Quản lý dự án IT - Chương 9: Kết thúc dự án

Chương 9: Kết thúc dự án Kết thúc dự án • Một dự án được xem là kết thúc thành công khi: – Hệ thống đã được kiểm tra/thử nghiệm kỹ (các đơn vị, hệ thống, sự tích hợp, các phép thử nghiệm thu..) – Các cẩm nang đã được viết, được xuất bản và được phân phối đến các bên có liên quan (người vận hành, bảo dưỡng, quản lý hệ thống) – Người vận hành đã được đào tạo – Hệ thống đã được cài đặt hoàn chỉnh – Báo cáo hoàn tất dự án đã được viết và trình cho các cấp quản lý Kết thúc dự án • Một dự án được xem là kết thúc thành công khi: – Tài liệu dự án đã được hệ thống lại và lưu trữ (có thể cả dạng online) – Đội dự án được phân bổ cho các công việc khác – Các hợp đồng với các nhà cung cấp, gia công ngoài đã được kết thúc và thanh lý – Các tài nguyên khác của dự án được phân bổ cho các công việc khác – Hệ thống quan trắc được vận hành để đo lường chất lượng và năng suất của hệ thống mới được tạo ra – Đội bảo trì hệ thống (thường bao gồm các thành viên của đội dự án trước đây) được hình thành và hoạt động Kết thúc dự án • Đê ̉ kết thúc một dự án thất bại cần phải làm các việc sau: – Chuẩn bị một báo cáo sơ bộ và gặp gỡ giới quản lý và người dùng cuối – Phân bố lại các nguồn tài nguyên sau khi đánh gia ́ lại thành tích của các nguồn tài nguyên – Kết thúc hợp đồng với sự tư vấn của luật sư – Thanh lý các thiết bị – Hoàn tất các tài liệu tài chánh, kiểm toán các chi phí và trách nhiệm tài chánh – Chuẩn bị báo cáo cuối cùng, bao gồm các thông tin về các bước kê ́ tiếp phải thực hiện – Thực hiện các hoạt động quan hê ̣ công chúng (PR) về tình huống của dự án – Rút các bài học kinh nghiệm Kết thúc dự án • Kết thúc một dự án giữa lúc đang triển khai: – Các yêu cầu của dự án đã thay đổi – Các quy định đã thay đổi – Các công nghệ mới đã xuất hiện – Các công nghệ đang áp dụng đã bị thay thế – Chức năng đang thực hiện bị chuyển sang gia công ngoài – Các thành viên của dự án không thể tiếp tục dự án (bệnh, chuyển công tác) – Các khó khăn liên quan đến phía khách hàng hay khó khăn nội bộ Kết thúc dự án • Các bước kết thúc dự án Kết thúc dự án • Kiểm toán một dự án: – Là sự kiểm soát và đánh giá mức đạt được của một dự án được thực hiện bởi một đơn vị bên ngoài – Các nội dung của kiểm toán dự án: • Tiến độ • Chi phí bao gồm cả chi phí đang diễn ra hay chi phí hàng năm • Công nghệ • Rủi ro • Xác suất thành công • Doanh thu từ đầu tư • Mức độ cải tiến • Mức độ liên kết với những dự án khác • Mức độ hỗ trợ của quản lý • Mức độ hỗ trợ của nguồn nhân lực • Việc sử dụng tài nguyên • Chất lượng nguồn tài nguyên • Tài sản thông tin • Xu hướng tương lai Kết thúc dự án • Bài học kinh nghiệm – Mục tiêu: Phân tích và hiểu rõ điều gì đúng hay sai đã diễn ra trong dự án – Phương thức thực hiện: • Brainstorming với sự tham gia của mọi thành viên trong dự án • Tập hợp và phân loại các ý kiến thành nhóm và đúc kết lại thành bài học kinh nghiệm để ghi vào tài liệu dự án • Mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tham khảo tài liệu này Kết thúc dự án • Kiểm soát sự thay đổi – Sự thay đổi là không thể tránh khỏi – Sự thay đổi có thể là do: • Sự phát triển các hoạt động mới làm cho hệ thống đã thiết lập không còn phù hợp • Yêu cầu thay đổi từ người dùng cuối (các bộ phận chức năng) – Nội dung của kiểm soát sự thay đổi: • Nhận diện các thay đổi • Yêu cầu những sự thay đổi • Phân loại các thay đổi • Tập hợp tài liệu làm nền cho các thay đổi • Đánh giá tác động của các thay đổi • Chấp nhận sự thay đổi Kết thúc dự án • Quá trình duy tu – Mục tiêu: • Đảm bảo hệ thống sẳn sàng làm việc theo yêu cầu của người dùng cuối • Thực hiện một số thay đổi nhỏ theo yêu cầu của người dùng cuối Kết thúc dự án Các bước của quá trình duy tu (phù hợp với các bước của SDLC) Kết thúc dự án • Quá trình duy tu – Có 4 dạng duy tu: • Duy tu điều chỉnh • Duy