Dòng tiền - Dòng máu của doanh nghiệp

Dòng tiền - dòng máu của doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp than phiền rằng, trong sổ sách, họ luôn thấy mình có lãi nhưng trong két lại không thấy tiền đâu. Từ chỗ mất kiểm soát dòng tiền, họ đi vào nợ nần, thâm hụt tài chính và kết cục phá sản là tất yếu. Vậy vai trò của dòng tiền với doanh nghiệp là gì và làm thế nào để quản lý dòng tiền? PCDN đã có buổi trò chuyện về chủ đề nêu trên cùng ông Nguyễn Hoài Nam, Tổng Giám đốc Công ty Berjaya Việt Nam, một người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Theo ông, dòng tiền có vai trò như thế nào? Đối với một doanh nghiệp, dòng tiền có vai trò rất quan trọng. Dòng tiền với doanh nghiệp cũng giống như máu với cơ thể. Ví dụ: một doanh nghiệp có 10 chiếc xe tải chở hàng cho khách. Tiền thu được đủ để trang trải chi phí lương tài xế, nhiên liệu, bảo trì, khấu hao và còn lại là lợi nhuận. Nay bỗng có đến 8 khách hàng do khó khăn không kịp trả tiền chuyên chở đúng hạn. Trên sổ sách, tình hình tài chính của doanh nghiệp này vẫn rất lành mạnh nhưng trong két không còn đồng nào để trả lương cho tài xế. Đây là vấn đề của không ít doanh nghiệp. Vậy cần quản lý dòng tiền như thế nào? Nếu nói bằng thuật ngữ tài chính thì sẽ rất dài dòng, khó hiểu. Theo kinh nghiệm của tôi, để quản lý tốt dòng tiền chỉ cần nắm 4 vấn đề chính như sau: 1. Tổng số tiền mình có (trong túi, trong tài khoản…) 2. Mình nợ người bao nhiêu 3. Người nợ mình bao nhiêu 4. Số hàng hóa trong kho là bao nhiêu Bảng báo cáo dòng tiền của doanh nghiệp luôn bao gồm dòng tiền vào và dòng tiền ra. Nếu bạn có lượng tiền vào nhiều hơn lượng tiền ra thì bạn sẽ có được khoản dự trữ tiền mặt tốt. Trong dòng tiền mặt có tiền cố định và không cố định (định phí và biến phí). Định phí thường bao gồm: tiền nhà, tiền nước, tiền điện, tiền lương… (có thể dung sai nhưng cố định). Biến phí thường bao gồm: vốn kinh doanh, tiền trả lãi, tiền phát sinh, tiền mua sắm… Định phí càng cao thì càng chủ động. Càng đưa biến phí thành định phí bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Thí dụ tiền điện không phải tháng nào cũng giống nhau nhưng nếu ta ghi chép và thống kê tốt thì vẫn có con số cố định. Giữa đòi nợ và trả nợ, việc nào quan trọng hơn, thưa ông? Theo tôi, trả nợ quan trọng hơn vì ở đây áp lực rất cao. Bạn sẽ chẳng yên tâm làm ăn khi suốt ngày nghe tiếng léo nhéo, nỗi canh cánh trong lòng vì mình là con nợ của ai đó. Thông thường người ta sẽ chọn trả cho những người to mồm nhất, léo nhéo nhất, hoặc sẽ trả cho mỗi người một tí. Cả hai phương pháp trên đều chưa tốt. Nếu trả đều cho mỗi người một ít, về hình thức có vẻ sẽ êm đi một khoảng thời gian nhưng chỉ là tạm thời, sau đó số chủ nợ này sẽ lại tiếp tục bài ca cũ. Cũng không nên trả cho những chủ nợ to mồm nhất mà phải xác định ai là chủ nợ quan trọng nhất trước đã. Đó là những khoản nợ phải trả thì mới có thể tiếp tục công việc, không thì sẽ bị cắt hợp đồng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc sống còn của doanh nghiệp. Với những khoản nợ như chưa quyết toán đầy đủ thì có to mồm hay ra tòa cũng không sợ. Thậm chí, ta còn có cách trì hoãn là yêu cầu họ hoàn tất các quyết toán. Trong khi chờ đợi họ hoàn tất các thủ tục, ta có thêm thời gian để trả những món nợ khác quan trọng hơn. Trong công tác tài chính, đây là “floating time” thời gian nổi của dòng tiền. Ta có thể lợi dụng thời gian cho phép này. Tất nhiên là phải có thiện chí chứ không phải vòng vo hoặc kiếm cớ trì hoãn. Ví dụ đòi hỏi giấy giới thiệu là không sai nhưng nếu một người tuần nào cũng qua làm việc mà tự nhiên đòi giấy giới thiệu thì khác gì làm khó. Tâm điểm của công tác trả nợ là xác định trả cho ai, trả lúc nào. Thu hồi công nợ chắc sẽ ít áp lực hơn? Ít áp lực hơn nhưng thu hồi công nợ là một công việc bị động và phụ thuộc hoàn toàn vào đối tác. Theo tôi, con nợ nào cũng nắm vững những kỹ thuật trả nợ vừa nêu trên thì chủ nợ sẽ rất khó khăn trong việc thu hồi nợ. Trong công tác đòi nợ nên “thủ” sẵn 2 điều: kế hoạch phải bi quan nhưng tinh thần phải lạc quan. Ví dụ, ai đó nói “một tuần nữa sẽ trả nợ cho anh” thì phải nghĩ trong đầu là hai hoặc ba tuần nữa. Trong 4 nguyên tắc quản lý dòng tiền, ông có nói đến hàng tồn kho, có phải ông muốn nói đến việc quy ra tiền mặt? Không đơn giản thế đâu. Ví dụ mua 10 đồng nhưng phải biết là bán ra tức thời trong lúc khó khăn sẽ chỉ khoảng 5 - 6 đồng. Tức là hàng tồn kho nếu chấp nhận tức thời thì sẽ là bao nhiêu tiền mặt. Nếu giám đốc chỉ dựa vào các con số trên sổ sách thu chi là không ổn. Vì con số lãi chỉ có thật khi thu hết tiền về, ví dụ mua 10 mà bán 12 thì lãi rồi, nhưng đâu phải thế, vì chưa thu tiền thì sao gọi là lãi. Hàng được bán đi vẫn có nguy cơ bị trả lại cơ mà! Kế toán đóng vai trò như thế nào trong việc quản lý dòng tiền? Kế toán chỉ là công tác ghi sau, có chi có thu thì mới đến kế toán. Kế toán trưởng chỉ có thể kiểm soát một phần chứ không thể quản lý, chỉ có giám đốc doanh nghiệp hoặc giám đốc tài chính mới quản lý được dòng tiền. Vậy ai cũng nắm vững 4 nguyên tắc này thì sao? Bạn lo ngại khi ai cũng nắm vững 4 nguyên tắc này thì sẽ khó “qua mặt” phải không. Đừng lo, cuộc sống chả bao giờ giống y hệt như lý thuyết đâu; cùng một kỹ thuật chứ không thể cùng một kỹ năng; khung cứng thì giống nhau nhưng kỹ năng mềm thì luôn khác nhau; trình độ không bằng thái độ. Vì thế mới có chuyện cùng đến đòi nợ nhưng sao người thì được trả người thì không. Theo ông, khi nào để biết dòng tiền đang có “vấn đề”? Kinh nghiệm cho thấy, nếu doanh thu và lợi nhuận ròng tăng, nhưng dòng tiền trong kinh doanh lại giảm thì hãy thận trọng. Dòng tiền không bao giờ biết nói dối.