Tổ chức và lập kế hoach dự án

11 Chương 3 TỔ CHỨC & LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án. 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án. 3. ðội ngũ nhân sự 4. Lập kế hoạch dự án 5. Cơ cấu phân chia cơng việc 6. Ngân sách dự án 2 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án a. Khái niệm b. Những qui luật thơng thường của dự án c. Lý do thất bại của dự án 23 a. Khái niệm Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện cũng như các thành phần tham dự trong dự án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án. 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án 4 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án a. Khái niệm
Dự án phải đạt được mục tiêu trong các giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và sự thỏa mãn của các thành phần liên quan, gồm: – Chủ đầu tư. – Nhà thầu. – Các nhà tư vấn. – Chính phủ và lãnh đạo ở địa phương. – Các nhà tài trợ. – Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án. . – Người thụ hưởng từ kết quả của dự án. 35 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án a. Khái niệm
ðặc điểm của dự án là luơn cĩ tính chất duy nhất và cĩ ảnh hưởng rộng lớn.
Nguyên tắc chính của quản lý dự án la phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng của từng giai đoạn.
Các dự án thường khĩ đảm bảo đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nĩ. => Dự án thường cĩ tính biến động. 6 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án b. Những qui luật thơng thường của dự án
Giai đọan đầu và cuối của dự án thường diễn ra rất chậm.
Bản chất của dự án là rất phức tạp, vì vậy thường phát sinh các lỗi. Người quản lý và thi hành dự án luơn chú ý đến vấn đề này.
Một dự án thường cĩ nhiều thay đổi so với lúc thiết kế. Các dự án được thiết kế kỹ lưỡng thì việc thay đổi sẽ giảm hơn.
Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn cả bên trong và bên ngồi. 47 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại i. D
án kinh doanh:
Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị trường.
Sai lầm khi lựa chọn cơng nghệ.
Quản lý kém.
ðánh giá khơng đúng phản ứng của các đối thủ cạnh tranh.
Rủi ro do các yếu tố khách quan. 8 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại ii. D
án cơng ích: – Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án. – Hoạch định dự án khơng rõ ràng, khơng chính xác, thiếu đồng bộ. – Quản lý kém. – Hệ thống kiểm tra, giám sát khơng chặt chẽ. – Thơng tin khơng kịp thời.. 59 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng b. Tổ chức theo dự án c. Hình thức tổ chức hỗn hợp d. Hình thức tổ chức tham mưu e. Hình thức tổ chức theo ma trận 10 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng Ban Lãnh ðạo Phịng Kế hoạch Phịng Tài chính Phịng Nhân sự Phịng Kỹ thuật ……. DỰ ÁN 611 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng • Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên mơn. • Thí d phịng kế hoạch, phịng tài chính, phịng nhân sự,... Các bộ phận chuyên mơn cùng tham gia theo dõi dự án. 12 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng i. Ưu điểm – Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên mơn khác nhau nên cĩ điều kiện trau dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường của đơn vị. – Các chuyên gia cĩ thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án. – Bất kỳ bộ phận chuyên mơn nào cũng cĩ thể theo dõi và quản lý dự án khi được yêu cầu.. 713 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng ii. Khuyết điểm – Khơng cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm tồn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án). – Các bộ phận chức năng khơng tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ. – Khơng khuyến khích được sự đĩng gĩp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án khơng được quản lý tập trung, khơng cĩ chủ nhiệm). 14 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án b. Tổ chức theo dự án Ban Lãnh ðạo Dự án A Dự án B Dự án C …… Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại cĩ các bộ phận chuyên mơn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small business units). 815 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án b. Tổ chức theo dự án i. u đim – ðảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án cĩ điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án. – Hình thành ê-kíp dự án, nĩ cĩ tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án 16 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án b. Tổ chức theo dự án ii. Nhc đim – Dễ dàng quản lý cơng việc từng người và tiến độ thực hiện dự án. – Lãng phí nguồn lực (nhiều cơng việc trùng lắp ở các dự án). – Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động nguồn lực của đơn vị. – Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung của đơn vị. 917 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án c. Hình thức tổ chức hỗn hợp Ban Lãnh ðạo Phịng Kế hoạch DỰ ÁN A Phịng Nhân sự DỰ ÁN B ……. 18 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
Là hình thức dự án được thực hiện đan xen với các bộ phận chức năng của tổ chức
Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án.
Chỉ áp dụng cho các cơng ty thực hiện một số vài dự án với qui mơ khơng lớn. 10 19 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án d. Hình thức tổ chức tham mưu.
