Quản lý dự án IT - Bài 5: Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án

Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt. Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể) Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại Sai biệt ngân sách Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế

ppt92 trang | Chia sẻ: nhung.12 | Ngày: 13/03/2018 | Lượt xem: 446 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Quản lý dự án IT - Bài 5: Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Quản lý Dự án CNTT Thạc Bình Cường*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Nội dung Khoá họcBài 1. Giới thiệu chungBài 2. Xác định dự án Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án Bài 6. Kết thúc dự án *Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án1. Thu thập và đánh giá hiện trạng 2. Họp3. Quản lý cấu hình 4. Kiểm soát thay đổi5. Quản lý chất lượng 6. Quản lý rủi ro7. Lập lại kế hoạch *Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các mục tiêu của phần nàySau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu:Kiểm soát là gì ? và tại sao sự thành công của dự án phụ thuộc vào nóNhững việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần được thực hiện để triển khai kiểm soát được hiệu quả*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*1. Thu thập và đánh giá hiện trạngThu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào.*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các bướcThu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết Ví dụThu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án.Ví dụTránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu. (Cần phân tích kỹ lưỡng)Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Mục đích của đánh giáLàm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tếKhác biệt có thể là xấu hoặc tốt.Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể)Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch Ngày bắt đầu và kết thúc thực tạiSai biệt ngân sáchSai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ví dụ: Hiện trạng dự ánGửi tới:Từ:Copy:tuÇn kÕt thóc:kÕ ho¹ch dù ¸n:tr­ëng nhãmMô tả các công việc được phân công trong tuầnSố hiệu công việcNgày bắt đầu/kết thúc thực tếSố giờ thực têSố giờ còn lạiTổngSố giờ dự tính cho tuầnGhi chóSố hiệu công việcMô tả các công việc được phân công trong tuầnNgày bắt đầu/kết thúc thực tế*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ví dụ: Phân công nhiệm vụtªn dù ¸n: ngµy:Tªn/sè nhiÖm vô: tªn kÕt qu¶ bµn giao:m« t¶ kÕt qu¶ bµn giao:Người ®­îc giao nhiÖm vô ký (To be signed off by lead team member upon completion)tªn ngµy ghi chóNgười sử dụng ký (To be signed off by designated user representative)tªn ngµy ghi chóQuản lý chất lượng ký (To be signed off by person(s) appointed for quality review)tªn ngµy ghi chóTrưởng nhóm ký (To be signed off by the team leader only when deliverable has been satisfactorily completed and quality is acceptable)tªn ngµy ghi chóNếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ: Dành riêng cho văn phòng dự ánĐã nhận sản phẩm? YES/NO Ghi chú:Thời gian dành thêm= 0 YES/NO Ghi chú :Công việc đã kết thúc? YES/NO Ghi chú:*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ví dụ: Kết quả bàn giao - mốc thực hiệnDù ¸n: XXXXXngµy b¸o c¸o: dd/mm/yyMèc hoµn thµnh ngµy kÕt thóc hiÖn tr¹ng ghi chó sù kiÖn#xanh vµng ®áBaseline lÞch Xxxxx xxx N*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*BC thực trạng - đồ thị xu hướngnhiÖm vô, nç lùc, hay chi phÝtuÇn kÕt thóc600102030405010/424/48/522/55/619/63/717/731/714/811/928/8kÕ ho¹ch hiÖn t¹ithùc tÕ hiÖn naytæng ­íc tÝnh cuèi cïngkÕ ho¹ch so víi thùc tÕ*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Kế hoạch với thực tế hoàn thànhNhiệm vụnhiÖm vôthùc tÕnhiÖm vôtheo kÕ ho¹chTổng nhiệm vụ thực tếTổng nhiệm vụ kế hoạch120100806040200Note: Plan refers to revised planThời gian051015202530357/614/621/628/65/712/719/726/72/89/816/823/830/86/913/920/927/94/1011/1018/10*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụSố công việcCông việc hoàn thành kế hoạchThời gianCông việc bắt đầu thực tếHiện thờiCông việc bắt đầu kế hoạchCông việc hoànthành thực tế14/621/628/65/712/719/726/72/89/816/823/830/86/913/920/927/94/1011/1018/10020406080100120*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án**Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quản lý giá trị thu được (EVM)EVM là phương pháp đánh giá hoạt động dự án, nó tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí .Với một cơ sở - baselines (kế hoạch ban đầu và thay đổi được chấp nhận), bạn có thể xác định được dự án đạt được mục đích của nó ở mức độ nào.Bạn phải nhập định kỳ thông tin thực tế để dùng EVMNgày càng nhiều tổ chức trên thế giới dùng EVM kiểm soát chi phí dự án.