Kế toán, kiểm toán - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán hướng tích hợp

Vũ Quốc Thông 2/9/2016 1 INTRODUCTION ON ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS HO CHI MINH CITY OPEN UNIVERSITY ACCOUNTING – AUDITING FACULTY ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM Lecturer: Vũ Quốc Thông Chapter 1-B HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HƯỚNG TÍCH HỢP CHƯƠNG 1-B Hệ Thống Thông Tin Kế Toán (Accounting Information Systems - AIS) GV. ThS. Vũ Quốc Thông Vũ Quốc Thông 2/9/2016 2 3 Thông tin (báo cáo kế toán) Hệ thống thông tin kế toán (*) Dữ liệu (chứng từ) Phần cứng Tổ chức Dữ liệu Thao tác xử lý Con người HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Phần mềm /Phương tiện 4 • Tìm hiểu về AMIS – ứng dụng phần mềm quản trị DN hợp nhất (Cty CP Misa) • Hệ thống được tích hợp từ các phần mềm quản trị quan trọng là Kế toán, Bán hàng và Nhân sự • Ứng dụng sử dụng kỹ thuật điện toán đám mây (cloud computing) 4 Vũ Quốc Thông 2/9/2016 3 5 • SV sử dụng Internet, thao tác qua 02 đường link: https://demo.amis.vn/ • Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình tương tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS 5 Dẫn nhập 8 Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP)  Phân tích dòng dữ liệu trên môi trường hệ thống ERP  Trình bày báo cáo kế toán trên môi trường hệ thống ERP Mục tiêu chương Vũ Quốc Thông 2/9/2016 4 9 GIẢI PHÁP HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (H/T ERP) 10 Cùng nhau suy nghĩ  Khi ra trường, bạn nghĩ mình sẽ làm việc ở đâu ?  Bạn nghĩ bạn sẽ chuẩn bị một báo cáo cho cấp quản lý như thế nào ? Vũ Quốc Thông 2/9/2016 5 11 Xu hướng trong kinh doanh và công nghệ  Xu hướng trong kinh doanh và công nghệ tác động đến cách thức phân bổ nguồn lực đối với tổ chức. 12 BUSINESS in IT or IT in BUSINESS Nâng cao phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong tổ chức [] Giảm chi phí hoạt động (operational cost!) [] Gia tăng việc tích hợp hệ thống thông tin [] Sử dụng công nghệ phục vụ cho kinh doanh [] Giảm chi phí công nghệ thông tin [] Phản ứng nhanh với nhu cầu của thị trường (quickly respond to line-of-business) [] Yêu cầu: nhận biết các ý trình bày thuộc lĩnh vực nào bằng cách điền vào chỗ [] kinh doanh >> [BU] ; công nghệ >> [IT]; cả kinh doanh và công nghệ >> [BT] Thảo luận 1 Vũ Quốc Thông 2/9/2016 6 13 Thảo luận 1 BUSINESS in IT or IT in BUSINESS Xu hướng toàn cầu hóa về cạnh tranh và mở rộng [] Sự phân bổ lực lượng lao động không đồng đều [] Sự thay đổi về cấu trúc trong tổ chức [] Các tổ chức kinh doanh phối hợp trong cung ứng, sản xuất và tiêu thụ (B2B) [] Gia tăng sự tuân thủ trong trao đổi mậu dịch [] Mở rộng việc sử dụng thiết bị di động và tham gia mạng xã hội [] Phát sinh nhu cầu nâng cấp, đơn giản hóa và chuẩn hóa hệ thống thông tin [] Vai trò của nhân viên trong tổ chức thay đổi theo hướng hòa nhập kiến thức và kỹ năng [] Duy trì việc kinh doanh trên hệ thống thông tin lạc hậu [] Chuyển việc cho bên khác thực hiện (outsouring) [] 14 Nhu cầu thông tin trong tổ chức kinh doanh Cấu trúc dọc và luồng thông tin ngang Tổ chức kinh doanh Vũ Quốc Thông 2/9/2016 7 15 Thảo luận 2 Kế toán Bán hàng Mua hàng Sản xuất 16 Mục tiêu của tôi là Quyết định của tôi là Vì sao họ tranh cãi? 16 Thảo luận 2 Vũ Quốc Thông 2/9/2016 8 17 17 Thảo luận 2 Các phòng/ban phải làm gì để chia sẻ thông tin tốt hơn? 18 Doanh nghiệp nghĩ về một sự hỗ trợ Một hệ thống Hoạt động theo cách DN cần Dễ sử dụng Phù hợp với nhu cầu DN Phục vụ việc ra quyết định Vũ Quốc Thông 2/9/2016 9 19 Theo quan điểm của CNTT (IT)  Gói phần mềm cho phép doanh nghiệp (DN) tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung toàn DN, cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực. Giải pháp ERP Theo quan điểm của quản trị (Management)  Giải pháp quản lý và được tổ chức dựa trên nền tảng công nghệ thông tin. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 20 Định nghĩa về ERP  Enterprise resource planning (ERP) is defined as the ability to deliver an integrated suite of business applications. ERP tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes, such as those found in finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain. Giải pháp ERP (Gartner - world's leading IT research and advisory company) Vũ Quốc Thông 2/9/2016 10 21 Operational end-to-end processes Hoạt động hướng quy trình Tổ chức kinh doanh Sự phối hợp + luồng thông tin = QUY TRÌNH Giải pháp ERP 22 DÒNG DỮ LIỆU TRÊN MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG ERP Vũ Quốc Thông 2/9/2016 11 23 Thảo luận 3 Yêu cầu: nhận biết trong các quy trình sau: a. Có sự tham gia của phòng ban nào? b. Có những chứng từ gì được luân chuyển? c. Quy trình đó phục vụ cho mục đích gì của tổ chức KD? 24 - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì được luân chuyển ? >> Quy trình Thảo luận 3 Vũ Quốc Thông 2/9/2016 12 25 - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì được luân chuyển ? >> Quy trình Thảo luận 3 26 - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì được luân chuyển ? >> Quy trình Thảo luận 3 Vũ Quốc Thông 2/9/2016 13 27 Tiếp cận với ERP 28 Tiếp cận với ERP Vũ Quốc Thông 2/9/2016 14 29 Tiếp cận với ERP 30  Tích hợp quy trình kinh doanh (business process integration)  Ứng dụng chuẩn trong kinh doanh (business best practice)  Chia sẻ dữ liệu tập trung (centralized database)  Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh và kịp thời (realtime and visualized information for better decision making) Những thuộc tính của H/T ERP * Vũ Quốc Thông 2/9/2016 15 31 Minh họa Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh Sales Analysis Quota vs Sales(%) Monthly Sales Trend Monthly Sales Trend by Cust Group Sales by Country Sales by Product Grp Sales by Products Sales by Top Customers Vũ Quốc Thông 2/9/2016 16 Hours Over Capacity WI (What If) Hours Capacity and Alert Level Capacity Alert 34 Một giải pháp ERP Tính Phân Hệ Vũ Quốc Thông 2/9/2016 17 35 Hệ thống ERP là một giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP có tên tiếng Việt là? Hệ thống _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tóm lại 36  Các doanh nghiệp với quy mô khác nhau, sẽ có các “gói” ERP khác nhau dành cho Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp  Ví dụ. H/T ERP cho các DN với quy mô a. Lớn (large-size) b. Vừa (medium-size) c. Nhỏ (small-size) Vũ Quốc Thông 2/9/2016 18 37 Thảo luận 4 Yêu cầu: sinh viên hãy  Sử dụng máy tính nối mạng để xem trình bày về các “gói” giải pháp ERP thông qua đoạn video  Trả lời các câu hỏi:  Liệt kê một số “gói” ERP nào được giới thiệu?  Có mấy nhóm (tier) ERP? Mỗi nhóm có những “gói” ERP nào?  Thị phần của các sản phẩm ERP (số liệu 2009)? (Panorama Consulting 2009) 40  SAP (www.sap.com)  Oracle (www.oracle.com)  Infor Global Solutions (www.Infor.com)  Microsoft Dynamics (www.microsoft/com/dynamics)  Epicor (www.epicor.com) Một số giải pháp Vũ Quốc Thông 2/9/2016 19 41 41 Một số giải pháp Hỏi: công ty với quy mô: nhỏ, vừa và lớn, thì “gói” ERP nào (SAP, Oracle, Infor, Epicor hoặc MS Dynamics) thường được lựa chọn để triển khai? 42 42 Các giải pháp ERP trong nước, vd. Eboss, Fast ERP online, Misa AMIS, Lemon3 ERP, Accnet Lac Viet ERP Ngoài ra, còn có giải pháp ERP – mã nguồn mở Open ERP; hiện nay (2014) đổi tên là ERP Odoo. Odoo trở thành tổ chức thương mại (https://www.odoo.com). Một số giải pháp Giới thiệu về OpenERP Vũ Quốc Thông 2/9/2016 20 43 BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÊN MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG ERP 44 Minh họa thông tin kế toán Vũ Quốc Thông 2/9/2016 21 45 Sử dụng thông tin kế toán 46  Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán  Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin Vũ Quốc Thông 2/9/2016 22 47 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Quan điểm về sản phẩm thông tin kế toán  Quan điểm sản phẩm thông tin cần phù hợp với người sử dụng (J. M. Juran). Ví dụ?  