Giáo trình môn học ISO - 5S

.2. Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 19 2.3. Các bước áp dụng ISO 9001:2008 vào một tổ chức 20 2.4. Các tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 22 2.5. Cách thiết lập quy trình Quản lý chất lượng 23 CHƯƠNG 2: 5S 25 1. Giới thiệu về 5S 25 1.1. 5S là gì 25 1.2. Mục tiêu và ý nghĩa của 5S 26 1.3. Lợi ích của 5S 27 2. Áp dụng 5S 27 2.1. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S 27 2.2. Các bước triển khai áp dụng 5S 28 2.3. Đánh giá, cải tiến theo 5S 31 2.4. Hướng dẫn thực hành 5S tại doanh nghiệp - Ứng dụng trong học tập và sinh hoạt. 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 4 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: ISO - 5S Mã môn học: MH ĐTCN 12 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/ mô đun: - Vị trí: Là môn học trong chương trình đào tạo trình độ Trung cấp và Cao đẳng nghề Điện tử công nghiệp. - Tính chất:Là môn học chung. - Ý nghĩa và vai trò của môn học:Môn học này cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng ISO, một số tiêu chuẩn đang được các doanh nghiệp ứng dụng. Lợi ích và ý nghĩa của việc thực hiện 5S trong một tổ chức. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: + Trình bày được khái niệm “chất lượng” và “quản lý chất lượng” qua từng thời kỳ và các quan điểm khác nhau. + Trình bày được các nguyên tắc quản lý chất lượng. + Trình bày được các yêu cầu chung và yêu cầu về hệ thống tài liệu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. + Trình bày được cách thiết lập quy trình quản lý chất lượng. + Trình bày được lợi ích và ý nghĩa của 5S trong phong trào chất lượng. + Trình bày quy trình áp dụng 5S trong một tổ chức. - Về kỹ năng: + Vận dụng và đánh giá được việc thực hiện 5S trong một tổ chức. - Về thái độ: Nội dung của môn học: Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian: Số TT Tên chương, mục Thời gian (giờ) Tổng số Lý thuyết Thực hành, thí nghiệm, TL, bài tập Thi/ Kiểm tra 5 1 Chương 1: Chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng 6 5 1 1. Chất lượng và quản lý chất lượng 2 2 2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 4 3 1 2 Chương 2: 5S 8 5 3 1. Giới thiệu về 5S 2 2 2. Áp dụng 5S 6 3 3 3 Thi kết thúc môn học 1 1 Cộng 15 10 4 1 6 CHƯƠNG 1: CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Mã chương: MH ĐTCN 12 - 01 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm “chất lượng” và “quản lý chất lượng” qua từng thời kỳ và các quan điểm khác nhau. - Trình bày được các nguyên tắc quản lý chất lượng. - Trình bày được các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. - Trình bày được các bước áp dụng ISO 9001:2008 vào một tổ chức. - Trình bày được các tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. - Trình bày được cách thiết lập quy trình quản lý chất lượng. Nội dung chính: 1. Chất lượng và quản lý chất lượng 1.1. Chất lượng và đặc điểm của chất lượng a/ Chất lượng Chất lượng là một khái niệm quen thuộc với cuộc sống ngay từ thời cổ đại. Tuy nhiên, chất lượng cũng là một khái niệm gây nhiều tranh cãi. Tùy theo đối tượng sử dụng, "chất lượng" có ý nghĩa khác nhau nên cách hiểu về chất lượng cũng đa dạng. • Theo Bill Conway – Mỹ: “Chất lượng phụ thuộc vào cách thức quản lý đúng đắn”. • Theo W. Edwards Deming - Mỹ: “Chất lượng là mức dự báo về độ đồng đều, độ tin cậy với chi phí thấp và phù hợp với thị trường”. • Theo tiêu chuẩn Pháp NF X 50 – 109 : “Chất lượng là tiềm năng của một sản phẩm hay dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu người sử dụng”. • Theo Oxford Pocket Dictionary: “Chất lượng là mức hoàn thiện, là đặc trưng so sánh hay đặc trưng tuyệt đối, dấu hiệu đặc thù, các dữ kiện, các thông số cơ bản”. • Theo GS. Kaoru Ishikawa – Nhật: “Chất lượng là khả năng thỏa mãn nhu cầu của thị trường với chi phí thấp nhất”. • Theo các nhà quản lý: “Chất lượng cao hay thấp được đo bằng tỷ lệ những sản phẩm được chấp nhận qua kiểm tra chất lượng (KCS), số lượng phế phẩm, ” 7 • Theo nhà sản xuất: “Chất lượng phải đáp ứng những chỉ tiêu kỹ thuật đề ra cho sản phẩm”. • Theo người bán lẻ: “Chất lượng nằm trong con mắt người mua”. • Theo người tiêu dùng: “Chất lượng là sự thỏa mãn nhu cầu hoặc hơn nữa nhưng với chi phí là thấp nhất.” • Theo Luật số: 05/2007/QH12 ban hành ngày 21 tháng 11 năm 2007; “Chất lượng sản phẩm, hàng hóa là mức độ của các đặc tính của sản phẩm, hàng hóa đáp ứng yêu cầu trong tiêu chuẩn công bố áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng”. • Theo ISO 8402:1994 “Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng) tạo cho thực thể (đối tượng) đó có khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc nhu cầu tiềm ẩn”. • Theo ISO 9000:2005 “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu”. Mặc dù, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về chất lượng từ các chuyên gia, nhà quản lý, nhà sản xuất, người bán lẻ cho đến người tiêu dùng. Những năm gần đây, khái niệm chất lượng được tiếp tục mở rộng. Chất lượng còn là LAO ĐỘNG SẠCH để sản xuất sản phẩm. Điều này đồng nghĩa với tính thân thiện với môi trường và tính đạo đức trong kinh doanh tồn tại từ khâu thiết kế đến tiêu dùng sản phẩm. Tại Việt Nam, “Chất lượng sản phẩm, hàng hóa là mức độ của các đặc tính của sản phẩm, hàng hóa đáp ứng yêu cầu trong tiêu chuẩn công bố áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng”. Tham khảo Luật số: 05/2007/QH12 ban hành ngày 21 tháng 11 năm 2007 về Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa và Nghị định của Chính phủ số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa. 8 Quy tắc 3 bên trong Quản trị chất lượng b/ Đặc điểm của chất lượng • Chất lượng được đo bởi sự đáp ứng nhu cầu. Một sản phẩm có chất lượng kém không phụ thuộc trình độ công nghệ. Có quan điểm cho rằng: “Một sản phẩm có chất lượng tốt nhất nhưng không tiêu thụ hoặc sử dụng đồng nghĩa là tổ chức đã tạo ra các phế phẩm”. Đây là một kết luận then chốt để các nhà quản lý định ra chính sách, chiến lược kinh doanh. Chất lượng là sự đáp ứng nhu cầu; trong khi đó nhu cầu luôn biến động nên chất lượng cũng thay đổi theo thời gian, không gian cũng như điều kiện sử dụng. • Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta không chỉ xét đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan. • Nhu cầu được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể mô tả rõ ràng. Người sử dụng đôi khi chỉ cảm nhận hoặc chỉ phát hiện ra trong quá trình sử dụng. • Chất lượng thể hiện thông qua kết quả áp dụng cho một hệ thống, các quá trình tạo sản phẩm. • Khi nói đến chất lượng không thể bỏ qua yếu tố giá cả, dịch vụ giao hàng đúng lúc. Đó là những yếu tố mà khách hàng luôn quan tâm khi họ định mua. 9 Các đặc điểm của chất lượng dịch vụ: “SERVQUAL” – Service quality (chất lượng dịch vụ) của ba tác giả A.Parasuraman, V.A.Zeithaml và L.L. Berry đã đưa ra các đặc điểm về chất lượng dịch vụ bao gồm: - Tính tin cậy (Reliability): thể hiện qua khả năng thực hiện các cam kết cung cấp dịch vụ một cách tin cậy và chính xác. - Tính đáp ứng nhanh (Responsiness): thể hiện qua khả năng sẵn sàng của các nhân viên cung cấp dịch vụ. - Năng lực (Competence): thể hiện tính chuyên nghiệp, nắm vững kỹ năng, kiến thức cũng như kinh nghiệm cần thiết bộc lộ qua tiến trình tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. - Tính dễ dàng tiếp cận (Acessessibility): thể hiện sự thuận lợi để khách hàng tiếp xúc với tổ chức thông qua điện thoại cũng như các phương tiện thông tin liên lạc khác, thời gian chờ đợi của khách hàng, giờ làm việc thuận tiện, phương tiện cung cấp dịch vụ đặt tại nhiều nơi và thuận tiện khi cần thiết. - Thái độ lịch sự (Courtesy): thể hiện qua mức độ tôn trọng, cảm thông và thân thiện với khách hàng. - Giao tiếp tốt (Communication): thể hiện khả năng giao tiếp với khách hàng bằng ngôn ngữ dễ hiểu, biết lắng nghe ý kiến. Nhân viên tiếp xúc khách hàng cần phải giải thích rõ về chi phí và các vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển giao dịch vụ. - Sự tín nhiệm (Credibility): thể hiện mức độ đáng tin cậy lẫn trung thực khi lấy quyền lợi của khách hàng làm trọng tâm. 10 - Sự an toàn (Security): thể hiện thông qua an toàn vật lý (Physical safety), tài chính và tính bảo mật (Confidentiality). - Hiểu rõ khách hàng (Understanding the customers): thể hiện thông qua tìm hiểu nhu cầu, mong đợi của khách hàng, quan tâm và có chính sách đãi ngộ phù hợp với từng đối tượng khách hàng khác nhau (trong đó lưu ý đến khách hàng trung thành). - Những tính chất cụ thể khác (Tangibles): thể hiện thông qua tính đảm bảo chất lượng về các yếu tố như tiện nghi, diện mạo của nhân viên khi tiếp xúc với khách hàng, phương tiện làm việc để cung cấp dịch vụ, phương thức truyền thông về toàn bộ hoạt động dịch vụ cung cấp, ... 1.2. Quản lý chất lượng và các nguyên tắc quản lý chất lượng a/ Quản lý chất lượng Chất lượng không tự sinh ra và cũng không phải là một kết quả ngẫu nhiên. Nó là kết quả của sự tác động của hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn đạt được chất lượng mong muốn cần quản lý một cách đúng đắn các yếu tố này. Hoạt động quản lý trong lĩnh vực chất lượng được gọi là quản lý chất lượng. Phải có hiểu biết và kinh nghiệm đúng đắn về quản lý chất lượng mới giải quyết tốt bài toán chất lượng. Quản lý chất lượng được áp dụng trong mọi ngành, mọi lĩnh vực, mọi qui mô. Quản lý chất lượng đảm bảo cho tổ chức làm đúng những việc phải làm. Nếu các tổ chức muốn phát triển bền vững cần tìm hiểu và áp dụng về quản lý chất lượng có hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trường, các tổ chức muốn sản xuất ra được những sản phẩm có chất lượng, giá thành hợp lý. Họ cần phải có khả năng quản lý và kiểm soát tốt 04 quá trình chủ yếu (trách nhiệm của lãnh đạo, quản lý nguồn lực, tạo sản phẩm và đo lường, phân tích, cải tiến) bằng con đường kinh tế nhất, đó là quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng là quản lý mặt chất của hệ thống. Nó liên quan đến mọi bộ phận, mọi người và mọi công việc. Cả ba lĩnh vực này cần phải được phối hợp với nhau một cách đồng bộ trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức. Quản lý chất lượng là trách nhiệm của tất cả các cấp quản lý nhưng phải được lãnh đạo cao nhất cam kết. Thực hiện công tác quản lý chất lượng liên quan đến mọi thành viên trong tổ chức đòi hỏi họ phải thấu hiểu, thực hiện và duy trì. Theo ISO 9000: 2005: “Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức”. Quản trị chất lượng bao gồm 04 chức năng sau: 11 • Hoạch định chất lượng là một phần của quản trị chất lượng tập trung vào lập mục tiêu chất lượng, quy định các quá trình tác nghiệp cần thiết và các nguồn lực có liên quan để thực hiện các mục tiêu chất lượng. • Kiểm soát chất lượng là một phần của quản trị chất lượng tập trung thực hiện các yêu cầu chất lượng. • Đảm bảo chất lượng là một phần của quản trị chất lượng tập trung vào cung cấp lòng tin rằng các yêu cầu sẽ được thực hiện. • Cải tiến chất lượng là một phần của quản trị chất lượng tập trung vào nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu. Tuy nhiên, những điều nêu trên chỉ giúp chúng ta hiểu thêm về quản lý chất lượng. Do các yếu tố chủ quan cũng như khách quan tác động nên đã tạo ra một khoảng cách giữa mục tiêu đề ra ban đầu và kết quả đạt được. Khoảng cách này gọi là độ lệch chất lượng hay vòng xoắn JURAN. Độ lệch chất lượng hay vòng xoắn JURAN b/ Các nguyên tắc của quản lý chất lượng Nguyên tắc 1: Định hướng bởi khách hàng: Tổ chức phụ thuộc vào khách hàng của mình. Vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng. Qua đó không chỉ đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của họ. Chất lượng định hướng bởi khách hàng là một yếu tố chiến lược, dẫn đến khả năng chiếm lĩnh thị trường, duy trì và thu hút khách hàng. Nó đòi hỏi phải luôn nhạy cảm đối với những khách hàng mới, những yêu cầu thị trường và đánh giá những yếu tố dẫn đến sự thỏa mãn khách hàng. Nó cũng đòi hỏi ý thức cải tiến, đổi mới công nghệ, khả năng thích ứng nhanh và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của thị trường; giảm sai lỗi khuyết tật 12 trong sản xuất và những khiếu nại của khách hàng. Chất lượng phải được định hướng bởi khách hàng, tổ chức phải sản xuất, bán cái mà khách hàng cần chứ không phải cái mà tổ chức có. Chất lượng dịch vụ hành chính công của một cơ quan hành chính nhà nước phải được định hướng bởi khách hàng là người dân, đáp ứng nhu cầu và vì dân phục vụ. Định hướng vào khách hàng tại Việt Nam còn là nguyên tắc mới mẻ bởi lẽ: Thứ nhất là tính sáng tạo còn kém. Người Mỹ sáng tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau. Người Nhật làm ra sản phẩm giống người Mỹ, nhưng họ sẽ tìm cách cải tiến quy trình sản xuất để làm giảm giá thành và tăng chất lượng sản phẩm. Nhưng con đường mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam chọn lại là “anh làm thế nào, tôi cũng bắt chước làm như vậy”, không có sự khác biệt. Như vậy, con đường cạnh tranh duy nhất chỉ là giảm giábán, chất lượng sản phẩm không được cao, không có tiền đầu tư cho nghiên cứu - phát triển, lợi nhuận đã nhỏ lại còn bấp bênh vì phụ thuộc vào nguyên liệu đầu vào. Thứ hai là lối tư duy kiểu tiểu nông vẫn tồn tại ở không ít tổ chức, khi thiếu vắng sự cam kết lâu dài về chất lượng với khách hàng. Tư duy không theo kịp với sự chuyển biến của thị trường, xã hội và đối thủ cạnh tranh. Dễ hài lòng với thành quả hiện tại, hay so sánh với chính mình trong quá khứ, chứ không so mình với các đối thủ cạnh tranh hiện tại. Thứ ba là nhiều tổ chức chưa thực sự đặt khách hàng vào vị trí trung tâm, vẫn áp đặt suy nghĩ và nhu cầu của tổ chức vào khách hàng. Họ vẫn quá tập trung đến chất lượng sản phẩm theo ý trong đầu của họ, mà chưa dành sự quan tâm thích đáng đến suy nghĩ của khách hàng về sản phẩm của họ. Các tổ chức sẵn sàng bỏ tiền tỷ để đầu tư cho sản xuất, nhưng lại ngại ngần chi phí cho các hoạt động nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong mắt công chúng. Tổ chức vẫn thường nói “Khách hàng là Thượng đế”, nhưng liệu đã có bao nhiêu tổ chức chấp nhận bỏ chi phí để xem các “Thượng đế” đang thực sự nghĩ gì ?”. (Nguồn: Ngô Trọng Thanh, Nguyên tắc 2:Sự lãnh đạo: Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của tổ chức. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ để lôi cuốn mọi người đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hoạt động chất lượng sẽ không đạt được kết quả nếu không có sự cam kết triệt để của lãnh đạo cấp cao. Lãnh đạo tổ chức phải có tầm nhìn xa, xây dựng những giá trị rõ ràng, cụ thể và định hướng vào khách hàng. Để củng cố những mục tiêu này cần có sự cam kết và tham gia của từng cá nhân 13 lãnh đạo với tư cách là một thành viên của tổ chức. Lãnh đạo phải chỉ đạo và xây dựng các chiến lược, hệ thống các biện pháp huy động sự tham gia và tính sáng tạo của mọi nhân viên để xây dựng, nâng cao năng lực của tổ chức cũng như đạt kết quả tốt nhất. Qua tham gia trực tiếp vào các hoạt động như lập kế hoạch, xem xét đánh giá hoạt động của tổ chức, ghi nhận những kết quả đạt được của nhân viên; lãnh đạo có vai trò củng cố giá trị và khuyến khích sự sáng tạo, đi đầu ở mọi cấp trong toàn bộ tổ chức. Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người: Con người là nguồn lực quý nhất của một tổ chức và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho tổ chức. Để đạt được kết quả trong cải tiến chất lượng, kỹ năng, nhiệt tình, ý thức trách nhiệm của người lao động đóng một vai trò quan trọng. Lãnh đạo phải tạo điều kiện cho mọi nhân viên học hỏi nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn, quản lý. Phát huy được nhân tố con người chính là tạo ra một sức mạnh nội lực của tổ chức khi vươn đến hệ thống mục tiêu chất lượng. Nguyên tắc 4: Quan điểm quá trình: Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. Quá trình là hoạt động biến đổi đầu vào thành đầu ra. Để quá trình đạt được hiệu quả, giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, có nghĩa là quá trình gia tăng giá trị. Trong một tổ chức, đầu vào của quá trình này là đầu ra của quá trình trước đó và toàn bộ quá trình trong tổ chức tạo thành hệ thống mạng lưới của quá trình. Quản lý hoạt động của một tổ chức thực chất là quản lý các quá trình và các mối quan hệ giữa chúng. Quản lý tốt mạng lưới quá trình này cùng với sự kiểm soát người cung ứng sẽ đảm bảo chất lượng đầu ra để thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Nguyên tắc 5: Tính hệ thống: Xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quátrình có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả cho tổ chức. Tổ chức không thể giải quyết bài toán chất lượng theo từng yếu tố tác động đến chất lượng một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố tác động đến chất lượng một cách hệ thống và đồng bộ, phối hợp hài hòa các yếu tố này. Phương pháp hệ thống của quản lý là cách huy động, phối hợp toàn bộ nguồn lực để phục vụ mục tiêu chung của tổchức. Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi tổ chức. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, tổ chức phải liên tục cải tiến. Chất lượng định hướng bởi khách hàng, 14 mà nhu cầu mong muốn của khách hàng luôn luôn biến đổi theo xu hướng ngày càng cao. Bởi vậy,chất lượng cũng cần có sự đổi mới. Sự cải tiến đó là từng bước nhỏ hoặc nhảy vọt. Cảitiến đó là cải tiến phương pháp quản lý, đổi mới các quá trình, các thiết bị, công nghệ,nguồn lực. Tuy nhiên, trong cải tiến cần phải tính kỹ lưỡng và bám chắc vào mục tiêucủa tổ chức. Cải tiến là sự dịch chuyển của một hệ thống để tiến tới một “ngưỡng” mớitốt đẹp hơn. Nhà quản trị cần sáng suốt lựa chọn để không đi vào vòng luẩn quẩn. Để vượt qua được một “ngưỡng” mới cần có sự cải tiến. Nhà quản trị thường đón nhận từ nhân viên sự thống nhất về hình thức nhưng sau lưng vẫn tiềm ẩn sự ngấm ngầm trì hoãn và thậm chí phản kháng lại. Vấn đề không hẳn nằm ở tiền hay nguồn lực đầu tư mà nằm ngay trong đầu những người thực hiện cải tiến. Nói cách khác, kỹ năng của nhà quản trị quyết định sự thành công khi thực hiện cải tiến. Quá trình cải tiến thường đụng chạm tới quyền lợi của một số người khiến các suy nghĩ tiêu cực dần chuyển thành phản kháng. Cường độ phản kháng mạnh dần lên khiến nhà quản trị đôi khi phải đối phó hoặc trì hoãn quyết định cải tiến. Để giải quyết được khó khăn này, nhiều quan điểm được thiết lập như là: - Cải tiến là cần thiết: - Tạo động lực thực hiện - Tạo bước khởi đầu - Thành công ngắn hạn Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý muốn có hiệu quả phải được xây dựng dựa trên phân tích dữ liệu và thông tin. Không quyết định dựa trên sự suy diễn. Đánh giá phải bắt đầu từ chiến lược của tổ chức, các quá trình quan trọng, các yếu tố đầu vào, đầu ra của các quá trình đó. Giáo sư Arnon Lotem, một chuyên gia về sự tiến hóa hành vi thuộc khoa Động vật học của Đại học Tel Aviv, khẳng định: “Trong quá trình tiến hóa, con người ra quyết định theo cách thức tương tự nhiều loài động vật. Chúng ta có xu hướng sử dụng những tình huống đã trải qua để đánh giá một trường hợp cụ thể. Cách thức đó khiến con người luôn ở trong thế bị động khi đối phó với những mối nguy mà chúng ta đối mặt hàng ngày trong xã hội hiện đại”. Thực tế chứng minh “kinh nghiệm đôi khi không làm chúng ta thông minh hơn mà ngược lại chúng có thể khiến chúng ta mù quáng hơn trong giải quyết vấn đề”. Vì vậy, quyết định dựa trên sự kiện là nền tảng để 15 thay đổi tận gốc rễ cách nghĩ, thói quen cũng như đòi hỏi năng lực của nhà quản trị khi tiến hành nhiệm vụ được giao. Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng: Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau. Mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để cùng tạo ra giá trị. Các tổ chức cần tạo dựng mối quan hệ hợp tác nội bộ với bên ngoài để đạt được mục tiêu chung. Các mối quan hệ nội bộ tạo sự đoàn kết, thúc đẩy sự hợp tác giữa lãnh đạo và người lao động, tạo lập các mối quan hệ mạng lưới giữa các bộ phận để tăng cường sự linh hoạt và khả năng đáp ứng nhanh. Các mối quan hệ bên ngoài là những mối quan hệ với khách hàng, người cung ứng, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức đào tạo, các cơ quan quản lý, chính quyền địa phương... Những mối quan hệ liên quan ngày càng quan trọng. Chúng là những mối quan hệ chiến lược giúp tổ chức thâm nhập thị trường, mở rộng thị trường hoặc thiết kế những sản phẩm và dịch vụ mới. Các bên tham gia cần chú ý đến những yêu cầu quan trọng, đảm bảo sự thành công của quan hệ hợp tác, cách thức giao lưu thường xuyên, giữ những nguyên tắc trong quan hệ với từng nhóm đối tượng. (Nguồn ThS Trần Quốc Tuấn). c/ Các phương thức quản lý chất lượng - Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) - Kiểm soát chất lượng (QC) - Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC) - Quản lý chất lượng đồng bộ (TQM)e 1.3. Một số tiêu chuẩn chất lượng theo các cấp độ a/ Tiêu chuẩn Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) đưa ra định nghĩa được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận là: Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và do một cơ quan phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. b/ Tiêu chuẩn hóa Định nghĩa đầy đủ của ISO về tiêu chuẩn hóa như sau: 16 Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.Tiêu chuẩn hóa là xây dựng, công bố, áp dụng và đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn về một thực thể nhất định. c/ Cấp, loại, hình thức hiệu lực của tiêu chuẩn 1. Cấp tiêu chuẩn • Cấp quốc tế do các tổ chức tiêu chuẩn có phạm vi hoạt động toàn cầu công bố như ISO (International Organization For Standardization), IEC (International Electrotechnical Commission), ITU-T (International Telecommunication Union Telecommunication Standardization Sector), ... • Cấp khu vực do các tổ chức tiêu chuẩn hóa khu vực công bố như EN (tiêu chuẩn Châu Âu), ENELEC (tiêu chuẩn điện Châu Âu),... • Cấp quốc gia do các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia công bố như DIN (Đức), ANSI (Mỹ), BSI (Anh), TCVN (Việt Nam). • Cấp ngành hay hội do các tổ chức tiêu chuẩn ngành hay hội (liên kết nhiều công ty) công bố như ngành chế tạo ô tô, hội thử nghiệm vật liệu,... • Cấp công ty do một công ty công bố như tiêu chuẩn hãng Phillip, tiêu chuẩn công ty Siemen,... Cấp tiêu chuẩn không nói về tính "cao thấp" của "chất lượng" cũng như không phản ánh mức độ áp dụng rộng rãi. 2. Phân loại tiêu chuẩn 2.1. Phân loại tiêu chuẩn theo đối tượng • Tiêu chuẩn cơ bản là những tiêu chuẩn sử dụng chung cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực như đơn vị đo lường, hằng số vật lý, ký hiệu toán học, các tiêu chuẩn về số ưu tiên, cách trình bày tiêu chuẩn. • Tiêu chuẩn về sản phẩm hàng hóa là các tiêu chuẩn về các vật thể hữu hình như nguyên vật liệu: than, sắt, thép, các chi tiết, cụm chi tiết: bu lông, trục, động cơ, các máy móc thiết bị: ô tô, máy kéo, • Tiêu chuẩn về các quá trình là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu mà một quá trình sản xuất thử nghiệm hay dịch vụ phải thỏa mãn như các phương pháp lấy mẫu, phân tích, 17 2.2. Phân loại theo mục đích • Các tiêu chuẩn nhằm mục đích thông hiểu như thuật ngữ, định nghĩa, dấu hiệu, ký hiệu quy ước,... • Các tiêu chuẩn nhằm giảm bớt sự đa dạng và đổi lẫn sản phẩm như các tiêu chuẩn về kích thước, các mối lắp ghép,... • Các tiêu chuẩn nhằm mục đích chất lượng như quy định các chỉ tiêu chất lượng mà một sản phẩm hay nguyên vật liệu phải đạt được. • Các tiêu chuẩn nhằm bảo vệ an toàn vệ sinh như quy định riêng về các chỉ tiêu an toàn hay vệ sinh mà sản phẩm phải đạt. Đây là những chỉ tiêu tối thiểu mà sản phẩm phải thỏa mãn nhằm bảo vệ người tiêu dùng. 2.3. Phân loại theo vai trò pháp lý của tiêu chuẩn • Tiêu chuẩn bắt buộc là tiêu chuẩn mà cá nhân hay tổ chức có liên quan buộc phải thực hiện. • Tiêu chuẩn tự nguyện là tiêu chuẩn có sẵn, cá nhân hay tổ chức thực hiện khi thấy có lợi ích. Hầu hết các tiêu chuẩn khi công bố là tự nguyện. Các cơ quan của chính phủ, tổ chức kinh tế - xã hội,... ban hành các văn bản pháp luật trong đó có "tham chiếu" các tiêu chuẩn, khi ấy nó trở thành bắt buộc. 3 Hiệu lực của tiêu chuẩn Xét về tính chất pháp lý, người ta chia tiêu chuẩn ra làm 2 loại: tiêu chuẩn bắt buộc (mandatory standard) và tiêu chuẩn tự nguyện (voluntory standard). Đôi khi người ta cũng gọi đó là "hình thức hiệu lực" của tiêu chuẩn hay gọi bằng tên khác là "chính thức" và "khuyến khích". Hình thức hiệu lực của một tiêu chuẩn chỉ ra áp dụng bắt buộc hay tự nguyện. • Ở các nước công nghiệp phát triển hầu như toàn bộ tiêu chuẩn (100%) là tự nguyện. Ở nước ta trước đây, cũng như các nước XHCN khác, hầu hết tiêu chuẩn (trên 90%) là bắt buộc. Thực ra điều ấy cũng chỉ là "hình thức". Nó không phản ánh thực chất của áp dụng tiêu chuẩn. Ở các nước công nghiệp, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc gia thường không phải là một cơ quan của Chính phủ. Vì vậy, họ thường công bố tiêu chuẩn tự nguyện. Nếu các cơ quan của Chính phủ thấy cần thiết phải quy định bắt buộc, họ đưa tiêu chuẩn đó vào nội dung của một văn bản pháp luật. Trong thực tế, một tỷ lệ khá lớn các tiêu chuẩn đã trở thành "bắt buộc" theo cách này. 18 • Ở các nước đang phát triển, đặc biệt là các nước quản lý kinh tế kế hoạch hóa, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc gia thường là một cơ quan Chính phủ (thậm chí tiêu chuẩn do một bộ trưởng ký ban hành) nên họ có quyền quy định tất cả tiêu chuẩn là bắt buộc. Trong thực tế, điều đó có thực hiện được không lại là một vấn đề khác. • Về nguyên tắc, hầu hết các tiêu chuẩn của một công ty là tiêu chuẩn bắt buộc. Tiêu chuẩn ngành (hội) quốc gia, khu vực hay quốc tế đều là tự nguyện. 2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 2.1. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9000 là tập hợp các kinh nghiệm QLCL tốt nhất đã được thực thi rộng rãi và được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nước. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO – Intrenatinal Organization for Standardization) ban hành lần đầu năm 1987 nhằm mục đích đưa ra một mô hình được chấp nhận ở mức độ quốc tế. ISO 9000 là sự kế thừa của các tiêu chuẩn đã tồn tại và được sử dụng rộng rãi, trước tiên là trong lĩnh vực quốc phòng. Năm 1979, Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) đã ban hành tiêu chuẩn BS 5750 về đảm bảo chất lượng sử dụng trong dân sự. Để phục vụ cho nhu cầu giao lưu thương mại quốc tế, Tổ chức ISO đã thành lập ban Kỹ thuật TC 176 để soạn thảo bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này được ban hành năm 1987 và được soát xét lần đầu tiên năm 1994. Theo ISO 9000:2005: • Hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng • Hệ thống quản lý là một hệ thống để thiết lập chính sách, mục tiêu và đạt được các mục tiêu đã đề ra. • Hệ thống quản lý bao gồm cơ cấu tổ chức, các hoạt động hoạch định, trách nhiệm, cách thức thực hiện, thủ tục – qui trình, các quá trình và nguồn lực. Hệ thống QLCL giúp tổ chức phân tích yêu cầu của khách hàng, xác định các quá trình tạo sản phẩm được khách hàng chấp nhận và duy trì các quá trình đó trong điều kiện được kiểm soát. Hệ thống QLCL làm cơ sở cho các hoạt động cải tiến liên tục các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Hệ thống QLCL hài hòa và hướng toàn bộ nỗ lực của tổ chức thống nhất thực hiện mục tiêu chung đã đặt ra. 19 Ngày 14/11/2008, ISO đã soát lại Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000. Đến nay, bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 gồm 04 tiêu chuẩn sau: • ISO 9000:2005: Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng. • ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu. • ISO 9004:2009: Quản lý sự thành công lâu dài của tổ chức – Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng • ISO19011:2002: Hướng dẫn đánh giá HTQLCL và/hoặc môi trường. ISO 9001: 2008 được nhiều tổ chức tại 175 quốc gia áp dụng như khuôn khổ đối với các hệ thống quản lý chất lượng tại các quốc gia này. Phiên bản 2008 không đưa ra các yêu cầu mới so với năm 2000. Tiêu chuẩn chỉ làm sáng tỏ những yêu cầu của ISO 9001: 2000 dựa vào kinh nghiệm áp dụng trong 8 năm qua và đưa ra những thay đổi hướng đến thích nghi với sự thay đổi cũng như tăng cường tính nhất quán với tiêu chuẩn ISO 14001: 2004. Tổ chức ISO đã ban hành trên 17.400 tiêu chuẩn đều được định kỳ soát xét. Ban Kỹ thuật ISO/TC 176 chịu trách nhiệm về bộ ISO 9000 đã hợp nhất ý kiến các chuyên gia đến từ 80 quốc gia tham gia, 19 tổ chức khu vực và quốc tế cùng với các ban kỹ thuật khác. Hoạt động soát xét tiêu chuẩn ISO 9001:2000 với kết quả là phiên bản 2008 đã được Tiểu ban SC 2 của Ban Kỹ thuật ISO/TC 176 tiến hành. ISO/TC 176/SC 2 cũng ban hành các tài liệu giải thích lý do và những điểm khác nhau giữa ISO 9001:2008 và ISO 9001:2000. 2.2. Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 gồm các điều khoản (ĐK) như sau: ĐK 4: Hệ thống quản lý chất lượng ĐK 4.1: Yêu cầu chung ĐK 4.2: Yêu cầu về hệ thống tài liệu ĐK 5: Trách nhiệm của lãnh đạo ĐK 5.1: Cam kết của lãnh đạo ĐK 5.2: Hướng vào khách hàng ĐK 5.3: Chính sách chất lượng ĐK 5.4: Hoạch định 20 ĐK 5.5: Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin ĐK 5.6: Xem xét của lãnh đạo ĐK 6: Quản lý nguồn lực ĐK 6.1: Quản lý nguồn lực ĐK 6.2: Nguồn nhân lực ĐK 6.3: Cơ sở hạ tầng ĐK 6.4: Môi trường làm việc ĐK 7: Tạo sản phẩm ĐK 7.1: Hoạch định việc tạo sản phẩm ĐK 7.2: Các quá trình liên quan đến khách hàng ĐK 7.3: Thiết kế và phát triển ĐK 7.4: Mua hàng ĐK 7.5: Sản xuất và cung cấp dịch vụ ĐK 7.6: Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường ĐK 8: Đo lường, phân tích và cải tiến ĐK 8.1: Khái quát ĐK 8.2: Theo dõi và đo lường ĐK 8.3: Kiểm soát sản phẩm không phù hợp ĐK 8.4: Phân tích dữ liệu ĐK 8.5: Cải tiến Tham khảo chi tiết tại tiêu chuẩn ISO 9001:2008, 2.3. Các bước áp dụng ISO 9001:2008 vào một tổ chức Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng: Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa của ISO 9000 đối với phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể. Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án ISO 9000: Áp dụng ISO 9000 là một dự án. Vì vậy cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 trong một tổ chức. Ban này bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay mặt lãnh đạo chỉ đạo áp dụng HTQLCL ISO 9000 và chịu trách nhiệm về lĩnh vực này. 21 Bước 3: Ðánh giá thực trạng của tổ chức so với các yêu cầu của tiêu chuẩn: Cần rà soát hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu và mức độ đáp ứng hiện tại của tổ chức. Đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết. Bước 4: Thiết kế hệ thống và lập văn bản HTQLCL: Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và điều hành bao gồm: • Tổng hợp các yêu cầu về luật pháp có liên quan đến phạm vi áp dụng. • Sổ tay chất lượng. • Các qui trình và thủ tục liên quan, kế hoạch chất lượng. • Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định nội bộ đang áp dụng. Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các bước: • Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng về ISO 9001:2008. • Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng. • Xác định trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng quá trình, qui trình. Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: • Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của HTQLCL và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. • Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức có quyền lựa chọn cơ quan chứng nhận để đánh giá và cấp chứng nhận. • Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của HTQLCL cho đánh giá chính thức. Hoạt động này thường do cơ quan chứng nhận thực hiện. Bước 7: Đánh giá chứng nhận do cơ quan chứng nhận tiến hành nhằm đánh giá tính phù hợp của HTQLCL theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cấp chứng nhận. Bước 8: Duy trì HTQLCL sau khi chứng nhận: Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại được phát hiện qua đánh giá chứng nhận, tổ chức cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và không ngừng cải tiến HTQLCL để nâng cao hiệu quả quản lý. 22 2.4. Các tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm: a) các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, b) sổ tay chất lượng, c) các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, và d) các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức. Hệ thống tài liệu thích hợp sẽ giúp tổ chức : • Đạt chất lượng sản phẩm và cải tiến chất lượng. • Huấn luyện đào tạo. • Đảm bảo lặp lại được công việc và xác định nguồn gốc. • Đánh giá hiệu lực của hệ thống. • Cung cấp bằng chứng khách quan. Hệ thống văn bản hỗ trợ cho cải tiến chất lượng theo nghĩa giúp người quản lý hiểu được mọi bước được tiến hành và xác định chất lượng công việc. Chỉ khi đó mới xác định được hiệu quả của những thay đổi, cải tiến. Bước tiếp theo phải là tiêu chuẩn hóa chúng thành các qui định. Điều này giúp tổ chức duy trì được những cải tiến đã đề ra. Các loại tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng có ý nghĩa là: • Tài liệu cung cấp thông tin nhất quán, cả trong nội bộ và với bên ngoài về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức; những tài liệu này được gọi là sổ tay chất lượng. • Tài liệu mô tả cách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho một sản phẩm, dự án hay hợp đồng cụ thể; những tài liệu này được gọi là kế hoạch chất lượng • Tài liệu cung cấp thông tin nhất quán về cách thức tiến hành các hoạt động; những tài liệu này được gọi là các thủ tục/qui định/qui trình/hướng dẫn. • Tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về thực hiện các hoạt động hay kết quả đạt được; tài liệu này là các hồ sơ. Các loại tài liệu được văn bản hóa và sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: 23 • Chính sách chất lượng. • Sổ tay chất lượng. • Kế hoạch chất lượng • Các thủ tục/qui định/qui trình/hướng dẫn. • Các hồ sơ. • Các tiêu chuẩn áp dụng. • Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. • Các quy định của tổ chức. 2.5. Cách thiết lập quy trình Quản lý chất lượng Các bước tiến hành một cuộc đánh giá sự phù hợp: 1- Bắt đầu triển khai cuộc đánh giá • Chỉ định trưởng đoàn đánh giá • Xác định mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá. • Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá. • Lựa chọn đoàn đánh giá. • Tiếp xúc ban đầu với bên được đánh giá. 2- Tiến hành xem xét tài liệu • Xem xét các tài liệu của hệ thống quản lý liên quan, bao gồm hồ sơ, xác định đầy đủ so với những chuẩn mực đánh giá. 3- Chuẩn bị cho các hoạt động đánh giá tại chỗ • Chuẩn bị kế hoạch đánh giá. • Phân công trong đoàn đánh giá. • Chuẩn bị các tài liệu làm việc. 4- Tiến hành các hoạt động đánh giá tại chỗ • Tiến hành cuộc họp khai mạc • Thông tin trong quá trình đánh giá. • Vai trò và trách nhiệm của người hướng dẫn và người quan sát. • Thu thập và kiểm tra xác nhận thông tin. • Tạo lập các phát hiện khi đánh giá. • Chuẩn bị kết luận đánh giá. • Tiến hành cuộc họp kết thúc. 24 5- Chuẩn bị, phê duyệt và gởi báo cáo đánh giá • Chuẩn bị báo cáo đánh giá. • Phê duyệt và gởi báo cáo đánh giá. 6- Hoàn thành cuộc đánh giá. 7- Tiến hành cuộc đánh giá bổ sung (nếu cần thiết). Lưu ý: Cuộc đánh giá bổ sung không được xem là phần việc bắt buộc của cuộc đánh giá. (Tham khảo chi tiết tại ISO 19011:2002). Quá trình được định nghĩa là một hệ thống các hoạt động sử dụng các nguồn lực để biếncác đầu vào thành đầu ra. Do sự biến đổi trong quá trình, giá trị của sản phẩm được gia tăng. Quản lý chất lượng được thực hiện bằng quản lý các quá trình và cần quan tâm hai khía cạnh: • Cơ cấu và vận hành của quá trình là nơi lưu thông dòng sản phẩm hay thông tin; • Chất lượng của sản phẩm hay thông tin lưu thông trong cơ cấu đó. 25 CHƯƠNG 2: 5S Mã chương: MH ĐTCN13 - 02 Mục tiêu: - Trình bày được các hoạt động 5S - Trình bày được lý do và các lợi ích khi thực hiện 5S. - Trình bày được mục tiêu và các bước thực hiện 5S. - Vận dụng xây dựng các tiêu chí đánh giá 5S và thực hiện đánh giá tại nơi làm việc. - Rèn luyện ý thức và tác phong công nghiệp. Nội dung chính: 1. Giới thiệu về 5S 1.1. 5S là gì 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SẴN SÀNG”. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau: – SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. – SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng. – SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị). – SEIKETSU (Săn sóc): là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso. – SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện. 26 1.2. Mục tiêu và ý nghĩa của 5S a/ Mục tiêu 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp.Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: 1. Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc. 2. Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người 3. Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. 4. Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. b/ Ý nghĩa của hoạt động 5S  Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên  Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc  Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở  Nâng cao chất lượng cuộc sống  Nâng cao năng suất Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. 27 Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất. 1.3. Lợi ích của 5S 1. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. 2. Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến 3. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. 4. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc 5. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. 6. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. 7. Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 2. Áp dụng 5S 2.1. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S – Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian. 28 – Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình. – Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn. – Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.Tổ chức/doanh nghiệp nào có thể áp dụng thực hành 5S? Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Quản lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại. Thực hành 5S thành công tạo nên một môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh và an toàn, đem lại hiệu quả và thành công cho chính doanh nghiệp. Còn chần chừ gì nữa, chúng ta tiếp tục chương trình nâng cao chất lượng bằng việc áp dụng thực hành 5S! 2.2. Các bước triển khai áp dụng 5S a. SERI (SÀNG LỌC): Là loại bỏ những cái không cần thiết: Bước 1: – Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp. – Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn. – Hãy phát hiện – Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết – Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn. Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi. Bước 3: – Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng – bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc nữa. 29 – Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý. Chú ý: – Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ. – Việc hủy những cái không cần thiết có thể. – Khi hủy những thứ thuộc tài sản của tổ chức/doanh nghiệp, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết. Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó. – Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn. Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóch ngách giống như khi bạn tìm diệt một con Gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn tìm lại một vài vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để ở đâu. b. SEITON (SẮP XẾP): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng: Bước 1: – Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn. – Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn. Bước 2: – Bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. – Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện. Bước 3: – Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được cái gì để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai. – Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó. Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác. 30 Chú ý: – Mục đích của SEITON (SẮP XẾP) là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy, những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết. – Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt. c. SEISO (SẠCH SẼ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc: Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho SEISO (Sạch sẽ) của bạn: – Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạcmột cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn. – Giành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO (Sạch sẽ). – Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc. – Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng. – Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó. – Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ. Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng. Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu từ ngày hôm nay. Chú ý: Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thói quen làm SEISO trong tuần, trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra. d. SEIKETSU (SĂN SÓC): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao: Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) của bạn: 31 – Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh. – Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S. Chú ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc; Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thường động viên. e. SHITSUKE (SẴN SÀNG): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh: – Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống. – Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S. – Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý: + Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn. + Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn. + Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà. Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE (Sẵn sàng) của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo. 2.3. Đánh giá, cải tiến theo 5S  Cải tiến Năng suất (P – Productivity)  Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)  Giảm chi phí (C – Cost)  Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)  Đảm bảo an toàn (S – Safety) 32  Nâng cao tinh thần (M – Morale) Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. 2.4. Hướng dẫn thực hành 5S tại doanh nghiệp - Ứng dụng trong học tập và sinh hoạt. a/ Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ b/ Lý do ngày càng có nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S  5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chứ và mọi qui mô doanh nghiệp  5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.  Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.  Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. c/ Trong khi các công ty thường gặp những vấn đề sau:  Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng  Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hạot động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc  Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc  Tồn tại nhiều sai sót trong công việc 33  Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều  Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ  Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao  Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động  Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra  Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) không sạch sẽ  Tinh thần làm việc của công nhân kém 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tài liệu do giáo viên biên soạn, 2016 - Tài liệu đào tạo ISO-5S, Prime Group, 2008 - Tiêu chuẩn ISO 9000:2005, ISO 9001:2008, ISO 9004:2009 - Các website như sau: