Bài giảng Quản trị nhóm làm việc - Chương 3: Giao tiếp trong nhóm làm việc

Chương 3: Giao tiếp trong nhóm làm việc 3.1. Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc 3.2. Các hình thức và các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc 3.4. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc 50 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc  3.1.1 Khái niệm, bản chất và chức năng của giao tiếp nhóm làm việc  3.1.2 Tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc 51 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU Khái niệm giao tiếp trong nhóm làm việc 52 Giao tiếp trong nhóm làm việc là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các thành viên trong nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung của nhóm. DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU Bản chất của giao tiếp nhóm làm việc  Bản chất của giao tiếp nhóm làm việc là quá trình truyền tải thông tin và phản hồi giữa các thành viên trong môi trường làm việc nhóm 53 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU Chức năng của giao tiếp nhóm làm việc 54 Chức năng của giao tiếp nhóm làm việc Chức năng thông tin liên lạc Chức năng điều khiển hành vi Chức năng điều khiển cảm xúc DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.1.2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc  Giúp mỗi thành viên nhóm thể hiện quan điểm và năng lực bản thân  Giúp các thành viên thống nhất nhận thức, quan điểm và hành động  Giúp các thành viên có thể chia sẻ, truyền đạt kinh nghiệm 55 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.2 Các hình thức và các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc  3.2.1 Các hình thức giao tiếp nhóm làm việc  3.2.2 Các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc 56 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.2.1 Các hình thức giao tiếp nhóm làm việc 57 Tính chất trực tiếp hay gián tiếp của quá trình giao tiếp Mục đích giao tiếp Phương tiện giao tiếp • Giao tiếp trực tiếp • Giao tiếp gián tiếp • Giao tiếp chính thức • Giao tiếp không chính thức • Giao tiếp ngôn ngữ • Giao tiếp phi ngôn ngữ DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.2.2 Các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc 58 HOÀN CẢNH, MÔI TRƢỜNG GIAO TIẾP PHẢN HỒI NGƢỜI NHẬN TIN THÔNG TIN NGƢỜI PHÁT TIN DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DH M _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc  3.3.1 Môi trường vật chất  3.3.2 Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp  3.3.3 Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc  3.3.4 Quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc 59 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.3.1 Môi trường vật chất  Về điều kiện môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hậu, nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn;  Về không gian như vị trí địa lý xảy ra giao tiếp, khoảng cách giữa các chủ thể, cách bố trí chỗ ngồi;  Về thời gian như thời điểm xảy ra giao tiếp là sáng hay chiều 60 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _T U DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.3.2 Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp Phương tiện giao tiếp  Phương tiện ngôn ngữ có thể được sử dụng dưới hình thức ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ viết  Phương tiện phi ngôn ngữ bao gồm những cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, ánh mắt (ngôn ngữ cơ thể) Kênh giao tiếp  Kênh giao tiếp chính thức là kênh được sử dụng để truyền những thông điệp từ cấp trên xuống cấp dưới  Kênh giao tiếp không chính thức là kênh không có sự ràng buộc giữa người gửi và người nhận thông điệp 61 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.3.3 Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc  Hoàn cảnh tâm lý nói lên tâm trạng và cảm nhận của chủ thể giao tiếp tại thời điểm xảy ra quá trình giao tiếp  Giao tiếp nhóm chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố tâm lý cá nhân: - Các hiện tượng xúc cảm, tình cảm - Các quá trình nhận thức như tư duy, tưởng tượng đến ý chí, nhu cầu, động cơ thúc đẩy 62 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.3.4 Quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc  Mối tương quan giữa các chủ thể giao tiếp sẽ tạo ra những khoảng cách tâm lý (hay khoảng cách cá nhân) giao tiếp khác nhau  Thiết lập một môi trường giao tiếp an toàn khuyến khích các thành viên nhóm diễn tả được ý kiến và cảm nghĩ của họ trong những tình huống khó khăn 63 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.4 Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc  3.4.1 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả  3.4.2 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc 64 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.4.1 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả  Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp  Đảm bảo bình đẳng trong giao tiếp  Hướng tới giải pháp tối ưu  Tôn trọng các giá trị văn hóa 65 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 3.4.2. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc Kỹ năng đặt câu hỏi mở Kỹ năng lắng nghe tích cực Kỹ năng quản lý cảm xúc Kỹ năng phản hồi mang tính xây dựng 66 DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU 67 Ví dụ các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc  Tiếng ồn  Khoảng về mặt địa lý  Sử dụng các từ thuật ngữ hoặc chuyên môn, tiếng lóng, ít người hiểu  Hạn chế về khả năng sử dụng ngoại ngữ  Các rào cản tâm lý, văn hóa  Không có các phương tiện thông tin liên lạc cần thiết  Kinh nghiệm, cách hiểu vấn đề, khả năng ghi nhớ của mỗi người là khác nhau DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU DHTM _TMU