Giao dịch – Đàm phán hợp đồng ngoại thương giao dịch

1GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Ø Ù Ï À Ï Created by Ngyen Xuan Dao 2 1. CHUẨN BỊ CHO GD - ĐP 1.1 Các công việc cần nghiên cứu khi giao dịch đàm phán hợp đồng ngoại thương 1.2 Phương pháp nghiên cứu 1.3 Lập phương án kinh doanh 2. TỔ CHỨC THỰC HIỆN GD - ĐP 2.1 Các hình thức giao dịch đàm phán 2.2 Đàm phán trực tiếp 2.3 Giao dịch bằng thư thương mại GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG I Ị Ø Ù Ï À ÏI Created by Ngyen Xuan Dao 6 VẬY ĐÀM PHÁN LÀ GÌ ? ‰ Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì :Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hoà quan hệ giữa hai bên, thoả mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. ‰ Theo Roger Fisher và William Ury (Mỹ), thì : Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thoả thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối khá g. Created by Ngyen Xuan Dao 7 VẬY ĐÀM PHÁN LÀ GÌ ? ‰ Theo PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, thì : Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, tahỏ luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thoả thuận thống nhất Created by Ngyen Xuan Dao 8 ĐÀM PHÁN CÓ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM GÌ ? ‰ Các bên phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết cách ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể. ‰ Kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích cuả phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác. ‰ Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi”. ‰ Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật. Created by Ngyen Xuan Dao 9 ĐÀM PHÁN CÓ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM GÌ ? ‰ Để đánh giá một cuôc đàm phán thành công hay thất bại phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp: ™ Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu. ™ Tiêu chuẩn tối ưu hoá giá thành (chi phí thấp nhất). Trong đàm phán HĐNT thường có 3 chi phí: chi phí cơ bản (nhượng bộ = lợi ích dự kiến – lợi ích thực tế), chi phí trực tiếp, chi phí cơ hội. ™Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên. 2Created by Ngyen Xuan Dao 10 CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA ĐÀM PHÁN ™ ĐP là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào ? ™ It nhất có một bên muốn thay đổi thoả thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thoả thuận mới thoả mãn cả đôi bên. ™ Chỉ xảy ra ĐP khi các bên hiểu rằng : sự việc chỉ được quyết định khi có thoả thuận chung, còn nêúu sự việc có thể được quyết định đơn phương bởi một bên thì không cần xảy ra đàm phán. Created by Ngyen Xuan Dao 11 ™ Thời gian là 1 trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian có ảnh hưởng to lớn đếntình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán. CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA ĐÀM PHÁN ™Một cuộc đàm phán thành công không có nghĩa làphải giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên điều mong muốn. ™ Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi bên bàn đàm phán có ảnh hưởng đến quyết định đến tiến trình đàm phán. Created by Ngyen Xuan Dao 12 ™ Ngồi vào bàn đàm phán với đầy những định kiến. ™ Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác. ™ Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả. ™ Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động. MỘT SỐ SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI Created by Ngyen Xuan Dao 13 ™ Không biết cách nâng cao vị thế của mình. ™ Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như : thời gian, những vấn đề cần giải quyết … ™ Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước. ™ Không tận dụng được ưu thế về thời gian, địa điểm trong đàm phán. ™ Bỏ cuộc khi cuộc có vẻ đi vào chỗ bế tắc. ™ Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán MỘT SỐ SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI Created by Ngyen Xuan Dao 14 1. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN 1.1 CÁC CÔNG VIỆC CẦN NGHIÊN CỨU KHI GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1.1.1 Nghiên cứu hàng hoá ‰ Về đặc tính kỹ thuật ‰ Đặc tính sử dụng ‰ Bao bì ‰ Nhãn hiệu bằng sáng chế Created by Ngyen Xuan Dao 15 ‰ Tình hính sản xuất 1.1.1 Nghiên cứu hàng hoá (tiếp theo) ™ Thời vụ sản xuất ™ Khả năng về nguyên vật liệu ™ Tay nghề công nhân ™ Công nghệ sản xuất 3Created by Ngyen Xuan Dao 16 ‰ Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm 1.1.1 Nghiên cứu hàng hoá (tiếp theo) ‰ Giá cả của các công ty cạnh tranh ‰ Tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng Doanh số Thời gian Thâm nhập Phát triển Bảo hòa Thoái trào Created by Ngyen Xuan Dao 18 ‰ Nghiên cứu những thông tin chính về đất nước, con người, tình hình về chính trị, xã hội 1.1.2 Nghiên cứu thị trường ™ Diện tích ™ Dân số ™ Ngôn ngữ ™ Tập quán ™ Địa lý và khí hậu ™ Chính sách kinh tế và xã hội ™ Thái độ chính trị đối với quốc gia mình ™ …. Created by Ngyen Xuan Dao 19 ‰ Nghiên cứu những thông tin kinh tế cơ bản ™ Đồng tiền trong nước ,tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ,… ™ GDP, GDP/người, GNP, GNP/người, .. ™ Các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường... 1.1.2 Nghiên cứu thị trường Created by Ngyen Xuan Dao 20 1.1.2 Nghiên cứu thị trường (tiếp theo) ‰ Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính... ‰ Tìm hiểu hệ thống ngân hàng ‰ Điều kiện vận tải và tình hình giá cước Created by Ngyen Xuan Dao 21 1.1.2 Nghiên cứu thị trường (tiếp theo) ‰ Chính sách ngoại thương ™ Nước đó có là thành viên của WTO ? của khu mậu dịch tự do nào không? ™ Chế độ hạn ngạch xuất nhập khẩu ™ Hàng rào thuế quan ™ Các chế độ ưu đãi đặc biệt 4Created by Ngyen Xuan Dao 22 ‰ Những đều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự đinh kinh doanh của mình 1.1.2 Nghiên cứu thị trường ™ Dung lượng thị trường ™ Tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng ™ Các kênh tiêu thụ ™ Sự biến động giá cả Created by Ngyen Xuan Dao 23 1.1.3 Nghiên cứu về thương nhân ‰ Tìm hiểu thực lực của đối tác ™ Lịch sử công ty, ảnh hưởng và uy tín của công ty trong xã hội ™ Tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật ™ Số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm ™ Định hướng phát triển trong tương lai Created by Ngyen Xuan Dao 24 1.1.3 Nghiên cứu về thương nhân ‰ Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác ™ Vì sao họ muốn hợp tác với ta? ™ Mục đích hợp tác của họ là gì? ™ Nguyện vọng hợp tác có chân thành hay không? ™ Mức độ bức thiết của sự hợp tác đối với họ? ™ Họ có nhiều đối tác hay không? Created by Ngyen Xuan Dao 25 ‰ Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ 1.1.3 Nghiên cứu về thương nhân ™ Đoàn đàm phán gồm những ai ? ™ Địa vị, sở thích, tính nết của từng người ? ™ Ai là người có quyền quyết định trong số đó và tìm hiểu thật kỹ những người này. ™ ... Created by Ngyen Xuan Dao 26 ‰ Bên cạnh đó, người đàm phán cần nắm vững 1.1.3 Nghiên cứu về thương nhân ™ Thông tin về bản thân công ty mình. ™ Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, thế yếu... ™ Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng... Created by Ngyen Xuan Dao 27 1.1.3 Nghiên cứu giá cả Tham khảo giá cả từ các nguồn sau ƒ Các sở giao dịch ƒ Các trung tâm đấu giá quốc tế ƒ Các cuộc đấu thầu quốc tế ƒ Giá bán buôn của các nước kinh doanh chủ yếu về mặt hàng có liên quan ƒ Giá bình quân thống kê ƒ Giá đã chào hoặc đã từng ký kết hợp đồng Price 5Created by Ngyen Xuan Dao 28 a) Quy dẫn giá 1.1.3 Nghiên cứu giá cả a.1. Quy dẫn về cùng đơn vị đo lường a.2. Quy dẫn về cùng một đơn vị tiền tệ a.3. Quy dẫn về cùng một điều kiện cơ sở giao hàng a.5. Quy dẫn về điều kiện tín dụng a.4. Quy dẫn về mặt thời gian Created by Ngyen Xuan Dao 29 Ta gọi tiền hàng là C (cost), phí bảo hiểm I (insurance), cước phí F (freight), suất phí bảo hiểm R (rate of premium), và tỷ lệ lãi dự tính là p (imaginary profit). a.3. Quy dẫn về cùng một điều kiện cơ sở giao hàng FOB = CIF - I - F = CIF - R.(CIF + p.CIF) - F FOB = CIF - R.CIF (1 + p) - F ‰ Nếu cần tính giá FOB khi đã có giá CIF thì ta có a) Quy dẫn giá Created by Ngyen Xuan Dao 30 ‰ Nếu cần biết giá CIF, ta tính như sau a.3. Quy dẫn về cùng một điều kiện cơ sở giao hàng (tiếp theo) CIF = C + I + F CIF = C + R.CIF (1+ p) + F CIF - R.CIF (1 + p) = C + F CIF = (C+F)/1-R(1+p) a) Quy dẫn giá Created by Ngyen Xuan Dao 31 a.3. Quy dẫn về cùng một điều kiện cơ sở giao hàng (tiếp theo) Ta có thể gặp hai trường hợp cụ thể sau ™ Tiền lãi dự tính là 10% = 0,1 thì: ™ Nếu không tính tiền lãi thì p = 0 và: a) Quy dẫn giá CIF = (C+F) (1-1,1.R) CIF = (C+F) (1-R) Created by Ngyen Xuan Dao 32 a.4. Quy dẫn về mặt thời gian a) Quy dẫn giá ƒ Nếu gọi P1 là giá hiện nay (đang cần biết) Po là giá thời kỳ gốc I1 là chỉ số giá hiện nay Io là chỉ số giá thời kỳ gốc ƒ ta có : P1/Po = I1/Io ¾ Từ đó: P1 = Po.(I1/Io) Created by Ngyen Xuan Dao 33 Giữa giá hàng thanh toán ngay PCOD với giá hàng có tín dụng ( tức giá mua bán chịu) Per có mối quan hệ với nhau thông qua hệ số ảnh hưởng Ker a) Quy dẫn giá a.5. Quy dẫn về điều kiện tín dụng Ker = PCOD / Per Ta thấy, PCOD luôn nhỏ hơn hoặc bằng Per nên Ker luôn nhỏ hơn hoặc bằng 1 6Created by Ngyen Xuan Dao 34 1.1.3 Nghiên cứu giá cả b.1. Phương pháp so sánh b.2. Phương pháp xác định giá trị riêng b.3. Phương pháp tính giá phỏng chừng b) Lựa chọn các phương pháp kiểm tra và tính giá Created by Ngyen Xuan Dao 35 b.1. Phương pháp so sánh ‰ Là phương pháp đối chiếu các chỉ tiêu về kỹ thuật và về thương mại của một mặt hàng để rút ra kết luận về giá cả. ‰ Khi so sánh người ta cũng lưu ý đến những chỉ tiêu kinh doanh như: điều kiện giao hàng, trị giá bao bì, thời hạn tín dụng, loại ngoại tệ dùng để thanh toán... ‰ Quan tâm các yếu tố như : giảm giá khi mua nhiều, thị trường thuộc về ai, giảm giá thiết bị cơ bản rồi nâng giá phụ tùng thay thế... Created by Ngyen Xuan Dao 36 -38,4?10039.545 -16,7 -29,4 +7,7 180 141 12 100 100 100 216 200 13 ƒ Tốc độ (km/h) ƒ Động cơ (mã lực) ƒ Mức tiêu hao nhiên liệu trong 100 km (lít) Giá (USD) %Số liệu%Số liệu Volkswagen Passat Wagon Fiat Croma Chỉ tiêu so sánh Ví dụ Created by Ngyen Xuan Dao 37 )Nếu các chỉ tiêu thương mại như nhau thì giá một xe Volkswagen Passat Wagon có thể là : 39.545 USD X 61,6 100 = 24.359 USD Created by Ngyen Xuan Dao 38 b.2. Phương pháp xác định giá trị riêng ‰ Trị giá riêng tính theo trọng lượng Còn gọi là trị giá trọng lượng, là thương số giá máy và trọng lượng của máy Dùng cho các mặt hàng là các thiết bị có nhiều kim loại và phí tổn gia công chế tạo chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ trong giá cả hàng hóa như: nồi hơi, cần cẩu, xe lăn đường, thiết bị đập quặng... Created by Ngyen Xuan Dao 39 ‰ Trị giá riêng tính theo công suất b.2. Phương pháp xác định giá trị riêng ™Là trị giá của máy tính trên một KW, một tấn trọng tải... ™Trị giá riêng tính theo công suất thường được sử dụng để kiểm tra trị giá của những động cơ, nồi hơi... 7Created by Ngyen Xuan Dao 40 b.3. Phương pháp tính giá phỏng chừng Một nhà xuất khẩu Trung Quốc chào giá DAF Lạng Sơn : 4,5 Euro/ áo T-Shirt..Sử dụng phương pháp này, ta có thể phỏng chừng giá áo T-Shirt như sau : Vải, nguyên phụ liệu Nhân công Chi phí kinh doanh Thưởng xuất khẩu - 0,2 Euro 2,3 Euro 1,2 Euro 0,2 Euro 3,5 EuroGiá phỏng chừng Created by Ngyen Xuan Dao 41 ‰ Giá cả biến động theo chu kỳ c. Dự đoán xu hướng giá ‰ Giá cả bị tác động bởi nhân tố khách quan ‰ Giá cả bị tác động do nguyên nhân chủ quan Created by Ngyen Xuan Dao 42 1.1.4 Nghiên cứu văn hoá trong đàm phán a.Những khác biệt văn hoá Đông và Tây ‰ Chủ nghĩa cá nhân và chủ nghĩa tập thể ™ Quan niệm về hạt nhân cơ bản của xã hội khác nhau. ™ Chuẩn mực được khuyến khích vươn đến là khác nhau. ™ Quan hệ và hợp đồng được quan tâm khác nhau. Created by Ngyen Xuan Dao 43 1.1.4 Nghiên cứu văn hoá trong đàm phán ‰ Cơ chế tầng bậc ™ Phương Đông : tôn trọng tuổi tác, thâm niên, địa vị và quyền lực. Cơ chế tầng bậc Quân – Thần – Phụ –Tử đã tồn tại hàng ngàn năm. ™ Người dân phương Đông có xu hướng nín nhịn, tự kềm chế trong phong cách giao tiếp xã hội theo kiểu “một điều nhịn bằng chín điều lành” (Tục ngữ). ™ Phương Tây :địa vị không phải là yếu tố nặng nề trong giao tiếp. Created by Ngyen Xuan Dao 44 1.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.2.1 Nghiên cứu tại bàn ( desk research) ‰ Là nghiên cứu thông tin thứ cấp, đây là những thông tin quan trọng đã được xử lý. ‰ Dựa vào các tài liệu thu thập được để nghiên cứu thị trường, đây là cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng cho kết quả có độ chính xác tương đối ‰ Chìa khoá giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thôn tin đó. Created by Ngyen Xuan Dao 45 Một số nguồn thông tin đó có thể lấy : 1.2.1 Nghiên cứu tại bàn (tiếp theo) ‰ Các nguồn nội bộ : đầu tiên, cần tìm ngay trong cơ quan mình, ngay trong tủ sách thương mại của cơ quan. ‰ Nguồn thông tin lấy từ mạng internet 8Created by Ngyen Xuan Dao 46 ‰ Nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan: 1.2.1 Nghiên cứu tại bàn ƒ Các thư viện. ƒ Các cơ quan chính phủ:, Bộ Thương mại, các đại sứ quán, lãnh sự quán, cơ quan thống kê... ƒ Các phòng thương mại. ƒ Các cục, phòng xúc tiến thương mại ƒ Các hiệp hội ngành nghề, buôn bán. ƒ Các viện nghiên cứu. ƒ Các ngân hàng ƒ Các công ty tư vấn, môi giới ƒ Các tổ chức n ười tiêu dùng Created by Ngyen Xuan Dao 47 1.2.2 Nghiên cứu tại hiện trường ( field research) ™ Quyết định những mục tiêu nghiên cứu ™ Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ ™ Dự thảo một số câu hỏi, chuẩn bị kiểu mẫu ™ Sắp xếp các cuộc phỏng vấn ™ Chọn người có đủ khả năng để nghiên cứu. ‰ Là nghiên cứu thông tin sơ cấp, nghĩa là các thông tin này chưa được xử lý và phải phân tích, đánh giá. ‰ Cần làm tốt công tác chuẩn bị như sau: Created by Ngyen Xuan Dao 48 ™ Các cuộc phỏng vấn cá nhân trực tiếp ™ Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại ™ Các cuộc thăm dò qua thư từ ™ Kiểm tra kho hàng, cửa hàng. 1.2.2 Nghiên cứu tại hiện trường ‰ Các phương tiện thực hiện : ) Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, phân tích số liệu thu thập được, rút ra nhận xét, dự báo, kết luận. Created by Ngyen Xuan Dao 49 ‰ Phương án kinh doanh (PAKD) là gì? PAKD là kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu xác định trong kinh doanh. ‰ Vì sao phải lập phương án kinh doanh ? ™ Chứng minh hiệu quả. ™ Tránh kiểu làm ăn, “chụp giựt”, thụ động. ™ Là1 cơ sơ sử dụng khi đàm phán. 1.3 Lập phương án kinh doanh Created by Ngyen Xuan Dao 50 Cần tiến hành các bước sau: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân, phân tích khó khăn thuận lợi trong kinh doanh. Có thể sử dụng SWOT để phân tích. Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh. Phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế. B1 B 2 Created by Ngyen Xuan Dao 51 Strengths Weaknesses ThreatsOpportunities 9Created by Ngyen Xuan Dao 52 Đề ra mục tiêu, phải là mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng. ¾Lợi nhuận ¾Sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng? ¾ Giá cả bao nhiêu? ¾ Thâm nhập thị trường nào? ¾Mua (bán) với ai? B3 Cần tiến hành các bước sau: Created by Ngyen Xuan Dao 53 Đăng ký thương hiệu, đẩy mạnh quảng cáo, mở chi nhánh, văn phòng đại diện, thiết lập các kênh phân phối, mạng lưới đại lý… ¾ Biện pháp ngoài nước: ¾ Biện pháp trong nước: Đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, chính sách giá, khuyến mãi, chế độ bảo hành, bảo trì Đề ra các biện pháp để đạt các mục tiêu.B4 Cần tiến hành các bước sau: Created by Ngyen Xuan Dao 54 ¾ Chỉ tiêu lợi nhuận: Lợi nhuận (P) = Doanh thu (p.x)- Tổng chi phí (f + v.x) ¾ Tìm điểm hoà vốn: (khi đó P = O) Doanh thu (p.x)= Tổng chi phí (f + v.x) Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh doanh thông qua việc tính toán các chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoà vốn điểm hoà vốn … B5 Cần tiến hành các bước sau: Created by Ngyen Xuan Dao 55 2. TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN 2.1 CÁC HÌNH THỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, điện tín, Fax hoặc điện thoại... Ngày nay việc sử dụng thư tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu, và phổ biến trong kinh doanh xuất nhập khẩu. 2.1.1 Giao dịch đàm phán qua thư tín Created by Ngyen Xuan Dao 56 2.1.1 Giao dịch đàm phán qua thư tín Ưu điểm ™ Tiết kiệm nhiều chi phí ™ Phạm vi giao dịch rộng: cùng một lúc (cùng một thời điểm) có thể giao dịch, trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. ™ Có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tham khảo ý kiến của nhiều người ™ Dễ tiếp nhận. ™ Làm bằng chứng của việc giao dịch. Created by Ngyen Xuan Dao 57 2.1.1 Giao dịch đàm phán qua thư tín Nhược điểm ™ Trao đổi thông tin chậm vì đòi hỏi nhiều thời gian. Việc sử dụng điện tín hay thư điện tử có thể khắc phục được nhược điểm này. ™ Khó đánh giá khả năng thực của khách hàng ™ Thông tin hạn chế ™ Khó phán đoán ý đồ của đối phương qua thư. 10 Created by Ngyen Xuan Dao 58 2.1.1 Giao dịch đàm phán qua thư tín Lưu ý Thư giao dịch là vật đại diện của mình gửi đến khách hàng, vì thế họ có thể phê phán, đánh giá chúng ta thông qua chúng. Về hình thức ™ Giấy in thư cần được chuẩn bị kỹ, trên tiêu đề in rõ ràng và đầy đủ: tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín... ™ Thư chỉ viết trên một mặt giấy. Created by Ngyen Xuan Dao 59 Về nội dung 2.1.1 Giao dịch đàm phán qua thư tín Lưu ý ™ Mỗi thư chỉ nên đề cập về một vấn đề. ™ Thư cần lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, trách cộc lốc, cầu kỳ, viết rõ ràng, ngắn gọn. ™ Nội dung phải chính xác, tránh