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng cĩ sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của đơn vị.
ðặc điểm của hình thức này là: – Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với các bộ phận chức năng. – Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp. – Chỉ áp dụng khi cơng ty thực hiện một số ít dự án nhưng quan trọng. 20 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án d. Hình thức tổ chức tham mưu. Ban Lãnh ðạo DỰ Án Tài chính Nhân sựKế hoạch ….. 11 21 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án e. Hình thức ma trận. – ðược áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau. – Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên mơn. 22 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án e. Hình thức ma trận.
Ưu điểm: – Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý nguồn lực của đơn vị. – Cùng lúc thực hiện nhiều cơng trình khác nhau.
Nhược diểm: – Cĩ sự chồng chéo và va chạm về quyền lực của các chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận. – Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ. 12 23 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án e. Hình thức ma trận. …. Dự án B Dự án A ….Kỹ thuậtNhân sựKế HoạchChủ nhiệm BAN LÃNH ðẠO 24 3. Nhân sự a. Giám đốc dự án b. ðội ngũ dự án c. Quản trị xung đột 13 25 3. Nhân sự a. Giám đốc dự án i. Giới thiệu – Quản lý dự án một phần là quản lý con người. Nhà quản trị dự án mất phần lớn thời gian quan hệ và giải quyết với các bên tham gia dự án =>Vai trị của nhà quản trị dự án trở nên quan trọng. – Năng lực quản trị dự án, khả năng tổ chức, điều hành cũng như kiến thức và kinh nghiệm lãnh đạo cĩ ảnh hưởng lớn tới mục tiêu của dự án. – ðĩ chính là người gĩp phần vào sự thành/bại của dự án. 26 3. Nhân sự a. Giám đốc dự án ii. Vị trí của giám đốc dự án – Giám đốc là trung tâm của dự án, là cầu nối mấu chốt để phối hợp các bên liên quan đến dự án. – Giám đốc dự án là trung tâm điều tiết và liên kết giữa các bên liên quan 14 27 3. Nhân sự a. Giám đốc dự án iii. Trách nhiệm của giám đốc dự án – Phục vụ khách hàng – Trách nhiệm với tồn bộ quá trình dự án như:
Thực hiện hợp đồng dự án, đảm bảo mục tiêu của dự án.
Lập kế hoạch thực hiện dự án và điều hành tổng thể.
Xây dựng đội ngũ dự án.
ðưa ra quyết sách. 28 3. Nhân sự a. Giám đốc dự án iv. Yêu cầu về người giám đốc dự án – Về kiến thức cần cĩ:
Cĩ hiểu biết sâu, rộng về kiến thức chuyên mơn.
Cĩ hiểu biết về kiến thức tổng hợp. – Về năng lực cần cĩ:
Năng lực quản lý/Năng lực lãnh đạo
Năng lực ngoại giao
Ra quyết định – Về đạo đức thì phải cĩ phẩm chất đạo đức tốt. 15 29 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án i. Khái niệm – Là tập thể cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện các cơng việc của dự án. – ðội ngũ này được thành lập trong thời gian tồn tại dự án. – ðội ngũ nhân sự của dự án cần phải cĩ tinh thần tập thể để tạo nên sức mạnh. Nếu thiếu sự phối hợp sẽ là nguyên nhân của sự thất bại. 30 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án ii. Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án – Quyền lợi và trách nhiệm phải đi đơi. – Cần khích lệ và ràng buộc để đảm bảo đội ngũ hoạt động hiệu quả. Cần cĩ chính sách thưởng/phạt và hệ thống đánh giá sự cống hiến. – Sự chỉ đạo và giúp đỡ của các chuyên gia và lãnh đạo cấp trên sao cho đội ngũ dự án luơn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của cấp trên cả về chuyên mơn và tinh thần. – Dung hịa các mối quan hệ bao gồm các mối quan hệ với khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước. 16 31 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án iii. Phát triển đội ngũ dự án
ðào tạo và bồi dưỡng
ðánh giá và khuyến khích 32 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án: cĩ thể thực hiện theo hình thức:
Giám sát: ðây là hình thức cần thiết nhưng nĩ thường làm cản trở việc phát huy tài năng và sự hợp tác của các thành viên.
Tham gia: Là hình thức tương đối dân chủ. Khi đề ra chính sách và kế hoạch thường cĩ sự tham gia và tiếp thu ý kiến của các thành viên trong dự án. Phương pháp này cĩ ưu điểm là phát huy các sáng kiến của mọi thành viên nếu chúng ta tổ chức tốt. 17 33 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án iv. Lãnh đạo đội ngũ dự án: cĩ thể thực hiện theo hình thức:
ðội ngũ: Giám đốc và tồn thể đội ngũ cùng đưa ra chính sách, kế hoạch, cùng giải quyết vấn đề, gánh vác trách nhiệm của dự án. 34 3. Nhân sự c. Quản trị xung đột – Bản chất của dự án là phát sinh nhiều vấn đề, dẫn tới những xung đột cũng thường xảy ra. – ðể giải quyết xung đột trong đội ngũ dự án là việc làm cần thực hiện sớm nhất cĩ thể. Một số phương pháp cĩ thể áp dụng: 18 35 3. Nhân sự c. Quản trị xung đột – Phương pháp cơ cấu dùng để phịng, tránh và hạn chế các xung đột bằng cách:
Giải thích rõ yêu cầu đối với cơng việc
Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt động của các cá nhân ở những bộ phận khác nhau.
Xác lập mục tiêu chung cho cả đội ngũ/tổ chức
Áp dụng hệ thống thưởng/phạt 36 3. Nhân sự c. Quản trị xung đột – Phương pháp cá nhân dùng trong trường hợp xung đột đã nảy sinh. ðể giải quyết người ta cĩ thể áp dụng:
Xoa dịu
Thỏa hiệp
Hợp tác
Bỏ qua
ðối lập 19 37 4. Lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án là việc xác định những cơng việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm những cơng việc đĩ nhằm hồn thành mục tiêu xác định của dự án 38 4. Lập kế hoạch dự án Trình tự lập kế hoạch dự án Xác lập mục tiêu dự án Phát triển kế hoạch Sơ đồ kế hoạch Báo cáo kết thúc Dự tốn chi phí, Phân bổ nguồn lực Lập tiến độ thực hiện 20 39 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND1: Tng quan chung v d
án Tĩm tắt mục tiêu và nội dung của dự án. Mơ tả cơ cấu quản lý áp dụng cho dự án và danh sách các điểm mốc quan trọng trong dự án ND2: Các mc tiêu c a d
án Nêu các thơng tin chi tiết cho mục tiêu đã nêu ở phần tổng quan, thơng tin về lợi nhuận,mục tiêu cạnh tranh, mục tiêu kỹ thuật của dự án. 40 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND3: Khía cnh k thu t và qun tr c a d
án Mơ tả các phương pháp quản lý và kỹ thuật sử dụng cho cơng việc của dự án ND4: Vn đ hp đng c a d
án ðây là phần quan trọng của dự án, trong đĩ cĩ bản danh sách và mơ tả các yêu cầu cụ thể, nguồn cung cấp, các thỏa thuận hợp tác, các ban tư vấn, ban kiểm tra, … 21 41 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND5: Tin đ d
án Nêu những tiến độ khác nhau và liệt kê tất cả những điểm mốc quan trọng. ND6: Ngun l
c d
án Những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải thể hiện chi tiết trong bản ngân sách dự án. Cần nêu rõ các thủ tục kiểm sốt và điều hành chi phí. 42 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND7: Nhân s
d
án Nêu rõ các kỹ năng đặc biệt, loại hình đào tạo cần thiết, vấn đề tuyển dụng, các hạn chế về pháp lý/chính sách đối với lực lượng lao động ND8: Phng pháp kim tra & đánh giá d
án Mơ tả tĩm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ trong việc điều hành, thu thập, lưu trữ và đánh giá quá trình dự án. 22 43 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND9: Các vn đ r i ro ti m n ðề cập đến những rủi ro và kế hoạch đối phĩ để hạn chế các hậu quả gây bất lợi đến mục tiêu dự án khi rủi ro xảy ra. 44 5. Cơ cấu phân chia cơng việc Cơ cấu phân chia cơng việc (WBS) là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhĩm nhiệm vụ và những cơng việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê và lập bản giải thích cho từng cơng việc cần thực hiện của dự án. 23 45 5. Cơ cấu phân chia cơng việc 46 5. Cơ cấu phân chia cơng việc Trình tự lập WBS  Phân tích cơng việc  Lập danh mục và mã hĩa các cơng việc  Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi cơng việc  Xác lập ma trận trách nhiệm 24 47 5. Cơ cấu phân chia cơng việc Xác l p ma tr n trách nhim 48 5. Cơ cấu phân chia cơng việc Xác l p ma tr n trách nhim 25 49 6. Ngân sách dự án Sinh viên tự nghiên cứu 50