tu thích nghi • Duy tu hoàn thiện • Duy tu ngăn ngừa Kết thúc dự án • Quá trình duy tu – Duy tu điều chỉnh: • Điều chỉnh các lỗi nhỏ (“bug”), sai lầm trong hê ̣ thống gây ra các kho ́ khăn cho người sử dụng • Được chú ý thực hiện nhiều nhất vì các lỗi, sai lầm này có thể làm hỏng các chức năng của hệ thống – Các kỹ năng chính cần có để thực hiện điều này: • Kỹ năng chẩn đoán • Kỹ năng kiểm tra (testing) hê ̣ thống • Kỹ năng tạo tài liệu cho hệ thống Kết thúc dự án • Quá trình duy tu – Duy tu thích nghi: • Nhằm duy trì kha ̉ năng hoạt động của hê ̣ thống trong điều kiện môi trường có sự thay đổi – Duy tu hoàn thiện: • Nâng cao các chức năng của hê ̣ thống đê ̉ đáp ứng các yêu cầu của người dùng đê ̉ cải thiện hiệu quả của hê ̣ thống • Là dạng duy tu tốn nhiều thời gian nhất • Các dạng chính: – Bô ̉ sung chức năng mới – Tăng tốc độ xử lý của hệ thống – Cải thiện sự duy tu hệ thống – Duy tu ngăn ngừa: • Thực hiện duy tu nhằm ngăn các vấn đê ̀ xảy ra cho hê ̣ thống Kết thúc dự án • Chi phí duy tu: – Từ 40% cho đến 80% ngân sách cho IT của một doanh nghiệp – Hê ̣ thống càng hiện đại càng đắt tiền àXu hướng duy tu hê ̣ thống hiện có để giảm đầu tư – Chi phí duy tu sẽ cao khi: • Hê ̣ thống phức tạp, được thiết kê ́ kém ( lỗi càng nhiều va ̀ cần nhiều thời gian đê ̉ tìm lỗi va ̀ sửa chữa lỗi) • Có nhiều người dùng, có nhiều yêu cầu thay đổi • Hê ̣ thống có nhiều platform khác nhau • Tài liệu hướng dẫn không đầy đủ, tốn thời gian đê ̉ phân tích tìm hiểu va ̀ sửa chữa lỗi • Nguồn nhân lực IT có chất lượng không cao • Thiếu công cụ hô ̃ trợ (CASE tools, debuggers) Kết thúc dự án • Quản lý nhân viên duy tu: – Ai sẽ là nhân viên duy tu? • Nhân viên phát triển hệ thống? – Có nhiều hiểu biết nhất về hệ thốngà Làm tốt nhất công tác duy tu • Nhân viên khác? – Lưu giữ đội dự án cho những dự án khác – Công tác duy tu không quan trọng bằng dự án phát triển phần mềm mới • Giải pháp: Luân chuyển nhân viên từ đội dự án sang đội duy tu và ngược lại Kết thúc dự án • Đo lường hiệu quả: – Số lần hư hỏng hệ thống – Dạng hư hỏng: Phức tạp hay đơn giản – Thời gian giữa hai lần hư hỏng hệ thống liên tiếp – Thời gian để phục hồi hệ thống khỏi hư hỏng Kết thúc dự án • Kiểm soát cấu hình hay kiểm soát các thay đổi mở rộng: – Kiểm soát cấu hình là một phần của quản lý cấu hình phần mềm (Software Configuration Management –SCM) – Là quá trình kiểm sóat sự thay đổi đối với phần mềm được phát triển/hay mua trong tổ chức – Bao gồm: • Xác định các thay đổi • Kiểm soát quá trình thay đổi • Bảo đảm các thay đổi được cấu trúc và triển khai đúng • Báo cáo những sự thay đổi cho các bên liên quan Kết thúc dự án • Các lợi ích của SCM: – Các thuộc tính của sản phẩm được định nghĩa – Cấu hình sản phẩm được ghi thành tài liệu và nền tảng cho những sự thay đổi được thiết lập. – Sản phẩm được ghi nhãn được liên hệ với các yêu cầu, việc thiết kế, và thông tin sản phẩm – Các thay đổi được đề xuất sẽ được xác định và đánh giá ảnh hưởng trước khi quyết định thay đổi – Các thay đổi được quản lý theo các quy trình đã thiết lập – Thông tin cấu hình được lập từ đầu, được cập nhật liên tục nên dễ dàng truy xuất – Cấu hình sản phẩm thực được đối chiếu với các yêu cầu Kết thúc dự án • Nếu không có SCM: – Thất bại diễn ra vì cài đặt hay điều chỉnh không đúng – Kế hoạch bị trễ hay chi phí cho sự thay đổi tăng lên vì các thay đổi không đúng – Trì hoãn về mặt vận hành vì không phù hợp với các thiết bị hỗ trợ. – Các vấn đề về bảo trì trở nên phức tap, thời gian ngừng hệ thống, chi phí bảo trì tăng – Hiệu quả vận hành hệ thống giảm Kết thúc dự án • Nội dung của bảng kiểm soát những sự thay đổi: – Người/bộ phận yêu cầu thay đổi – Tên của sự thay đổi – Mô tả sự thay đổi – Nhu cầu thay đổi – Tính cần thiết của sự thay đổi – Ảnh hưởng của sự thay đổi – Ước lượng tổng chi phí/tiết kiệm – Chữ ký của thẩm quyền