Bài giảng một số vấn đề chung về hệ thống

và thanh toán lương cho nhân viên Bảng phân công phân nhiệm Bảng chấm công Tạo lập bảng lương Tập tin về nhân sự và tiền lương Báo cáo phân tích chênh lệch tiền lương Thanh toán lương 128 | P a g e 2. Quá trình quản lý tài sản cố định tại công ty Tài sản cố định là tài sản có đời sống hữu dụng trên một năm. Mục tiêu của quá trình quản lý tài sản cố định là quản lý việc mua sắm, duy trì, bảo dưỡng, đánh giá thanh lý tài sản cố định của đơn vị (tài sản dài hạn). Tổng quan về quá trình quản lý tài sản cố định * Mục tiêu: theo dõi việc mua sắm tài sản cố định; ghi nhận việc bảo trì bảo dưỡng tài sản cố định; đánh giá tài sản cố định; phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định; theo dõi việc thanh lý tài sản cố định. Trong mỗi công ty măc dù có quy mô nhỏ nhưng đều sở hữu rất nhiều loại tài sản, do đó cũng đòi hỏi việc theo dõi từ lúc đầu tư đến khi sử dụng. Với sự giúp đỡ của hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp đỡ việc tính khấu hao cho từng tài sản, và chuẩn bị các thông tin trên báo cáo tài chính hay báo cáo cho cơ quan thuế. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp đỡ việc theo dõi việc di chuyển tài sản từ bộ phận này đến bộ phận khác, mà hệ thống đó rất khó theo dõi bằng thủ công. Khi các tài sản cần sửa chữa hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp theo dõi các chi phí về sửa chữa, giúp phân biệt chi phí nào được phân bổ trong kỳ. Cuối cùng hệ thống Tæng hîp b¶ng l­¬ng b¸o c¸o c¸c kho¶n gi¶m trõ KiÓm tra viÖc ghi nhËn B¶ng ch¸m c«ng Th«ng tin thanh to¸n ChuÈn bÞ thanh to¸n Th«ng tin vÒ l­¬ng C¸c b¸o c¸o thuÕ X¸c nhËn b¶ng chÊm c«ng B¶ng ch¸m c«ng C¸c kho¶n gi¸m trõ ChuÈn bÞ c¸c b¸o c¸o TËp tin b¶ng l­¬ng Tæng hîp thu nhËp Phßng nh©n sù Bé phËn thanh to¸n l­¬ng Nh©n viªn C¬ quan thuÕ TËp tin b¶ng l­¬ng 129 | P a g e thông tin kế toán giúp tính lãi lỗ trong quá trình thanh lý tài sản cố định bằng cách so sánh các khoản thu nhập được và các khoản chi phí khi thanh lý. Nhận ra được điều này, các phần mềm hiện nay đưa ra rất nhiều giải pháp cho việc quản lý. * Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc): phiếu yêu cầu tài sản; báo cáo nhập tài sản; hoá đơn mua tài sản; chứng từ ghi nhận sửa chữa và bảo trì tài sản; mẫu thay đổi tính năng tài sản cố định. Các nghiệp vụ về tài sản cố định bắt đầu từ việc yêu cầu mua tài sản cố định. Mỗi bộ phận khi có yêu cầu phải điền vào mẫu yêu cầu. Phiếu yêu cầu tài sản cố định thường sẽ được một hay nhiều nhà quản lý xét duyệt, đặc biệt là các tài sản đùng để đầu tư sản xuất. Các chứng từ cần thiết liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định như là báo cáo đã nhận được tài sản, hoá đơn của nhà cung cấp, và các ghi nhận liên quan đến việc sửa chữa trước khi đưa vào sử dụng. Bộ phận tiếp nhận tài sản phải điền vào mẫu báo cáo đã nhận tài sản. Bộ phận bán sẽ gửi hoá đơn cho công ty khi tài sản đã được giao. Trong mội số trường hợp, các công ty có thể tự xây dựng các tài sản cố định, như nhà kho, văn phòng, các chứng từ cần thiết là phiếu hoàn thanh công việc, tập hợp các chi phí có liên quan đến tài sản được xây dựng. Có nhiều cách tính chi phí khấu hao tài sản cố định. Hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn cách tính khấu hao cho nhiều mục đích báo cáo, thâm chí còn giúp doanh nghiệp chuyển đổi cách tính chi phí khấu hao để phục vụ cho báo cáo với cơ quan thuế hay các quy định của ngành nghề bắt buộc. Khi di chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác thì mẫu phiếu đề nghị di chuyển tài sản được sử dụng. Mẫu di chuyển tài sản cũng được dùng khi bán thanh lý tài sản. Quản lý tài sản cố định còn yêu cầu ghi nhận các chi phí sửa chữa hay bảo trì tài sản. Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa và bảo trì tài sản được sử dụng để ghi nhận cập nhật các chi phí phân bổ chi phí vào trong kỳ hay tăng giá trị nguyền giá. * Dữ liệu đầu ra (báo cáo): thông tin trên báo cáo tài chính; sổ đang ký tài sản cố định; sổ đăng ký khấu hao; báo cáo về sửa chữa và bảo trì tài sản cố định; báo cáo thanh lý tài sản cố định. Một trong những báo cáo của quá trình quản lý tài sản cố định là báo cáo danh sách các tài sản trong công ty đang sử dụng. Danh sách tài sản cố định sẽ liệt kê mã số tài sản và nơi tài sản đang được bảo quản và sử dụng. Khi tài sản được dán mã vạch thì lúc 130 | P a g e kiểm tra, các nhân viên sẽ dễ dàng xác định được các loại tài sản trong công ty ở các khu vực khác nhau. Sổ đăng ký khấu hao dùng để thông tin các chi phí khấu hao và hao mòn luỹ kế của từng tài sản. Báo cáo về chi phí sửa chữa và bảo trì cho biết các chi phí bảo dưỡng bảo trì trong ký phát sinh cũng như lịch sử về chi phí khấu hao và bảo trì cho từng tài sản. Cuối cùng báo cáo về thanh lý tài sản cố định phản ánh việc nhượng bán hay thanh lý tài sản cố định trong kỳ. Bộ phận sử dụng tài sản gửi phiếu yêu cầu đặt mua tới bộ phận quản lý tài sản cố định bộ phận này sẽ ghi nhận chi phí cho tài sản mới, tiếp nhận các thông tin về tài sản từ hóa đơn mà nhà cung cấp gửi, thông tin về chi phí tài sản này sẽ được lưu tại tập tin tài sản cố định. Khi có sự thay đổi về tài sản cố định (bảo dưỡng, sửa chữa) bộ phận sử dụng tài sản sẽ có những báo cáo cập nhật về thông tin thay đổi tài sản tới bộ phận quản lý tài sản, bộ phận này sẽ ghi nhận những thông tin thay đổi lưu trữ tại tập tin quản lý tài sản cố định và đưa ra những mẫu biểu thay đổi tài sản cố định. Tài sản được thanh lý từ yêu cầu thanh lý tài sản của bộ phận sử dụng sẽ được bộ phận quản lý tài sản cố định ghi nhận thanh lý tài sản và lưu trữ thông tin về các tài sản hết hạn sử dụng tại tập tin quản lý tài sản cố định và chuyển các báo cáo vận chuyển cũng như hoa đơn đến người mua. Bộ phận quản lý tài sản cố định tính khấu hao theo phương pháp phù hợp và thông tin này cũng được lưu tại tập tin quản lý tài sản cố định. 131 | P a g e Hình 4.4.1.2.1 Sơ đồ dữ liệu hoạt động quản lý tài sản cố định 4.4.2. Chu trình sản xuất Chu trình sản xuất còn được gọi là quá trình chuyển đổi, được bắt đầu với phiếu yêu cầu nguyên vật liệu và kết thúc khi thành phẩm được nhập kho. 4.4.2.1. Mục tiêu của