Bài giảng Nhập môn Tin học - Phần 3: Advanced word

CHƯƠNG 3: MICROSOFT WORD 2010 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 1 ADVANCED WORD Phần 3: 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 2 Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 3 • Styles và Themes là những công cụ giúp định dạng văn bản một cách chuyên nghiệp. • Styles là sự kết hợp của font chữ, màu sắc và kích thước được áp dụng cho khối văn bản được lựa chọn. • Themes là một tập hợp định dạng mà có thể được áp dụng cho toàn bộ tài liệu nó bao gồm các màu sắc chủ đề, font chữ, và các hiệu ứng. Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 4 • Using Styles: − Chọn văn bản cần định dạng − Chọn một kiểu style trong nhóm Style Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 5 • Apply a Style Set: − Style Sets là sự kết hợp của title, heading, paragraph styles, cho phép định dạng tất cả các phần tử trong tài liệu cùng một lúc. • Click nút Change Styles xuất hiện một drop- down menu, chọn Style Set, chọn 1 kiểu Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 6 Styles and Themes • Modify a Style: − Chọn style cần hiệu chỉnh trong nhóm Styles. − Right-click trên style, chọn Modify. − Xuất hiện hộp thoại Modify Style. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 7 Styles and Themes − Thực hiện hiệu chỉnh 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 8 Styles and Themes • Create a New Style: − Click mũi tên bên phải của nhóm Styles. − Mở thanh Styles task pane − Chọn New Style − Nhập tên Style − Thiết lập các định dạng − Ok 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 9 Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 10 Styles and Themes • Cách tạo mục lục bằng Heading có sẵn: − Chọn nội dung muốn xuất hiện trong mục lục − Gán Heading bằng cách chọn các heading trong khung Style • Ví dụ: − Heading 1: cấp 1 − Heading 2: cấp 2 − Heading 3: cấp 3 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 11 Styles and Themes − Chọn tab References Click nút Table of contents − Chọn một mẫu trong danh sách xổ xuống 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 12 Styles and Themes • Tạo mục bằng các style tạo mới: − Tạo style: Click nút new Style trong khung style − Thiết lập các tùy chọn định dạng trong mỗi Style Ví dụ: tạo style 3 cấp: 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 13 Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 14 Styles and Themes − Nếu mục lục có đánh số thứ tự nhiều cấp thì click nút Multilevel list. − Chọn một kiểu danh sách. − Chọn Define New Multilevel List 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 15 Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 16 Gán Style cho từng cấp của danh sách tương ứng Styles and Themes • Tạo mục lục: − Sau khi tạo Style và gán style cho các đề mục − Chọn tab References Click Table of Contents − Chọn Insert Table of contents − Xuất hiện cửa sổ Table of Contents 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 17 Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 18 Styles and Themes − Chọn số cấp của đề mục sẽ xuất hiện trong mục lục tại mục Show level − Click nút Option để chọn cấp của Style xuất hiện trong mục lục. − Click OK để hoàn tất 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 19 Styles and Themes 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 20 Styles and Themes • Using Themes − Theme Colors Theme Fonts − A Shape Styles 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 21 Styles and Themes • Change the Theme: − Chọn tab Page Layout. − Click nút Themes, xuất hiện một drop-down menu. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 22 Working with Headers and Footers • Headers và Footers là một phần của tài liệu xuất hiện ở đầu trang và cuối trang. • Headers và Footers thường có chứa các thông tin như số trang, ngày tháng, và tên tài liệu. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 23 Working with Headers and Footers • Insert Header/Footer: − Chọn tab Insert. − Click Header/Footer. − Từ drop-down menu, chọn Blank để chèn một blank header/footer, hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn (built-in options) 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 24 Working with Headers and Footers 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 25 Working with Headers and Footers − Xuất hiện tab Design trên thanh Ribbon, và khung header/footer xuất hiện trong tài liệu − Nhập nội dung vào header/footer. − Click Close Header and Footer trong tab design hoặc nhấn Esc. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 26 Working with Headers and Footers • Chèn Date/Time vào Header/Footer: − Double-click vào header/footer . − Click lệnh Date & Time . 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 27 Working with Headers and Footers − Chọn kiểu ngàyOK 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 28 Working with Headers and Footers • Chèn số trang vào Header/Footer: − Chọn header/footer. − Đặt trỏ tại vị trí chèn số trang. − Chọn Page Number trong tab Design 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 29 Working with Headers and Footers • Tạo Header/Footer khác nhau cho các phần khác nhau trong file word: − Đặt trỏ cuối các section. − Chọn Insert/Break/ Continuous. − Đặt trỏ trong section 1. − Chọn View/Header and Footer, nhập tiêu đề cho section 1. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 30 Working with Headers and Footers − Đặt trỏ trong section 2. − Chọn View/Header and Footer, click nút Link to Previous (bỏ chọn), để tiêu đề của đoạn này sẽ không liên kết với tiêu đề đoạn 1. − Các section tiếp theo làm tương tự section 2. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 31 Working with Tables • Table là một lưới các cells được sắp xếp thành các hàng và các cột. • Table có thể được tùy biến và hữu ích cho việc trình bày thông tin văn bản và dữ liệu số 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 32 Working with Tables • Chèn bảng: − Đặt trỏ tại vị trí cần chèn − Chọn tab Insert Click nút Table và chọn số dòng, số cột thích hợp 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 33 Working with Tables • Chuyển văn bản sang table: − Đánh dấu khối văn bản − Trong tab Insert click nút table − Chọn Convert text to Table 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 34 Working with Tables − Trong khung Separate text at chọn dấu phân cách giữa các cột trong văn bản 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 35 Working with Tables • Chèn thêm dòng/cột vào bảng − Đặt trỏ tại vị trí cần chèn − Chọn lệnh Insert 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 36 Working with Tables − Hoặc có thể chọn tab Layout trong Table Tools 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 37 Working with Tables • Xóa dòng/cột/table − Đặt trỏ tại vị trí muốn xóa − Click phải Chọn Delete Cell − Xuất hiện hộp thoại Delete Cell − Chọn Delete entire row − Hoặc Delete entire column − Hoặc chọn tab Layout trong Table Tools chọn Delete 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 38 Working with Tables • Apply a Table Style: − Đặt trỏ trong table muốn áp dụng Style − Chọn tab Design, trong nhóm Table Styles. − Click nút More drop-down để chọn style 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 39 Working with Tables • Hiệu chỉnh Style: − Đặt trỏ trong table − Chọn tab Designchọn hoặc bỏ chọn các thuộc tính trong nhóm Table Style Options 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 40 Working with Tables • Hiệu chỉnh Border của bảng − Chọn các cell cần hiệu chỉnh Border − Chọn tab Design, chọn Line Style, Line Weight, và Pen Color thích hợp − Click mũi tên của nút Border − Chọn border thích hợp − Hoặc click nút Draw Table để vẽ những nét mong muốn 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 41 Working with Tables • Hiệu chỉnh các thuộc tính của bảng: − Chọn vùng cần hiệu chỉnh − Chọn tab Layout trong table Tools • Rows and Columns: hiệu chỉnh dòng/cột • Merge: Trộn/tách các ô • Cell size: hiệu chỉnh kích thước của ô • Aligment: Canh lề cho dữ liệu trong ô 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 42 SmartArt Graphics • SmartArt cho phép truyền đạt thông tin trực quan hơn là sử dụng văn bản đơn giản. • Minh họa bằng SmartArt có thể làm tăng hiệu quả truyền đạt thông tin trong tài liệu. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 43 SmartArt Graphics • Chèn SmartArt vào văn bản: − Đặt trỏ tại vị trí cần chèn − Chọn tab Insert  click nút SmartArt trong nhóm Illustrations 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 44 SmartArt Graphics − Chọn một loại trong khung bên trái − Chọn kiểu trong khung giữaOK 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 45 SmartArt Graphics • Add Text to a SmartArt Graphic − Click mũi tên bên trái 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 46 SmartArt Graphics − Nhập văn bản trong khung Type your text here 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 47 SmartArt Graphics • Thay đổi cấu trúc của SmartArt − Thêm Shape vào Graphic: • Chọn graphicChọn tab Design. • Click lệnh Add Shape trong Graphics group. • Xác định vị trí thêm shape . • Chọn Add Shape Before or Add Shape After. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 48 SmartArt Graphics 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 49 SmartArt Graphics − Di chuyển Shapes dùng Promote/Demote: • Chọn graphic chọn tab Design. • Chọn shape muốn di chuyển. • Click Promote/Demote trong Graphic group. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 50 SmartArt Graphics 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 51 SmartArt Graphics • Thay đổi SmartArt Style − Chọn graphic Click tab Design. − Trong nhóm SmartArt Styles, click nút More hiển thị tất cả các styles Chọn Style thích hợp 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 52 SmartArt Graphics • Thay đổi Color Scheme − Chọn graphicSelect tab Design. − Click Change Colors chọn color schemes. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 53 Mail Merge • Mail merge là một công cụ cho phép bạn dễ dàng tạo ra các loại tài liệu như nhãn, bao thư, bảng tên, thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, • Thông tin người nhận được lưu trữ trong một danh sách, cơ sở dữ liệu, hoặc bảng tính. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 54 Mail Merge • Khi thực hiện Mail merge cần phải có − Một tài liệu word (bao thư, bảng tên, thư mời, phiếu báo điểm) − Danh sách người nhận, có thể là một bảng trong word hoặc một bảng trong Excel. • Letter (Word document) • Recipient list (Excel workbook) 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 55 Mail Merge • Thực hiện trộn thư: − Mở mẫu thư cần trộn − Click tab Mailings. − Click Start Mail Merge và chọn Step by Step Mail Merge Wizard. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 56 Mail Merge • Step 1: − Chọn loại tài liệu cần tạo − Click Next: Starting document để sang Step 2. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 57 Mail Merge • Step 2: − Chọn Use the current document. − Click Next: Select recipients để qua Step 3. 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 58 Mail Merge • Step 3: − Chọn Use an existing list và click nút Browse để chọn danh sách người nhận. • Danh sách có thể lưu trong một table của word hoặc trong bảng tính Excel 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 59 Mail Merge 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 60 Mail Merge − Click Next: Write your letter để chuyển qua Step 4. • Step 4: − Chèn dữ liệu vào thư: • Đặt trỏ tại vị trí cần chèn • Click nút Insert merge Field chọn field tương ứng. • Click Next để xem trước kết quả • Click Next để thực hiện trộn thư 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 61 Mail Merge − Có hai lựa chọn • Print: Nếu in thư đã trộn ra giấy • Edit Individual letters: thực hiện trộn ra file. − Chọn phạm vi trong danh sách người nhậnOK 25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 62