Bài giảng chương 1: Hệ thống thông tin kế toán

GV: NGUYỄN THANH TÙNG •Họ tên: Nguyễn Thanh Tùng •Email: tungnt2104@gmail.com •Blog: www.faa.edu.vn/nguyenthanhtung GIẢNG VIÊN :
Tên học phần Hệ Thống Thơng Tin P1
Mã học phần 1113272013
Số tín chỉ 3(2,1,3)
Trình độ Cho sinh viên năm thứ 2
Phân bố thời gian ◦ Lý thuyết 2 ◦ Thực hành 1 ◦ Tự học 3
Muʖʖʖʖc tiêu cuɼɼɼɼa học phần ? ◦ Ứng dụng Microsoft Excel để hỗ trợ tốt cơng tác kế tốn. ◦ Xây dựng được một hệ thống thơng tin kế tốn trên nền tảng Microsoft Excel 2010.
Mơ taɼɼɼɼ văɴɴɴɴn tăɴɴɴɴt nơʖʖʖʖi dung học phần ◦ Sinh viên sẽ được thực tập những bài tập mang tính thực tế như: Báo cáo tiền lương, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo thu chi, báo cáo cơng nợ và các báo cáo tài chính. ◦ Hướng dẫn sử dụng và lập báo cáo thuế trên phần mềm HTKK.
Tài liệu học tập ◦ Sách, giáo trình chính
Hệ thống thơng tin kế tốn P1, Khoa Kế tốn – Kiểm tốn ◦ Tài liệu tham khảo
Các trang web về Excel và kế tốn
www.giaiphapexcel.com
www.webketoan.vn
Thi và kiểm tra - Kiểm tra thường xuyên - Thi kết thúc thực hành - Thi kết thúc học phần
Thang điêɼɼɼɼm thi: theo quy chế hiện hành
Các DN ngày nay đề cĩ ứng dụng CNTT trong quản lý
Người làm kế tốn phải biết CNTT Kế tốn Tài chính Kế tốn Quản trị Kiểm tốn Thuê ngồi (Outsourcing) Tuyển dụng Nhân sự kế tốn Giao thoa giữa Kế tốn & CNTT
Kiến thức về kế tốn ◦ Phải nắm vững Nguyên lý kế tốn. ◦ Vận dụng kiến thức kế tốn doanh nghiệp, kiến thức thuế vào Excel.
Kiến thức về Excel ◦ Các thao tác với bảng tính ◦ Cơng thức, hàm trong Excel ◦ Xử lý dữ liệu trong Excel ◦ Macro Tham dự từ 80% các buổi học lý thuyết Tham dự 100% các buổi học thực hành Mang theo máy tính xách tay khi học (nếu cĩ) Ơn lại nội dung bài cũ, xem trước bài mới ðặt ra những câu hỏi xây dựng bài Làm đầy đủ các bài tập do giảng viên giao về
Chương 1: Tổng quan về MS Excel (9t)
Chương 2: Kế tốn Tiền lương (3t)
Chương 3: Kế tốn TSCð (1t)
Chương 4: Ghi nhận các NVKT phát sinh (5t) ◦ Xây dựng các DM phản ánh các đối tượng kế tốn ◦ Ghi nhận số dư đầu kỳ vào các Danh Mục ◦ Xây dựng sheet Nhật ký dữ liệu
Chương 5: Lập sổ sách (3t)
Chương 6: Lập báo cáo thuế (3t)
Chương 7: Lập Báo cáo tài chính (5t)
Chương 8: Lập Báo cáo quản trị (1t) 1. Thao tác với bảng tính 2. Cơng thức và hàm trong Excel 3. Xử lý dữ liệu trong Excel 4. Macro
Thao tác nhập liệu (nhập theo dịng)
Lập cơng thức Excel
Sao chép đặc biệt (Paste Special)
ðịnh dạng dữ liệu
ðịnh dạng theo điều kiện (Conditional Formatting)
Xử lý dịng, cột, sheet
Thiết lập Freeze Panes
Bảo vệ bảng tính (Protect Sheet)
All: sao chép tất cả
Formulas: cơng thức
Values: giá trị
Formats: định dạng
Comments: ghi chú
Validation: qui định kiểu dữ liệu nhập vào
Transpose: chuyển đổi dịng – cột
ðịnh dạng theo điều kiện: ◦ Theo giá trị trong ơ ◦ Theo cơng thức điều kiện
Bước 1: chọn ơ làm mốc: từ dịng này hết, từ cột này  hết được cuộn. (cho chạy)
Bước 2: vào View/ Freeze Panes
Bước 1: Format/Cells  Protection
Bước 2: File/Protect Workbook/Protect Current Sheet Protect Workbook/Protect Current Sheet Format Cells  Protection 1. Khái niệm hàm 2. Hàm do người dùng tự định nghĩa 3. Các hàm thơng dụng trong Excel 4. Cơng thức mảng 5. Gỡ rối cơng thức (Evaluate Formula)
Cơng thức là một biểu thức định nghĩa cách mà một ơ liên kết với các ơ khác.
Hàm là cơng thức được xây dựng sẵn để thực hiện các tính tốn thơng dụng trên dữ liệu. Ví dụ =Today(), Now(), Rand() hàm khơng cĩ đối số =If(A1>=5,”ðạt”,”Rớt”) hàm cĩ 3 đối số
Các hàm về số
Các hàm về chuỗi
Các hàm về luận lý
Các hàm điều kiện
Các hàm dị tìm
Các hàm tra cứu thơng tin Lỗi Giải thích #DIV/0! Trong cơng thức cĩ phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ơ rỗng #NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Cơng thức tham chiếu đến ơ mà cĩ dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm khơng cĩ kết quả #NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này khơng cĩ phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương #REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ơ tham chiếu trong hàm bị xĩa #VALUE! Cơng thức tính tốn cĩ chứa kiểu dữ liệu khơng đúng ðịa chỉ tương đối ðịa chỉ tuyệt đối ðịa chỉ hỗn hợp
INT(number)
MOD(số bị chia, số chia)
MAX(number1, number2,…)
MIN(number1, number2,…)
ROUND(number, num_digits)
AVERAGE(number1, number2, …)
SUM(number1, number2,…)
VALUE(text)
LEFT(chuỗi, số ký tự)
RIGHT(chuỗi, số ký tự)
MID(chuỗi, ký tự bắt đầu, số ký tự)
UPPER(chuỗi)
LOWER(chuỗi)
PROPER(chuỗi)
TRIM(chuỗi)
LEN(chuỗi)
AND(logical1, logical2, …)
OR(logical1, logical2, …)
NOT(logical)
IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
COUNTIF(khối dữ liệu, điều kiện đếm)
SUMIF(cột điều kiện, điều kiện tính tổng, cột tính tổng)
VLOOKUP(trị dị, bảng dị, cột tham chiếu, [cách dị])
HLOOKUP(trị dị, bảng dị, dịng tham chiếu, [cách dị])
MATCH( trị dị, bảng dị, cách dị)
INDEX(bảng tra, vị trí hàng, vị trí cột)
Cơng thức mảng là các cơng thức làm việc với các mảng, thay vì làm việc với các số riêng rẻ, như là các đối số trong cơng thức.
Cú pháp cơng thức mảng đơn giản: ={HamMucTieu((biểu thức đk1)* (biểu thức đk2) *…* cột tính tốn)} Cơng thức mảng kết thúc bằng lệnh Ctrl + Shift + Enter. Lúc này Excel sẽ tự động thêm vào cơng thức cặp dấu { }. Nếu trong cơng thức cĩ nhiều hơn 1 mảng thì các mảng phải bằng nhau. B1: Chọn cơng thức cần kiểm tra, đánh giá. B2: Vào menu Formulas  Evaluate Formula Sort Data Filter Data Validation PivotTable Data  Sort & Filter  Filter Điều kiện trích lọc Ví dụ: Lọc ra những người cĩ điểm trung bình >5 và < 6.5 Data  Sort &Filter Advanced Vùng dữ liệu Vùng điều kiện Vị trí copy dữ liệu đến Data  Sort &Filter Advanced
Cơng dụng:  Giới hạn dữ liệu  Thơng báo khi nhập sai Data/Data Tools/Data Validation Tại Tab Setting. Mục Allow chọn List Mục Source: Dữ liệu chuẩn đưa vào ơ Validation Tại Tab Error Alert: Tạo thơng báo khi nhập liệu sai Mục Style: Kiểu hộp thoại Title: Tiêu đề hộp thơng báo Error Message: Nội dung thơng báo trên hộp thoại
Là cơng cụ báo cáo rất mạnh của Excel
Bao gồm cả Subtotal, Consolidate và Data Filter
Kết hợp dữ liệu từ nhiều sheet, hoặc từ các máy khác. LỌC DỮ LIỆU PHÂN TÍCH MỘT BÀI TỐN KINH TẾ TÌM HiỂU BIẾN ĐỘNG THỊ TRƯỜNG BIẾN ĐỘNG CỦA CÁC YẾU TỐ CẦN PHÂN TÍCH TỔNG HỢP THƠNG TIN CHỨC NĂNG
B1: Insert / Pivot Table
B2: Chọn vùng dữ liệu
B3: nhấn OK DỮ LIỆU NGUỒN CỦA PIVOTTABLE Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Workbook Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Workbook khác Sử dụng dữ liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng cĩ cấu trúc giống nhau (consolidate ranges) Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác
Một Macro là một tập hợp các cơng việc được kết hợp với nhau để cĩ thể chạy hay lặp lại tồn bộ cơng việc chỉ với một lệnh đơn giản.
Macro là một cơng cụ cĩ hiệu năng mạnh mẽ.
B1: Developer Code Record Macro
B2: Thực hiện các thao tác
B3: Ngừng ghi ◦Developer Code  Stop Recording CÁCH TẠO MACRO
Sử dụng phím tắt đã gán cho Macro
Tạo nút lệnh  gán macro vào nút lệnh  bấm nút lệnh để chạy macro.
Developer Code  Macros ( Alt +F8)
Chọn Macro cần chỉnh  Edit
Xuất hiện cửa sổ Microsoft Visual Basic module  Chỉnh sửa mã lệnh.