Bài giảng Quan hệ công chúng - Lập kế hoạch thực hiện sự kiện

- Xây dựng Kế hoạch là quá trình ấn định những mục tiêu, nội dung và biện pháp tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó - Xây dựng liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích Tất cả những người quản lý đều làm công việc lập kế hoạch 2 - Thiết lập tư duy hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý - Phối hợp mọi nguồn lực (hữu hạn) của tổ chức hữu hiệu hơn - Sẵn sàng ứng phó/đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài - Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra 3 - Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why); nội dung công việc (What) và 3W khác (where, when, who) - Xác định cách thức thực hiện 1H (How) - Xác định phương pháp kiểm soát (Control) và phương pháp kiểm tra (Check) - Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man power, Money, Materials, Machinary và Methodology) 4 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 5WH2C5M - Tại sao phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận? - Hậu quả nếu không thực hiện chúng? - Nguyên tắc SMART: Specific (Cụ thể, dễ hiểu); Measurable (Đo lường được); Achievable (Vừa sức); Realistics (Thực tế) và Timebound (Có thời hạn) 5 - Tồn tại và tăng trưởng - Lợi nhuận - Phân bổ các nguồn lực và rủi ro - Năng suất - Vị thế cạnh tranh - Phát triển nguồn lực - Phát triển công nghệ - Trách nhịêm xã hội 6 STT Nội dung công việc Người thực hiện Tổng thời gian Tiến độ 1 2 4 4 5 6 7 Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp người thực hiện luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. 8 W (What) Nội dung công việc đó là gì? Xác định/mô tả cụ thể, chi tiết và chính xác nội dung công việc để đạt mục tiêu đề ra. Có bốn loại công việc: - Công việc quan trọng và khẩn cấp; - Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp; - Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; và - Công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Nội dung sau phải kế thừa được nội dung trước; phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước. 9 Where: ở đâu, bao gồm các câu hỏi sau: - Công việc đó thực hiện tại đâu? - Kiểm tra tại bộ phận nào? - Đánh giá những công đoạn nào? 10 When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc? Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau: - Ai làm việc đó - Ai kiểm tra - Ai hổ trợ - Ai chịu trách nhiệm 11 H (How) nghĩa là như thế nào (bằng cách nào)? Nó bao gồm các nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? - Tiêu chuẩn là gì? - Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? 12 Cách thức kiểm soát (Control) liên quan đến: - Công việc có đặc tính gì? - Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? - Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào? - Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 13 Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung: - Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra; thông thường có bao nhiêu công việc cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra. - Tần suất kiểm tra? Việc kiểm tra thực hiện một lần hay thường xuyên (bao lâu một lần?) - Ai tiến hành kiểm tra? 14 - Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? - Doanh nghiệp không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất). - Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80) (những điểm kiểm tra chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót) 15 Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: - Man (nguồn nhân lực) - Money (Tiền bạc) - Material (Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng) - Machine (Máy móc/công nghệ) - Method (Phương pháp làm việc) 16 ĐỊNH DẠNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN - Tên đơn vị: góc cao bên trái (in đậm tên đơn vị) - Quốc hiệu (nếu có): góc cao bên phải (ngang tên đơn vị) (in đậm) - Số: dưới tên đơn vị - Địa điểm, ngày tháng năm: canh lề phải, in nghiên - Tên kế hoạch: chữ in hoa, in đậm, canh giữa - Mục tiêu: rõ ràng, đo đếm được - Yêu cầu - Nội dung - Thời gian, địa điểm - Đối tượng tham dự (lưu ý khách mời, truyền thông) - Chương trình chính (càng chi tiết càng tốt) - Ban tổ chức (key persons) - Phân công công việc: rõ ràng, chi tiết và cụ thể (lưu ý thực hiện phương pháp thực hiện; thông cáo báo chí) - Dự trù kinh phí: chi tiết và cụ thể - Dự trù tiến độ thực hiện (lưu ý việc kiểm tra tiến độ và rút kinh nghiệm) - Người lập kế hoạch ký tên - Nơi nhận TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA NÔNG HỌC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 03 năm 2014 KẾ HOẠCH KỸ NIỆM 59 NĂM THÀNH LẬP KHOA 1. Mục tiêu 2. Yêu cầu 3. Nội dung . Người lập kế hoạch Nơi nhận: BGH (đề báo cáo) Cá nhân liên quan Dán TB Lưu VP