Quản trị kinh doanh - Một góc nhìn mới về tổ chức - Vận hành doanh nghiệp

1 Một góc nhìn mới về tổ chức-vận hành doanh nghiệp 9h30 19.11.2015 Đỗ Hải Nói về tầm quan trọng của tổ chức, trong bài “Một việc mà các cơ quan lãnh đạo cần thực hiện ngay” năm 1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã viết: “Chính sách đúng là nguồn gốc của thắng lợi. Song từ nguồn gốc đi đến thắng lợi thực sự còn phải tổ chức, còn phải đấu tranh. Khi đã có chính sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của chính sách đó là do nơi cách tổ chức công việc, nơi lựa chọn cán bộ”. Để có cái nhìn tổ chức ở thời đại hiện nay, như Albert Einstein đã viết: “những vấn đề quan trọng mà chúng ta đối mặt không thể được giải quyết ở cùng một cấp độ tư duy đã tạo ra chúng”. Bởi vậy, việc tư duy lại tổ chức theo những kiến thức mới hiện đại là một việc rất cần thiết. 1. Khái niệm về tổ chức 1.1. Định nghĩa Từ góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng có ý nghĩa bao quát cả phần tự nhiên và xã hội: Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính bản thân các sự vật. Có một định nghĩa khác về tổ chức theo chức năng quản lý như sau: Tổ chức là một tập hợp xã hội được phối hợp có ý thức trong một giới hạn tương đối về chức năng cơ bản liên quan để thực hiện nhiệm vụ chung của tập hợp xã hội, nhằm đạt được mục tiêu xác định. Hay: Tổ chức là một tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định, là quá trình đảm bảo nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung 1.2. Những thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức: 1.2.1. Chuyên môn hoá. Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện cụ thể và phân công cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp để đảm nhận chúng. 1.2.2. Tiêu chuẩn hoá Là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các cá nhân có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thống nhất thích hợp. 2 1.2.3. Sự phối hợp Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhận. 1.2.4 Quyền lực Là quyền ra quyết định và điều khiển người khác, mỗi tổ chức thường có cách phân bổ quyền lực khác nhau . Lập kế hoạch thiết lập định hướng Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Kiểm tra Đảm bảo kết quả Tổ chức - Phân chia công việc - Sắp xếp nguồn lực - Phối hợp hoạt động Hình 1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản lý khác Con người Cấu trúc Quá trình Kiểm tra & Động viên Văn Hóa Hình 2: Sơ đồ kết cấu tổ chức 3 2. Kiến trúc tổ chức/Kiến trúc doanh nghiệp Ở Việt Nam, khái niệm “Kiến trúc tổ chức” (Organization Architecture), “Kiến trúc doanh nghiệp” (Enterprise Architecture) rất ít người biết đến, đó là một sự hạn chế lớn đối với các nhà lãnh đạo, quản lí, các chiến lược gia của đất nước. Để đơn giản hóa về mặt ngôn ngữ, ở đây chỉ sử dụng thuật ngữ công ty/doanh nghiệp. Tuy nhiên nội dung thể hiện vẫn phù hợp cho các loại hình tổ chức: dù quy mô lớn hay nhỏ, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, và tổ chức chính quyền. 2.1. Định nghĩa: Kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture) là logic tổ chức các quy trình kinh doanh và hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin (IT), để phản ánh các yêu cầu tích hợp và chuẩn hóa các mô hình hoạt động doanh nghiệp. Chìa khóa của kiến trúc doanh nghiệp hiệu quả nằm ở việc xác định các quy trình, dữ liệu, công nghệ và giao diện khách hàng để đưa mô hình hoạt động từ tầm nhìn trở thành hiện thực. Kiến trúc doanh nghiệp không phải là vấn đề của IT - mà phải hiểu đây là vấn đề thuộc về kinh doanh. 2.2. Để thực thi chiến lược, trước hết phải xây dựng nền tảng vận hành Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu khốc liệt, một số doanh nghiệp không những vẫn tiếp tục tồn tại, mà còn lớn mạnh hơn, điển hình như: Intel, Apple, Samsung, Microsoft, GE, Del, Wal- Mart đang lớn mạnh hơn và thu được lợi nhuận nhiều hơn. Các doanh nghiệp này có các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, thu lợi nhuận cao hơn từ các dự án đầu tư và thành công hơn trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Vậy điều gì đã làm nên những sự khác biệt này? Đó là các doanh nghiệp này hoạt động tốt hơn vì họ có nền tảng vận hành tốt hơn. Họ đã áp dụng công nghệ vào các quy trình để có thể vận hành các hoạt động “lõi” của doanh nghiệp một cách hiệu quả và ổn định hơn. Lãnh đạo các doanh nghiệp này đã đưa ra những quyết định cứng rắn trong việc lựa chọn các hoạt động nào họ phải thực thi thật tốt, họ đã triển khai các hệ thống IT cần thiết để số hóa các hoạt động đó. Điều này đã biến IT trở thành một tài sản, chứ không phải là một đồ chơi, một món nợ, và do đó đã tạo lập nên một nền tảng vận hành giúp doanh nghiệp hoạt động trở nên linh hoạt. Tóm lại, nền tảng vận hành là cơ sở hạ tầng IT và các quy trình kinh doanh tự động hóa các khả năng “lõi” của doanh nghiệp. Một nền tảng vận hành hiệu quả phụ thuộc vào sự điều chỉnh chặt chẽ giữa các mục tiêu kinh doanh và các khả năng IT. Để xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Mô hình hoạt động Là mức độ cần thiết của sự tích hợp và chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Tích hợp giúp thực hiện hoàn chỉnh các quy trình một cách chính xác và khép kín. Chuẩn hóa quy trình nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy, mô hình này đòi hỏi một sự cam kết của ban lãnh đạo về cách thức doanh nghiệp sẽ vận hành. 4 - Kiến trúc doanh nghiệp Kiến trúc doanh nghiệp cung cấp một tầm nhìn dài hạn về các quy trình, hệ thống và công nghệ vận hành doanh nghiệp. Nội dung thiết kế các quy trình kinh doanh gồm 5 giai đoạn: Silo, Chuẩn hóa công nghệ, Tối ưu hóa lõi , Đơn thể doanh nghiệp, Kinh doanh năng động.  Mô hình gắn kết IT Là hệ thống cơ cấu điều hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh và các dự án IT đạt được các mục tiêu của các bộ phận cũng như của toàn doanh nghiệp. Mô hình thiết lập các mối liên hệ giữa các quyết định IT ở cấp cao, ví dụ như xét mức độ ưu tiên trong dự án, thiết kế quy trình toàn doanh nghiệp cũng như các quyết định ở cấp triển khai dự án. Các đề xuất chiến lược Các đề xuất Chiến lược Các đề xuất Chiến lược Các đề xuất Chiến lược Mô hình gắn kết Quy trình đầu tư IT, tuân thủ kiến trúc doanh nghiệp, chủ sở hữu quy trình lõi Kiến trúc Doanh nghiệp Mô hình hoạt động Xác định các giới hạn chiến lược Xác định yêu cầu Tích hợp và chuẩn Xác định các khả năng lõi Cập nhật và phát triển kiến trúc Nền tảng vận hành · Các quy trình kinh doanh lõi · Cơ sở hạ tầng IT Hình 3: Nền tảng vận hành của tổ chức doanh nghiệp Học hỏi Và Tìm hiểu Thiết lập các ưu tiên Hình 3: Minh họa cách thức các doanh nghiệp có thể vận dụng 3 nguyên tắc trên để xây dựng và ứng dụng nền tảng vận hành. Dựa vào tầm nhìn về cách thức doanh nghiệp sẽ hoạt động, các lãnh đạo kinh doanh và IT có thể xác định các yêu cầu kiến trúc cơ bản của nền tảng vận hành (kiến trúc doanh nghiệp). Sau đó, khi các lãnh đạo kinh doanh xác định được các chương trình 5 kinh doanh, mô hình gắn kết IT sẽ chỉ ra từng dự án có thể hưởng lợi từ nền tảng vận hành hoặc đóng góp vào nền tảng đó. Hình 4: Mô tả hoạt động của nền tảng chính quyền Washington D.C., bao gồm các khái niệm về cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Mô hình hoạt động tích hợp từ A đến Z các quy trình cũng như chia sẻ các dữ liệu liên quan. Trung tâm kiến trúc của D.C. là 9 chương trình hiện đại hóa dịch vụ, đại diện cho các nhóm chức năng khác nhau của các hệ thống đa cơ quan. Mỗi hệ thống trong 370 hệ thống sẽ thuộc về một trong 9 chương trình này: hành pháp, hành chính, tài chính, khách hàng, giáo dục, nhân sự, tài sản, lái xe và giao thông. Các chương trình dịch vụ này tạo ra các quy trình chuẩn hóa cơ quan từ A đến Z cho D.C. Mô hình gắn kết Khái niệm về các hoạt động, tầm nhìn kiến trúc tổ chức, các thước đo chuẩn Kiến trúc Doanh nghiệp Mô hình hoạt động Xác định các giới hạn chiến lược Chuẩn hóa quy trình giữa các chương trình; tích hợp trong từng chương trình và giữa các chương trình hiện đại hóa với nhau Xác định các khả năng lõi Cập nhật và phát triển kiến trúc · Thăm dò các hoạt động tĩnh · Các hệ thống mạng có dây và không dây · Các quy trình thu mua · Các quy trình tuyển dụng nhân sự Hình 4: Nền tảng vận hành của chính quyền DC Các ý tưởng về cách thức Sử dụng dịch vụ cơ sở hạ tầng Dự án chú trọng xây dựng dịch vụ khách hàng ổn định hơn và tạo điều kiện để chia sẻ giữa các cơ quan Chương trình hiện đại hóa Dịch vụ hành chính PSMP Ứng dụng Chính phủ điện tử PSMP Chương trình hiện đại hóa Dịch vụ về con người CSMP MSMP TSMP Xác định các giới hạn chiến lượcXác định các khả năng lõi · Các chuẩn phát triển IT · Kho dữ liệu · Cổng dữ liệu Web · Hệ thống thông tin về vị trí địa lý Nền tảng vận hành 2.3. Hoạt động doanh nghiệp thay đổi trong 5 giai đoạn kiến trúc Silo doanh nghiệp Chuẩn hóa công nghệ Tối ưu hóa lõi Đơn thể doanh nghiệp Kinh doanh năng động Khả năng IT Các ứng dụng IT cục bộ Nền tảng công nghệ chung Qui trình hoặc dữ liệu chuẩn cho toàn doanh nghiệp Mô-đun kinh doanh "gắn là chạy" Sát nhập dễ dàng vào hệ thống đối tác Mục tiêu kinh doanh Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) của các đề xuất kinh doanh cục bộ Giảm chi phí IT Chi phí và chất lượng của hoạt động kinh doanh Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường; tính linh hoạt chiến lược ROI của các dự án kinh doanh mới 6 Các ưu tiên về đầu tư Các ứng dụng riêng lẻ Các dịch vụ cơ sở hạ tầng chung Các ứng dụng toàn DN Các thành phần quy trình kinh Các thành phần quy trình kinh có thể tái sử dụng có thể tái sử dụng Khả năng quản lí chủ yếu Quản lí sự thay đổi dựa trên công nghệ Thiết kế và nâng cấp các chuẩn đầu tư vào các dịch vụ chia sẻ Định nghĩa và đo lường quy trình DN lõi Quản lí các quy trình kinh doanh có thể tái sử dụng Tạo ra các thành phần kinh doanh độc lập Người xác định các ứng dụng Lãnh đạo kinh doanh cục bộ Lãnh đạo kinh doanh và IT Ban quản trị cấp cao và lãnh đạo quy trình Lãnh đạo kinh doanh, lãnh đạo IT và lãnh đạo ngành Lãnh đạo kinh doanh, IT, quản lý ngành và các đối tác Các vấn đề chính trong điều hành IT Đo lường và truyền đạt giá trị Thiết lập trách nhiệm cục bộ, khu vực và toàn cầu Kết hợp các ưu tiên về dự án với mục tiêu kiến trúc Xác định, tìm kiếm tiền đầu tư vào các mô-đun kinh doanh Điều hành liên doanh Hệ quả chiến lược Tối ưu hóa mang tính cục Hiệu quả IT Hiệu quả hoạt động kinh doanh Tính linh hoạt chiến lược Cấu hình hữu cơ bộ hoặc chức năng 3. Các dấu hiệu của nền tảng vận hành doanh nghiệp không hiệu quả  Một câu hỏi của khách hàng có nhiều câu trả lời;  Thực hiện các quy định mới đòi hỏi phải mất nhiều công sức;  Tính linh hoạt trong kinh doanh yếu và các đề xuất tăng trưởng không sinh lời;  IT luôn là khâu trì trệ;  Các quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau nhưng lại thực hiện một công việc giống nhau;  Thiếu thông tin cần thiết để đưa ra quyết định;  Nhân viên chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác;  Ban quản trị cấp cao sợ phải bàn bạc về các vấn đề IT;  Ban quản trị không hiểu biết về việc IT có đem lại giá trị cao hay không? 4. 10 nguyên tắc lãnh đạo để xây dựng và vận hành EA (Enterprise Architecture)  Cam kết vào nền tảng;  Bắt đầu thay đổi từ trên xuống và tháo dỡ các rào cản;  Tạo điều kiện cho lõi-Thử nghiệm;  Sử dụng kiến trúc như công cụ la bàn và giao tiếp;  Không nhảy cóc các giai đoạn;  Triển khai nền tảng theo từng dự án;  Không nên tự làm, hãy thuê ngoài;  Đầu tư vào con người;  Khen thưởng các ý tưởng ở cấp doanh nghiệp;  Phân quyền cho nhân viên trong nền tảng vận hành. 5. Kết luận Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình quản lý. Khi các kế hoạch đã được xác lập thì phải đảm bảo được cơ cấu của các nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch, đó chính là phần việc của 7 chức năng tổ chức. Đây là nhiệm vụ khó khăn đối với các nhà quản trị, vì phải hiểu được năng lực của nguồn lực, có khả năng thu hút nhân lực, biết phối hợp các chức năng chuyên môn khác nhau, gắn kết được nguồn nhân lực với các nguồn lực khác để đạt được mục tiêu kế hoạch trong điều kiện mọi nguồn lực đều hạn chế. Kiến trúc doanh nghiệp là việc tổ chức hợp lý các quy trình kinh doanh và cơ sở hạ tầng IT, thể hiện các yêu cầu chuẩn hóa và tích hợp mô hình hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc số hóa. Nền tảng vận hành cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình có khả năng dự đoán được, để ban quản trị tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như đổi mới sáng tạo, mở rộng và thiết lập các đối tác để xây dựng các cơ hội kinh doanh mới. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có vị thế tốt hơn để tận dụng cơ hội trên thị trường, phát triển bền vững và tăng trưởng lợi nhuận Tài liệu tham khảo: 1. PGS. TS. Nguyễn Hữu Trí. Lý thuyết tổ chức. NXB Chính trị Quốc gia. 2013. 2. PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, TS. Đỗ Thị Hải Hà. Giáo trình Quản lý học. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2012. 3. Harold Kootz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich. Essentials of management. Tata McGray- Hill Publishing company LTD, New Dehli. 1989. 4. Jeanne W. Ross, David C. Robertson, Peter D. Weill. Enterprise architecture as strategy. Harvard Business Press. 2006. 5. Gareth Morgan. Images of Organization. SAGE Publications, Inc.2007. 6. John McAuley, Joanne Duberley, Phil Johnson. Organization Theory: Chalenges and Perspectives. Pearson Education Limited. 2007.