Bài giảng Quản trị chiến lược - Phân tích môi trường và hệ thống thông tin quản trị

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 4.1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ (MIS) 4.2. THIẾT LẬP NHỮNG NHU CẦU THÔNG TIN 4.3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN 4.4. DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH 4.5. PHÂN TÍCH NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM, CƠ HỘI VÀ ĐE DOẠ 4.1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ (MIS) Mô hình hệ thống thông tin quản lý Thiết lập nhu cầu thông tin Xác định nguồn thông tin tổng quát Xác định nguồn thông tin riêng biệt Phát triển hệ thống thu thập thông tin Dự báo những thay đổi Phát triển hồ sơ môi trường Phát triển điểm mạnh, yếu, cơ hội và đe doạ Phát triển những phản ứng chiến lược Theo dõi cập nhật hệ thống thông tin quản trị 4.1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ (MIS)  Sơ đồ 4.1: Hệ thống thông tin quản trị (MIS) Mô hình hệ thống thông tin quản lý Thiết lập nhu cầu thông tin Xác định nguồn thông tin tổng quát Xác định nguồn thông tin riêng biệt Phát triển hệ thống thu thập thông tin Dự báo những thay đổi Phát triển hồ sơ môi trường Phát triển điểm mạnh, yếu, cơ hội và đe doạ Phát triển những phản ứng chiến lược Theo dõi cập nhật hệ thống thông tin quản trị 4.2. THIẾT LẬP NHỮNG NHU CẦU THÔNG TIN 4.2.1. Xác định nhu cầu thông tin  Thông tin định hướng sản xuất kinh doanh. Chủ yếu của nhóm này là thông tin về quan hệ cung - cầu của thị trường.  Thông tin bảo đảm lợi thế cạnh tranh. Đây là những thông tin về đối thủ, về các cơ hội và đe doạ mà các công ty phải đối mặt.  Thông tin về nguồn lực. Là những thông tin liên quan đến sử dụng các yếu tố của sản xuất.  Thông tin về môi trường vĩ mô, nhằm giúp các công ty dự đoán xu hướng của tình hình để đề ra những giải pháp hợp lý. 4.2.2. Nhận ra những nguồn thông tin tổng quát 4.2.2.1. Những nguồn thứ yếu nội bộ Có rất nhiều và có thể được sử dụng mang lại một căn cứ thông tin tốt cho quyết định. Ví dụ như hồ sơ kế toán, báo cáo sản xuất . 4.2.2.2. Những nguồn thứ yếu bên ngoài Ta thường có sẵn một lượng thông tin thứ cấp bên ngoài rất lớn. Ví dụ báo chí, tạp chí, báo cáo kiểm tra ... 4.2.2.3. Những nguồn chính yếu bên trong Nguồn khai thác lớn là chính những nhân viên của công ty. Nhiều khi nguồn này cung cấp nhiều tin tức giá trị. Tuy nhiên, nguồn này thường không được quan tâm đúng mức, mặc dù đây là nguồn thông tin dễ tổ chức mà chi phí lại không quá cao. 4.2.2.4. Nguồn chính yếu bên ngoài Những dữ kiện thu thập riêng biệt để giải quyết một vấn đề đặc biệt. Chỉ nên dùng nguồn này trong trường hợp các nguồn khác không đủ thông tin để giải quyết vấn đề. Ví dụ các cuộc điều tra nhu cầu ... Nguồn này đòi hỏi một chi phí lớn, đôi khi chỉ sử dụng được 4.3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN 4.3.1. Phát triển một hệ thống thu thập thông tin Bảng 4.1: Mô hình phát hiện thông tin MÔ HÌNH RÀ TÌM THÔNG TIN Bất thường Bình thường Liên tục Phương tiện cho rà tìm Những nghiên cứu đặc biệt Nghiên cứu từng kỳ được cập nhật Hệ thống thu thập và xử lý Khuôn khổ rà tìm Những biến cố riêng biệt Những biến cố chọn lựa Những hệ thống môi trường lớn Động cơ rà tìm Sự rối loạn được gây ra Xu hướng quyết định và giải pháp Xu hướng hoạch định Bản chất tạm thời của hoạt động Phản ứng Thuận ứng (thích nghi) Thuận ứng Khuôn khổ thời gian Ngắn Hạn Ngắn Hạn Dài hạn Tổ Chức Cơ sở nhân viên khác nhau Cơ sở nhân viên khác nhau Đơn vị dò tìm môi trường Phát triển hệ thống thông tin cần xem xét các vấn đề sau:  Thông tin cạnh tranh  Thông tin tài nguyên nhân lực  Thông tin sản xuất  Thông tin về sưu tầm  Thông tin về tài chính  Thông tin tiếp thị  Thông tin văn hoá của tổ chức 4.3.2. Thực hiện hệ thống rà tìm để quan sát môi trường Mục đích của thực hiện hệ thống rà tìm môi trường là để ấn định hướng đi, phương hướng, tốc độ và mức độ của những thay đổi.  Phân phát thông tin trong một tổ chức là một yếu tố quan trọng.  Thông tin quá tải cũng nguy hiểm không kém, do vậy xác định chính xác nhu cầu thông tin là một điều quan trọng. 4.4. DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH 4.4.1. Những tiên đoán thay đổi hoàn cảnh Một số những phương pháp để tiên đoán thường dùng là:  Ý kiến chuyên gia: Tập hợp các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm sau đó yêu cầu cho các giải pháp để giải quyết vấn đề. Xu hướng ngoại suy: Dùng toán học và các hàm ngoại suy. Xu hướng liên hệ: Dùng tương quan giữa các chuỗi thời gian với những kết quá khác nhau nhằm tìm ra mối liên hệ trong tương lai. 4.4.1. Những tiên đoán thay đổi hoàn cảnh (tt)  Đặt mô hình năng động: Sử dụng những hệ thống phương trình toán và thống kê để tiên đoán sự thay đổi của môi trường.  Phân tích tác động đan chéo: Nhằm nhận ra một bộ những xu hướng then chốt bằng cách đặt câu hỏi:"Nếu biến cố A xảy ra thì nó tác động tới những xu hướng khác như thế nào?" Rồi thu thập tất cả những kết quả lại thành những liên kết, bến cố này sẽ lôi kéo biến cố khác.  Những kịch bản đa dạng: Xây dụng những hình ảnh của tương lai có thể thay thế cho nhau, nếu rõ xác suất nào đó có thể xảy ra.  Yêu cầu tiên đoán sự may rủi. 4.4. 2. Thể hiện những hồ sơ hoàn cảnh Những yếu tố hoàn cảnh Mức độ quân trọng của yếu tố Tác động vào công ty Bản chất Tác động Số Điểm (1) (2) (3) (4) (5) Danh sách các yếu tố 3 = lớn 2 = vừa 1 = nhẹ 3 = lớn 2 = vừa 1 = nhỏ 0 = trung hoà + = tích cực - = tiêu cực 4.5. PHÂN TÍCH NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM, CƠ HỘI VÀ ĐE DOẠ Phân tích điểm mạnh Phân tích điểm yếu Phân tích cơ hội Phân tích đe dọa Phân tích SWOT.