Khuôn mẫu lý thuyết - Kiểm soát nội bộ (phần 2)

Khuôn mẫu lý thuyết Kiểm soát nội bộ GV: Ngô Ngọc Linh TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM PHẦN 2 2 Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học có thể: – Giải thích tầm quan trọng và các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát. – Nêu vai trò và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự thay đổi. – Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động kiểm soát cơ bản trong tổ chức. – Giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền thông. – Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức. – Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. 3 Nội dung • Môi trường kiểm soát • Đánh giá rủi ro • Các hoạt động kiểm soát • Thông tin và truyền thông • Giám sát CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Phần 3 5 Định nghĩa • Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện • Là các hành động cần thiết cần thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức 6 Mục tiêu Chỉ bán hàng cho các khách hàng có thể thu tiền đúng hạn Rủi ro • Khách hàng không trả nợ • Khách hàng chiếm dụng nợ Chính sách • Chính sách bán chịu: Điều kiện bán chịu, thời hạn bàn chịu • Chính sách chiết khấu thanh toán Thủ tục • Bộ phận bán chịu độc lập với bộ phận kinh doanh • Các hóa đơn bán chịu phải được xét duyệt bởi bộ phận bán chịu trước khi giao hàng • Xây dựng danh sách khách hàng có phân loại theo ưu tiên bán chịu 7 Mục tiêu Mua hàng đúng số lượng và chủng loại cần thiết Rủi ro • Mua không đúng chủng loại • Mua số lượng ít/nhiều hơn nhu cầu Chính sách Thủ tục ? ? 8 Các hoạt động kiểm soát chủ yếu • Phân chia trách nhiệm • Xử lý thông tin • Bảo vệ tài sản • Sử dụng các chỉ số hoạt động • Quản trị hoạt động/chức năng • Soát xét ở cấp cao 9 Phân chia trách nhiệm • Không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc: – Chức năng xét duyệt và bảo quản – Kế toán và bảo quản tài sản – Xét duyệt và kế toán • Phân chia trách nhiệm giúp sai sót dễ phát hiện và gian lận khó xảy ra hơn. 10 Bài tập • Dưới đây là danh sách các chức năng liên quan đến hoạt động mua hàng. Hãy cho biết chức năng nào không nên được kiêm nhiệm và giải thích. – Sử dụng vật tư – Mua vật tư – Nhận vật tư – Bảo quản vật tư • Giả sử do điều kiện khách quan, phải chấp nhận sự kiệm nhiệm giữa các chức năng trên. Có cách nào để kiểm soát không? 11 Xử lý thông tin • Ủy quyền và xét duyệt • Chứng từ • Đối chiếu và xử lý khác biệt • Kiểm tra độc lập 12 Ủy quyền và xét duyệt Tất cả nghiệp vụ đều phải có người chịu trách nhiệm Cân bằng giữa ủy quyền và xét duyệt trực tiếp Quy định về cơ sở và dấu hiệu của sự phê duyệt Tránh chồng chéo trong phê duyệt CHỨNG TỪ 13 Bài tập • Qua một công ty tư vấn, Giám đốc Công ty M khám phá hàng tồn kho quá cao vì ở công ty các bộ phận sử dụng thường tự động mua vật tư, kể cả khối văn phòng và phân xưởng. Trưởng kho ước tính nhu cầu và gửi qua bộ phận mua hàng, bộ phận này tự động lập đơn hàng để mua. • Giám đốc công ty ký một quy định nêu rõ: Tất cả các trường hợp mua hàng đều phải được Trưởng phòng mua hàng phê duyệt. Sau đó, Trưởng phòng mua hàng than phiền về công việc ký duyệt quá nhiều trong khi tình trạng mua hàng bừa bãi vẫn không chấm dứt. Cuối cùng, mọi việc quay về như cũ và không ai nhớ rằng đã có một quy định của Giám đốc về vấn đề này. • Giải thích câu chuyện