*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các thuật ngữ quản lý giá trị thu đượcGiá trị dự tính (PV), trước đây được gọi là chi phí dự toán cho các công việc đã được lên lịch (BCWS), cũng gọi là dự toán, là phần của ước lượng tổng chi phí được duyệt dành cho một kế hoạch cho một giai đoạn nhất định Chi phí thực tế (AC), trước đây được gọi là chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP), là tổng của chi phí trực tiếp và gián tiếp phát sinh để hoàn thành công việc của một hoạt động trong một giai đoạn nhất địnhGiá trị thu được (EV), trước đây gọi là chi phí dự toán của các công việc đã thực hiện (BCWP), là ước tính giá trị của các công việc trên thực tế đã hoàn thành.EV được dựa trên chi phí dự tính ban đầu cho dự án hoặc cho hoạt động và tỷ lệ hoàn thành công việc của dự án/hoạt động của nhóm (đến ngày tính EV)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Tỷ lệ thực hiệnTỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công việc thực tế đã hoàn thành thực so với công việc trên kế hoạch phải được hoàn thành ở một thời điểm bất kỳ trong thời gian thực hiện dự án/hoạt động.Brenda Taylor, quản trị dự án cao cấp ở Nam Phi, đề xuất sử dụng phương pháp này để ước tính giá trị thu được.Ví dụ, đến cuối tuần 1, công việc cài đặt máy chủ đã hoàn thành một nửa. Tỷ lệ thực hiện là 50% (50/100) bởi vì hết tuần 1, lịch trình theo kế hoạch là công việc này phải hoàn thành 100%, nhưng thực tế chỉ hoàn thành được 50%.*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Bảng 7-4. Tính toán giá trị thu được sau 1 tuần hoạt độngHoạt động Tuần 1Giá trị thu được (EV)Giá trị dự tính (PV)Chi phí thực tế (AC)Biến động chi phí (CV)Biến động lịch trình (SV)Chỉ số thực hiện chi phí (CPI)Chỉ số thực hiện lịch trình (SPI)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Bảng 7-5. Công thức tính giá trị thu đượcThuật ngữ Công thứcGiá trị thu đượcBiến động chi phíBiến động lịch trìnhChỉ số thực hiện chi phíChỉ số thực hiện lịch trìnhƯớc lượng tại thời điểm hoàn thànhThời gian ước tính để hoàn thành*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quy tắc cho số trong giá trị thu đượcSố âm trong biến động chi phí và lịch trình chỉ ra có vấn đề trong những mảng đó.CPI hay SPI nhỏ hơn 100% chỉ cho ta biết có vấn đề.Vấn đề có nghĩa là dự án có chi phí nhiều hơn so với kế hoạch (vượt ngân sách) hoặc lâu hơn so với kế hoạch (chậm so với kế hoạch làm việc)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Figure 7-4. Tính toán giá trị kiếm được sau 5 tháng cho một dự án 1 năm*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Hình 7-5. Biểu đồ giá trị thu được đối với dự án trong 5 thángNếu đường EV thấp hơn đường AC hay PV, nghĩa là có vấn đề trong những vùng đó.Ước tính tại thời điểm hoàn thànhDự toán khi hoàn thànhChi phí thực tếGiá trị dự tính (PV)Giá trị thu được (EV)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Tinh giá trị thu đượcphân tích giá trị thu được sử dụng 3 phương pháp cơ bản:chi phí theo kế hoạch (PV) là chi phí dự toán cho lịch trình công việc chi phí thực tế (AV) Là chi phí thực tế cho công việc đã thực hiệnTrị giá thu được (EV) làchi phí dự toán cho công việc đã thực hiệntừ 3 phương pháp này, dẫn đến 4 công thức toán học:thay đổi chi phí (CV) = EV - AVthay đổi lịch trình (SV) = EV – PVchỉ số chi phí thực hiện (CPI) = EV / AVchỉ số lịch trình thực hiện (SPI) = EV / PV*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Phân tích công thức BCWS: Ngân sách cho tiến độ công việc (PV)ACWP: Ngân sách cho khối lượng công việc đạt được (Thực tế) (AV) BCWP: Ngân sách cho khối lượng công việc thực hiện (Dự tính) (EV)SV = BCWP-BCWS Schedule varianceCV = BCWP-ACWP Cost variance(CPI) = EV / AV(SPI) = EV / PV*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Phân tích trị giá thu đượcGiờsè giê thùc tÕThời giansè giê theo kÕ ho¹chHiện tạisè giê thu ®­îc1/68/615/622/629/66/713/720/727/73/8050100150200250300*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Nhiệm vụ của PM: trả lời câu hỏiTại sao có sự khác biệt?Sự khác biệt là tốt hay xấu?Có cần những hành động uốn nắn, điều chỉnh dự án hay không?Nếu có, thì là gì?