quá trình sản xuất Theo dõi việc mua và tiêu thụ hàng tồn kho, giám sát và kiểm soát chi phí sản xuất; kiểm soát hàng tồn kho; kiểm soát và phân bổ chi phí trong quá trình sản xuất; cung cấp dữ liệu đầu vào cho dự toán tổng thể. + Chi tiết các khoản chi phí trong kế toán: do chi phí giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn trong báo cáo lãi lỗ, cho nên việc quản lý chi tiết các chi phí trong quá trình sản xuất được yêu cầu. Chi tiết các khoản chi phí trong kế toán cung cấp những thông tin kiểm soát quan trọng (ví dụ như những chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí ghi nhËn thay ®æi tµi s¶n VËn chuyÓn b¸o c¸o ho¸ ®¬n Ghi nhËn chi phÝ cho tµi s¶n míi TËp tin tµi s¶n cè ®Þnh Nhµ cung cÊp Ng­êi mua Bé phËn sö dông tµi s¶n Ghi nhËn thanh lý tµi s¶n KhÊu hao tsc® MÉu biÓu thay ®æi TSC§ PhiÕu yªu cÇu ®Æt mua Yªu cÇu thanh lý Ho¸ ®¬n Th«ng tin vÒ khÊu hao TSC§ Th«ng tin vÒ chi phÝ tµi s¶n Th«ng tin thay ®æi tµi s¶n Tµi s¶n hÕt h¹n sö dông B¸o c¸o cËp nhËt 132 | P a g e thực tế) và những yêu cầu về thông tin cũng thay đổi tuỳ theo quy mô các công ty và dạng sản phẩm cần sản xuất. Các doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi các thông tin về sản xuất theo hai dạng: hệ thống thông tin chi phí sản xuất theo đơn hàng hay hệ thống thông tin sản xuất hàng loạt. Hệ thống thông tin sản xuất theo đơn hàng giúp theo dõi các chi phí về nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung cho từng đơn vị hàng hay nhóm sản phẩm. Dạng hệ thống theo dõi chi phí này phù hợp với những đơn vị sản xuất với quy mô lớn, hay sản phẩm được đặt hàng ví dụ như doanh nghiệp xây lắp, nhà xuất bản. Còn các đơn vị sản xuất những sản phẩm đồng nhất như nước giải khát, bánh kẹo...là những sản phẩm thường xuyên và cố định lại áp dụng hệ thống thông tin sản xuất hàng loạt. Với hệ thống theo dõi sản xuất hàng loạt sẽ không tính toán, theo dõi chi phí cho từng sản phẩm, mà thay vào đo sẽ tính chi phí bình quân cho sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang. +Hệ thống quản lý kho vừa kịp lúc: Quản lý hàng tồn kho phải đảm bảo rằng hàng tồn kho phải kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất, quá trình bán hàng và được trình bày các thông tin chính xác trên báo cáo tài chính. Các quản lý hàng tồn kho này lại phát sinh ra các chi phí như chi phí kho bãi, chi phí về hàng tồn kho bị hư hỏng, mất mát hay các khoản giảm trừ trong quá trình mua bán. Để giảm tối thiểu các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, các công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho vừa kịp lúc. Một số nhà quản lý cho rằng hệ thống hàng tồn kho vừa kịp lúc là hệ thống tồn kho theo đơn hàng. Điều này có nghĩa là đơn vị sản xuất và mua nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng hơn là sản xuất để tồn kho. Mục tiêu của hệ thống hàng tồn kho theo đơn hàng là tối thiểu hoá hàng tồn kho ở mọi mức độ. Trong mỗi giai đoạn sản xuất thì vừa kịp lúc chính là số lượng đầu ra của giai đoạn này là đầu vào của giai đoạn khác. Trên lý thuyết thì hệ thống này sẽ làm số dư về hàng tồn kho bằng không, nhưng trong thực tế thì số dư không tiến đền không. Lý do là các doanh nghiệp sản xuất luôn cần một số lượng hàng tồn kho để dự phòng giúp cho nhà sản xuất và kinh doanh tại doanh nghiệp có thể tiến hành liên tục. 4.4.2.2. Dữ liệu đầu vào của quá trình sản xuất Khi bộ phận sản xuất cần nguyên vật liệu, phiếu yêu cầu nguyên vật liệu sẽ được sử dụng để xuất kho. Nếu mức dự trữ hàng tồn kho dưới mức cho phép thì kế toán kho sẽ 133 | P a g e lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận phụ trách mua. Nếu thành phẩm bao gồm nhiều phần ghép lại khi tính giá thành cho biết số lượng từng loại vật liệu để cấu thành sản phẩm. Một dữ liệu quan trọng nhất trong quá trình sản xuất là kế hoạch sản xuất tổng thể. Kế hoạch sản xuất sẽ cho biết số lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất, và số giờ lao động cần thiết sản xuất. Việc lập kế hoạch sản xuất bắt đầu từ bộ phận kinh doanh xem xét số lượng hàng hoá sẽ tiêu thụ trong kỳ, căn cứ vào hàng tồn kho đầu kỳ để tiến hành tính toán số lượng thành phẩm cần sản xuất trong kỳ. Theo dõi chi phí nhân công trực tiếp để tính giá thành theo công việc vì một công nhân có thể làm nhiều công việc và một công việc lại cần nhiều công nhân để hoàn thành. Một dữ liệu đầu vào cần thiết cho việc theo dõi nhân công là thẻ tính thời gian công việc. Thẻ này sẽ giúp việc nhận diện các thời gian lao động của công nhân là bao nhiêu và chúng được tính cho từng công việc là như thế nào. Hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu sẽ giám sát nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Đây là một quá trình phức tạp vì mỗi sản phẩm hoàn thành thì cần rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Hệ thống này thuộc hệ thống quản lý các nguồn lực sản xuất được thiết kế và phát triển để áp dụng cho mọi nguồn lực của công ty. Hệ thống quản lý các nguồn lực sản xuất sử dụng các thông tin từ thẻ tính giá thành, kế hoạch sản xuất kết hợp với các chi phí mua và sử dụng nguyên vật liệu thực tế tại công ty. Hệ thống này can thiệp vào quá trình mua hàng và tiêu thụ của doanh nghiệp bằng cách cung cấp các dữ liệu và thông tin dự toán. Hệ thống được nâng cấp và phát triển thành hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định bằng cách đưa ra các thông tin về hoạch định và kiểm soát trong quá trình sản xuất, bằng cách hường người lãnh đạo vào sản xuất sạch. Khái niệm này giúp tập trung nghiên cứu về nhu cầu của khách hàng hiện thời và khả năng đáp ứng tiêu thụ của đơn vị qua việc sản xuất, phân phối và các nguồn lực đáp ứng... Một trong điểm quan trọng của hệ thống này là kế hoạch sản xuất linh hoạt – chỉ rõ khả năng đáp ứng ngay khi nhu cầu của khách hàng thay đổi. Những năm gần đây các công ty lớn và vừa lại hướng vào giải pháp hệ thống hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp. Đây là giải pháp giúp công ty quản lý các quá trình hiệu quả hơn theo chuỗi giá trị. Khi kết hợp với hệ thống sản xuất tự động, các nhà 134 | P a g e sản xuất sẽ thay thế việc nhập liệu bằng tay với công nghệ được tự động hoá, như là máy quét mã vạch, công nghệ sóng vô tuyến, nhận dạng bằng sóng vô tuyến hay thẻ điện tử. Khi các dữ liệu đầu vào được tự động hoá thì khả năng sai sót của dữ liệu sẽ giảm hẳn, cung cấp thông tin nhanh, chính xác kip thời. 4.4.2.3. Dữ liệu đầu ra của quá trình sản xuất Một trong những ví dụ có thể lấy là danh sách các giá của nguyên vật liệu sử dụng, báo cáo về mức sử dụng trong kỳ, báo cáo điều chỉnh hàng tồn kho, báo cáo chi tiết hiện trạng hàng tồn kho, báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo hiện trạng sản xuất... Bảng giá chi tiết nguyên vật liệu cho biết giá phải trả để mua từng loại nguyên vật liệu. Bộ phận mua hàng sẽ có trách nhiệm cập nhật cho bảng giá này. Kế toán chi phí sẽ sử dụng để xây dựng các chi phí định mức thiết lập dự toán chi phí sản xuất. Báo cáo nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ cho biết bộ phận sản xuất sử dụng nguyên liệu như thế nào. Các nhà quản lý sẽ theo dõi báo cáo này nhằm phát hiện những lãng phí bằng cách so sánh giữa nguyên vật liệu sử dụng với kết quả thành phẩm được sản xuất. Một doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên dùng báo cáo điều chỉnh hàng tồn kho. Khi kiểm toán nội bộ kiểm tra hàng tồn kho, sẽ tiến hành so sánh số thực tế với số liệu sổ sách và chú thích những chênh lệch trên báo cáo điều chỉnh hàng tồn kho. Một báo cáo quan trọng khác nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ là báo cáo thực trạng hàng tồn kho. Báo cáo này cho phép người quản lý giám sát được hạn mức hàng tồn kho. Kế toán chi phí sử dụng báo cáo chi phí sản xuất để tính toán những chênh lệch so với dự toán. Một số đơn vị sản xuất sử dụng hệ thống chi phí định mức làm thước đo so sánh với chi phí thực tế phát sinh về nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và sản xuất chung. Báo cáo sản xuất sẽ chi tiết sự chênh lệch cho từng lĩnh vực hoạt động, từng công việc và từng yếu tố chi phí. Báo cáo hiện trạng sản xuất cung cấp các thông tin về hiện trạng thay đổi công việc. Bởi trong quá trình sản xuất sản phẩm thường yêu cầu phối hợp nhiều hoạt động điều hành báo cáo này cung cấp các thông tin quan trọng về hiện trạng sản xuất. Lịch trình sản xuất được lập căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từng giai đoạn. Từ lịch trình này là căn cứ để kiểm tra nguyên vật liệu trong kho 135 | P a g e nếu đủ thì sẽ tiến hành thiết lập lịch làm việc nếu thiếu thì sẽ yêu cầu thêm nguyên vật liệu. Thông tin về nguyên vật liệu được lưu trữ và cập nhật từ thông tin về tồn kho. Căn cứ và lượng nguyên vật liệu sẽ thiết lập lịch làm việc lịch này được lập căn cứ cả vào thông tin về nhân sự được cập nhật và lưu trữ tại tập tin về nhân sự. Sau đó kế toán chi phí sẽ tính chi chí sản xuất và lập các báo cáo sản phẩm. Từ khâu này sẽ lập các báo cáo: Báo cáo chi phí, giá thành, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo khác về tài sản cố định 4.4.3. Chu trình tài chính Quá trình tài chính là quá trình liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng các nguồn lực tài chính, như là tiền, các tài sản có tính thanh khoản cao, và các khoản đầu tư. Tiền và các tài sản cso tính thanh khoản cao được xem như là vốn lưu động của doanh nghiệp. Quá trình tài chính liên quan đến quá trình tiêu thụ, mua sắm hàng hoá, tài sản cố định Yªu cÇu nguyªn vËt liÖu Th«ng tin vÒ tån kho B¸o c¸o kh¸c vÒ TSC§ KÕ to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ c¸c b¸o c¸o s¶n phÈm Nguyªn vËt liÖu ThiÕt lËp lÞch lµm viÖc TËp tin vÒ nh©n sù B¸o c¸o chi phÝ gi¸ thµnh B¸o c¸o tÝnh h×nh s¶n xuÊt ThiÕu §ñ LÞch tr×nh s¶n xuÊt 136 | P a g e và nguồn lực. Nhiều nguồn vốn của công ty xuất phát từ việc tiêu thụ sản phẩm và được sử dụng để trả các khoản chi phí nhân sự và mua sắm tài sản cố định. Bên cạnh việc có được nguồn lực tài chính từ việc tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ, hầu như các đơn vị còn tạo lập quỹ bằng cách khai thác các khoản đi vay, bán cổ phần. Quá trình tài chính bao gồm việc quản lý các hoạt động liên quan đến việc tạo lập và sử dụng các nguồn lực tài chính. H×nh 4.6.1. L­u ®å vÒ qu¸ tr×nh xö lý d÷ liÖu cña qu¸ tr×nh tµi chÝnh 4.4.3.1. Tổng quan về chu trình tài chính * Mục tiêu: quản lý tiền một cách hiệu quả; chi phí sử dụng vốn chấp nhận được; thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tư; lập dự toán lưu chuyển tiền. * Dữ liệu đầu vào (các chứng từ gốc) : chứng từ thanh toán qua bưu điện; giấy báo nợ; có của ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; dữ liệu về thị trường chứng khoán; dữ liệu về đầu tư, lãi suất; các hồ sơ dự án đầu tư của doanh nghiệp. * Dữ liệu đầu ra (báo cáo): thông tin trên báo cáo tài chính; dự toán về tiền; báo cáo đầu tư; báo cáo về các khoản nợ và lãi; tỷ suất tài chính; báo cáo kế hoạch tài chính hiện đại. 4.3.3.2. Mục tiêu của chu trình tài chính Quá trình tài chính chứa đựng rất nhiều mục tiêu bao gồm quản lý tiền hiệu quả, tối thiểu hoá chi phí sử dụng vốn, tối đa hoá thu nhập từ đầu tư, lập dự toán về tiền. Quản lý hiệu quả về tiền đòi hỏi phải thu hồi các khoản tiền càng nhanh càng tốt, sử dụng tiền hết sức cẩn thận và có hiệu quả. Để thu tiền nhanh chóng, hệ thống thông tin Th«ng tin b¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o tµi chÝnh kh¸c C¸c mÉu kÕ ho¹ch tµi chÝnh HÖ thèng qu¶n lý tiÒn mÆt D÷ liÖu më réng Dù to¸n tiÒn mÆt C¸c tËp tin kh¸c C¸c b¸o c¸o kh¸c 137 | P a g e kế toán của đơn vị có thể cung cấp thông tin hữu ích về điều khoản thanh toán các hoá đơn của khách hàng. Một trong những công cụ hỗ trợ việc thanh toán là hệ thống lock – box, công cụ này giúp doanh nghiệp kết nối với ngân hàng, ngân hàng có trách nhiệm thu hồi các khoản nợ của doanh nghiệp và báo lại cho doanh nghiệp bằng hệ thống điện tử hay giấy báo có cho đơn vị. Ưu điểm của hệ thống này là ngân hàng sẽ theo sát các khoản công nợ của doanh nghiệp và gửi thư cho khách hàng của doanh nghiệp hối thúc thanh toán. Thanh toán chuyển tiền điện tử là một cách thức quản lý tiền. Khi sử dụng kiểu thanh toán này đơn vị không cần viết các chứng từ thanh toán. Việc chuyển khoản sẽ được thực hiện bằng cách chuyển khoản từ máy tính. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay thanh toán lương cho nhân viên bằng hình thức này, phát lệnh chuyển tiền bằng máy tính để ra lệnh cho ngân hàng thanh toán thay vì sử dụng tiền mặt hiện nay. Về mặt thanh toán, mục tiêu đặt ra là phải quản lý tiền một cách hiệu quả, tiền được cân đối không để quá dư, và các khoản tiền nhàn rỗi phải được đầu tư một cách thông minh nhất. Một số nhà quản lý trong doanh nghiệp lớn thường đầu tư ccác khoản tiền thừa và ngắn hạn để nhanh chóng rút được khi cần thiết. Tối thiệu hóa chi phí sử dụng vốn là yêu cầu quan trọng bắt buộc nhà quản lý phải suy xét cần vay bao nhiêu và cần phát hành chứng khoán ra công chúng là bao nhiêu. Các nguồn vốn vay thường phải trả lãi, các khoản tài chính có được bằng cách phát hành cổ phiếu thì công ty phải trả cổ tức cho cổ đông. Giám đốc tài chính của các doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống hoạch định tài chính hiện đại để giúp tính toán, tìm ra sự cân đối giữa các nguồn tài chính sao cho chi phí sử dụng vốn là thấp nhất và hiệu quả nhất trong các chiến lược kinh doanh. Trong hệ thống này sẽ cung cấp thông tin từ những tính toán phức tạp so sánh, xem xét tỷ trọng vay, phát hành cổ phiếu hay cách huy động khác. Mục tiêu cuối cùng của quá trình tài chính là lập dự toán về lưu chuyển tiền. Các khoản thu được từ việc bán hàng cho các dòng thu dự toán, còn các khoản phải trả về mua vật liệu, tiền lương sẽ tạo ra các dòng chi dự án. Dự toán tiền sẽ tính toán nếu thiếu hụt các khoản tiền trong các khoản thời gian nào và cân huy động ra sao, nếu khoản tiền thừa theo dự đoán có thể đầu tư vào đâu có lợi nhất. 4.4.3.3. Dữ liệu đầu vào của chu trình tài chính 138 | P a g e Có rất nhiều dữ liệu đầu vào bắt đầu từ bên ngoài đơn vị như: chứng từ thanh toán qua bưu điện; giấy báo nợ; có của ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; dữ liệu về thị trường chứng khoán; dữ liệu về đầu tư, lãi suất tài chính… Ngân hàng sẽ giấy báo có, giấy báo nợ cho đơn vị. Giấy báo có được ngân hàng gửi cho đơn vị khi tiền tài khoản của đơn vị tăng lên, và gửi giấy báo Nợ để xác định rằng ngân hàng đã thanh toán cho đơn vị. Trong một số trường hợp ngân hàng từ chối việc thanh toán một số khoản séc của đơn vị, cuối tháng các séc này sẽ được in vào sổ phụ, dựa vào đây kế toán đơn vị sẽ đối chiếu giữa sổ phụ và các sổ của công ty từ đó tìm cách tìm ra nguyên nhân để xử lý các chênh lệch. Các khoản chênh lệch này phát sinh do có một số séc thanh toán đang được chuyển chưa hạch toán và tài khoản của ngân hàng, khách hàng thanh toán sai tài khoản, hay một số nguyên nhân khác… thậm chí đôi khi chênh lệch này là do lỗi trong quá trình hạch toán. Do tiền là tài sản có tính thanh khoản cao, nên hệ thống này sẽ giúp đơn vị kiểm soát và chống lại việc mất cắp. 4.4.3.4. Dữ liệu đầu ra của chu trình Cũng giống như các quá trình kinh doanh khác, chương trình tài chính cung cấp thông tin để ghi nhận vào sổ cái, định kỳ lập báo cáo tài chính. Ví dụ như doanh thu tài chính và chi phí tài chính, sẽ được theo dõi là có được thu tiền hay chưa. Hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp đơn vị theo dõi báo cáo công nợ, báo cáo đầu tư. Bên cạnh cung cấp các thông tin cho hệ thống sổ cái, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp đơn vị lập dự toán về tiền thể hiện các dòng tiền lưu chuyển trong đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán còn cung cấp nhiều báo cáo liên quan đến đầu tư và huy động nguồn vốn. Báo cáo đầu tư thể hiện những biến động đầu tư trong kỳ, cổ tức đã trả, lợi nhuận thu được. Báo cáo huy động nguồn thể hiện các khoản nợ mới, các khoản nợ cũ đã được thanh toán trong kỳ. Trong các báo cáo này thể hiện thời hạn thanh toán, lãi suất phải thanh toán, điều khoản thanh toán, kỳ thanh toán… Để quản lý hiệu quả, một số nhà quản lý còn sử dụng tỷ số phân tích. Các tỷ suất qaun trọng, tỷ suất tuần hoàn vốn đầu tư, tỷ suất nợ trên vốn chủ sở hữu…sẽ giúp nhà quản lý ra quyết định chiến lược huy động vốn. Báo cáo hoạch định tài chính hiện đại sẽ được tính toán, cung cấp các thông tin về tỷ số phân tích. Báo cáo này cũng giúp đưa ra các lựa chon cách huy động nguồn cho ngắn hạn và dài hạn phục vụ cho kế hoạch hoạt động của đơn vị. 139 | P a g e 4.4.4. Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt Khái niệm thị trường đặc biệt là khái niệm để chỉ các thị trường hay các ngành công nghiệp cung cấp các sản phẩm hay dịch vu riêng biệt. Có rất nhiều đơn vị kinh doanh thuộc loại thị trường này. Ví dụ công ty dịch vụ kế toán là công ty chuyên cung cấp về một loại dịch vụ chuyên biệt, hay cưa hàng bách hoá là trực thuộc ngành công nghiệp bán lẻ. Nhiều doanh nghiệp kinh doanh cùng một loại ngành nghề tạo thành thị trường hay nghề riêng biệt. Hay các công ty lớn tự tạo cho chính mình một sản phẩm hay dịch vụ chuyên biệt. 4.4.4.1. Nhu cầu thông tin kế toán chuyên biệt Các công ty trong thị trường chuyên biệt cũng cần nhiều thông tin kế toán như các công ty khác như doanh thu, mua hàng, hay các nguồn lực khác. Các đơn vị sản xuất cũng cần các thông tin về quá trình sản xuất. Các đơn vị trong các phân khúc thị trường chuyền biệt cũng cần cấu trúc thông tin khác. Bản chất của hoạt động kinh doanh là cần những thông tin đề điều hành đạt được hiệu quả và hiệu năng. Và hệ thống thông tin kế toán ngày càng được chuyên biệt hoá, nó không chỉ cung cấp thông tin phù hợp cho tổ chức mà còn giúp tổ chức chiếm giữ được vị trí trong các phân khúc thị trường quan trọng. ví dụ như trong ngành công nghiệp bán lẻ, thị trường phần mềm kế toán phải thay đổi thích ứng với các cửa hàng cho thuê đĩa VCD, DVD, cửa hàng bán thú chưng, hay cửa hàng chuyên bán hoa. Một số đơn vị có thể đòi hỏi nhiều thông tin hơn những phần mềm được đóng gói. Khi công nghệ ngày càng phức tạp, hệ thống thông tin kế toán phải nắm bắt được các thông tin với những cách thức mới. Hoạt động kinh doanh có thể sử dụng những thông tin này để làm lợi thế cạnh tranh. Ví dụ, trong những năm gần đây hệ thống kế toán chi phí đã được hỗ trợ bởi vi tính cho nên theo dõi các chi phí hiệu quả hơn. Điều này cho phép kiểm soát chi phí sát với các nguồn lực và hoạt động và khái niệm hệ thống chi phí dựa trên mức độ hoạt động ra đời. Bên cạnh việc hỗ trợ cắt giảm chi phí, còn giúp phân bổ chi phí chính xác hơn, hay giúp cho việc chi tiết hoá các khoản phải trả cho từng khách hàng thay vì chỉ là một con số ghi tổng cộng. Các công ty cung cấp dịch vụ có thể dựa vào hệ thống thông tin kế toán để tính chí phí dịch vụ theo thời gian sử dụng cho từng khách hàng. Điều này sẽ đảm bảo là các khách hàng chỉ phải trả các chi phí chính xác hơn, làm tăng độ hài lòng của khách hàng đối với công ty. 140 | P a g e Hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin tài chính và kinh tế cho các nhà quản lý và bên ngoài doanh nghiệp. Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc thông tin đồng nhất, có thể cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ, trong việc lập báo cáo tài chính, bên cạnh đó hệ thống thông tin kế toán còn giúp hỗ trợ thông tin cho những đơn vị trong thị trường chuyên biệt. Ví dụ trong ngành công nghiệp bán lẻ, các mặt hàng sẽ được theo dõi ngay, hệ thống sẽ theo dõi thông tin ngay khi nó phát sinh bằng các sản phẩm được dán các mã vạch, khi bán chúng được đưa qua máy quét các nghiệp vụ như doanh thu, giá vốn hàng tồn kho sẽ được ghi nhận ngay khi phát sinh. Các thẻ khuyến mãi khi được đưa vào máy quét sẽ ghi nhận ngay nghiệp vụ làm giảm doanh thu. Các thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý thường ít có dạng thông tin chuẩn hoá, vì nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung để thiết lập các thông tin trên báo cáo quản trị. Do đó hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập và cung cấp các thông tin yêu cầu để ra quyết định quản lý. Ví dụ trong ngành bán lẻ thì doanh thu và chi phí là thông tin rất cần thiết để đưa ra quyết định mua từ nhà cung cấp nào. Còn đối với ngành xây dựng thì nhà quản lý cần các thông tin về chi phí phục vụ cho việc đấu thầu các dự án, họ cũng cần các thông tin về chi phí thực tế so sánh với chi phí dự tính trong thiết kế nhằm tính được lợi nhuận mục tiêu. 4.4.4.2. Một số ví dụ về hệ thống thông tin kế toán cho ngành công nghiệp chuyên biệt Các đơn vị hoạt động trong thông tin chuyên biệt cần hỗ trợ hệ thống thông tin kế toán có thể là: các dịch vụ chuyên môn hoá, tổ chức phi lợi nhuận, chăm sóc sực khỏe, bán lẻ, xây dựng, hành chính sự nghiệp, ngân hàng hay dịch vụ tài chính, bệnh viện. Trong phần này sẽ lấy ví dụ một số tổ chức hoạt động chuyên biệt đòi hỏi các yêu cầu thông tin từ hệ thống thông tin kế toán. 1. Tổ chức dịch vụ chuyên môn hoá Là các công ty được thành lập để cung cấp một dịch vụ đặc biệt cho khách hàng, các dạng dịch vụ đặc biệt được coi là chuyên môn hoá là vì các nhân viên cung cấp được đào tạo đặc biệt. Ví dụ các công ty dịch vụ kế toán, kiến trúc sư, luật sư, tư vấn tâm lý... So sánh với những công ty cung cấp hàng hoá hữu hình (ví dụ như công ty sản xuất ôtô) thì các công ty cung cấp dịch vụ chuyên biệt có những điểm khác biệt đăc trưng như sau: (1) không có hàng hoá tồn kho, (2) nhấn mạnh tính chuyên nghiệp của nhân 141 | P a g e viên, (3) rất khó đánh giá về số lượng và chất lượng của dịch vụ cung cấp, (4) là quy mô nhỏ. Cho dù có những đặc tính riêng nhưng các công ty này thường có những thị trường riêng, ví dụ những công các công ty tư vấn kế toán thường có hàng trăm đối tác và các văn phòng trên thế giới (KPMG, Ernst & Young). Do đặc tính không có hàng tồn kho cho nên hệ thống AIS không được yêu cầu theo dõi hàng tồn kho. Và hệ thống ERP hay JIT sẽ không thích hợp cho các đơn vị không sản xuất hay kinh doanh sản phẩm hữu hình. Nhưng lại cần những thông tin về thời gian phục vụ của các nhân viên để tính chi phí và in hoá đơn cho khác hàng. Thời gian phục vụ và in hoá đơn sẽ được tính cùng lúc cho hệ thống chi phí giá thành theo từng công việc. Thời gian sẽ được ghi nhận cho từng khách hàng và từng nhân viên thực hiện. Hai dữ liệu đầu ra chính của quá trình chính là: (1) hoá đơn chi tiết cho từng khách hàng, (2) ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên. Ví dụ như, hoá đơn in cho khách hàng sẽ thể hiện chi tiết các giờ nhân viên công ty làm việc và số tiền phải trả. Ví dụ như khách hàng của công ty kiểm toán phải trả tiền cho trợ lý kiểm toán viên, kiểm toán viên, hay partner trong thời gian kiểm toán. Ngòai các thời gian làm việc được tính lương, hệ thống AIS còn tính các chi phí khác trên hoá đơn, các chi phí này bao gồm các cuộc gọi, thư, fax, bản copy, hay chi phí hỗ trợ nhân viên. Giờ làm việc là thông tin rất quan trọng trong các công ty cung cấp dịch vụ. Ví dụ, trong các công ty luật, các nhân viên mới thường có các sức ép rất lớn về việc ghi nhận thời gian làm việc. Các giờ làm việc của nhân viên thường tính vào chi phí thanh toán cho khách hàng. Những thời gian không được tính chi phí như thời gian huấn luyện, tiếp thị, nghiên cứu. Mặc dù các hoạt động trên là cần thiết, nhưng lại không liên quan trực tiếp đến doanh thu của công ty luật, do đó để tạo lợi nhuận chỉ là những thời gian làm việc cho khách hàng. Hệ thống theo dõi thời gian cần theo dõi chi tiết thời gian cho từng nhân viên theo nhiều cách. Các ghi nhận thời gian có thể thay đổi theo từng công ty. Một số công ty tính đơn vị thời gian khoảng mười lăm phút một lần. Một số công ty luật lại tính khoảng thời gian làm việc là sáu mươi phút một lần, vì thời gian là tiền phải thanh toán nên phải ghi nhận chi tiết và chính xác. Bản chất đặc thù về hoạt động của mỗi công ty sẽ quyết định đến nhu cầu thông tin. Đối với công ty tư vấn luật thì hệ thống kế toán cung cấp các cơ sở dữ liệu về khách 142 | P a g e hàng hiện thời nhằm tránh những xung đột về lợi ích với khách hàng. Còn đối với doanh nghiệp thiết kế xây dựng, hệ thống kế toán được sử dụng để cung cấp các thông tin về chi phí ước tính để đấu thầu. Như vậy, dạng kinh doanh đặc thù của đơn vị sẽ quyết định đến nhu cầu thông tin của công ty đó. 2. Các tổ chức phi lợi nhuận Các tổ chức phi lợi nhuận hoạt động khong vì mục đích lợi nhuận sự tồn tại của các tổ chức này nhằm cung cấp các dịch vụ bảo vệ hay công lập, bảo tàng, nhà thờ, đơn vị hành chính sự nghiệp. Các đặc tính riêng của tổ chức phi lợi nhuận là hoạt động dựa trên nhân viên chuyên nghiệp và tình nguyện viên, không bị tác động bởi thị trường, đôi khi phục vụ cho mục đích chính trị. Cũng như các công ty hoạt động trên thị trường chuyên biệt, các tổ chức phi lợi nhuận cũng cần hệ thống kế toán để ghi nhận những thông tin đặc thù. Ví dụ như ghi nhận số sinh viên đang theo học trong trường đại học, thứ hạng học lực, tình hình sức khoẻ hay những thông tin đặc thù khác đòi hỏi của bộ giáo dục. Hay đối với tổ chức tôn giáo cũng cần theo dõi về số người tham gia và các khoản đong góp tự nguyện. Hay đối với các cơ quan hành chính sự nghiệp của Nhà nước (một dạng tổ chức phi lợi nhuận ở quy mô lớn) cũng cần theo dõi các tài sản được giao và khấu hao chúng như thế nào. Nhìn chung, nếu thiếu đi mục đích lợi nhuận cũng ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin của hệ thống thông tin kế toán. Các chuẩn mực kế toán cúng ít hướng dẫn các thông tin được tổ chức báo cáo cho bên ngoài như thế nào. Tuy nhiên, các báo cáo phục vụ cho nhu cầu nội bộ lại tập trung vào các quỹ của đơn vị hơn là các khoản thu nhập. Hệ thống thông tin kế toán theo dõi các quỹ đơn vị tập trung vào việc phân phối các nguồn tài chính như thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức đặt ra. Việc sử dụng các quỹ cũng được giới hạn theo mục đích hoạt động (ví dụ như quỹ được quyên góp để trao học bổng cho sinh viên). Để tránh được những khác biệt khi báo cáo cho nội bộ và báo cáo bên ngoài, hệ thống thông tin kế toán được thiết kế sao cho có thể dung hoà được sự khác nhau của các mục đích thông tin và cấu trúc tổ chức thông tin. Mặc dù các tổ chức phi lợi nhụân không sử dụng thước đo về lợi nhuận để đánh giá hoạt động, và hoạt động trong môi trường không cạnh tranh như các tổ chức doanh nghiệp vì lợi nhuận, do đó thiết lập các cơ cấu về đánh giá hoạt động được đề ra. Hệ thống thông tin kế toán thường tập trung vào các hoạt động theo kế hoạch, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu qủa hoạt động. Nhiều cơ quan hành chính sự nghiệp thuê các chuyên gia thiết lập các dự án báo gồm dự án hoạt động, hoạt động trong tương lai và 143 | P a g e các thước đo để đánh giá khi so sánh với hoạt động thực tế. Một trong những khó khăn của các tổ chức phi lợi nhuận là thiếu thước đo về tiền tệ để đánh giá, để khắc phục các nhà quản lý thường đưa ra thước đo đánh giá quá trình hoạt động để bổ sung đánh giá (thước đo phi tiền tệ). Ví dụ trong đơn vị công an, thước đo quá trình là số lượng các vụ bắt giữ, giảm tỷ lệ tội ác, trong trường đại học thì thước đo quá trình là số sinh viên tốt nghiệp hàng năm. Bài tập: Bài 1: công ty Kim Lan là một công ty chuyên bán các loại gỗ dùng cho gia đình và cho xây dựng, công ty có các thủ tục bán hàng như sau: 1. Khách hàng mô tả với một nhân viên bán hàng về kích cỡ và số lượng các tấm gỗ cần mua 2. Nhân viên bán hàng ghi chép lại các mô tả mặt hàng vào một phiếu bán hàng, tính tổng tiền và thu tiền khách hàng. 3. Thủ kho lấy gỗ từ trong kho và chuyển lên xe của khách hàng. Nếu khối lượng hàng là lớn và nếu khách hàng yêu cầu, công ty sẽ vận chuyển hộ số hàng này. Yêu cầu: Nêu và giải thích một số vấn đề cần phải quan tâm trong việc thiết kế và sử dụng chứng từ bán hàng để tạo thuận lợi cho công ty Kim Lan kiểm soát hàng tồn kho và tiền thu từ bán hàng. Bài giải Vấn đề Giải thích Phiếu bán hàng phải ghi mã số hàng hoá thay vì ghi chép các mô tả mặt hàng Vì có nhiều mặt hàng có qui cách, màu sắc, chất liệu... rất giống nhau Phiếu bán hàng phải thêm 1 liên và liên này dùng để 1 nhân viên khác thu tiền Vừa lập phiếu vừa thu tiền có khả năng nhân viên thu tiền sẽ lấy đi số tiền và lập lại phiếu khác để che dấu hành vi lấy trộm Phiếu bán hàng phải được đánh số trước và kiểm soát liên lưu trong sổ phiếu bán hàng Nếu không đánh số trước, phiếu bán hàng có thể bị đánh cắp để lấy hàng một cách hợp lệ Phiếu bán hàng phải thêm 1 liên nữa sau khi thu tiền, nhân viên thu tiền sẽ chuyển phiếu này sang kho, làm cơ sở xuất hàng Nếu không sẽ có thể dẫn đến việc giao hàng cho khách chưa thanh toán tiền hàng 144 | P a g e Phiếu bán hàng chuyển sang kho nên có 2 liên, liên 1 cho nhân viên kho đóng kiện và 1 cho nhân viên giao hàng Trường hợp hàng giao cho khách, phiếu cho người giao hàng ngoài mục đích đối chiếu với phiếu của khách hàng còn dùng để xuất trình cho các cơ quan chức năng Phiếu bán hàng cần có thêm phần xác nhận đã nhận đủ hàng của khách hàng Vì phiếu bán hàng vừa thu tiền vừa là phiếu giao hàng. Bài 2: Công ty Nghĩa Phát có ba nhân viên tại văn phòng. Họ phải thực hiện những chức năng sau: 1. Ghi sổ tổng hợp 2. Ghi sổ chi tiết tài khoản phải tra người bán 3. Ghi sổ chi tiết tài khoản phải thu của khách 4. Lập séc thanh toán cho người bán để trình ký 5.Ghi nhật ký chi tiền 6. Ghi nhận hàng bán bị trả lại à giảm giá hàng bán 7. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng 8. Nhận và nộp tiền công nợ khách hàng thu được vào ngân hàng Yêu cầu: a. Liệt kê 4 cặp chức năng không được thực hiện bởi cùng một nhân viên. b. Hãy chỉ ra một cách sắp xếp công việc phù hợp nhất. Giả sử thời gian để thực hiện công việc đối chiếu sổ phụ ngân hàng, ghi nhận hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán là không đáng kể, các chức năng khác đều tốn thời gian như nhau. Các nhân viên đều có thể đảm nhận các công việc trên và năng lực của họ là tương đương. Bài giải: a. 1 và 2 (nguyên tắc tách biệt kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp) 1 và 3 (nguyên tắc tách biệt ghi chép và giữ tài sản) 2 và 8 (nguyên tắc tách biệt ghi chép và giữ tài sản) 1 và 5 (nguyên tắc tách biệt kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp). b. A B C 1 2 5 4 3 8 7 6 145 | P a g e Bài 3: Công ty Hoàng Thanh là một công ty sản xuất có quy mô nhỏ ở TP.HCM. Công ty có một nhà máy và 50 công nhân sản xuất. Các công nhân được trả lương theo tuần. Một tuần một lần, các quản đốc ở các phân xưởng trong nhà máy gửi cho nhân viên tính lương các chứng từ sau: - Bảng chấm công đã được quản đốc phân xưởng ký - Danh sách công nhân được tuyển dụng và sa thải bởi quản đốc phân xưởng. Nhân viên tính lương đối chiếu bảng chấm công với các thẻ thời gian sau đó ký séc thanh toán lương. Các tờ séc được cho vào phong bì và gửi cho quản đốc phân xưởng. Quản đốc sau đó gửi đến từng công nhân. Yêu cầu: Chỉ ra những yếu kém trong kiểm soát nội bộ đối với hệ thống tiền lương ở công ty này. Cần khắc phục những yếu kém như thế nào? Yếu kém Khắc phục Công nhân được tuyển dụng, sa thải, chám công và nhận tiền lương chỉ do quản đốc phân xưởng thực hiện +Tuyển dụng và sa thải công nhân nên do 1 bộ phận khác thực hiện. + Tiền lương công nhân không đưa qua trung gian quản đốc phân xưởng Nhân viên tính lương ký séc thanh toán lương Tách biệt người tính lương và người ký séc thanh toán lương. Bài 4: Công ty Thạch Thảo có vật liệu lớn là các linh kiện điện tử được để trong các kho có khoá bảo vệ. Kho có 1 người trưởng kho và 4 nhân viên. Vật liệu sẽ được xuất kho theo giấy viết tay hoặc lệnh miệng của các quản đốc phân xưởng. Do không có ghi nhận thường xuyên các nghiệp vụ nhập xuất kho nên hàng tháng các nhân viên kho phải có thủ tục kiểm kê để xác định số tồn kho. Sau đó trưởng bộ phận xuất kho đối chiếu số lượng đó với mức bổ sung hàng tồn kho đã xác định trước. Nếu thấp hơn, người này sẽ lập 1 phiếu đề nghị vật liệu gửi cho kế toán chi tiết phải trả người bán. Kế toán sẽ lập đơn đặt hàng ghi số lượng đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp. Khi vật liệu về kho, nhân viên kho sẽ nhận hàng, xác định chủng loại, số lượng và đối chiếu với giấy giao hàng của người bán. Các hoá đơn của người bán được lưu trữ ở kho theo ngày, như là báo cáo nhận hàng. Yêu cầu: cho biết các yếu kém về kiểm soát nội bộ và đưa ra các kiến nghị cải tiến cần thiết về mua hàng, nhận hàng, lưu kho và xuất vật liệu. Yếu kém Khắc phục Vật liệu được xuất kho theo giấy viết Phải có chứng từ ký xác nhận của quản 146 | P a g e tay hoặc lệnh miệng của các quản đốc phân xưởng đốc phân xưởng Không ghi nhận thường xuyên các nghiệp vụ nhập xuất kho Ghi sổ ngay sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập/ xuất Nhân viên kho phải có thủ tục để xác định số tồn kho Phải tiến hành kiểm kê số tồn kho hàng tháng, có chứng kiến của kiểm toán viên Kế toán lập đơn hàng và gửi đến nhà cung cấp Tách biệt chức năng đặt hàng khỏi chức năng theo dõi thanh toán Khi vật liệu về kho, nhân viên kho sẽ nhận hàng, xác định chủng loại, số lượng và đối chiếu với giấy giao hàng của người bán Nhân viên kho phải đối chiếu thêm với đơn đặt hàng Hoá đơn của người bán được lưu trữ ở kho theo ngày, như là báo cáo nhận hàng Hoá đơn của người bán không thay thế báo cáo nhận hàng và không lưu tại kho Bài 6: Trong các thủ tục kiểm soát sau đây, hay phân biệt thủ tục kiểm soát nào là thủ tục (1) kiểm soát ngăn ngừa, (2) thủ tục kiểm soát phát hiện, (3) kiểm soát sửa sai: a. Hoán đổi luân phiên công việc của nhân viên b. Mở hồ sơ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn bán hàng ở tài khoản phải thu cho tưng khách hàng. c. Phục hồi các hư hỏng của dữ liệu d. Phân công phân nhiệm một cách đầy đủ đối với các nhân viên phụ trách ở mỗi bộ phận kế toán e. Kiểm kê hàng tồn kho và xử lý chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ thực tế khi kiểm kê f. Kiểm tra cẩn thận quá trình làm việc cũng như chứng chỉ bằng cấp của các ứng viên nộp hồ sơ xin việc vào công ty. g. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng h. Chứng từ được lập làm nhiều liên và lưu ở nhiều bộ phận khác nhau i. Vận hành chương trình ghi nhận tất cả các hoạt động của hệ điều hành và của từng máy tính đang được sử dụng. Bài giải: 147 | P a g e Thủ tục Dạng a 1,2 c 3 e 2,3 g 2,3 i 2,3 b 1 h 1,2 d 1 f 1,2 Bài 6: Thủ tục kiểm soát chung nào là hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận hay sai sót sau: a. Nhân viên bán hàng thu 500.000 đ từ tiền bán hàng cho khách và bỏ túi để tiêu xài b. Lúc nửa đêm, thủ kho lấy hàng trong kho và chuyển về nhà. Khi hàng trong kho trở nên thiếu hụt một cách rõ ràng, nhân viên này đổ lỗi cho bô phận nhận hàng là không giao đủ hàng về kho. c. Một nhân viên trong bộ phận nhân sự lập ra một nhân viên “ma”, khi séc lương được nhận từ thủ quĩ, nhân viên này lấy tờ séc đó và đến ngân hàng để rút tiền. d. Một bút toán điều chỉnh có giá trị lớn, bút toán này có liên quan đến tiền, tài khoản phải thu và hàng tồn kho e. Nhân viên kế toán phải trả lập và trình lên một hoá đơn mua hàng từ một nhà cung cấp giả mạo, thực ra là mẹ của nhân viên này, sau đó viếc séc thanh toán và gửi về địa chỉ của mẹ anh ta f. Một số nhân viên khai khống giờ làm việc khi ghi vào thẻ để nhận thêm tiền làm việc ngoài giờ Gian lận Ngăn chặn Phát hiện a Giám sát Đối chiếu tổng tiền thu với báo cáo thu tiền của máy tính tiền vào cuối mỗi ca 148 | P a g e b Bảo vệ giám sát cổng Kiểm kê; Đối chiếu chứng từ nhận hàng với phiếu nhập kho c Kiểm tra danh sách nhân viên với trưởng các cán bộ phụ trách Điểm danh, kiểm diện nhân viên d Mọi điều chỉnh trên sổ phải có biên bản/ chứng từ có ký duyệt của kế toán trưởng/ trưởng phòng tài vụ... Kiểm tra các chứng từ liên quan đến các bút toán điều chỉnh có giá trị lớn. Đối chiếu sổ tài khoản tiền với sổ quỹ, TK hàng tồn kho vói thẻ kho và TK phải thu của khách với bản đối chiếu công nợ. e Bất kiêm nhiệm kế toán phải trả viết và gửi séc thanh toán Kiểm soát hoá đơn: Phải có đơn đặt hàng. Séc phải kiểm tra chứng từ nhập kho, đơn hàng f Thông đạt chính sách, thẻ thời gian phải có ký duyệt của trưởng bộ phận Kiểm tra thẻ thời gian với tổng số giờ trong thẻ thời gian công việc. Bài 7: Trong môi trường tin học hoá, thủ tục kiểm soát ứng dụng nào là hữu hiệu để ngăn chặn, giảm thiểu, hay phát hiện những sai phạm sau: a. Nhân viên kế toán tiền lương khi nhập vào thời gian làm việc trong tuần của một công nhân vào trong phần mềm, thay vì nhập 49 h đã nhập là 94 h b. Nhân viên bán hàng đã nhập sai mã hàng khi lập lệnh bán hàng cho một đơn đặt hàng c. Kế toán nhập đã nhập sai ký tự r thay vì nhập số 4 trên một ô nhập liệu khi khai báo khách hàng mới. d. Nhân viên bán hàng từ máy tính cá nhân đã truy nhập vào mạng LAN của công ty, truy cập vào máy chủ có chứa các dữ liệu về tiền lương và in ra danh sách lương của các nhân viên. e. Nhân viên kế toán vô tình nhập số 820015 thành 820510 f. Một lệnh bán hàng được mã hoá với mã của một khách hàng không có thực. Lỗi này chỉ được phát hiện trong quá trình cập nhật dữ liệu, chương trình không tìm được một tập tin chính nào phù hợp với dữ liệu được cập nhật. g. Kế toán ghi nợ 50 triệu vào tài khoản tài sản cố định nhưng quên nhập vào số hiệu tài khoản và số phát sinh bên có. 149 | P a g e h. Trong quá trình cập nhật tập tin hàng tồn kho, một nghiệp vụ bán hàng với số lượng bị nhập sai đã làm cho số dư hàng tồn kho bị âm i. vào ngày 07/09/2009.nhân viên kế toán lập một hoá đơn ghi ngày 07/02/2007, hoá đơn này được gửi đến bộ phận xử lý dữ liệu. Bài giải: Sai phạm Thủ tục kiểm soát a Kiểm tra giới hạn dữ liệu của trường “Giờ công” b Giá trị mặc định cho mã hàng (chọn thay vì nhập)+ Kiểm tra tính có thực c Kiểm tra kiểu dữ liệu d Kiểm tra quyền truy cập hệ thống e Kiểm tra số tổng f Kiểm tra tính toàn vẹn+ tính có thực g Kiểm tra tính đầy đủ h Kiểm tra số tổng i Kiểm tra tính có thực Bài 8. Trong một cuộc kiểm toán gần đây, công ty ABC đã tìm ra một vấn đề khá nghiêm trọng liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Thiệt hai ước tính từ vấn đề này là 100.000.000 đ với rủi ro là 5%. Có hai thủ tục kiểm soát được đề nghị để hạn chế rủi ro. Thủ tục A có chi phí là 20.000.000 đ có thể giảm rủi ro xuống còn 2%. Thủ tục B có chi phí là 30.000.000 đ có thể giảm rủi ro xuống còn 1%. Nếu áp dụng cả hai thủ tục A và B cùng lúc rủi ro giảm xuống còn 1%. Yêu cầu: Tính thiệt hại nếu chỉ áp dụng thủ tục A, áp dụng thủ tục B, áp dụng cả hai thủ tục. Công ty sẽ lựa chọn như thế nào? Bài giải: Thiệt hại khi rủi ro 1%: 100.000.000đ : 5 = 20.000.000đ -Nếu áp dụng thủ tục A thì mất 2000.000 đ chi phí. Rủi ro sẽ giảm xuống còn 2%: Rủi ro kỳ vọng sẽ là: 20.000.000 x2 = 40.000.000 đ Khi đó doanh nghiệp sẽ mất một khoản: 20.000.000 + 40.000.000 = 60.000.000đ 150 | P a g e -Nếu áp dụng thủ tục B thì mất 30.000.000 đ rủi ro sẽ giảm xuống còn 1%. Rủi ro kỳ vọng sẽ là: 20.000.000 x 1% = 20.000.000đ Doanh nghiệp sẽ mất một khoản: 20.000.000 + 30.000.000 = 50.000.000 đ - Nếu áp dụng cả 2 thủ tục doanh nghiệp sẽ mất một khoản là 50.000.000 đ và rủi ro kỳ vọng sẽ là: 20.000.000 x 0,1 = 2.000.000 đ Doanh nghiệp sẽ mất một khoản là: 2.000.000 + 5.000.000 = 52.000.000 đ Vậy doanh nghiệp nên áp dụng biện pháp kiểm soát B. Bài tập chương 2. Bài tập 1: Các thủ tục trong một hệ thống kế toán chi phí được xử lý thủ công ở công ty sản xuất Lan Anh được mô tả như sau. Một phiếu yêu cầu dịch vụ được bộ phận sản xuất lập làm hai liên. Liên thứ 2 được chuyển đến bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên thứ 1 lưu tại bộ phận sản xuất. Tại bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên thứ 2 của phiếu yêu cầu dịch vụ được sử dụng để lập thủ công phiếu yêu cầu công việc gồm 4 liên. Liên thứ 4 của phiếu yêu cầu công việc được chuyển sang cho bộ phận sản xuất để sau này làm cơ sở đối chiếu. Liên thứ 3 được lưu tại bộ phận sửa chữa và bảo trì cùng với liên 2 của phiếu yêu cầu dịch vụ. Nhân viên bộ phận này ghi chép thủ công số lượng nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cũng như thời gian lao động cần thiết lên liên thứ 2 và thứ 1 của phiếu yêu cầu công việc. Khi phiếu yêu cầu công việc được hoàn tất, liên thứ 1 được lưu tại bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên thứ 2 được gửi đến bộ phận kế toán. Nhân viên phòng kế toán hoàn tất việc ghi nhận chi phí chi tiết trong liên thứ 2 của phiếu yêu cầu công việc và sau đó lập một báo cáo tổng hợp các yêu cầu dịch vụ gồm 3 liên. Liên thứ 1 được chuyển sang bộ phận sản xuất, liên thứ 2 được chuyển đến bộ phận sửa chữa và bảo trì. Liên thứ 3 được lưu tại bộ phận kế toán. Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các thủ tục đã nêu. Bài tập 3: Công ty Kế Tin sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang phòng kế toán. Tại phòng kế toán, hoá đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ công trên cơ sở lệnh bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng, hoá đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng được đính kèm với hai liên của phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận giao hàng. Một liên của hoá đơn được giao cho khách hàng. Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng kế toán theo số đơn đặt hàng. 151 | P a g e Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên Bài tập 4: Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty Hfone được quản lý như sau: Nhân viên nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của khách hàng. Các chứng từ này được gửi đến phòng quỹ. Tại đây, thủ quỹ căn cứ vào các séc lập giấy nộp tiền gồm 2 liên. Liên thứ 1 của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào ngân hàng. Liên thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ 1 của bảng kê tổng hợp tiền thu kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ qũy, sắp xếp theo ngày nộp tiền. Liên thứ 2 của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu của khách hàng. Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số khách hàng. Yêu cầu: vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên Bài 5 Công ty sản xuất bánh kẹo Mạnh Cường có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu (4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê duyệt. Sau khi chuyển sang bộ phận quản lý phân xương để phê duyệt. Sau khi được duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến kho. Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ kho. Nhân viên này gửi liên thứ 1 của phiếu yêu cầu nguyên liệu cùng với nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế toán chi phí. Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu tại kho theo số thứ tự. Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên. Bài 6: Công ty Kim Hưng sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được chuyển cho phòng kế toán để lập hoá đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên). Một liên của lệnh bán hàng được gửi cho khách hàng để hồi báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho khách hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp. Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu cho hệ thống trên.