Quan điểm sản phẩm thông tin bị ảnh hưởng bởi quá trình hình thành (Wang et. al.). Ví dụ? 48 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán  Nhóm người bên trong tổ chức. Liệt kê?  Nhóm người bên ngoài tổ chức. Liệt kê? Vũ Quốc Thông 2/9/2016 23 49 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Các nhóm báo cáo (thông tin) kế toán  Nhóm báo cáo tài chính (financial reports)  Nhóm báo cáo thuế (tax reports)  Nhóm báo cáo quản trị (management reports) Mỗi nhóm báo cáo chủ yếu cung cấp thông tin cho AI? 50 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán  Trong môi trường ERP, các quy trình kinh doanh được tích hợp và chuyển dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh về phân hệ trung tâm - Sổ cái tài khoản kế toán. Feeder from business processes Accounting and financial reporting Vũ Quốc Thông 2/9/2016 24 51 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán  Cách thức truyền thống theo cấp bậc (hierarchical coding)  Những hạn chế Ví dụ về việc theo dõi chi tiết TK doanh thu Cty kinh doanh mặt hàng thể thao 5XXX = doanh thu 1XX = doanh thu hàng hóa theo tỉnh thành X1X = doanh thu bán buôn hàng hóa XX1 = doanh thu theo mặt hàng golf Y/C: ban lãnh đạo quyết định theo dõi doanh thu theo từng nhân viên bán hàng (!) 52 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán Giải pháp về mã hóa tài khoản trên hệ thống ERP  Thiết lập mã tài khoản. 01 mã tài khoản có 02 phần: controlled và dynamic Minh họa trên hệ thống ERP Vũ Quốc Thông 2/9/2016 25 53 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin  Khả năng tích hợp thông tin trong môi trường ERP Dashboard 54 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin  Sử dụng kho dữ liệu tập trung cho việc phân tích thông minh trong kinh doanh VD. BI hỗ trợ phân tích và trình bày thông tin đối với số liệu về doanh thu. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 26 55 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin  Ngôn ngữ kinh doanh mở rộng XBRL - Khái niệm - Lợi ích - Ứng dụng CNTT (Web) - Ví dụ triển khai (USA SEC, AUS Treasury, British Taxation Office...) Trên hệ thống ERP, kết xuất ra báo cáo định dạng XBRL? 56 Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP)  Phân tích dòng dữ liệu trên môi trường hệ thống ERP  Trình bày báo cáo kế toán trên môi trường hệ thống ERP Tóm tắt chương Vũ Quốc Thông 2/9/2016 27 57  Donna Kay and Ali Ovlia. 2011, AIS: The Crossroads of Accounting and IT, Pearson Publisher, 1st edition. Chapter 11 (pp. 326 – 327)  Introduction to Epicor ERP documentation. Overview part (pp. 6 - 11)  IT Governance Institute. 2006, IT Control Objectives for Sarbanes-Oxley. © IT Governance Institute, 2nd edition . Appendix M (pp. 121 – 125)  Magal S. R. and Word J. 2012, Integrated Business Processes with ERP Systems. Wiley Publisher, 1st edition. Chapter 1 (pp. 1- 15)  Ross J., Vitale W. and Michael R. 2000, The ERP Revolution: Surviving vs. Thriving. Information Systems Frontiers Journal, vol. 2 (2). Motivation for an ERP (pp. 234 – 235)  Shehab E. M. et al., Enterprise resource planning: An integrative review. Business Process Management Journal, vol. 10 (4). Evolution of ERP (pp. 363 – 365) Tài liệu tham khảo