*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Tại sao dự án sai kế hoạch? ...Vượt kế hoạchVượt kế hoạch thực sựPhạm vi giảm mà không có sự phê chuẩn/ nhiệm vụ kết thúc không có kế hoạch thời gian cho những công việc nàyCác tiêu chuẩn không được tuân theoước tính về các dự đoán để hoàn thiện không đúngBỏ qua việc duyệt lại*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Tại sao dự án lại sai kế hoạch? Sau kế hoạchKhông giải quyết các vấn đề kỹ thuậtCác vấn đề về nguồn bên ngoàiThực hiện các thành viên nhómTận dụng các nguồn thấpPhạm vi/mục tiêu dự án không rõ ràngNhững thay đổi về phạm vi không được thông qua*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các bước hoạt động có thểxác định khi nào xảy ra các vấn đề trong một dự án tương tựrà xét việc kiểm soát các sự kiện và thay đổi để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong công việc sắp tớicó khuôn mẫu nào không nhìn thấy được không?thời gian cho việc kết thúc tăng lênquá trình sửa lỗi tăng lêncó các công cụ đặc biệt được yêu cầu để hoàn thành các công việc sắp tới không.đánh giá các lựa chọn đối với công việc của các nhiệm vụ sắp tới? các cuộc họp nhóm để giải quyết các sự kiện, điểm mạnh, điểm yếu*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Lập báo cáo & kiểm soát dự ánThiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạngKế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hànhCác phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giaoYêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*2. HọpHọp theo kế hoạchHọp đột xuất*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Nên tránhhọp không hiệu quả,quá dài,không tập trung,bị vài cá nhân chi phối,ghi lại kết quả không đầy đủ*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*NênCông bố cuộc họp từ trướcChuẩn bị chương trình họp, phát cho mọi người và theo đúng chương trình đó.Ghi lại biên bản, kết quả cuộc họp.Mời tất cả những ai có liên quan.Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến. Tránh để vài người chi phối đối thoại.Nếu phải họp trên 1 giờ => tìm cách thư giãn*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Khuôn khổ kiểm soát dự ánc«ng viÖc kiÓm so¸tmøc kiÓm so¸tb¸o c¸oBan chỉ đạoqu¶n lý dù ¸ntr­ëng nhãmnhãmB/c Ban chỉ đạoB/c qu¶n lý dù ¸nB/c tr­ëng nhãmB/c thµnh viªn nhãmkÕ ho¹ch qu¶n lýKH CV chi tiÕtkÕ ho¹ch c«ngviÖc chi tiÕtdanh môc nhiÖm vôkÕ ho¹ch qu¶n lý*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Chu kỳ kiểm soát dự ánnêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạngxác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhómthiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*BC hiện trạng của quản lý dự án ...1. rà xét các biên bản cuộc họp trước thống nhất nội dung các hoạt động thực hiện2 Rà xét tóm tắt thực trạng dự án tổng hợp thay đổi ngày kết thúc tận dụng đường dẫn quan trọng3 Rà xét thực trạng dự án của từng cá nhân những thay đổi chủ yếu hiện trạng các nhiệm vụ quan trọng ngày kết thúc sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án4 Tóm tắt trưởng nhóm5 hoạt động quan trọng hàng đầu các sự kiện quan trọng*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*BC hiện trạng của quản lý dự án5 Rà xét các ghi chép sự kiện các sự kiện được giải quyết6 thảo luận tận dụng nguồn hiện trạng kế hoạch cho thuê, các ảnh hưởng chính7 Khái quát công việc của những tuần tới các kết quả bàn giao chính được hoàn thành những khó khăn8 Các thảo luận khác*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*BC hiện trạng của ban điều hành1 Tóm tắt thực trạng2 kế hoạch quản lý cập nhật3 Phân tích dự ánthay đổi xu hướng sử dụng4 các vấn đề về hoạt động quản lý5 các điểm lưu ý về quản lý6 các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn7 các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*3. Quản lý cấu hình*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quan niệm về Quản lý cấu hình ...Mọi người thường nghĩ...Đây là vấn đề về LANs, WANs, Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật caoNó liên quan rất ít đến quản lý dự án*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quan niệm về Quản lý cấu hình...thực hiện hai chức năng chínhcung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông quakiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các chức năng quản lý cấu hìnhKho quản lý cấu hình Bàn giaosản phẩm (4)Trả lại mục đã cập nhật (3)Bæ sung kho¶nmôc míi (1)L­u gi÷ (5)KiÓm so¸tb¸o c¸o(6)Kh«i phôc/ cập nhật (2)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Tại sao bạn cần quản lý cấu hình?Các kết quả bàn giao của dự án là tài sản có giá trị mà đã đầu tư vào. Nếu chúng ta không xác định và kiểm soát các cấu phần của nó và mối quan hệ qua lại giữa chúng, thì chỉ một thay đổi nhỏ sẽ chúng không có giá trị.*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các công việc của Configuration Management1 Xác định các yêu cầu và phạm vi của CM2 Xây dựng kế hoạch CM 3 Nhất trí và triển khai các quy trình và công cụ4 Triển khai các quy trình bảo mật(Xem ví dụ trong thư mục QLDA-PhuLuc\KiemSoatTaiLieu)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Phạm vi Quản lý cấu hìnhQu¶n lýcÊu h×nhkiÓm so¸tphiªn b¶nM« h×nhkiÓm traV¨n b¶n kü thuËtTµi liÖu ®µo t¹oQuy tr×nhho¹t ®éngV¨n b¶nhÖ thèngĐặc tả phần cứngPhÇn mÒmträn gãiĐặc tả nâng cấpĐặc tả giao diệnC¸c yªu cÇuchøc n¨ng KÕ ho¹chdù ¸nC¸c môc ®Ých & ph¹m vitriÓn khai chiÕn l­îcKiÓm so¸t phiªn b¶n ph¶i ®­îc thùc hiÖn ®èi víi tõng kÕt qu¶ bµn giao. C¸c kÕt qu¶ bµn giao n»m trong ph¹m vi qu¶n lý cÊu h×nh.Tài liệu triển khai *Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Kiểm soát phiên bản 0.10.20.n 1.11.21.n 1.0 2.0Chấp thuận*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*4. Kiểm soát thay đổi (Change Control)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quản lý thay đổi và sự kiện - Tại sao?2 trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án:Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện, vàKhông quản lý hiệu quả những vấn đề này*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Về nguyên tắcCác thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu raphản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi roCác thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiệnTheo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thôngbao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ai gây ra/đề nghị những thay đổi Khách hàng Các cơ quan/đơn vị liên quan Tổ dự án Người tài trợ Chính PM v.v...*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các nguồn tạo thay đổiKiểm tra đơn vị module tích hợp Chấp thuậnLập trình viên làm mịn chương trìnhc¸c nguån cô thÓ cña dù ¸nrµ xÐt kiÓm so¸tchÊt l­îngchuyÓn ®æiC¸c quyÕt ®Þnh vÒ chÝnh s¸ch vµ nghiÖp vôc¸c tæ chøc bªn ngoµiXuÊt hiÖn nhµ cung cÊp phÇn mÒm míiC¸c ®¸nh gi¸ kh¸c nhau cña ng­êi sö dôngC¸c yªu cÇu míi vµ ®­a ra nh÷ng kh¸m ph¸LuËt ph¸p*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Định nghĩa thay đổi của dự án:bất cứ hoạt động nào thay đổi:phạm vikết quả bàn giaokiến trúc cơ bảnchi phílịch trìnhcủa một dự án*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Phân loại thay đổi: 3 loạiThay đổi quan trọng: Thay đổi nhỏ: Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: *Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. Ví dụ: Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi người tài trợ)Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần mềm (gây ra bởi khách hàng)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.Ví dụ: Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng)Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài module lập báo cáo (khách hàng đề nghị)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phụcVí dụ: Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị)Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổiRủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng, lường trướcThay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết Không rơi vào phong cách quản lý bị động? => Kiểm soát các thay đổi.Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng. *Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Xem xét tác động của thay đổiảnh hưởng tới công việc, thời gianảnh hưởng tới kinh phíảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc => phản ứng tiêu cựcảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên thực hiện trướcLập danh sách những thay đổiXác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổiTừ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,...*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Thủ tục kiểm soát thay đổiGhi yêu cầu thay đổiPhân tích yêu cầu thay đổiphân tích tác độngLàm rõ yêu cầu thay đổiLập lịch biểu thực hiệnthực hiệnViết rõ lí do từ chốiThông báo cho người yêu cầu thay đổiNhất trí?*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Nhật ký kiểm soát, theo dõi thay đổiNgày thángMô tả thay đổi Phân tích tác độngMức ưu tiênNgười khởi đầuNgười chịu trách nhiệmĐồng ý?Ngày hiệu lực[1][2][3][4][5][6][7][8]*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Chi phí thay đổiReq.DesignCodeTestLive*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quản lý thay đổi & sự kiện...Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm soát dự án?Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các khoản mục chưa được giải quyết?Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quản lý thay đổi và sự kiệnViệc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự ánhệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự ánmột hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*5. Quản lý chất lượng*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Cân bằng chất lượngTho¶ m·n nhu cÇumôc ®Ýchthùc hiÖnph­¬ng ph¸p*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quản lý chất lượng1.LËp kÕ haäch chÊt l­îng2.ThiÕt lËp khung ®¶m b¶o chÊt l­îng3. TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t chÊt l­îng4. Tiển khai c¸c häat ®éng hiÖu chØnh*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Lập kế hoạch chất lượng ...ở mức lập kế hoạch quản lý, cần quyết định:tiêu chuẩnnhóm có trách nhiệm đối với việc ngừng hoạt độngNếu cần tách nhóm kiểm soát chất lượng, và thẩm quyền của họcác kiểu rà xét (không chính thức, chính thức, walk through kiểm tra cấu trúc) thường xuyên rà xét (ví dụ: tất cả các kết quả chuyển giao theo công việc hoặc chỉ kết quả bàn giao dự án)Có được cam kết đối với khái niệm quản lý chất lượng*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Lập kế hoạch chất lượngở mức độ lập kế hoạch làm việc, cho phép thời gian đối với:Kiểm soát và phương pháp quản lý chất lượngthiết lập quy trình quản lý chất lượngthống nhất người (chính xác) sẽ ký nhận:người chịu trách nhiệmquản đốc dự án / trưởng nhómđại diện người sử dụng có ảnh hưởngngười kiểm soát chất lượng*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Đánh giá Kế hoạch chất lượngkế hoạch quản lý có xác định được các phương pháp, tiêu chuẩn, quy trình, và hướng dẫn được sử dụng cho từng giai đoạn hoặc hoạt động cuả dự án không?Các lý do có cho thấy những điểm này là rõ ràng hợp lý không?Những tiêu thức kiểm soát được xác định để giám sát hiệu quả có sử dụng các phương pháp đã lựa chọn không?*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Khung đảm bảo chất lượngCác phương pháp luận, tiêu chuẩn, hướng dẫn hợp lýquy trình kiểm soát thay đổi hiệu quảRà xét các hoạt động kiểm soát chất lượngcán bộ có kỹ năng hợp lý*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Kiểm soát chất lượngNội dungrà xét / walkthrough / kiểm traThẩm định tính chấp nhậnRà xét quản lý nhóm/sign-offThẩm định việc phê chuẩnRà xét ban điều hành/sign-off Thẩm định việc triển khaiquản lý lợi íchđiều tra người sử dụng / các câu hỏi Phương pháp kiểm soát chất lượng phải được lập thành văn bản trong kế hoạch chất lượng Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định các nhiệm vụ và các nguồn lực*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Các hoạt động điều chỉnh (Correctvie action)Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch, hoặc chất lượng sản phẩm/công việc chưa đạt yêu cầuKhi chi phí cho dự án có nguy cơ tăng lênKhi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảm*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ví dụ về hoạt động hiệu chỉnhPhân bổ lại các nhiệm vụ quan trọng cho các thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm hơnTăng quy mô nhóm với các thành viên/ hợp đồng tạm thờiPhân bổ lại các thành viên giữa các nhómCung cấp các đào tạo bổ sung về công cụ, kỹ thuật...Triển khai các công cụ tự độngYêu cầu các thành viên nhóm làm ngoài giờNhiều ca làm việc để tối đa hoá việc sử dụng các thiết bị*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch ...Điều chỉnh lại lịch biểu thời gianTìm thêm nhân viên mới (Chú ý: thời gian làm quen, quan hệ với các thành viên)Mua hay thuê thiết phần mềm tốt hơnChú ý: tăng kinh phí, mất thời gian để anh em học sử dụngHợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việcHạ thấp yêu cầu chất lượng công việc (!!!)