắt viên 0,0912 CP.12345 V19999 Vật liệu khác % 5,0 Nhân công CP.12345 N1457 Nhân công 4,5/7 công 1,1424 Máy thi công CP.12345 M0485 Máy hàn 23 KW ca 0,2032 CP.12345 M0531 Máy mài 2,7KW ca 0,1728 CP.12345 M0522 Máy cắt uốn cắt sắt 5KW ca 0,1768 CP.12345 M9999 Máy khác % 1,5 Trong bảng trên các mã đánh dấu đỏ là các mã mới đánh thêm, được đánh không trùng với các mã vật tư khác trong cơ sở dữ liệu. CP là viết tắt của Cổng phụ. Bước 2: Tính đơn giá cho công tác, bạn tìm các giá vật tư và chiết tính đơn giá. Bước 3: Bạn biến đổi bảng dữ liệu trên thành các định dạng như ở cột trên gồm Dữ liệu định mức. Dữ liệu từ điển vật tư. Dữ liệu giá vật tư Dữ liệu giá ca máy Sau đó bạn chỉ việc copy và dán vào các vị trí phù hợp trong các file .csv tương ứng là được.