trên. 14 Chứng từ • Chứng từ là công cụ kiểm soát quan trọng: – Lập chứng từ: Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, đánh số trước liên tục, lưu lại một bản tại bộ phận lập – Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận để thực hiện sự xét duyệt và kiểm soát – Kế toán kiểm soát chứng từ trước khi ghi chép giúp đảm bảo nghiệp vụ thực sự xảy ra. – Lưu trữ chứng từ giúp xác định trách nhiệm của người lập, người phê duyệt và các bên liên quan 15 Phiếu đề nghị mua hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho BP Sử dụng BP Mua hàng BP Nhận hàng BP Kho Bộ phận Xét duyệt và kiểm soát Chứng từ Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho ? ? ? ? 16 Đối chiếu và xử lý khác biệt • Việc đối chiếu giúp phát hiện việc xử lý hoặc ghi chép sai, bỏ sót hay trùng lắp của các bộ phận. • Đối chiếu giữa chứng từ với chứng từ, giữa sổ sách với sổ sách, giữa chứng từ với sổ sách, giữa sổ sách với thực tế. • Đối chiếu phải thực hiện định kỳ và để lại dấu vết (biên bản hoặc ký xác nhận). • Các khác biệt phải được ghi nhận, theo dõi và xử lý. 17 Bài tập Mô tả các thủ tục đối chiếu cần thiết trong hoạt động mua hàng 18 Kiểm tra độc lập • Kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra • Kiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra 19 Bảo vệ tài sản  Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro các tài sản của đơn vị (máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu) bị: - Mất mát - Lãng phí - Lạm dụng - Hư hỏng - Phá hoại 20 Bảo vệ tài sản Hạn chế tiếp cận tài sản Sử dụng các thiết bị Kiểm kê và xử lý chênh lệch 21 Sử dụng các chỉ số hoạt động • Chỉ số hoạt động là thước đo những phương diện khác nhau của các hoạt động trong đơn vị. Ví dụ số ngày thu tiền bình quân, số lần khách hàng than phiền, số km xe chạy trong ngày • Tính toán và so sánh các chỉ số hoạt động giữa thực tế với tiêu chuẩn, giữa kỳ này với kỳ trước giúp nhận dạng những thay đổi bất thường hoặc không hợp lý để xác định nguyên nhân và có biện pháp thích hợp. • Các đơn vị có thể xây dựng bộ các chỉ số chủ yếu (Key Performance Indicators – KPI) để kiểm soát. Bên cạnh đó, có thể sử dụng bổ sung các chỉ số khi cần thiết. 22 Hoạt động mua hàng Số ngày lưu kho bình quân Tỷ lệ lợi nhuận gộp Số lần hàng mua phải trả lại Số lần ngưng sản xuất vì thiếu hàng 23 Hoạt động xét duyệt bán chịu 24 Quản trị chức năng • Nhà quản lý trung gian soát xét và báo cáo về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán • Nội dung soát xét – Mục tiêu hoạt động – Mục tiêu BCTC – Mục tiêu tuân thủ 25 Soát xét ở cấp cao • So sánh thực tế và dự toán, dự báo, kỳ này, kỳ trước • Soát xét các chương trình , kế hoạch của doanh nghiệp: – Chương trình marketing – Chương trình cải tiến quy trình sản xuất – Chương trình tiết kiệm chi phí – Chương trình phát triển sản phẩm mới Bài tập 1. So sánh doanh thu kỳ này với kỳ trước 2. Tính số ngày thu tiền bình quân 3. Kế toán kho không được kiêm nhiệm thủ kho 4. Kiểm tra độc lập 5. Ủy quyền và xét duyệt 6. Vào phân xưởng thành phẩm phải đeo thẻ 7. Hàng tuần, kế toán thanh toán đối chiếu với kế toán kho về hàng nhập trong kỳ. 8. Soát xét ở cấp cao a) Đánh giá việc thực hiện chương trình tiết kiệm chi phí b) Mua hàng từ 10 triệu trở lên phải được Trưởng phòng Mua hàng xét duyệt c) Đối chiếu và xử lý khác biệt d) Phân chia trách nhiệm e) Sử dụng chỉ số hoạt động f) Hạn chế tiếp cận tài sản g) Quản trị chức năng bán hàng h) Người kiểm tra không phải là người thực hiện nghiệp vụ 27 Kiểm soát trong môi trường máy tính • Kiểm soát chung – Là loại kiểm soát cho một số hay toàn thể các ứng dụng • Kiểm soát ứng dụng – Liên quan đến từng ứng dụng và xuất hiện trong quá trình xử lý nghiệp vụ 28 Ứng dụng kho Ứng dụng nhân sự Ứng dụng kế toán Ứng dụng bán hàng Hệ thống trung tâm 29 Kiểm soát chung • Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu có tai họa xảy ra. • Kiểm soát phần mềm hệ thống: mua sắm, thực hiện, bảo trì phần mềm hệ thống: hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thông, phần mềm tiện ích • Kiểm soát truy cập • Kiểm soát việc phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng 30 Kiểm soát ứng dụng • Kiểm soát nhập liệu • Kiểm soát quá trình xử lý • Kiểm soát đầu ra 31 Quan hệ kiểm soát chung – kiểm soát ứng dụng Kiểm soát chung Kiểm soát ứng dụng 1 Kiểm soát ứng dụng 2 Kiểm soát ứng dụng 3 1/ Bảo đảm sự vận hành của hệ thống 2/ Là cơ sở phát triển hệ thống 3/ Bảo đảm sự an toàn (hạn chế truy cập và sửa chữa trái phép) Kiểm soát ứng dụng 3 Báo cáo các lỗi của hệ thống 32 Thiết lập hoạt động kiểm soát • Cân đối với rủi ro chấp nhận được. • Cân đối giữa chi phí và lợi ích • Sử dụng phối hợp các hoạt động kiểm soát 33 Một số cách phân loại kiểm soát khác • Kiểm soát phòng ngừa • Kiểm soát phát hiện • Kiểm soát bù đắp 34 Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ Nêu đặc điểm áp dụng trong tổ chức vừa và nhỏ của: • Phân chia trách nhiệm • Xử lý thông tin • Bảo vệ tài sản • Sử dụng các chỉ số hoạt động • Quản trị hoạt động/chức năng • Soát xét ở cấp cao THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Phần 4 36 Thông tin • Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm. • Những thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp • Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp 37 Yêu cầu của hệ thống thông tin • Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh • Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược • Tích hợp với hoạt động kinh doanh • Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ 38 Chất lượng thông tin • Thích hợp: phù hợp với yêu cầu ra quyết định • Kịp thời: cung cấp kịp thời khi có yêu cầu • Cập nhật: đảm bảo có các số liệu mới nhất • Chính xác và dễ dàng truy cập. 39 Bài tập • Giám đốc công ty H đánh giá vấn đề của hoạt động bán hàng là hệ thống thông tin yếu kém. Bộ phận tiếp thị không nắm được nhu cầu của khách hàng. Các chiến dịch quảng bá và khuyến mãi không tập trung vào khách hàng trọng tâm. Bộ phận bán hàng xử lý đơn đặt hàng chậm trễ và sai sót. Phân xưởng không được thông báo kịp thời về lượng hàng cần sản xuất. Kho không xác định được số lượng và vị trí hàng tồn trong kho. Bộ phận bán chịu không biết tình trạng nợ của các khách hàng nên vẫn bán chịu cho các khách hàng chiếm dụng hoặc thiếu khả năng thanh toán. • Vẽ sơ đồ mô tả hệ thống thông tin cần thiết lập để cải thiện tình trạng trên. 40 Bộ phận tiếp thị Bộ phận bán chịu Bộ phận bán hàng Bộ phận kho Bộ phận sản xuất Thông tin cần cung cấp Thông tin cần cải thiện 41 Truyền thông • Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin • Là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. • Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong và bên ngoài 42 Truyền thông bên trong • Từ cấp trên xuống cấp dưới • Từ cấp dưới lên cấp trên • Theo hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận trong doanh nghiệp 43 Giám đốc Phòng Kế toán Phân xưởng Phòng Kinh doanh Bài tập 44 Truyền thông với bên ngoài • Thông tin từ các đối tượng bên ngoài cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp ứng xử kịp thời. • Công ty có trách nhiệm thông tin cho bên ngoài các thông tin phù hợp với nhu cầu, từ đó giúp họ hiểu các tình hình và các rủi ro mà công ty đang gặp phải. 45 Đơn vị Cơ quan thuế Cơ quan lao động Cơ quan môi trường Nhà cung cấp Khách hàng Báo chí 46 Bài tập • Cho 5 ví dụ những hạn chế trong truyền thông ảnh hưởng xấu đến các mục tiêu hoạt động, tài chính và tuân thủ của đơn vị. • Cho 5 ví dụ những điểm tốt trong truyền thông ảnh hưởng tích cực đến các mục tiêu hoạt động, tài chính và tuân thủ của đơn vị. 47 Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ Nêu đặc điểm hệ thống thông tin và truyền thông trong tổ chức vừa và nhỏ. GIÁM SÁT Phần 5 49 Khái niệm • Nhằm đánh giá chất lượng của HTKSNB và điều chỉnh cho phù hợp. • Có hai loại giám sát : – Giám sát thường xuyên. – Chương trình đánh giá độc lập. 50 Giám sát thường xuyên • Được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị • Các ví dụ: – Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán – Thông tin từ các đối tác bên ngoài – Hoạt động giám sát thường xuyên được tích hợp trong cơ cấu tổ chức – Đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế – Các kiến nghị của kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ – Các buổi họp và huấn luyện nội bộ 51 Hoạt động kiểm soát Giám sát Thông tin & Truyền thông A B 52 Chương trình đánh giá độc lập • Các chương trình đánh giá độc lập nhằm đánh giá sự hữu hiệu của KSNB sau một thời kỳ: • Đối với từng hoạt động, việc đánh giá tập trung vào các hoạt động hoặc bộ phận có rủi ro cao • Việc đánh giá trên toàn đơn vị được thực hiện khi có sự điều chỉnh chiến lược hay nhà quản lý, thực hiện sáp nhập, thay đổi lớn trong hoạt động 53 Người thực hiện • Người điều hành hoạt động được đánh giá. Các nhà quản lý cấp dưới được huy động tham gia. • KTV độc lập/KTV nội bộ Quy trình • Tìm hiểu các hoạt động và KSNB liên quan • Xác định cách thức KSNB vận hành thực tế • Phân tích KSNB có bảo đảm được mục tiêu không. Triển khai • Xác định phạm vi đánh giá • Nhận dạng các hoạt động giám sát thường xuyên liên quan • Phân tích các đánh giá của KTV (nếu có) • Sắp xếp thứ tự ưu tiên • Xây dựng chương trình đánh giá • Họp với các bên thực hiện về phạm vi, thời gian, phương pháp • Giám sát quá trình thực hiện và soát xét kết quả • Xem xét các điều chỉnh cần thiết Phương pháp • So sánh với các tiêu chuẩn • So sánh với các đơn vị khác • Sử dụng tư vấn hoặc phản biện 54 Bài tập • Chương trình đánh giá hoạt động bán chịu được tiến hành bởi bà Hạnh, Trưởng phòng Bán chịu. Theo bà, hoạt động bán chịu gồm ba chức năng chính: Xây dựng chính sách bán chịu, Quản lý hồ sơ khách hàng và Xét duyệt các hóa đơn bán chịu. Qua một cuộc họp thảo luận, hai chức năng có rủi ro cao được đánh giá bao gồm Quản lý hồ sơ khách hàng và Xét duyệt bán chịu. • Nêu các thông tin cần thu thập phục vụ cho việc đánh giá kiểm soát nội bộ trong hai chức năng trên. 55 Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ Nêu đặc điểm giám sát trong tổ chức vừa và nhỏ.