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạchTập trung cho các công việc đường găngLàm thêm giờ (không nên kéo dài quá lâu)Hạn chế nghỉ phép (!!!)Khen thưởng/phê bìnhĐào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên (chú ý thời gian và chi phí huấn luyện)Xem lại cách thức hợp tác , trao đổi thông tin trong nhóm*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Khi chi phí cho dự án có nguy cơ tăng lênHạ thấp yêu cầu sản phẩm (!!!)Giảm nhân viên không làm việc trên đường găng (nguy cơ mất người giỏi)Thuê lao động rẻ mạt (!!!)Dùng thiết bị, vật tư rẻ tiềnRút bớt thời gian huấn luyện Xem lại: có cần làm thêm giờ?Hợp lí hoá hơn nữa: Giảm số cuộc họp, giảm các phê chuẩn, ...*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảmTăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩmThuê thêm tư vấnTập trung vào những khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩmKiểm tra chéoHuấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện tại chỗ)Thưỏng/phạt*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*6. Quản lý rủi ro*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Thuyền trưởng lạc quan ...*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*...Thuyền trưởng lạc quan...*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*... Thuyền trưởng lạc quan*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quy trình quản lý rủi roX¸c ®Þnh møc rñi ro ban ®Çu cña dù ¸nlËp thµnh v¨n b¶n c¸c rñi ro cô thÓtiÕn hµnh ph©n tÝch ¶nh h­ëng rñi rox©y dùng vµ triÓn khai kÕ ho¹ch qu¶n lý rñi rogi¸m s¸t vµ cËp nhËt c¸c tµi liÖu rñi roX¸c ®Þnhph©n tÝchqu¶n lýgi¸m s¸tb­íc 1b­íc 2b­íc 3b­íc 4*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning)Lập biểu phân tích rủi roLiệt kê các giả thiếtCần được sự ủng hộ của những người chịu tác động của rủi ro.Với những "sự cố" đã xẩy ra mà không dự kiến được, cần ghi lại nhật ký*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ngăn ngừa (ví dụ)Đưa ra đào tạo bổ sung cho các lập trình viên (để giảm rủi ro tiềm năng) hoặcThuê hợp đồng với các lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng)*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Hướng dẫn hành động ngăn ngừaBảo đảm rằng chi phí sẽ thấp hơn chi phí của nguy cơ rủi roBảo đảm rằng chi phí sẽ thấp hơn chi phí của hành động bất ngờĐiều đặc biệt quan trọng là sẽ không xảy ra hành động bất ngờ*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Quản lý rủi ro hiệu quả cần:Phòng ngừa hơn là chữa trịĐánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời của dự ánKết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác định rủi ro, phân tích, quản lý và rà xétKhông đi quá giới hạn và kết thúc không chính xác!Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không tốn những nỗ lực vô lý.*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Cần ghi lại nhật kýMô tảĐộ quan trọngNgười chịu trách nhiệmNgày giải quyết[1][2][3][4]Mô tả, thuật lại sự cố Tầm quan trọng của sự cố.Tên người giải quyết sự cố.Thời gian vấn đề đã được hay sẽ được giải quyết.*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Ví dụ: dự án “QL nhân sự" và "Quản lý kế toán"Ví Dụ*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Lưu ýDự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều. Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm QLDA của người PMKiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro.Không thể loại trừ được triệt đểKhông phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt, vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro không xảy ra. *Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*7. Lập kế hoạch lại (Replanning) Khi nào phải làm lại kế hoạchKhi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc lại một phần hay toàn bộ dự án => yêu cầu thời gian, kinh phí,...*Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án*Kết luậnKế hoạch dự án không hữu dụng nếu không ai theo dõi chúng.Thu thập và đánh giá hiện trạng là hai cách khuyến khích các dự án được triển khai đúng hướng.Lập kế hoạch dự phòng và các cuộc họp cũng là cách kiểm soát dự ánKiểm soát thay đổi là đưa trật tự vào điều hỗn loạn

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • pptqlda_bai_5_quan_ly_kiem_soat_99.ppt
Tài liệu liên quan