Bài giảng Chức năng kiểm tra

CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM TRA KHÁI NIỆM II. NGUYÊN TẮC KIỂM TRA III. QUI TRÌNH KIỂM TRA IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA I. KHÁI NIỆM 1. Khái niệm Chức năng kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch vạch ra đã và đang được hoàn thành. Như vậy kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị từ nhà quản trị cao nhất đến nhà quản trị thấp nhất trong tổ chức I. KHÁI NIỆM 2. Tác dụng của kiểm tra Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng. Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai. Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm. II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA 1. Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. 2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của cá nhà quản trị 3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA 4. Việc kiểm tra phải khách quan 5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức 6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm, và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó 7. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động III. QUÁ TRÌNH KIỂM TRA CƠ BẢN Quá trình kiểm tra cơ bản được thấy ở bất kỳ nơi nào, kiểm tra bất kỳ cái gì, cũng bao gồm 3 bước : (1) xây dựng các tiêu chuẩn, (2) đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn này và (3) điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và các kế hoạch III. QUÁ TRÌNH KIỂM TRA CƠ BẢN XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN KIỂM TRA ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ ĐIỀU CHỈNH KHÁC BIỆT IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA 1. Kiểm tra dự phòng Một hệ thống kiểm tra tốt đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phòng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA 2. Kiểm tra hiện hành Loại này giúp cho quản trị sửa chữa kịp thời khó khăn mới phát sinh. Loại này thực hiện bằng cách giám sát trực tiếp. 3. Kiểm soát phản hồi Đây là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau hoạt động. Nhưng mang tính thụ động. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA 4. Kiểm tra điểm trọng yếu nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm đặc biệt và chỉ với sự quan tâm đến các điểm ấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn được rằng toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến bình thường theo dự trù IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA Để có thể tựï mình tìm ra các điểm trọng yếu để kiểm tra, nhà quản trị nên tự hỏi mình các câu hỏi sau đây : 1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình ? 2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu ? 3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc ? IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA 4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại ? 5. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất ? 6. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá ?