Kĩ năng lãnh đạo - Phần: Thiết lập và sử dụng quyền lực

PGS. TS. Trần Văn Bình*NỘI DUNG TRÌNH BÀYMột số khái niệm cơ bản về chức năng điều khiển trong quản lýThiết lập và sử dụng quyền lực trong quản lýTrao quyền và uỷ thác công việcTrình tự uỷ thác công việc* * CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ * KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN“Điều khiển là một quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay nhóm nhằm đạt được mục đích trong tình huống nhất định”Tác động, ảnh hưởng đến người khác để chắc chắn rằng công việc của người đó sẽ được hoàn thành với hiệu quả caoBẢN CHẤTPHƯƠNG TIỆN ĐỂ TÁC ĐỘNG Người cán bộ quản lý tác động, gây ảnh hưởng đến nhân viên thông qua quyền lực trong phạm vi quyền hạn cho phép* *THẢO LUẬNTrong một đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thì biểu hiện của quyền lực là gì?QUYỀN LỰC *BIỂU HIỆN TRỰC TIẾP CỦA QUYỀN LỰCĐiều kiển việc phân bố nguồn lựcGiải quyết tranh chấpTuyển dụng, huấn luyện, sa thải và thăng tiến nhân viênGiao nhiệm vụBIỂU HIỆN GIÁN TIẾP CỦA QUYỀN LỰCDàn xếp vấn đề của một cuộc tranh cải quan trọngKhuyến khích mọi người xây dựng mục tiêuTranh thủ sự hợp tác giữa các bộ phậnKHÁI NIỆM CỦA QUYỀN LỰC Là khả năng (quyền) tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác trong đơn vị, tổ chức* * BÀI TẬP THỰC HÀNHNhững ai có quyền lực trong một tổ chức, doanh nghiệp? * BÀI TẬP THỰC HÀNHNhững ai có quyền lực trong một tổ chức, doanh nghiệp?Tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có khả năng tác động lên người khác, nghĩa là đều có quyền lựcTuy nhiên, một người ở vị trí càng cao thì quyền lực và sự ảnh hưởng của họ càng lớn.Đây là điểm cốt lõi của khái niệm trao quyền (Phân quyền) đang được vận dụng trong các doanh nghiệp. * CÁC NHÓM QUYỀN LỰCQuyền lực của nhóm những người có vị thế đặc biệt (bảo vệ, thanh tra)Quyền lực của nhóm những người có chuyên môn đặc biệt (nhân viên máy tính)Quyền lực của nhóm những người có chức vụ *Nguån gèc cña QuyÒn lùc(Lµm thÕ nµo ®Ó cã ®­ưîc quyÒn lùc)THIẾT LẬP QUYỀN LỰC*Quyền lực do vị trí chức vụ mang lạiQuyền lực cá nhân do uy tín mang lạiUy tín về chuyên mônUy tín nhờ được sự tín nhiệm của bạn bè, đồng nghiệpQuyền lực do các mối quan hệ mang lại *QuyÒn lùc vÞ trÝNguån gèc: QuyÒn lùc vÞ trÝ b¾t nguån tõ vÞ trÝ chÝnh thøc cña b¹n trong tæ chøc. VÞ trÝ nµy ®­ưîc ®i kÌm víi mét chøc danh, mét tËp hîp tr¸ch nhiÖm, mét møc ®é quyÒn h¹n ®Ó hµnh ®éng vµ kiÓm so¸t c¸c nguån lùcBÝ quyÕt ®Ó tËn dông quyÒn lùc vÞ trÝ: ChØ dïng quyÒn lùc vÞ trÝ khi thËt cÇn thiÕtH·y ch¾c ch¾n r»ng b¹n hiÓu ®­ưîc giíi h¹n cña quyÒn lùc vÞ trÝ cña b¹n vµ ®õng cè vư­ît qua ranh giíi ®ãH·y b¶o vÖ kh«ng ®Ó quyÒn lùc vÞ trÝ cña b¹n bÞ ngư­êi kh¸c x©m ph¹m *QuyÒn lùc mèi quan hÖNguån gèc: Tõ mèi quan hÖ cña b¹n víi ngư­êi kh¸c2. X©y dùng quyÒn lùc th«ng qua liªn minh: C¸c liªn minh cã thÓ gióp bªn yÕu thÕ tăng thªm quyÒn lùc cÇn thiÕt ®Ó thóc ®Èy những ®Ò xuÊt cña hä hoÆc ngăn chÆn những ®iÒu mµ hä cho lµ kh«ng thÓ chÊp nhËn ®­ưîcLiªn minh tù nhiªn: C¸c bªn cïng chia sÎ c¸c quyÒn lîi c¬ b¶n. Nã cã tÝnh bÒn vững và cïng môc tiªu vµ lîi ÝchLiªn minh cã vÊn ®Ò riªng cña c¸c bªn: Liªn minh nµy ®ưîc t¹o ra quanh mét vÊn ®Ò t¹m thêi, Ýt bÒn vững vµ dÔ bÞ ph¸ vì * *QuyÒn lùc mèi quan hÖ3. C¸ch lµm tăng quyÒn lùc mèi quan hÖ: Th«ng qua sù trao ®æi lÉn nhau theo quy luËt cã qua cã l¹iTăng sù lÖ thuéc cña ngư­êi kh¸c vµo b¹nSù lÖ thuéc cña ngư­êi kh¸c vµo b¹n: YÕu tè thuËn lîiSù lÖ thuéc cña b¹n vµo ngư­êi kh¸c: YÕu tè bÊt lîiXö lý sù lÖ thuéc cña b¹n vµo cÊp trªn: Tìm hiÓu môc tiªu, ®iÓm yÕu, ®iÓm m¹nh cña cÊp trªn vµ c¶ b¶n th©n vµ sö dông những gì tìm ®­ưîc ®Ó x©y dùng mèi quan hÖ lµm hµi lßng cÊp trªn vµ b¶n th©n (cư­ xö trung thùc, lu«n cã th«ng tin cho sÕp, ®¸ng tin cËy trong c«ng viÖc) *QuyÒn lùc c¸ nh©nNguån gèc: QuyÒn lùc c¸ nh©n lµ quyÒn lùc mµ b¹n cã ®ưîc qua sù c«ng nhËn cña ng­ưêi kh¸c vÒ những phÈm chÊt, tÝnh c¸ch, năng lùc cña b¹nĐÆc tr­ng: QuyÒn lùc c¸ nh©n liªn quan ®Õn mét hoÆc nhiÒu phÈm chÊt c¸ nh©n cña b¹n như­:ý tư­ëngChuyªn m«nThµnh tÝchSøc cuèn hótKü năng giao tiÕpSù ®¸ng tin cËy * Là khái niệm chỉ phạm vi quyền lực của một ai đó. Người này có thể sử dụng quyền hạn của mình để tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khácVí dụ về quyền hạn củaQuản đốc phân xưởngTrưởng phòng kế hoạch QUYỀN HẠN LÀ GÌ ? * SỰ DỤNG QUYỀN HẠN TRONG QUẢN LÝTrong quản lý, sử dụng quyền hạn là để đảm bảo sự tuân thủ của các thành viên trong sự phối hợp và kiểm soát.Nhưng nếu quá lạm dụng trong việc sử dụng quyền hạn sẽ làm triệt tiêu sự sáng tạo của nhân viên.Ở một thái cực khác là không sử dụng quyền hạn để đánh mất vai trò quản lý. *CHIA SẺ KINH NGHIỆMHãy lấy ví dụ trong thực tế về những biểu hiện lạm dụng quyền lực của lãnh đạoHậu quả của việc lạm dụng quyền lực * CHIA SẺ KINH NGHIỆMHãy lấy ví dụ trong thực tế về biểu hiện của từ bỏ quyền lực của lãnh đạoHậu quả của việc từ bỏ quyền lực * TRAO QUYỀN VÀ ỦY THÁC CÔNG VIỆCTrao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;Trao quyền đòi hỏi nhân viên có trách nhiệm đối với công việc được giao, đồng thời cũng sẽ giúp cho nhân viên tận dụng khả năng sáng tạo của mình và thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyền (quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm)KHÁI NIỆM ỦY THÁC*Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;Ủy thác công việc tức là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt nhà lãnh đạo thực hiện công việcỦy thác công việc gắn liền với quyền hạn và trách nhiệm. Nhà lãnh đạo sẽ mất đi một số quyền hạn khi giao cho nhân viên quyền hạn để thực hiện một công việc nào đó, bỏi họ không còn ra quyết định nữa. Nhân viên sẽ quyết định và thực hiện công việc được ủy thác. CHÚ ÝỦy thác không phải đơn thuần là giao việc.Ủy thác không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.Ủy thác không phải là từ bỏ trách nhiệm.Ủy thác bao hàm các khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn, trách nhiệm cuối cùng và quyền lợi.* * ÍCH LỢI CỦA ỦY THÁC CÔNG VIỆCỦy thác công việc cho phép nhà quản lý giành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ quan trọng là lập kế hoạch và giám sátUỷ thác thể hiện niềm tin của Bạn vào nhân viên, làm cho nhân viên có thêm động lực làm việcỦy thác cho phép khai thác những năng lực và kiến thức tiềm tàng của nhân viên.Ủy thác giúp làm tăng sự gắn bó giữa các nhân viên vì người quản lý đã chia sẽ quyền hạn và trách nhiệm.CÁC MỨC ĐỘ ỦY THÁC CÔNG VIỆCDựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, người ta chia ra 4 mức độ ủy thác công việc: Ủy thác hoàn toàn Ủy thác chủ yếu Ủy thác giới hạn Ủy thác tối thiểu*ỦY THÁC HOÀN TOÀNĐây là mức độ ủy thác công việc cao nhất. Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ.Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định. Nhà lãnh đạo chỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao.*ỦY THÁC CHỦ YẾUNhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, và chỉ ra các kế hoạch hoạt động. Cấp dưới vẫn được quyền ra quyết định tiến hành công việc như thế nào, nhưng theo định kỳ phải báo cáo tiến độ công việc cho nhà lãnh đạo.*ỦY THÁC GiỚI HẠNNhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa ra phương án tiến hành. Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó. Trong quá trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc được ủy thác. *ỦY THÁC TỐI THIỂU Đây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất. Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp dưới phải làm việc gì, làm như thế nào, các bước tiến hành cụ thể, thời gian hoàn thành. Thậm chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc.*NHỮNG CÔNG VIỆC KHÔNG NÊN ỦY THÁC Đánh giá thành tích công tácĐịnh hướng hoạt động của đơn vịĐộng viên nhân viênGiao tiếp với nhân viênXây dựng ê kíp * * ĐỂ ỦY THÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC TỐTNgười quản lý cần thảo luận mục tiêu và thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp.Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiếtTrao quyền, trách nhiệm và giám sát việc thực hiện của nhân viên. * THẢO LUẬN TẠI LỚP Có những lý do nào khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc? HẬU QUẢ CỦA VIỆC KHÔNG THỰC HIỆN TỐT CÔNG VIỆC ỦY THÁCLãnh đạo luôn phải làm việc quá tảiNhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan.Nhân viên lơ là trong công việc.Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.Lãng phí nguồn lực cơ quan.Các quyết định có chất lượng thấp.*QUY TRÌNH ỦY THÁC CÔNG VIỆC Quá trình uỷ thác được chia làm 3 phần:Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác Phần 3: Phản hồi thông tin*CHUẨN BỊ CHO VIỆC ỦY THÁC HIỆU QUẢ Phần này được tiến hành trong 3 bước:Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ, lý do cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức.Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được giao sẽ như thế nào.*CHUẨN BỊ CHO VIỆC ỦY THÁC HIỆU QUẢBước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác. Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian...?*THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ỦY THÁC Phần này được tiến hành trong 2 bước:Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn. Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.*THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ỦY THÁC Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.*PHẢN HỒI THÔNG TINPhần này được tiến hành trong 2 bước:Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác.Bước 7 : Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.*THAY CHO LỜI KẾTNhà quản lý luôn phải đối đầu với những áp lực, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình.*