hiểu nhầm do trình bày không rõ ràng, từ ngữ không chính xác. ™ Thể hiện rõ ràng, cụ thể về : đơn vị đo lường, bao bì, đóng gói, trả tiền, chi phí giao nhận, bốc dỡ... Created by Ngyen Xuan Dao 60 2.1.2 Giao dịch đàm phán qua điện thoại Ưu điểm ™ Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp các bên tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, nắm bắt thời cơ đúng lúc ™ Cước khá cao, hạn chế về thời gian, khó trình bày chi tiết. Internet phone có thể giúp các bên khắc phục phần nào nhược điểm này. ™ Trao đổi qua điện thoại không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định. Nhược điểm Created by Ngyen Xuan Dao 61 ™ Nên sử dụng trong những trường hợp cần thiết, khẩn trương, muốn nhanh chóng nắm bắt thời cơ hoặc trong trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết... ™ Cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách thật chính xác. ™ Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận. Lưu ý 2.1.2 Giao dịch đàm phán qua điện thoại Created by Ngyen Xuan Dao 62 2.1.3 Giao dịch đàm phán trực tiếp ™ Đàm phán trực tiếp giúp đẩy nhanh tốc độ đàm phán. ™ Cho phép giải quyết những bất đồng phức tạp giữa các bên gặp gỡ, tạo được sự thông hiểu lẫn nhau và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhau. ™ Kết quả đàm phán có được sự xác nhận mang tính pháp lý ngay của các bên khiến cho hợp đồng mau chóng đi vào thực hiện. Ưu điểm Created by Ngyen Xuan Dao 63 2.1.3 Giao dịch đàm phán trực tiếp Nhược điểm ™ Chi phí đàm phán rất tốn kém Lưu ý ™ Việc ký kết hợp đồng thường được tiến hành khi đã có đủ các điều kiện ký kết chín mùi, không nên tỏ ra nôn nóng trong việc ký kết ™ Nhà đàm phán cần phải biết sử dụng ngôn ngữ để đàm phán, vì như vậy sẽ dễ chủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán. 11 Created by Ngyen Xuan Dao 64 2.1.3 Giao dịch đàm phán trực tiếp Lưu ý ™ Khi cần sử dụng người phiên dịch, người phiên dịch phải chuẩn bị để nắm rõ nội dung cần giao dịch trước khi tiến hành đàm phán. ™ Khi đoàn đàm phán có nhiều người tham dự, nên thống nhất một người phát ngôn để tránh sơ hở trong đối đáp, cũng nên tránh việc bàn bạc trao đỗi ý kiến với nhau trước mặt khách hàng ™ Mỗi buổi đàm phán cần được ghi thành biên bản để theo dõi Created by Ngyen Xuan Dao 65 2.2 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP 2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị a) Tổ chức đoàn đàm phán ™ Đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, thương mại, trong đó chuyên gia thương mại giữ vai trò quan trọng nhất (trưởng đoàn). ™ Sự phối hợp ăn ý của ba chuyên gia nói trên rất quan trọng cho quá trình đàm phán, để đi đến ký kết hợp đồng chặt chẽ khả thi và hiệu quả cao. Created by Ngyen Xuan Dao 66 ™ Phân công a) Tổ chức đoàn đàm phán ¾ Lãnh đạo: 9 Luôn luôn phải có một (và chỉ một) người lãnh đạo. 9 Không nhất thiết là người lớn tuổi nhất, hay cấp cao nhất. 9 Là người điều hành đàm phán, trả lời và cung cấp thông tin, phát biểu nhận xét, đưa ra đề nghị (hoăïc nhượng bộ). Created by Ngyen Xuan Dao 67 ¾Người tóm tắt: 9 Hỏi lại để thử xem hai bên có hiểu nhau đúng không, lôi kéo sự chú ý, trì hoãn để có thời gian suy nghĩ, khẳûng định lại các thoả thuận đạt được. 9 Người tóm tắt không được đua ra các ý kiến cá nhân, càng không được cung cấp thông tin, hoặc phát biểu nhượng bộ. a) Tổ chức đoàn đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 68 ¾ Người quan sát: 9 Theo dõi, lắng nghe, ghi lại, và cố gắng hiểu động cơ của đối phương, các mối quan tâm của họ, cái gì làm họ bị ức chế nhất. 9 Tránh phát biểu để lắng nghe cho tốt. a) Tổ chức đoàn đàm phán  Tóm lại: nếu đàm phán theo nhóm, nên có Lãnh Đạo + Tóm Tắt + Quan Sát. Created by Ngyen Xuan Dao 69 Ví dụ: Khi nhóm được hỏi: a) Tổ chức đoàn đàm phán ƒ Người tóm tắt sẽ hỏi lại để làm rõ ý, và để kiếm thời gian. ƒ Lãnh đạo trả lời (nếu thích hợp) ƒ Người quan sát sẽ tự hỏi: “Tại sao họ lại hỏi như vậy?” 12 Created by Ngyen Xuan Dao 70 a) Tổ chức đoàn đàm phán ™ Nhà đàm phán giỏi đồng thời phải : ¾ Là nhà thương mại ¾ Là luật gia ¾ Là nhà ngoại giao ¾ Là nhà tâm lý ¾ Giỏi ngoại ngữ ¾ Có kiến thức về kỹ thuật, văn hóa... Created by Ngyen Xuan Dao 71 9Nhà đàm phán cần có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ và hành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chế cảm xúc, không tự ti, không tự kiêu. 9Nhà đàm phán nên hiểu tiếng Anh ngoại thương và am tường nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế để tránh các bất lợi khi đàm phán như: ai thuê tàu, ai mua bảo hiểm, thanh toán bằng phương thức nào... a) Tổ chức đoàn đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 72 9Nhà đàm phán cũng cần có năng lực am hiểu tính năng kỹ thuật hàng hóa xuất, nhập khẩu. a) Tổ chức đoàn đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 73 b. Ngôn ngữ đàm phán ™ Chuyên gia đàm phán phải thông thạo để tránh hiểu lầm do bất đồng ngôn ngữ, để diễn đạt được ý kiến của mình, trình bày vấn đề rõ ràng, khúc chiết, dùng từ chuẩn xác. ™ Trường hợp phải sử dụng phiên dịch, các nhà đàm phán cần chú ý: ¾ Tạo điều kiện cho người phiên dịch nắm rõ nội dung cần thảo luận để đi đến thống nhất giữa các bên trong hợp đồng. Created by Ngyen Xuan Dao 74 ¾Người phiên dịch phải hiểu các thuật ngữ chuyên ngành để dịch cho chính xác, tránh hiểu lầm, sai sót, không thể chỉ hiểu tiếng Anh tổng quát. ¾ Cần nói ngắn gọn, rõ ràng, cần lặp lại các điểm chính định nói để phiên dịch nắm và dịch đúng, không nên nói dài ý lẫn lộn, mơ hồ, không sử dụng tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương. b. Ngôn ngữ đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 75 ¾ Tránh chăm chăm nhìn vào phiên dịch khi họ đang dịch mà phải nhìn thẳng vào đối tác, vừa tỏ ra lịch sự, tôn trọng vừa có thể đánh giá thái độ của đối tác. b. Ngôn ngữ đàm phán ¾Nếu cuộc đàm phán diễn ra tromg thời gian dài, nên sử dụng hai phiên dịch thay đổi cho nhau để tránh tình trạng dịch sai ý vì mệt mỏi. 13 Created by Ngyen Xuan Dao 76 ¾ Sau khi đàm phán kết thúc nên có cuộc họp với phiên dịch để xác nhận lại bằng văn bản các điều mà hai bên đã thống nhất lúc thảo luận và các thông tin khác do người phiên dịch nắm được từ đối tác. b. Ngôn ngữ đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 77 c) Thông tin ™ Các thông tin phải được ghi chép đầy đủ trong suốt quá trình thu thập, theo các biểu mẫu để dễ dàng tổng hợp sau đó. ™ Dựa trên các thông tin đã ghi chép được, nhà kinh doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá độ chính xác, nếu cần đôi khi phải kiểm tra các thông tin xem có độ tin cậy cao hay không. Created by Ngyen Xuan Dao 78 ™ Cuối cùng, nhà kinh doanh sẽ đưa các nhận xét, dự báo kết luận làm cơ sở cho việc lập phương án đàm phán tiếp theo sau đó. c) Thông tin Created by Ngyen Xuan Dao 79 d) Lập phương án đàm phán ‰ Chọn kiểu đàm phán ™ Đàm phán kiểu mềm (soft negotiation) ™ Đàm phán kiểu cứng (hard negotiation) ™ Đàm phán kiểu nguyên tắc (principled negotiation) So sánh các kiểu đàm phán Chủ trương Mục tiêu Đối tác Tiêu chí so sánh Tách con người ra khỏi vấn đề Ép đối tác nhượng bộ Nhượng bộ để giữ mối qun hệ Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện Giành thắng lợi bằng mọi giá Đạt được thoả thuận, giữ mối quan hệ Như những cộng sự cùng giải quyết vấn đề Như địch thủ Như bạn bè CỨNGMỀM ĐÀM PHÁN KIỂU NGUYÊN TẮC ĐÀM PHÁN KIỂU MẶC CẢ LẬP TRƯỜNG (POSITIONAL BARGAINING) Không có giới hạn cuối cùng Đánh lạc hướngKhông dấu Giới hạn cuối cùng Tập trung vào lợi ích hơn là lập trường Bám chặtDễ thay đổiLậptrường Xác định quyền lợiĐe dọaĐưa đề nghịĐề nghị Lóng tin Thái độ Giải quyết vấn đề độc lập với lòng tin Không tin đối tácTin đối tác Mềm mỏng với con người, cứng rắn với vấn đề Cứng rắn với cả con người lẫn vấn đề Mềm với con người và vấn đề 14 Lùi bước trước nguyên tắc, không lùi trước áp lực Gây áp lựcLùi bước trướcáp lựcÁp lực Kết quả phải dựa trên tiêu chuẩn khách quan Khăng khăng giữ lập trường Cố gắng đạt thoả thuận Tiêu chuẩn Dựa trên tiêu chuẩn khách quan Cố thắng cuộc đấu trí Cố tránh đấu trí Cách đi đến kết quả Phương án (P.A) Cách đạt thoả thuận Xây dựng các P.A trước lựa chọn sau Tìm câu trả lời mà mình chấp nhận Tìm câu trả lời mà đối tác chấp nhận Đưa ra các P.A để cùng đạt mục đích Đòi lợi ích đơn phương là giá cho thỏa thuận Chấp nhận thiệt hại đơn phương Created by Ngyen Xuan Dao 83 ‰ Kế hoạch đàm phán d) Lập phương án đàm phán ™ Xác định mục tiêu cần đạt được ¾ Mục tiêu tối đa: kết quả tốt nhất có thể đạt được. ¾ Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất có thể chấp nhận. ¾ Mục tiêu chính: cái mà ta thật sự hướng tới. Created by Ngyen Xuan Dao 84 Khi nào đàm phán được ? { X là điểm lý tưởng, mọi mục tiêu mong muốn đều đạt. { Y là điểm tồi tệ nhất có thể chấp nhận được. { Khoảng cách trùng nhau ở giữa là nơi mà hai bên cân sức nhau và đàm phán được Giới hạn Giới hạn Lý tưởng Lý tưởng Vùøng đàøm pháùn X Y XY Created by Ngyen Xuan Dao 85 Mục Tiêu { Mục tiêu là điều mình muốn đạt. { Ghi ra tất cả các vấn đề (ISSUE), kèm theo mỗi vấn đề là điều mình muốn đạt, và thực tế mình nghĩ là có thể đạt được (INTEND) { Sau đó kèm theo mỗi vấn đề, ghi ra điều tối thiểu phải đạt được, cái mà nếu mình không đạt sẽ có nghĩa là đàm phán thất bại (MUST). { Cuối cùng, liệt kê những gì mình ước muốn đạt được, những gì nếu đạt được là lý tưởng nhất (WISH LIST) ISSUE – INTEND – MUST - Wish List MUST (phải đạt)INTEND (muốn đạt)ISSUE (Vấn đề) Wish List (nếu được thì tuyệt) : Created by Ngyen Xuan Dao 87 Khi các nhà đàm phán muốn đạt được mục tiêu tối đa thì họ thương lượng, còn khi chỉ cần đạt mục tiêu tối thiểu thì họ có thể thỏa thuận cùng nhau. Trong trường hợp mục tiêu tối thiểu của hai bên không trùng nhau thì thỏa thuận không đạt được. Thực tế, bên nào chuẩn bị kỹ hơn, thương lượng giỏi hơn, thế mạnh hơn thì sẽ đưa kết quả đàm phán tới gần đích của mình hơn đối tác. d) Lập phương án đàm phán 15 Created by Ngyen Xuan Dao 88 ™ Xác định giới hạn của sự thỏa thuận ‰ Kế hoạch đàm phán d) Lập phương án đàm phán ¾ Chúng ta không chỉ xác định những gì có thể được, mà còn phải xác định những thứ có thể mất đi trong cuộc đàm phán sắp tới. ƒ Ta có thể đàm phán tới đâu ? ƒ Khi nào nên ngừng đàm phán ? Created by Ngyen Xuan Dao 89 Trả lời các câu hỏi đó, ta sẽ xác định được giới hạn cuối cùng của đàm phán. Giới hạn cuối cùng có thể giúp bạn không chấp nhận một giải pháp quá tồi tệ, gây thiệt hại lớn cho bạn và ngăn bạn chấp thuận một giải pháp thay thế sáng suốt hơn. Trong trường hợp này, nhà đàm phán đi tìm giải pháp thay thế cho giới hạn cuối cùng. d) Lập phương án đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 90 ™ Đánh giá lại đối tác ‰ Kế hoạch đàm phán d) Lập phương án đàm phán ¾ Xác định những gì đối tác muốn yêu sách và những gì muốn đạt được. ¾ Thăm dò xem những vấn đề gì, những mối quan tâm nào ẩn sau những yêu sách của họ. Created by Ngyen Xuan Dao 91 ¾ Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả của cuộc đàm phán. ¾ Cân nhắc những lý lẽ, lập luận, giải pháp, phản ứng mà đối tác có thể sử dụng. ¾ Trao đổi thông tin chi tiết về mẫu mã, về giá cả, về thời gian giao hàng... cần bàn bạc thống nhất giữa các bên đàm phán để tiến tới ký kết HĐNT. ‰ Kế hoạch đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 92 ™ Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của chính mình Cần đánh giá các vấn đề sau đây: ƒ Bạn là chủ hay là khách? ƒ Bên nào có quyền đưa ra quyết định? ¾Quyền: ¾ Thế: ƒ Về tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín ƒ Ảnh hưởng của bạn và của đối tác, ai có thế hơn ai ? ‰ Kế hoạch đàm phán Created by Ngyen Xuan Dao 93 ¾ Lực: Cần đánh giá các vấn đề sau đây: ƒ Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của bạn. Họ là ai? ƒ Năng lực thế nào? ƒ Chuẩn bị ra sao? ƒ Nhiệm vụ của từng người trong đàm phán ? ¾ Thời gian có đứng về phía các bạn không ? 16 Created by Ngyen Xuan Dao 94 e. Chuẩn bị về thời gian và địa điểm ‰ Thời gian Trước khi đàm phán các bên cần: ™ Hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể. ™ Cẩn thận hơn nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong. ™ Sắp xếp các khoảng thời gian trống để kiểm soát lại thông tin, nghỉ ngơi, tạo quan hệ… Created by Ngyen Xuan Dao 95 ‰ Địa điểm e. Chuẩn bị về thời gian và địa điểm ™ Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên. ™ Địa điểm đàm phán có thể ở công ty đối tác, công ty chúng ta hoặc tại các khách sạn chuyên về dịch vụ tổ chức hội nghị, resort …. Created by Ngyen Xuan Dao 96 2.2.2 Đàm phán thử ‰ Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặc trao đổi qua thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác, có dịp hiểu thêm về đối tác thì khả năng trong đàm phán sẽ càng chắc chắn hơn. ‰ Chỉ có như vậy, nhà đàm phán mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp. Created by Ngyen Xuan Dao 97 2.2.3 Giai đoạn đàm phán a) Tạo không khí khi tiếp xúc ‰ Làm cho đối tác tin cậy bằng việc thể hiện thành ý hợp tác của mình đối với họ như biết xem trọng lợi ích chung của cả hai bên. ‰ Tôn trọng phang tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của bên đối tác nnhư không bao giờ cười vô nghĩa có thể làm cho người khác hiểu lầm hay khó chịu. Created by Ngyen Xuan Dao 98 a) Tạo không khí khi tiếp xúc ‰ Tuyệt đối tránh, không bao giờ tranh cãi những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc trong khi đàm phán. ‰ Lịch thiệp đối với những sai trái của đối phương nếu những sai trái đó là vô tình, do thiếu hiểu biết của họ đối với phong tục tập quán của ta. ‰ Hạn chế trao đổi riêng, mang tính nội bộ trong khi đàm phán, như vậy vừa không lịch sự vừa tỏ ra sơ hở làm cho đối tác có thể nắm được ý định của ta. Created by Ngyen Xuan Dao 99 b) Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác ‰ Khi đưa ra yêu cầu, cần chú ý: ™ Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý; ™ Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ khoa học; ™ Luôn luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản.Lên danh sách các lợi ích và đặt chúng lên bàn; ™ Đảm bảo sư đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán; ™ Không nên sử dụng cách nói mềm yếu 17 Created by Ngyen Xuan Dao 100 ‰ Một điều rất quan trọng là phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Cần chú ý: ™ Không cắt ngang lời của đối tác; ™ Kết thúc vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp; ™ Chỉ nói khi cần thiết. Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói. Tóm tắt lại theo ý riêng của mình chứ không phải là lặp lại lời đối tác; ™ Tránh bị lạc đề. b) Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác Created by Ngyen Xuan Dao 101 c) Nhận và đưa ra nhượng bộ Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó sao cho thích hợp. Đàm phán luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên cố gắng càng ít nhượng bộ càng tốt. ‰ Mỗi sự nhượng bộ đặt ra các vấn đề sau: ™ Bạn có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không? ™ Bạn sẽ cho đi bao nhiêu? ™ Và bạn sẽ được những gì? Created by Ngyen Xuan Dao 102 ™ Mình sẽ linh hoạt đến đâu ™ Mình có thể nhượng bộ những gì. ™ Với đối phương, những nhượng bộ của mình có giá trị thế nào? ™ Nhượng bộ như thế, mình sẽ đòi hỏi đổi lấy những gì. ™ Lưu ý: chỉ nhượng bộ những gì kém quan trọng. ‰ Mỗi sự nhượng bộ đặt ra các vấn đề sau: Created by Ngyen Xuan Dao 103 d) Phá vỡ những bế tắc Nhà đàm phán có thể chọn một trong hai cách sau để phá vỡ những bế tắc: ‰ Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật : ™ Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường. ™ Tạo ra các phương án để cùng đạt mục đích. ™ Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan. ™ Áp dụng thuật nhu đạo. Created by Ngyen Xuan Dao 104 ™ Thay thế cán bộ đàm phán. ™ Tập trung vào nhân vật chủ chốt. ™ Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công. ™ Lợi dụng mâu thuẫn. ™ Dưới búa nhặt củi. d) Phá vỡ những bế tắc ‰ Nhờ sự trợ giúp của bên thứ ba, như : trung gian hoà giải, nhờ dàn xếp hay phân xử. Created by Ngyen Xuan Dao 105 e) Tiến tới thỏa thuận Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên nhà đàm phán càng phải tập trung, sử dụng kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất. 18 Created by Ngyen Xuan Dao 106 ‰ Còn gì chưa rõ phải làm sáng tỏ. ‰ Phải vạch ra được các bước tiếp theo, mỗi bên sẽ phải làm gì. ‰ Phải làm sao cả hai bên đều thấy vui vẻ về những gì đã thoả thuận được. ‰ “Verbal means zero”. Phải ghi lại các thoả thuận mà hai bên đã đạt được, cùng ký. e) Tiến tới thỏa thuận Created by Ngyen Xuan Dao 107 2.2.4 Giai đoạn sau đàm phán ‰ Nên có một cuộc hopï lại trong đoàn sau khi đàm phán để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán ra sao, đúc kết lại những gì đã thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. ‰ Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán (nếu có) để đạt sự thống nhất hoàn toàn về tất cả những điều khoản của hợp đồng trước khi ký kết. Created by Ngyen Xuan Dao 108 ‰ Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng (HĐ) ngoại thương. Khi soạn thảo, ký kết cần lưu ý những điểm sau: 2.2.4 Giai đoạn sau đàm phán ™ Cần thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng. ™ Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này. Created by Ngyen Xuan Dao 109 ™ HĐ không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. ™ Khi soạn HĐ cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. ™ HĐ thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểmtra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. ™ Người đứng ra ký HĐ phải là người có thẩm quyền. ™ Ngôn ngữ dùng để xây dựng HĐ phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo.